Якщо ви використовуєте Office продуктів, вам слід використовувати Excel access для керування табличними даними? Суть статті, яку можна використовувати в Access Excelдля керування даними , містить відомості про переваги кожного товару та їхнє застосування в таблицю. Але навіщо вибирати між однією або іншою програмою? Якщо дані зберігаються в програмі Access і підключились до них із Excel, ви отримаєте переваги обох типів. Нижче наведено десять причин, чому Excel і програма Access поєднує багато сенсів.
Хоча Excel – це не база даних, вона широко використовується для зберігання даних і часто використовується для вирішення простих задач бази даних. Однак Excel – це плоска, а не реляційна база даних. Коли прості таблиці потрібно перетворити на кілька таблиць пов'язаних даних, програма Access – це перший варіант для інформаційних працівників, який може швидко створити програму бази даних. Програма Access завжди була чудовою "цільовою панеллю даних" для збирання та консолідації даних на підприємстві, багато з яких мегло в Excel книгах. Коли дані з'являться в Access, ви можете додавати інші таблиці та об'єднувати їх, створювати запити (або подання даних), структурувати дані та визначати типи даних, щоб забезпечити цілісність даних, надавати спільний доступ до даних і оновлювати їх багатьма користувачами, а також створювати потужні звіти та форми.
На відміну Excel простого макета електронної таблиці, програма Access організовано по-різному з кількома пов'язаними об'єктами, які спочатку можуть здаються трудобами. Але щоб використовувати Access, вам не потрібно бути експертом. Програма Access призначена для всіх типів користувачів, і її можна взяти лише за потреби.
Повертайте доступ до шару за раз.
1. Програма Access використовується трьома способами: як випадковий користувач, досвідчий користувач або розробник.
2. Таблиці, запити, форми та звіти збирають один на одного та становять становищу програми бази даних.
3. Іноді користувачі мають майстри, конструктори властивостей, Office Fluent інтерфейс користувача та функції, Excel для швидкого виконання завдання.
4. Досвідчені користувачі мають макроси, область властивостей, вирази та інструменти конструктора бази даних, щоб глибше delve і робити більше.
5. Розробники можуть працювати з модулями та розробляти код VBA, щоб створювати настроювані рішення бази даних і розгортати програми середовища виконання.
Чудовий спосіб почати роботу – скопіювати дані з програми Excel Access. Ви можете створити таблицю Access і відобразити її у вікні табличного подання даних, яке тісно нагадує Excel аркуші. Ви можете виконувати типові завдання створення таблиць, наприклад визначати тип даних, ім'я поля або нове поле, просто у вікні табличного подання даних. Наприклад, якщо ввести дату в пустому полі, Access установить для цього поля тип даних "Дата й час". Якщо ввести текст, як-от ім'я, Access за потреби зададуть до поля тип даних "Текст". Щоб перемістити поле, просто клацніть його та перетягніть.
Коли ви копіюєте дані з Excel та вставляєте їх у програму Access, вам навіть не потрібно спочатку створити таблицю або відкривати таблицю у вікні табличного подання даних. Access автоматично запитає, чи є дані із заголовками, добре пригадує правильний тип даних і створює таблицю Access. Це могло бути простішим.
Докладні відомості див. в документі Відкриття пустої таблиці даних.
Один із найпростіших способів отримати переваги обох програм Excel Access – зв'язати аркуш Excel з таблицею Access. Використовуйте посилання Access, коли плануєте зберігати дані у Excel, але також регулярно використовувати деякі з багатьох функцій Access, як-от звітування та запити. Можна зв'язати дані з Access, а не з Excel.
Access підтримує два основні способи створення таблиць бази даних. Користувачі можуть створювати нові власні таблиці для зберігання даних у базі даних Access або створювати зв'язки з наявними даними за межами бази даних Access. Дані у зв'язаних таблицях виглядають і поводяться різними способами, як і у власних таблицях. Майстер диспетчера зв'язаних таблиць допомагає відстежувати, знаходити та оновлювати аркуш Excel даних або інше джерело даних під час переміщення та розривів зв'язку.
Якщо створити зв'Excel з аркушем або іменованою діапазоном, у програмі Access буде створено нову таблицю, зв'язану Excel даними. Якщо потрібно додати, відредагувати або видалити дані, внесіть зміни в Excel і оновіть (або повторно запит) дані в таблиці Access. Однак редагувати вміст таблиці в Access не можна. За допомогою зв'язаних із Excel даних можна створювати звіти, запити та форми, доступні лише для читання, у програмі Access.
Докладні відомості див. в цій Excel.
Якщо ви вирішили вирізати шнур даних, можна перемістити Excel імпортувати дані до Access. Зверніть увагу, що імпорт слова має два різні значення між Excel Access. У Excel під час імпорту (або підключення) ви робите постійне підключення до даних, які можна оновлювати. Під час імпорту в Access дані переносяться до програми Access один раз, але без постійного зв'язку з даними. Під час імпорту даних Access зберігає дані в новій або наявній таблиці без зміни даних у Excel. В Access ви можете імпортувати всі або всі аркуші книги Excel за одну дію.
Майстер імпорту допоможе виконати кроки імпорту та прийняти важливі рішення про те, чи потрібно змінювати типи даних і додавати заголовки. У разі виникнення помилок під час імпорту даних програма Access попереджає про них і зберігає їх у таблиці, щоб мати змогу швидко знаходити й виправляти їх. Наприклад, у стовпці, який ви думали, був усі цифри, алфавітно-цифровий поштовий індекс можна поглянути на стовпець, який ви вважаєте числовим, або для поля первинного ключа виявлено повторюваний ідентифікатор. Можна або внести зміни у Excel, а потім повторно імпортувати дані або внести зміни в нову таблицю Access. Завершивши операцію, можна зберегти використані кроки та навіть створити завдання Outlook, яке нагадає про те, що слід регулярно імпортувати дані.
Коли дані імпортуються, програма тепер уже прив'яжеться до програми Access і використовується для додавання, редагування та видалення даних за допомогою таблиць і форм. Після імпорту даних можна вирішити, чи потрібно видаляти їх із Excel. Зазвичай варто оновлювати дані лише в одному розташуванні.
Примітка.: Імпорт даних із Excel Access не імпортує формули, а лише результати цих формул.
Додаткові відомості див. в таких статтях:
Крім того, можна повторно підключити дані Access до Excel. Для цього створіть зв'язок у програмі Excel,який часто зберігається у файлі зв'язку даних Office (ODC) до бази даних Access і отримуєте всі дані з таблиці або запиту. Після підключення до даних можна також автоматично оновлювати (оновлювати) Excel книгах із вихідної бази даних Access щоразу, коли база даних оновлюється разом із новими відомостями.
Додаткові відомості див. в таких статтях:
Створивши дані в Access, можна скористатися чудовим масивом інструментів для створення звітів і настроювання. Хочете створити звіт лише за кілька кроків? Скористайтеся майстром звітів. Хочете розробити та змінити макет звіту в реальному часі за допомогою динамічних даних, перемістити та змінити розмір блоків даних, додати та видалити поля, а також миттєво переглядати зміни під час їх створення? Скористайтеся режимом розмітки. Хочете взаємодіяти зі звітом, щоб шукати, фільтрувати й сортувати динамічні дані? Використання подання звіту. Хочете додавати кнопки, номери сторінок, зображення, гіперпосилання та професійно оцінювання стилів самостійно? На вкладці Конструктор стрічки в групах Елементи керування та Макет можна скористатися багатьма майстрами елементів керування та галереями. За допомогою програми Access можна легко створювати прості звіти, групувати та зведені звіти, поштові етикетки, графічні звіти та під звіти.
Коли звіт буде створено, розповсюдьте його в електронному вигляді в Access. Наприклад, можна надіслати звіт, використовуючи повідомлення електронної пошти, або зберегти звіт у різних форматах, наприклад знімок Access або PDF-файл, щоб додати його до веб-сторінки або SharePoint сайту.
Додаткові відомості див. в таких статтях:
Коли дані опиняться в Access, можна скористатися багатьма засобами для створення форм і настроювання. Хочете створити форму всього за кілька кроків? Скористайтеся майстром форм. Хочете оформити та змінити макет форми в реальному часі за допомогою динамічних даних, перемістити та змінити розмір блоків даних, додати та видалити поля та відразу бачити зміни під час їх створення? Скористайтеся режимом розмітки. Хочете додавати кнопки, поля зі списками, поля зі списками, групи елементів вводу, зображення, маски вводу, діаграми, гіперпосилання та професійно оцінивши стилі самостійно? На вкладці Конструктор стрічки в групах Елементи керування та Макет можна скористатися багатьма майстрами елементів керування та галереями. В Access можна легко створювати прості форми, форми із вкладок, неперервні форми, спливаючі форми, модальні діалогові вікна та підформи.
В Access можна легко створити розділену форму, яка відображає синхронізовану таблицю даних і подання форми, щоб отримати найкраще з обох типів. Створивши шахрайську форму, ви можете легко прокрутити, відфільтрувати або навіть шукати дані у формі за допомогою стандартних навігаційних кнопок і поля пошуку внизу форми.
Додаткові відомості див. в таких статтях:
Який би продукт не використовувся, ви фільтруєте дані для роботи з підмножинами даних і сортуєте дані, щоб упорядкувати їх саме так, як потрібно. У програмі Access Excel можна фільтрувати й сортувати дані у вікні табличного подання даних, не вивчаючи абсолютно новий інтерфейс користувача. Піктограми, меню команд, команди, умови та діалогові вікна дуже схожі на роботу з текстом, числами, датами або пустими полями. Можна навіть зберегти фільтри й сортування разом із вікном табличного подання даних.
Ви можете створити запит в Access і навіть не знати, SQL те, що вам підізнає. Чотири майстри запитів допомагають створювати прості запити, знаходити повторювані записи, знаходити незв'овані записи та створювати перехресні запити. Не потрібно навіть створювати запит; просто відфільтруйте та відсортуйте дані потрібним чином і їх буде збережено з таблицею даних.
Додаткові відомості див. в таких статтях:
Тепер, коли ваша родина виросла, ваш список святкових карток раптом збільшився, і вам потрібно відстежувати набагато більше днів народження та ювілеїв. Це не проблема. Таблицю або запит Access можна використовувати як джерело даних для злиття, а також для листів, повідомлень електронної пошти та конвертів за допомогою майстра злиття Word. Якщо потрібно просто створити поштові етикетки, створіть і надрукуйте їх зі створеного звіту за допомогою майстра етикеток в Access. Ви навіть можете автоматично додати штрих-код, який відповідає кожній адресі клієнта.
Додаткові відомості див. в таких статтях:
І Access, і Excel надають команди для підключення до даних у SharePoint списках. Excel забезпечує підключення зв'язаних списків лише для читання (в один спосіб) SharePoint списків; у програмі Access можна читати та записувати дані у зв'язаних SharePoint списках. Списки Access SharePoint добре поєднують. Access і SharePoint даних, як-от форматований текст, лише додавання (для відстеження журналу виправлень у полі типу memo), вкладень, автонуметри, підстановок і багатозначних полів, легше інтегрувати дані, якщо вони є.
Після зв'язування даних списку SharePoint із базою даних Access можна навіть перенести дані списку SharePoint в автономний режим у локальній базі даних Access, працювати з даними локально, а потім повторно підключатися до сайту SharePoint, щоб передати зміни. Будь-які конфліктні зміни даних, внесені іншими користувачами, обробляються за допомогою майстра вирішення конфліктів. Форми та звіти, створені в Access, базуються на даних, але зв'язуються зі SharePoint списками.
Excel із сервером SharePoint:
1. Можна один раз імпортувати дані аркуша Excel до списку SharePoint або експортувати в нього дані аркуша Excel, щоб створити постійний односторонній зв’язок із даними.
2. Можна використовувати постійний односторонній зв’язок із даними, щоб оновлювати дані на аркуші Excel зі списку SharePoint.
3. Публікуйте Excel у Excel Services, а також відображати дані та взаємодіяти з ними за допомогою веб-частини Excel Web Access на сторінці веб-частини.
4. Імпортуйте (підключайте) дані до книги Excel із серверів OLAP, баз даних SQL Server і Access, а також невибраних файлів.
Нижче наведено можливості інтеграції із сервером SharePoint Access.
1. Можна одноразово імпортувати або експортувати дані між поданнями Access і списком SharePoint.
2. Зв'язування даних між таблицями Access SharePoint списку, створивши постійне дворядне підключення. (Оновлені дані списку можна побачити в таблиці Access; оновлені дані таблиці Access можна переглянути в списку).)
3. Можна автономно оновлювати дані списку в Access, а потім синхронізувати внесені зміни й усувати конфлікти, повернувшися в онлайн.
4. Можна відображати та змінювати дані списку у вікні табличного подання даних, а також поданнях форм і звітів Access.
Додаткові відомості див. в таких статтях:
Ви можете створювати досить складні програми для настільних комп'ютерів, не пишучи код VBA. Кожен об'єкт Access має великий набір властивостей і подій, які легко доступні з аркуша властивостей і допомагають налаштувати своє рішення. Кожен об'єкт має докладних дизайнерів, які показують всі доступні вам функції. Додаткові шаблони баз даних доступні Office Online. Шаблони полів і таблиць допомагають швидко створювати й настроювати нові таблиці. Нову базу даних можна створити з нуля за допомогою вбудованих засобів розробки баз даних.
У макросах Access використовується декларативне середовище, у якому не потрібно вводити код VBA, тому вам не потрібно бути розробником. Кожна дія макросу виконує завдання, як-от відкриття форми, виконання запиту, пошук записів або відображення повідомлення. Макроси можна вбудувати в будь-яку подію звіту, форми або елемента керування. Більшість макросів мають аргументи, і до них можна додати умовну логіку, щоб вони виконали потрібні дії. Ви навіть можете визначати змінні та перевіряти помилки, не пишучи код VBA.
Розробіть прототип і запустіть його в IT-відділі. Створіть рішення для вашої команди, коли в неї потрібен якНАЙШВИДШЕ, і зробіть це на взуття з "голими кільцями". Відстежуйте продані для вечірки компанії квитки, відстежуйте термін експлуатації виробничих матеріалів або надрукуйте теги прийняття запчастин. Відстежуйте завдання, питання та кінцеві результати в проектах групи. Створіть базу даних процесу продажу, щоб відстежувати потенційні збут у невеликій групі фахівців із продажу.
