Знайомство з об’єктами бази даних

Таблиці

Access упорядковує інформацію в таблиці: списки рядків і стовпців, які наосичені бухгалтерській панелі або електронній таблиці. У кожній таблиці зберігаються відомості про певну тему, тому більшість баз даних містять кілька таблиць.

Кожен рядок у таблиці називається записом, і кожен стовпець називається полем. Запис містить усі конкретні відомості для певної сутності, наприклад про клієнта або замовлення. Поле – це окремий елемент інформації про цю сутність. Наприклад, у таблиці "Товари" кожен рядок (або запис) містить інформацію про один товар. Кожен стовпець (або поле) містить певний тип інформації про такий товар, наприклад його назву чи ціну. Якщо ви ще не знайомі з ними, ознайомтеся з основами баз даних.

Запити

Якщо база даних побудована правильно, дані, які необхідно представити за допомогою форми або звіту, зазвичай містять в кількох різних таблицях. Запит використовується, щоб витягувати ці відомості з різних таблиць і збирати їх для відображення у формі або звіті.

Запитом може бути запит на отримання результатів даних із бази даних або виконання дії з даними, або обидва запити. Використовуйте запити, щоб отримувати відповіді на прості запитання, виконувати обчислення за допомогою даних, об'єднувати дані з різних таблиць і додавати, змінювати або видаляти дані з бази даних.

Існує багато типів запитів, але є два основні типи:

Форми

Форми схожі на відображення інцидентів у сховищах– вони спрощують перегляд і перегляд потрібних елементів бази даних. Подібно до паперових форм, форми Access – це об'єкти, за допомогою яких ви або інші користувачі можете додавати, редагувати або відображати дані, збережені в локальній базі даних Access. Важливо створити форму з наглядом. Наприклад, якщо її призначено для кількох користувачів, її правильно спроектовано, щоб зробити введення даних точними, швидкими та ефективними.

Звіти

За допомогою звітів можна переглядати, форматувати й підсумовувати дані з бази даних Access. Наприклад, створіть простий звіт про номери телефонів для всіх контактів або зведений звіт про загальний обсяг збуту в різних регіонах і за різні періоди часу.

Звіти зручно використовувати, якщо потрібно представити інформацію в базі даних для:

• Відображення або розповсюдження зведення даних.

• Архів знімки даних.

• Надання докладних відомостей про окремі записи.

• Створення підписів.

Макроси

Макрос – це засіб, який дає змогу автоматизувати завдання та розширити можливості форм, звітів і елементів керування. Наприклад, якщо додати кнопку до форми та пов'язати подію OnClick кнопки з макросом, вона виконуватиме команду щоразу, коли ви натиснете кнопку.

У програмі Access передбачено середовище розробки для створення макросів. По суті, щоб створити список дій для виконання, використовується спрощена мова програмування. Для деяких дій потрібно вказувати додаткові відомості, наприклад про те, яке поле потрібно відобразити. Середовище розробки спрощує створення макросів у разі вибору зі списку дій і заповнення інформації.

Макроси використовуються, щоб автоматизувати послідовність дій, вносити зміни до даних у базі даних тощо. У режимі конструктора макроси надають підмножині команд, доступних у Visual Basic for Applications (VBA). Більшості користувачів легше створити макрос, щоб розширити можливості форм, звітів і елементів керування, ніж написати код VBA, але макроси завжди можна перетворити на VBA в режимі конструктора.

Припустімо, що потрібно відкрити звіт безпосередньо з однієї з форм для введення даних. Додайте кнопку до форми, а потім створіть макрос, який відкриває звіт. Макрос може бути автономним (окремий об'єкт у базі даних) і прив’язаним до події OnClick кнопки або вбудованим безпосередньо в подію OnClick кнопки. У будь-якому разі, коли ви натискаєте кнопку, макрос запускається і відкриває звіт.

Модулі

Модулі – це код VBA, який ви пишете, щоб автоматизувати завдання в програмі та виконувати функції вищого рівня. Модулі написано мовою програмування VBA. Модуль – це колекція оголошень, інструкцій і процедур, які зберігаються разом у вигляді одиниці.