Ви можете синхронізувати дані між зовнішнім списком і Microsoft Excel, постійно оновлюючи обидва набори даних. Наприклад, може знадобитися зберегти інвентаризацію продукту в списку, щоб легко надати спільний доступ до них і оновлювати, а також періодичний аналіз запасів за допомогою програми Microsoft Excel.
Примітка.: Синхронізувати зовнішній список із версіями, старішими за Excel 2013, не можна. Якщо ви намагаєтеся зробити це, з'явиться діалогове вікно помилка "не вдалося підключитися до списку".
Докладні відомості наведено в статті Пошук вмісту про зовнішні дані.
Для роботи із зовнішніми даними потрібні кілька передумов для забезпечення безпечного доступу до даних. Наведені нижче відомості допоможуть вам спланувати подальші дії. Крім того, якщо виникають проблеми під час спроби працювати з зовнішніми даними, ця інформація допоможе виявити цю проблему. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати такі дії:
Підготування зовнішнього джерела даних. Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис і надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним людям, щоб захистити ці дані від сторонніх. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.
Настроювання служб і облікових записів SharePoint Адміністратор має активувати служби підключення до бізнес-даних і службу захищеного сховища. Докладні відомості про використання цих служб наведено в статті Настроювання рішень служби підключення до бізнес-даних у службі SharePoint 2013 і створення зовнішнього СПИСКУ з таблиці SQL Azure з службами підключення до бізнес-даних і захищеного сховища.
Настроювання служб захищеного сховища. Адміністратор повинен визначити найкращий режим доступу до зовнішнього джерела даних, створити цільову програму й настроїти для неї облікові дані. Докладні відомості про використання цих служб наведено в статті створення або редагування цільового застосунку захищеного сховища.
Настроювання служб підключення до бізнес-даних Адміністратор повинен переконатися, що користувач, який створив зовнішній тип вмісту, має дозвіл на сховище метаданих підключення до бізнес-даних, і відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту, на якому засновано зовнішній список. Докладні відомості про використання цих служб наведено в статті Настроювання рішень служби підключення до бізнес-даних у службі SharePoint 2013.
Створення зовнішнього типу вмісту. Користувач повинен визначити зовнішній тип вмісту з відомостями про підключення, доступ, методи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, потрібні, щоб отримати дані із зовнішнього джерела даних.
Створення зовнішнього списку. Користувач повинен створити зовнішній список на основі зовнішнього типу вмісту, а також, якщо потрібно, одне або кілька подань цього зовнішнього списку.
Переконайтеся, що продукти Office готові до використання Щоб синхронізувати зовнішні дані за допомогою продуктів Office, потрібно мати принаймні Windows 7 і наведені нижче безкоштовні програмні продукти на кожному клієнтському комп'ютері: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 і WCF Data Services 5,0 для OData V3 (якщо потрібно, ви автоматично з'явиться запит на завантаження програмного забезпечення). Крім того, переконайтеся, що вибрано параметр інсталяції Office, служби підключення до бізнес-послуг (це за замовчуванням). Цей параметр інсталює клієнтське середовище служби підключення до бізнес-даних, який виконує такі дії: кеш і Синхронізація з зовнішніми даними, зіставляє бізнес-дані з зовнішніми типами вмісту, відображає вибір зовнішнього елемента в продуктах Office і працює Настроювана рішення в продуктах Office.
Щоб завантажити необхідні програмні продукти, ознайомтеся з необхідною умовою для роботи з зовнішніми даними в Office 2013.
Докладні відомості про використання зовнішніх даних наведено в статті Пошук вмісту про зовнішні дані.
Експорт зовнішнього списку до Excel
-
Перейдіть на сайт SharePoint, який містить потрібний список.
-
На панелі швидкого запуску виберіть ім'я списку SharePoint або виберіть настройки
-
Виберіть елемент список, а потім виберіть експортувати до Excel.
За промовчанням цю можливість активовано для зовнішніх списків, але системний адміністратор може її вимкнути.
-
Якщо з'явиться запит на підтвердження операції, натисніть кнопку OK.
-
У діалоговому вікні завантаження файлу натисніть кнопку Відкрити.
-
Якщо з'явиться запит на ввімкнення зв'язків із даними на комп'ютері, установіть прапорець Увімкнути , якщо ви вважаєте, що підключення до даних на сайті SharePoint безпечне для ввімкнення.
На основі файлу веб-запиту буде створено таблицю Excel зі зв’язком із даними. Стовпці в експортованій таблиці залежать від поточного подання зовнішнього списку. Те, як зовнішні дані експортуються, визначають фільтри, задані в зовнішньому типі вмісту й поданні зовнішнього списку, а також мовні настройки для веб-сайту SharePoint. Обмеження сторінок ігноруються.
