Створення опитування FindTime

FindTime – це надбудова Outlook для планування нарад. Організатор може надіслати кілька варіантів часу за допомогою функції FindTime і згорнути електронні листи, заплановані вперед і назад.

Щоб запланувати нараду в Outlook за допомогою функції FindTime:

1. Створіть новий електронний лист або виберіть електронний лист, на який потрібно відповісти.

2. Перелічіть користувачів, потрібних для наради, у полі Кому та необов'язкових учасників у копії. 

3. На вкладці Основне натисніть кнопку Відповісти в опитуванні на нараді.
   
   

4. Виберіть параметри наради:
   
   

   • Тривалість. Виберіть тривалість зі списку.

     • Виберіть 8 годин для денної наради.

     • У розкривному меню часу виберіть настроюваний , щоб установити власний час. Максимальна тривалість – 23 години 59 хвилин.

   • Робочий час. Установіть прапорець, щоб обмежити рекомендований час наради лише робочими днями та годинами.

     Примітка.: Робочі години, які використовуються за замовчуванням, отримуються з настройок організатора та не вдається виконати ці параметри Exchange. Вони за замовчуванням до 8 ранку до 5 вечора, якщо настройки не знайдено.

   • Часовий пояс. Виберіть розкривне меню часового поясу, щоб змінити часовий пояс для наради.

     Примітки.: 

     • Часовий пояс буде отримано з настройок організатора, але ви можете вибрати новий зі списку.

     • Перехід на літній час враховується, а наради після річного перемикача показують правильний час

5. Функція FindTime переглядає розклади учасників (якщо доступна) і пропонує відповідний час наради.

   Примітка.: Функція FindTime використовує ваш бізнес-обліковий записMicrosoft 365, щоб отримати доступ до календаря та календарів учасників в організації, щоб визначити доступність. Календарі, не пов'язані з обліковим записом Microsoft 365, не підтримуються.

   Скористайтеся посиланнями, щоб відсортувати параметри наради.

   

   • Доступність. Список найкращих варіантів (час, коли всі необхідні учасники наради безкоштовні) спочатку. Фактори, які використовуються для визначення найкращих варіантів, включають кількість вільних учасників, кількість обов'язкових і необов'язкових учасників – вільних, незалежно від того, чи мають учасники з конфліктом зобов'язання під сумнівом або зайнятість у своєму календарі.

   • Час. Перелічує параметри хронологічно.
     
     Примітка. Ви можете прокручувати дні та місяці за допомогою стрілок. Доступні дні підкреслено зеленим кольором. Темніший зелений колір указує на дні з найбільшою кількості варіантів, а світліший зелений і червоний позначає найбільш конфлікти. Вихідні дні позначаються доступними, якщо робочий час не вибрано.

   • Піктограми людей показують, чи потрібні учасники наради та їхню доступність.

     

     • Підкреслено: обов'язково

     • Зелений: доступний

     • Жовтий: може бути зайнятий

     • Червоний: зайнятий

     • Сірий: невідомо

   • За допомогою піктограм можна отримати доступ до додаткової інформації.

     • Виберіть , щоб відкрити лоток стану учасника.

     • Наведіть вказівник миші на піктограму кожного користувача або перегляньте відомості про їхню доступність.

     • Виберіть , щоб переглянути календар.

6. Виберіть кілька відповідних нарад.

   • Якщо вибрати цей параметр, поле часу зміниться на синій.
     
     

     Примітка.: Опитування, які мають 20 пропозицій або менше, швидше за все, досягнуть консенсусу. 

7. Натисніть кнопку Далі.

8. Введіть розташування наради.

   • Мережеві наради ввімкнуто за замовчуванням. Установіть прапорець Мережева нарада , щоб вимкнути її. 
     
     
     
     Якщо вибрати параметр Мережна нарада, функція FindTime заплануєSkype для бізнесу абоMicrosoft Teams нараду. Функція FindTime використовуватиме будь-який параметр, установлений вашою організацією як канал мережевої наради за замовчуванням. 

     Примітка.: Якщо ви зберегли параметрSkype для бізнесу на приладній дошці, функція FindTime використовуватиме його замість Microsoft Teams. Якщо потрібно використовуватиMicrosoft Teams, видалітьSkype для бізнесу на приладній дошці.

9. Виберіть Параметри опитування та встановіть перемикач Увімкнуто/ВИМКНУТО .

   Примітка.: На цьому етапі можна видалити вибраний час наради, вибравши елемент X у списку Вибраний час .

   • Сповістити мене про оновлення опитування. Ви отримуватимете повідомлення електронної пошти щоразу, коли учасник голосує. Повідомлення містить поточний стан опитування та параметр планування.

   • Заплануйте, коли учасники досягнуть консенсусу. Календарна подія автоматично планується, якщо всі необхідні учасники проголосували за певний варіант часу. Якщо доступно кілька варіантів, буде заплановано найраніший варіант.

   • Утримання вибраного часу в календарі. Під сумнівом подія розміщується в календарі щоразу, коли ви пропонуєте. Усі утримання видаляються, якщо нараду заплановано або опитування скасовано.

   • Блокування опитування для учасників. Учасники не зможуть пропонувати нові години або редагувати інших учасників.

   • Вимагати від учасників перевірки особи. Щоб запобігти анонімному голосуванню, учасники повинні пройти автентифікацію перед голосуванням.

   • Сповіщення електронною поштою мовою FindTime. Мова, якою ви користуєтеся функцією FindTime in, використовуватиметься для надсилання пов'язаних сповіщень електронною поштою. Інакше ці сповіщення надсилатимуться англійською мовою.

10. Натисніть кнопку Вставити в повідомлення електронної пошти.

11. Функція FindTime вставляє рекомендований час наради в повідомлення електронної пошти. Натисніть кнопку Редагувати параметри , щоб за потреби змінити параметри наради.

    Примітка.: Якщо ви внесете зміни та вставите час наради повторно, потрібно вручну видалити початкове запрошення.

12. Натисніть кнопку Надіслати , щоб надіслати запрошення на нараду та розпочати процес голосування.

13. Ви отримаєте пряме посилання на сторінку голосування для наради.