Giới thiệu về cách dùng dòng công việc với biểu mẫu InfoPath

Trong bài viết này

• Dòng công việc là gì?
• Các cách dùng dòng công việc với biểu mẫu InfoPath
• Dòng công việc được bao gồm trong Office SharePoint Server 2007
• Hỗ trợ cho dòng công việc tùy Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Office SharePoint Server 2007
• Các bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc
• Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục

Dòng công việc là gì?

Dòng công việc đôi khi được mô tả dưới dạng một chuỗi các nhiệm vụ tạo ra kết quả. Trong ngữ cảnh của Công nghệ và Sản phẩm Microsoft SharePoint, một dòng công việc được định nghĩa chính xác hơn là chuyển động tự động hóa của tài liệu hoặc mục thông qua một chuỗi hành động hoặc tác vụ cụ thể liên quan đến quy trình kinh doanh. Dòng công việc có thể được dùng để quản lý nhất quán các quy trình kinh doanh chung trong tổ chức bằng cách cho phép tổ chức đính kèm lô-gic kinh doanh vào tài liệu hoặc mục trong danh sách hoặc thư viện SharePoint. Về cơ bản, lô-gic kinh doanh là một tập hợp hướng dẫn chỉ định và điều khiển các hành động xảy ra cho một tài liệu hoặc mục.

Dòng công việc có thể hợp lý hóa chi phí và thời gian cần thiết để điều phối các quy trình kinh doanh thông dụng, chẳng hạn như phê duyệt dự án hay kiểm điểm tài liệu bằng cách quản lý và theo dõi nhiệm vụ do con người thực hiện có liên quan tới các quy trình này. Ví dụ, trong site Microsoft Office SharePoint Server 2007, bạn có thể thêm dòng công việc vào thư viện tài liệu định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phê duyệt. Khi tác giả tài liệu bắt đầu dòng công việc này trên một tài liệu trong thư viện đó, dòng công việc sẽ tạo nhiệm vụ phê duyệt tài liệu, giao những nhiệm vụ đó cho người dự dòng công việc, rồi gửi cảnh báo thông điệp email cho người dự bao gồm hướng dẫn nhiệm vụ và nối kết đến tài liệu cần được phê duyệt. Trong khi dòng công việc đang tiến hành, chủ sở hữu dòng công việc (trong trường hợp này là tác giả tài liệu) hoặc người dự dòng công việc có thể kiểm tra trang Trạng thái Dòng công việc để xem người dự nào đã hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc của họ. Trang Trạng thái Dòng công việc sẵn dùng bằng cách bấm vào trạng thái dòng công việc của tài liệu hoặc mục trong thư viện tài liệu. Khi người dự hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc của họ, dòng công việc kết thúc và chủ sở hữu tự động được thông báo rằng dòng công việc đã hoàn thành.

Minh họa sau đây cho thấy quy trình dòng công việc Phê duyệt.

Dòng công việc không chỉ hỗ trợ các quy trình làm việc thủ công hiện có mà còn mở rộng cách thức mọi người có thể cộng tác và làm việc với tài liệu, danh sách và thư viện. Người dùng site có thể bắt đầu và tham gia vào dòng công việc bằng cách sử dụng biểu mẫu có thể tùy chỉnh mà họ có thể truy nhập từ tài liệu hoặc mục trong danh sách hay thư viện SharePoint. Các biểu mẫu có thể tùy chỉnh này là các trang SharePoint giúp người dùng xem lại hoặc thực hiện thay đổi đối với dòng công việc. Ngoài ra, chức năng dòng công việc trong Office SharePoint Server 2007 được tích hợp chặt chẽ với hệ thống Microsoft Office 2007. Các tác vụ dòng công việc sau đây có thể được thực hiện trong site Office SharePoint Server 2007 hoặc trực tiếp trong một số chương trình nhất định là một phần của bản phát hành Office 2007:

• Xem danh sách dòng công việc sẵn có cho tài liệu hoặc mục.
• Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục.
• Xem, sửa, hoặc gán lại nhiệm vụ dòng công việc.
• Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc.

Đầu Trang

Các cách dùng dòng công việc với biểu mẫu InfoPath

Bạn có thể tạo biểu mẫu Microsoft Office InfoPath hiển thị dữ liệu cụ thể tương ứng với trạng thái hiện tại của dòng công việc. Bạn thực hiện điều này bằng cách thiết kế mẫu biểu mẫu để sử dụng các quy tắc khởi tạo hành động trong biểu mẫu dựa trên trạng thái của dòng công việc. Điều này có thể hợp lý hóa các quy trình mà mọi người sử dụng để điền vào biểu mẫu. Ví dụ: bạn có thể thiết kế biểu mẫu để hiển thị dạng xem chỉ đọc khi trạng thái của dòng công việc là Hoàn thành và do đó, không nên thay đổi dữ liệu trong biểu mẫu.

Bạn cũng có thể dùng quy tắc để làm cho biểu mẫu phản hồi dòng công việc theo những cách khác. Ví dụ, bạn có thể dùng quy tắc để hiển thị một thông báo hộp thoại có hướng dẫn cụ thể cho một trạng thái dòng công việc cụ thể.

Dòng công việc phải được thêm vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung để chúng sẵn dùng trong biểu mẫu InfoPath. Các kiểu dòng công việc sẵn có cho một trang khác nhau, tùy thuộc vào loại trang, liệu dòng công việc có được kích hoạt hay không và liệu dòng công việc tùy chỉnh có được tạo ra bằng cách sử dụng Microsoft Office SharePoint Designer 2007 hay không. Hãy liên hệ với người quản trị cụm máy chủ của bạn để xác định dòng công việc nào được cài đặt và sẵn sàng cho site của bạn.

Mỗi dòng công việc được xác định bởi các trạng thái riêng biệt với tên mang tính mô tả, chẳng hạn như Đang Tiến hành. Tên cho trạng thái thay đổi theo loại dòng công việc. Ví dụ, một dòng công việc Phê duyệt — sẵn dùng trên các máy chủ chạy Microsoft Office SharePoint Server 2007 — bao gồm trạng thái đang thực hiện, Đãhủy bỏ và Đã hoàn thành. Trạng thái của Dòng công việc Ba trạng thái — sẵn dùng trong Windows SharePoint Services 3.0 — có thể được xác định bởi người thêm dòng công việc vào thư viện hoặc danh sách, trong khi các dòng công việc khác sử dụng trạng thái chuẩn như trạng thái Đang Tiến hành được ghi chú trước đó. Mặc dù người dùng nhìn thấy tên mô tả, trạng thái dòng công việc được thể hiện theo chương trình bởi các giá trị số. Để thiết kế mẫu biểu mẫu để phản hồi trạng thái dòng công việc cụ thể, bạn phải biết giá trị số cho trạng thái dòng công việc mà bạn muốn dùng. Điều này là do InfoPath sử dụng giá trị số của dòng công việc để khởi tạo một hành động, chẳng hạn như chuyển dạng xem.

Dòng công việc được bao gồm trong trang SharePoint

Dòng công việc sau đây giải quyết các kịch bản kinh doanh phổ biến và được tích hợp trong Windows SharePoint Services 3.0 và Office SharePoint Server 2007.

Dòng công việc được bao gồm Windows SharePoint Services 3.0

Dòng công việc Ba trạng thái được bao Windows SharePoint Services trang 3.0 và Office SharePoint Server 2007. Dòng công việc ba trạng thái có thể được dùng để quản lý các quy trình kinh doanh đòi hỏi tổ chức phải theo dõi một lượng lớn các vấn đề hoặc mục, chẳng hạn như các vấn đề hỗ trợ khách hàng, đầu mối bán hàng hoặc nhiệm vụ dự án.

Đầu Trang

Dòng công việc được bao gồm trong Office SharePoint Server 2007

Site Office SharePoint Server 2007 cũng bao gồm các dòng công việc sau đây giải quyết các kịch bản kinh doanh phổ biến:

• Phê duyệt Dòng công việc này định tuyến biểu mẫu đến một nhóm người để phê duyệt. Theo mặc định, dòng công việc Phê duyệt được liên kết với loại nội dung Tài liệu, có nghĩa là nó tự động sẵn có trong thư viện tài liệu. Theo mặc định, phiên bản dòng công việc Phê duyệt cũng được liên kết với thư viện Trang trong site phát hành và dòng công việc có thể được dùng để quản lý quy trình phê duyệt cho việc phát hành trang Web.

• Thu thập Phản hồi Dòng công việc này định tuyến biểu mẫu đến một nhóm người để phản hồi. Người xem lại có thể cung cấp phản hồi, sau đó phản hồi được thu thập và gửi cho người đã khởi tạo dòng công việc. Theo mặc định, dòng công việc Thu thập Phản hồi được liên kết với kiểu nội dung Tài liệu, có nghĩa là loại nội dung Tài liệu tự động sẵn có trong thư viện tài liệu.

• Thu thập Chữ ký Dòng công việc này định tuyến tài liệu từ Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 hoặc Microsoft Office Excel 2007 đến một nhóm người để thu thập chữ ký số của họ. Dòng công việc này phải được bắt đầu trong chương trình hệ thống Microsoft Office 2007. Theo mặc định, dòng công việc Thu thập Chữ ký được liên kết với kiểu nội dung Tài liệu, có nghĩa là dòng công việc tự động sẵn có trong thư viện tài liệu. Tuy nhiên, dòng công việc Thu thập Chữ ký chỉ sẵn dùng đối với các tài liệu Office có chứa một hoặc nhiều Dòng Chữ ký của Microsoft Office.

  Lưu ý

  Dòng công việc này không sẵn dùng với biểu mẫu InfoPath.

• Phê duyệt Bố trí Dòng công việc này, vốn hỗ trợ quy trình quản lý bản ghi, quản lý việc hết hạn và lưu giữ tài liệu bằng cách cho phép người dự quyết định nên lưu giữ hoặc xóa tài liệu đã hết hạn. Dòng công việc Phê duyệt Bố trí được dùng chủ yếu trong site Trung tâm Bản ghi.

• Phê duyệt Nhóm Dòng công việc này tương tự như dòng công việc Phê duyệt, nhưng sử dụng thư viện tài liệu được chỉ định và cung cấp dạng xem cá nhân hóa của các quy trình phê duyệt mà người dùng tham gia. Dòng công việc này cung cấp một sơ đồ tổ chức phân cấp để chọn người phê duyệt và dòng công việc cho phép người phê duyệt sử dụng điều khiển con dấu thay vì chữ ký. Giải pháp này chỉ sẵn dùng cho các phiên bản Đông Á của Office SharePoint Server 2007.

• Quản lý Phiên dịch Dòng công việc này quản lý quy trình dịch tài liệu thủ công bằng cách tạo bản sao của tài liệu cần dịch và bằng cách giao nhiệm vụ dịch cho người dịch. Dòng công việc này chỉ sẵn dùng cho thư viện Quản lý Phiên dịch.

Mỗi dòng công việc phía trên có thể được tùy chỉnh cho tổ chức của bạn theo một số cách. Ví dụ, khi bạn thêm một dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc kiểu nội dung để làm cho nó sẵn dùng trên tài liệu hoặc mục, bạn có thể tùy chỉnh danh sách nhiệm vụ và danh sách lịch sử, nơi lưu trữ thông tin về dòng công việc.

Khi người dùng bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục, tùy theo kiểu dòng công việc, người dùng có thể có tùy chọn tùy chỉnh thêm dòng công việc bằng cách xác định danh sách người dự, ngày đến hạn và hướng dẫn nhiệm vụ.

Đầu Trang

Hỗ trợ cho dòng công việc tùy Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Office SharePoint Server 2007

Tổ chức của bạn có thể chọn phát triển và triển khai dòng công việc tùy chỉnh duy nhất cho các quy trình kinh doanh trong tổ chức của bạn. Dòng công việc có thể đơn giản hoặc phức tạp như quy trình kinh doanh trong tổ chức yêu cầu. Nhà phát triển có thể tạo dòng công việc do người dùng trang bắt đầu hoặc họ có thể tạo dòng công việc bắt đầu tự động dựa trên một sự kiện cụ thể, chẳng hạn như khi một mục danh sách SharePoint hoặc biểu mẫu trong thư viện tài liệu được tạo hoặc thay đổi. Nếu tổ chức của bạn đã phát triển và triển khai dòng công việc tùy chỉnh, các dòng công việc này có thể sẵn dùng trên site của bạn.

Tùy thuộc vào những người liên quan trong việc tạo dòng công việc, có hai cách để tạo dòng công việc tùy chỉnh cho Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Office SharePoint Server 2007:

• Nhà phát triển phần mềm chuyên nghiệp Các nhà phát triển phần mềm chuyên nghiệp có thể tạo dòng công việc bằng cách sử dụng Phần mở rộng Microsoft Visual Studio 2005 cho Windows Workflow Foundation. Các dòng công việc này chứa mã và hoạt động dòng công việc tùy chỉnh. Sau khi nhà phát triển chuyên nghiệp tạo dòng công việc tùy chỉnh, người quản trị máy chủ có thể triển khai dòng công việc đó trên nhiều site.
• Trình thiết kế web Người thiết kế web có thể thiết kế dòng công việc không mã để sử dụng trong một danh sách hoặc thư viện cụ thể bằng cách sử dụng một chương trình thiết kế Web tương thích với Windows SharePoint Services, chẳng hạn như Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Các dòng công việc này được tạo từ danh sách các hoạt động dòng công việc sẵn có và người thiết kế Web tạo một trong các dòng công việc này có thể triển khai trực tiếp vào danh sách hoặc thư viện tài liệu nơi dòng công việc sẽ được dùng.

Nếu bạn muốn thực hiện một dòng công việc tùy chỉnh, hãy liên hệ với người quản trị cụm máy chủ của bạn để biết thông tin về các tài nguyên sẵn có trong tổ chức của bạn. Để biết thêm thông tin về việc phát triển dòng công việc tùy chỉnh cho Windows SharePoint Services 3.0, hãy xem Trung tâm Nhà phát triển Windows SharePoint Services phát triển trên MSDN. Để biết thêm thông tin về việc phát triển dòng công việc tùy chỉnh cho Office SharePoint Server 2007, hãy xem SDK Microsoft Office SharePoint Server 2007, sẵn có từ Cổng thông tin Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal trên MSDN.

Đầu Trang

Các bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc

Có một số bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc trên tài liệu hoặc mục. Mỗi bước được thiết kế để các cá nhân có vai trò khác nhau hoàn thành. Ví dụ, người quản trị trang có thể thêm dòng công việc vào thư viện tài liệu, người tạo nội dung có thể bắt đầu dòng công việc hoặc sửa đổi dòng công việc đang thực hiện và người xem lại tài liệu hoặc người phê duyệt có thể hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc.

Phần tiếp theo giải thích các quy trình sau đây liên quan đến việc sử dụng dòng công việc:

• Thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung
• Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục
• Sửa đổi dòng công việc đang tiến hành
• Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc
• Theo dõi trạng thái dòng công việc

Thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung

Trước khi có thể dùng dòng công việc, nó phải được thêm vào danh sách, thư viện hoặc kiểu nội dung. Bạn cần có quyền Quản lý Danh sách để thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc kiểu nội dung. Trong hầu hết trường hợp, người quản trị site hoặc cá nhân quản lý danh sách hoặc thư viện cụ thể sẽ thực hiện nhiệm vụ này.

Sự sẵn dùng của dòng công việc trong một site thay đổi tùy theo nơi nó được thêm vào:

• Nếu bạn thêm dòng công việc trực tiếp vào danh sách hoặc thư viện, nó chỉ sẵn dùng cho các mục trong danh sách hoặc thư viện đó.
• Nếu bạn thêm dòng công việc vào loại nội dung danh sách (một mẫu loại nội dung site đã được thêm vào danh sách hoặc thư viện cụ thể), nó chỉ sẵn dùng cho các mục thuộc loại nội dung đó trong danh sách hoặc thư viện cụ thể liên kết với loại nội dung đó.
• Nếu bạn thêm dòng công việc vào một loại nội dung site, dòng công việc đó sẵn dùng cho mọi mục thuộc loại nội dung đó trong mọi danh sách và thư viện mà mẫu loại nội dung site đó đã được thêm vào. Nếu bạn muốn dòng công việc sẵn dùng rộng rãi trên các danh sách hoặc thư viện trong tuyển tập trang cho các mục của kiểu nội dung cụ thể, cách hiệu quả nhất để đạt được kết quả này là thêm trực tiếp dòng công việc đó vào kiểu nội dung trang.

Khi bạn thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung, bạn có thể tùy chỉnh dòng công việc cho vị trí cụ thể của nó bằng cách xác định một trong các tùy chọn sau đây:

• Tên mẫu dòng công việc.
• Danh sách nhiệm vụ lưu các nhiệm vụ liên quan đến dòng công việc.
• Danh sách lịch sử ghi lại tất cả các sự kiện liên quan đến dòng công việc.
• Cách bạn muốn bắt đầu dòng công việc.
• Các tùy chọn bổ sung dành riêng cho dòng công việc riêng lẻ. Ví dụ, làm thế nào nhiệm vụ được định tuyến đến người dự, trường hợp hoàn thành dòng công việc và những gì hành động xảy ra sau khi hoàn thành dòng công việc.

Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục

Sau khi dòng công việc được thêm vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung, bạn có thể bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục ở vị trí đó (nếu dòng công việc được cấu hình để cho phép bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công). Để bắt đầu dòng công việc, bạn chọn dòng công việc mà bạn muốn từ danh sách dòng công việc sẵn có cho tài liệu hoặc mục. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể cần điền vào biểu mẫu với thông tin mà dòng công việc yêu cầu. Tùy thuộc vào cách dòng công việc được thiết kế và cấu hình, khi bạn bắt đầu dòng công việc, bạn có thể có tùy chọn để tùy chỉnh thêm dòng công việc bằng cách xác định các tùy chọn như người dự, ngày đến hạn và hướng dẫn nhiệm vụ.

Sửa đổi dòng công việc đang tiến hành

Sau khi bắt đầu dòng công việc, bạn có thể cần thực hiện thay đổi cho dòng công việc đó. Ví dụ, bạn có thể cần thêm người dự bổ sung hoặc người dự dòng công việc có thể cần phải giao lại nhiệm vụ của mình cho người khác hoặc yêu cầu thay đổi đối với tài liệu hoặc mục là trọng tâm của dòng công việc. Bạn có thể sửa đổi một số dòng công việc được xác định trước có trong Office SharePoint Server 2007 trong khi dòng công việc đang được tiến hành. Nếu tổ chức của bạn đã phát triển và triển khai dòng công việc tùy chỉnh, thì khả năng thay đổi dòng công việc trong khi dòng công việc đang tiến hành tùy thuộc vào cách dòng công việc được thiết kế.

Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc

Bất kỳ sự kiện dòng công việc nào yêu cầu tương tác thủ công đều được thể hiện bằng tác vụ dòng công việc. Khi một nhiệm vụ được giao cho người dự dòng công việc, người nhận nhiệm vụ có thể hoàn thành nhiệm vụ đó hoặc yêu cầu thay đổi chính dòng công việc bằng cách sửa biểu mẫu nhiệm vụ dòng công việc liên kết. Trong Office SharePoint Server 2007, người dự dòng công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc trên site SharePoint hoặc trực tiếp trong chương trình Microsoft Office 2007 — chẳng hạn như Microsoft Office InfoPath 2007. Khi người dự dòng công việc hoàn thành một nhiệm vụ dòng công việc hoặc yêu cầu thay đổi đối với dòng công việc, máy chủ được nhắc di chuyển trạng thái dòng công việc đến bước tiếp theo trong dòng công việc.

Theo dõi trạng thái của dòng công việc

Chủ sở hữu và người dự dòng công việc có thể theo dõi tiến độ dòng công việc bằng cách kiểm tra trang trạng thái liên kết với dòng công việc, trong site SharePoint. Trang trạng thái bao gồm thông tin trạng thái về các nhiệm vụ dòng công việc chưa hoàn thành. Nó cũng bao gồm thông tin lịch sử liên quan đến dòng công việc.

Office SharePoint Server 2007 cũng bao gồm các công cụ báo cáo cung cấp phân tích tổng hợp về lịch sử dòng công việc. Các tổ chức có thể sử dụng phân tích này để xác định khu vực trong các quy trình cần được cải thiện hoặc để xác định xem liệu một nhóm có đáp ứng được mục tiêu hiệu suất cho một quy trình kinh doanh nhất định hay không. Office SharePoint Server 2007 bao gồm một số báo cáo Microsoft Excel được xác định trước có thể được sử dụng với bất kỳ dòng công việc nào. Ngoài ra, thông tin lịch sử dòng công việc sẵn có dưới dạng nguồn dữ liệu danh sách SharePoint có thể được sử dụng và phân tích trong các chương trình khác, chẳng hạn như Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 hoặc trong giải pháp giám sát quy trình kinh doanh tùy chỉnh.

Đầu Trang