Phát hành biểu mẫu

Khi hoàn thành việc thiết kế mẫu biểu mẫu, bạn phải phát hành mẫu này để người dùng có thể điền vào biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu. Người dùng phải có quyền truy nhập vào vị trí nơi biểu mẫu được phát hành. Chủ đề này mô tả các tùy chọn khác nhau để phát hành biểu mẫu InfoPath 2010.

Trong bài viết này

• Phát hành so với lưu

• Tùy chọn phát hành

  • Thư viện hoặc danh sách SharePoint?

• Phát hành lên thư viện SharePoint

• Phát hành lên email

• Phát hành lên vị trí mạng

• Khái niệm nâng cao

  • Kiểu nội dung site
  • Mã hộp cát trong biểu mẫu InfoPath
  • Mẫu biểu mẫu được người quản trị phê duyệt (biểu mẫu tin cậy đầy đủ)

Phát hành so với lưu

Phát hành mẫu biểu mẫu không giống với lưu mẫu biểu mẫu. Khi một mẫu biểu mẫu được lưu, bạn đang lưu nó để lưu giữ công việc của mình, giống như khi bạn lưu tệp trên máy tính. Quy trình phát hành sửa đổi mẫu biểu mẫu để phân phối bằng cách thêm các mục vị trí phát hành và hướng dẫn xử lý để người dùng có thể mở biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này. Chỉ lệnh xử lý cho phép các biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này được cập nhật tự động nếu bạn thực hiện thay đổi đối với mẫu biểu mẫu sau khi phát hành nó.

Đầu Trang

Tùy chọn phát hành

Có một số cách khác nhau để bạn có thể phát hành biểu mẫu InfoPath của mình. Để phát hành biểu mẫu, hãy bấm vào tab Tệp , rồi bấm Phát hành để hiển thị các tùy chọn sau:

• Phát hành Nhanh Phát hành biểu mẫu lên vị trí hiện tại

Nếu bạn đang cập nhật biểu mẫu đã được phát hành hoặc phát hành danh sách SharePoint hoặc biểu mẫu dòng công việc lần đầu tiên, bạn có thể sử dụng tính năng phát hành nhanh để phát hành biểu mẫu mà không cần phải cho biết cách thức và vị trí phát hành. Khi bạn bấm Phát hành Nhanh, InfoPath 2010 sẽ tự động tái phát hành hoặc phát hành biểu mẫu vào vị trí trước đó hoặc được chỉ định.

• SharePoint Server Phát hành biểu mẫu lên Thư viện SharePoint

Nếu bạn muốn phát hành biểu mẫu InfoPath lên SharePoint để người dùng có thể điền vào trong trình duyệt Web hoặc trong bộ đệm InfoPath, thì bạn có thể phát hành biểu mẫu đó lên thư viện SharePoint. Sau đó, người dùng sẽ có thể truy nhập biểu mẫu trực tuyến, điền vào biểu mẫu và lưu kết quả dưới dạng tài liệu InfoPath trong thư viện.

• Email Phát hành biểu mẫu lên danh sách người nhận email

Bạn có thể tạo một thông điệp email mới có chứa biểu mẫu InfoPath. Tùy chọn này rất hữu ích khi người nhận không có quyền truy nhập vào site SharePoint.

• Vị trí mạng Phát hành biểu mẫu lên vị trí mạng hoặc chia sẻ tệp

Thao tác này sẽ phát hành biểu mẫu đến một vị trí mạng hoặc chia sẻ tệp, cho phép người dùng có thể dẫn hướng đến phần chia sẻ (chẳng hạn như //MyShare/Path/FormLocation) và điền vào biểu mẫu trong InfoPath Filler.

Thư viện hoặc danh sách SharePoint?

Trong các phiên bản trước đây của InfoPath, bạn có thể phát hành biểu mẫu lên thư viện SharePoint và khi người dùng điền vào biểu mẫu, nó sẽ lưu các phản hồi của họ dưới dạng tài liệu bên trong thư viện đó. Mặc dù bạn vẫn có thể làm điều này, nhưng bây giờ bạn có thể sử dụng InfoPath 2010 để tùy chỉnh biểu mẫu được sử dụng để tạo, đọc và sửa các mục trong danh sách SharePoint để các phản hồi được lưu như các mục trong danh sách. Để thực hiện điều này, hãy bấm Tùy chỉnh Biểu mẫu trong SharePoint hoặc tạo danh sách SharePoint mới từ bên trong InfoPath.

Có một số lợi thế khác biệt khi sử dụng danh sách SharePoint, thay vì thư viện tài liệu, như sau:

• Bạn có thể quản lý các phản hồi giống như cách bạn thực hiện với bất kỳ mục nào trong danh sách SharePoint.
• Bạn không phải chỉ định cách kết nối với máy chủ SharePoint khi phát hành biểu mẫu vì điều này là tự động.
• Khi đã hoàn tất tùy chỉnh biểu mẫu danh sách, bạn chỉ cần bấm Phát hành Nhanh để phát hành biểu mẫu.

Đầu Trang

Phát hành lên thư viện SharePoint

Để phát hành biểu mẫu InfoPath lên thư viện SharePoint, hãy thực hiện các bước sau đây:

1. Hãy bấm Tệp.
2. Bấm vào Phát hành.
3. Bấm vào SharePoint Server.

1. Nhập địa chỉ Web của site SharePoint vào hộp văn bản.

1. Bấm vào Tiếp theo
2. Chọn cách phát hành biểu mẫu. Đối với hầu hết các tình huống, hãy chọn Thư viện Biểu mẫu. Để biết thêm thông tin về Kiểu Nội dung Site hoặc các tùy chọn mẫu biểu mẫu được Người quản trị phê duyệt , hãy xem phần Khái niệm nâng cao .

1. Bấm vào Tiếp theo
2. Bấm vào một thư viện biểu mẫu đã có từ trước cho biểu mẫu InfoPath nếu một biểu mẫu đã được tạo hoặc bấm Tạo một thư viện biểu mẫu mới để tạo một thư viện biểu mẫu mới.

1. Bấm vào Tiếp theo
2. Nếu bạn đang tạo thư viện SharePoint mới, hãy nhập tên thư viện trong hộp văn bản Tên và mô tả cho thư viện trong hộp văn bản Mô tả .

1. Bấm vào Tiếp theo
2. Để hiển thị dữ liệu từ biểu mẫu của bạn dưới dạng cột trong thư viện biểu mẫu, hãy sử dụng khuyến mãi thuộc tính. Để thực hiện điều này, hãy bấm Thêm, chọn trường mong muốn rồi nhập tên cho cột trong hộp Tên cột .
3. Nếu bạn đã chọn trường lặp, hãy bấm vào một giá trị trong danh sách Hàm để xác định cách hiển thị trường trong thư viện biểu mẫu, sau đó bấm OK.

1. Lặp lại các bước 12 và 13 khi cần cho mỗi trường trong biểu mẫu bạn muốn thêm làm cột SharePoint, rồi bấm Tiếp theo.
2. Nhấp vào Tiếp theo.
3. Bấm vào Phát hành.

Đầu Trang

Phát hành lên email

Để phát hành biểu mẫu InfoPath đến danh sách người nhận email, hãy thực hiện các bước sau đây:

1. Hãy bấm Tệp.
2. Bấm vào Phát hành.
3. Bấm Email.
4. Nếu bạn vẫn chưa lưu biểu mẫu , hãy bấm OK để lưu biểu mẫu.
5. Nhập tên cho biểu mẫu trong hộp văn bản Tên mẫu biểu mẫu , rồi bấm Tiếp theo.

1. Để hiển thị dữ liệu từ biểu mẫu dưới dạng cột trong thư mục mục biểu mẫu InfoPath, hãy sử dụng tăng cấp thuộc tính. Để thực hiện điều này, bấm Thêm, rồi chọn trường mong muốn rồi nhập tên cho cột trong hộp Tên cột .
2. Nếu bạn đã chọn trường lặp, hãy bấm vào một giá trị trong danh sách Hàm để xác định cách hiển thị trường trong thư viện biểu mẫu, sau đó bấm OK.

1. Lặp lại các bước 6 và 7 khi cần cho mỗi trường trong biểu mẫu bạn muốn thêm dưới dạng cột trong Outlook, rồi bấm Tiếp theo.

1. Bấm Phát hành khi bạn đã hoàn tất để mở biểu mẫu dưới dạng thư email.

1. Nhập người nhận vào các hộp Đến, Cc và Bcc .

1. Tùy chỉnh nội dung của trường Chủ đề .
2. Hộp văn bản Giới thiệu cung cấp nơi cho các hướng dẫn biểu mẫu và giải thích cho người dùng về lý do họ nhận được biểu mẫu.
3. Bấm vào Gửi.

Đầu Trang

Phát hành lên vị trí mạng

Để phát hành biểu mẫu InfoPath lên máy chủ UNC hoặc không phải SharePoint trên mạng, hãy thực hiện các bước sau đây:

1. Bấm vào Tệp

2. Bấm vào Phát hành.

3. Bấm vào Vị trí mạng.

4. Nhập đường dẫn và tên tệp mong muốn của biểu mẫu vào hộp văn bản đầu tiên.

   Lưu ý

   Đây có thể là một vị trí trên ổ đĩa cứng của bạn hoặc một nơi chia sẻ tệp, chẳng hạn như \\private\example\exampleform.xsn. Đây cũng có thể là một vị trí trên máy tính của bạn, trông sẽ như thế này: C:\examplefolder\exampleform.xsn.

1. Nhập tên của mẫu trong văn bản tên mẫu biểu mẫu , rồi bấm Tiếp theo.

1. Nhập đường dẫn và tên tệp mà người dùng có thể truy nhập vào hộp văn bản.

1. Bấm Tiếp một lần nữa.
2. Bấm vào Phát hành.

Đầu Trang

Khái niệm nâng cao

Kiểu nội dung site

Loại nội dung xác định mẫu biểu mẫu, tập hợp các cột và thiết đặt quản lý tài liệu trên máy chủ, chẳng hạn như thiết đặt dòng công việc hoặc chính sách.

Bằng cách tạo kiểu nội dung, bạn có thể dùng lại các mẫu và thiết đặt biểu mẫu trong một site bằng cách phát hành một mẫu biểu mẫu dưới dạng một loại nội dung site. Khi bạn cập nhật kiểu nội dung, thay đổi của bạn sẽ tự động được áp dụng vào bất kỳ nơi nào kiểu nội dung đó được sử dụng.

Bạn có thể gán một kiểu nội dung cho nhiều thư viện trên một site hoặc gán nhiều kiểu nội dung cho một thư viện đơn. Ví dụ, bạn có thể thêm loại nội dung cho biểu mẫu báo cáo tình trạng vào tất cả các thư viện được bộ phận bán hàng trong công ty bạn sử dụng, để mỗi nhóm bán hàng được thu thập và báo cáo cùng một loại thông tin cho người quản lý. Ngoài ra, giả sử bộ phận của bạn sử dụng các mẫu biểu mẫu khác nhau cho các biểu mẫu yêu cầu đi lại, báo cáo chuyến đi và báo cáo chi phí. Bạn có thể phát hành ba mẫu biểu mẫu này dưới dạng loại nội dung site và thêm chúng vào một thư viện duy nhất dùng để lưu trữ thông tin liên quan đến việc đi lại của nhóm. Khi mọi người tạo biểu mẫu mới từ thư viện, họ có thể chọn những mẫu biểu mẫu nào mà họ muốn dùng.

Mã hộp cát trong biểu mẫu InfoPath

Với InfoPath 2010, bạn có thể phát hành biểu mẫu thư viện biểu mẫu, với mã, trực tiếp từ InfoPath Designer, miễn là biểu mẫu không phải là biểu mẫu hoàn toàn tin cậy và bạn là người quản trị tuyển tập site bằng cách sử dụng dịch vụ Mã Hộp cát trong SharePoint. Phát hành biểu mẫu bằng mã hộp cát sử dụng cùng một quy trình với việc phát hành biểu mẫu lên thư viện biểu mẫu hoặc dưới dạng loại nội dung site.

Mẫu biểu mẫu được người quản trị phê duyệt (biểu mẫu tin cậy đầy đủ)

Mẫu biểu mẫu được người quản trị phê duyệt sẵn dùng cho bất kỳ tuyển tập site nào trên site SharePoint và có thể chứa mã yêu cầu tin cậy đầy đủ. Chúng được xác nhận, tải lên, và kích hoạt riêng lẻ bởi người quản trị site SharePoint. Các mẫu biểu mẫu được người quản trị phê duyệt được duy trì trong một thư viện tài liệu đặc biệt mà chỉ người quản trị mới có thể truy nhập. Để biết thông tin về mẫu biểu mẫu đã được người quản trị phê duyệt, hãy tham khảo các liên kết sau đây:

• Những điều chưa tường thuật của mẫu biểu mẫu Administrator-Approved
• Quản lý mẫu biểu mẫu được người quản trị phê duyệt (SharePoint Server 2010)

Đầu Trang