Mô tả về tính năng lưu trữ và AutoArchive trong Outlook 2000

QUAN TRỌNG: Bài viết này được dịch bằng phần mềm dịch máy của Microsoft chứ không phải do con người dịch. Microsoft cung cấp các bài viết do con người dịch và cả các bài viết do máy dịch để bạn có thể truy cập vào tất cả các bài viết trong Cơ sở Kiến thức của chúng tôi bằng ngôn ngữ của bạn. Tuy nhiên, bài viết do máy dịch không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Loại bài viết này có thể chứa các sai sót về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp, giống như một người nước ngoài có thể mắc sai sót khi nói ngôn ngữ của bạn. Microsoft không chịu trách nhiệm về bất kỳ sự thiếu chính xác, sai sót hoặc thiệt hại nào do việc dịch sai nội dung hoặc do hoạt động sử dụng của khách hàng gây ra. Microsoft cũng thường xuyên cập nhật phần mềm dịch máy này.

Nhấp chuột vào đây để xem bản tiếng Anh của bài viết này:239652
Bài viết này đã được lưu trữ. Bài viết được cung cấp "nguyên trạng" và sẽ không còn được cập nhật nữa.

Đối với một phiên bản Microsoft Outlook 2002 của bài viết này, xem 290847.
Đối với một phiên bản Microsoft Outlook 98 của bài viết này, xem 239702.
Đối với một phiên bản Microsoft Outlook 97 của bài viết này, xem 239704.
TÓM TẮT
Bài viết này trình bày một bản tóm tắt của Microsoft Outlook Tính năng AutoArchive và giải thích làm thế nào để sử dụng nó.
THÔNG TIN THÊM
Hộp thư Outlook của bạn phát triển như mục được tạo ra, trong các theo cùng một cách mà giấy tờ cọc trên bàn làm việc của bạn. Trong thế giới trên giấy, bạn có thể đôi khi trộn thông qua các tài liệu của bạn và lưu trữ những người là rất quan trọng nhưng không phải thường xuyên được sử dụng. Tài liệu được ít quan trọng, chẳng hạn như báo chí và tạp chí, bạn có thể loại bỏ dựa vào tuổi của họ.

Bạn có thể nhanh chóng hoàn tất quá trình trong Outlook. Bạn có thể tự chuyển khoản mục cũ thành một tập tin lưu trữ bằng cách nhấn vào Lưu trữ trên các Tệp đơn, hoặc bạn có thể có các mục cũ sẽ tự động chuyển giao bởi bằng cách sử dụng AutoArchive. Khoản mục được coi là cũ khi họ đến tuổi bạn chỉ định. Với AutoArchive, bạn có thể xóa hoặc di chuyển khoản mục cũ. Outlook có thể lưu tất cả các loại mặt hàng, nhưng nó chỉ có thể xác định tập tin được lưu trữ trong một thư mục e-mail, chẳng hạn như một Microsoft Excel bảng tính hoặc một Microsoft Word tài liệu được đính kèm vào thư điện tử. Một tệp không được lưu trữ trong một cặp thư không thể được lưu trữ.

AutoArchive là một quá trình hai bước. Trước tiên, bạn bật AutoArchive. Thứ hai, bạn đặt thuộc tính AutoArchive cho mỗi thư mục mà bạn muốn lưu trữ.

Ở mức độ thư mục, bạn có thể xác định mục nào được lưu trữ, và như thế nào thường họ được lưu trữ. Bạn có thể tự động lưu thư mục riêng lẻ hoặc bạn có thể cấu hình mặc định AutoArchive cài đặt cho tất cả các thư mục và sau đó cấu hình cài đặt AutoArchive cho cặp cá nhân mà bạn không muốn sử dụng mặc định AutoArchive thiết đặt. AutoArchive quá trình chạy tự động mỗi khi bạn bắt đầu Outlook. Outlook sẽ kiểm tra các tính chất AutoArchive của mỗi thư mục theo ngày, và di chuyển khoản mục cũ vào tập tin lưu trữ. Khoản mục trong cặp khoản mục đã xóa xóa.

Một số thư mục Outlook được thiết lập với AutoArchive bật ngày. Các thư mục này và thời gian lão hóa mặc định của họ là lịch (6 tháng), Nhiệm vụ (6 tháng), tạp chí (6 tháng), khoản mục đã gửi (2 tháng) và khoản mục đã xóa (2 tháng). Các thư mục hộp thư đến, ghi chú, địa chỉ liên lạc và bản thảo không có AutoArchive kích hoạt tự động. Cặp liên hệ không thể được thiết lập để AutoArchive và không có một bất động sản lưu trữ.

Lưu trữ vs. xuất khẩu

Khi bạn lưu trữ, các mục gốc được sao chép vào kho lưu trữ tập tin, và sau đó xoá khỏi cặp hiện thời. Cấu trúc thư mục hiện có của bạn được duy trì trong tập tin lưu trữ mới của bạn. Nếu có một thư mục phụ huynh trên các thư mục bạn đã chọn để lưu trữ, cặp cha mẹ được tạo ra trong các tập tin lưu trữ, nhưng mục trong thư mục chính không được lưu trữ. Bằng cách này, một giống hệt nhau cấu trúc thư mục tồn tại giữa các tập tin lưu trữ và hộp thư của bạn. Thư mục có trái tại chỗ sau khi được lưu trữ, ngay cả khi họ đang có sản phẩm nào.

Khi bạn xuất khẩu, các mục gốc sẽ được sao chép vào tập tin xuất khẩu, nhưng không được gỡ bỏ từ cặp hiện thời. Ngoài ra, bạn chỉ có thể lưu trữ một tập tin loại, một tệp thư mục cá nhân, nhưng bạn có thể xuất khẩu nhiều loại tệp.

Khi bạn xuất khẩu, nó thay đổi ngày tháng trong các hồ sơ. Đây là đặc biệt quan trọng trong trường hợp nơi e-thư mục đã có ngày Sent đặt lại đến nay xuất khẩu.

Bật AutoArchive

  1. Trên các Công cụ trình đơn, nhấp vào Tuỳ chọn, và sau đó bấm vào các Khác tab.
  2. Nhấp vào AutoArchive.
  3. Nhấn vào đây để chọn các AutoArchive mỗi kiểm tra hộp, và sau đó xác định mức độ thường xuyên AutoArchive xử lý sẽ chạy bằng cách gõ một số trong những ngày hộp.
  4. Nhấn vào đây để chọn các Nhắc trước khi AutoArchive hộp kiểm tra, nếu bạn muốn được thông báo trước khi các mục có lưu trữ.
  5. Trong các Tập tin lưu trữ mặc định hộp, gõ tên tệp cho các bản ghi lưu trữ được chuyển giao đến, hoặc nhấp vào Trình duyệt chọn từ danh sách.
  6. Nhấp vào Ok hai lần để đóng Tuỳ chọn.
Bây giờ mà bạn đã bật AutoArchive, bạn phải thiết lập Thuộc tính AutoArchive cho mỗi thư mục.

Đặt thuộc tính AutoArchive cho một thư mục

  1. Trong các Danh sách cặp, bấm chuột phải vào thư mục mà bạn muốn AutoArchive, và sau đó Nhấp vào Thuộc tính trên trình đơn phím tắt.
  2. Bấm vào các AutoArchive tab.
  3. Thiết lập AutoArchive cho cặp này, nhấn vào đây để chọnSạch sẽ ra mục từ cũ hơn.
  4. Để xác định khi mục nên được tự động chuyển vào tập tin lưu trữ, gõ một số trong những Tháng hộp.
  5. Để chỉ định một tập tin cho các bản ghi lưu trữ được chuyển giao để, bấm Di chuyển khoản mục cũ.
  6. Trong các Di chuyển khoản mục cũ hộp, loại một tập tin đặt tên cho các mục mà lưu trữ, hoặc nhấp vào Trình duyệt để chọn từ danh sách và bấm Ok.
LƯU Ý: Bạn phải kích hoạt AutoArchive đầu tiên. Cho biết thêm thông tin xem phần "Để biến trên AutoArchive".
THAM KHẢO
Để biết thêm chi tiết về AutoArchive, nhấp vào Trợ giúp Microsoft Outlook trên các Trợ giúp trình đơn, loại Làm thế nào tôi làm lưu trữ trong văn phòng Trợ lý hoặc thuật sĩ trả lời, và sau đó bấm Tìm kiếm để xem các chủ đề.
OL2K tự động lưu trữ

Thuộc tính

ID Bài viết: 239652 - Xem lại Lần cuối: 12/05/2015 15:33:05 - Bản sửa đổi: 3.0

Microsoft Outlook 2000 Standard Edition

  • kbnosurvey kbarchive kbinfo kbautomation kbhowto kbmt KB239652 KbMtvi
Phản hồi