Bạn hiện đang ngoại tuyến, hãy chờ internet để kết nối lại

Xử lý tình trạng văn bản Office không thể đọc được trên mọi máy tính

Về tác giả:

Bài viết này được cung cấp bởi MVP PHẠM HỒNG PHƯỚC. Microsoft chân thành cảm ơn những MVP đã chia xẻ những kinh nghiệm chuyên môn của mình với những người sử dụng khác. Bài viết này sẽ được đăng trên website hoặc blog của MVP sau đây. Nếu bạn muốn xem các bài viết khác được chia xẻ bởi MVP, vui lòng nháy chuột vào đây.
Những triệu chứng
Cho tới bây giờ, mặc dù bộ công cụ văn phòng Microsoft Office 2007 và 2010 đã phổ biến hơn nhiều, nhưng phần lớn máy tính – đặc biệt là số máy thế hệ cũ chạy Windows XP, vẫn còn cài đặt Office 2003, thậm chí Office 97. Lý do chủ yếu là người dùng đã quá quen với 2 phiên bản cũ này, không muốn thay đổi để bị lọng cọng, hoặc nhu cầu họ rất đơn giản – chỉ cần soạn văn bản bình thường.

Chính vì tình trạng này mà ta vẫn gặp phải sự cố: văn bản Office được soạn thảo trên các máy tính thế hệ mới – chạy Windows 7 hay Windows 8 vốn hầu hết đã cài đặt Office 2010 lại bị “tắc tị”, không thể mở đọc được ở các máy thế hệ cũ.
Nguyên nhân
Thiệt ra chẳng có lỗi gì đâu. Đây là một sự cố tương thích phiên bản mà thôi.

Microsoft Office 2007 và 2010 sử dụng định dạng file mới có thêm chữ x ở cuối phần mở rộng của file (như docx, xlsx, pptx). Định dạng Office mới này tất nhiên là tiên tiến hơn, hỗ trợ nhiều tính năng hơn, và đặc biệt là có dung lượng file nhỏ hơn. Nhưng điều bất tiện là các định dạng Office mới này không thể mở được ở các phiến bản Office từ 2003 trở về trước (trong khi các Office từ 2007 trở về sau này vẫn hỗ trợ các văn bản của các phiên bản trước).
Giải pháp
Ngay từ sau khi phát hành Office 2007, Microsoft đã giúp khắc phục sự cố tương thích này bằng cách đưa ra một công cụ tương thích miễn phí Microsoft Office Compatibility Pack để bổ sung khả năng hỗ trợ các định dạng Office mới cho các phiên bản Office từ 2003 trở về trước. Ngặt một cái, không phải ai cũng quan tâm hay biết tới cái giải pháp này.

Vì thế, giải pháp khả thi nhất khi muốn các văn bản Office mà bạn soạn thảo có thể đọc được trên bất cứ máy tính nào, dù cũ hay mới, là bạn lưu file với định dạng cũ (Office 97/2003). Cũng như với các phiên bản Office trước đó, các phiên bản Office 2007 trở đi đều cho phép bạn chọn định dạng file để lưu, trong đó có Office 97-2003 Document, gọi là chế độ tương thích Compatibility Mode.

Sau khi soạn thảo xong văn bản ở Office 2007/2010, thay vì chọn Save (nó sẽ tự động save theo định dạng mặc định là văn bản Office 2007/2010) trên thẻ File, bạn chọn mục Save As.




Trên màn hình Save As, bạn đặt tên file rồi click chuột lên nút mũi tên cuối hộp Save as type và chọn trong danh sách định dạng Word 97-2003 Document. (Lưu ý coi chừng nhầm với định dạng Word 97-2003 Template). Ở đây tôi minh họa bằng Word 2010, với các công cụ Office khác, thao tác cũng tương tự.




Nhưng thao tác này chỉ thích hợp khi lâu lâu bạn mới lưu file theo định dạng cũ. Còn nếu phải thường xuyện dùng định dạng Office 97/2003, bạn nên thiết đặt cho định dạng cũ này trở thành định dạng mặc định (default) để chỉ cần nhấn nút Save bình thường là Office sẽ tự động lưu file với định dạng tương thích.

Để làm điều này, bạn click chuột lên thẻ File, chọn mục Options trên danh sách xổ xuống.


Trên màn hình Office Options (trong bài này ta dùng Word nên sẽ có Word Options), bạn click chọn mục Save. Ở cột bên phải, trên phần Save documents, bạn click lên nút mũi tên ở cuối hộp Save files in this format (lưu các file với định dạng này), và chọn trong danh sách định dạng Word 97-2003 Document. Nhấn nút OK để hoàn tất.




Kể từ nay, Office 2007 trở về sau sẽ tự động lưu các tài liệu với định dạng Office 97-2003 có thể mở được ở các máy tính cũ và mới.
Để biết thêm thông tin

Tuyên bố Không chịu trách nhiệm Nội dung Giải pháp Cộng đồng

CÔNG TY MICROSOFT VÀ/HOẶC CÁC NHÀ CUNG CẤP CỦA HỌ KHÔNG BẢO ĐẢM VỀ TÍNH PHÙ HỢP, ĐỘ TIN CẬY HOẶC TÍNH CHÍNH XÁC CỦA THÔNG TIN VÀ HÌNH ẢNH LIÊN QUAN Ở ĐÂY. MỌI THÔNG TIN VÀ HÌNH ẢNH NHƯ VẬY ĐƯỢC CUNG CẤP “NHƯ NGUYÊN MẪU” MÀ KHÔNG CÓ BẤT KỲ BẢO ĐẢM NÀO. MICROSOFT VÀ/HOẶC CÁC NHÀ CUNG CẤP CỦA HỌ KHÔNG CHỊU TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI MỌI BẢO ĐẢM VÀ ĐIỀU KIỆN VỀ THÔNG TIN VÀ HÌNH ẢNH LIÊN QUAN NÀY, BAO GỒM CẢ MỌI BẢO ĐẢM VÀ ĐIỀU KIỆN LIÊN QUAN VỀ TÍNH THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP CHO MỘT MỤC ĐÍCH ĐẶC BIỆT, NỖ LỰC CỦA CÔNG VIỆC, TƯ CÁCH VÀ CAM KẾT KHÔNG VI PHẠM. BẠN ĐỒNG Ý MỘT CÁCH CỤ THỂ LÀ KHÔNG CÓ TRƯỜNG HỢP NÀO MÀ MICROSOFT VÀ/HOẶC CÁC NHÀ CUNG CẤP CỦA HỌ BỊ RÀNG BUỘC VÀO BẤT KỲ THIỆT HẠI TRỰC TIẾP, GIÁN TIẾP, TRỪNG PHẠT, TÌNH CỜ, ĐẶC BIỆT, HỆ QUẢ HOẶC BẤT KỲ THIỆT HẠI DẠNG NÀO, BAO GỒM NHƯNG KHÔNG GIỚI HẠN THIỆT HẠI DO MẤT MÁT, DỮ LIỆU HOẶC LỢI ÍCH, XẢY RA HOẶC TRONG MỌI CÁCH LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KHÔNG THỂ SỬ DỤNG THÔNG TIN VÀ HÌNH ẢNH LIÊN QUAN CÓ Ở ĐÂY, DÙ LÀ DỰA VÀO HỢP ĐỒNG, LỖI GÂY THIỆT HẠI, SƠ SUẤT, NGHĨA VỤ PHÁP LÝ HOẶC BẤT KỲ CƠ SỞ NÀO KHÁC, NGAY CẢ NẾU MICROSOFT HOẶC BẤT KỲ NHÀ CUNG CẤP NÀO CỦA HỌ ĐÃ ĐƯỢC TƯ VẤN VỀ KHẢ NĂNG BỊ THIỆT HẠI.
Thuộc tính

ID Bài viết: 2809944 - Xem lại Lần cuối: 01/29/2013 05:23:00 - Bản sửa đổi: 1.1

Microsoft Office 2010 Service Pack 1, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007

  • kbprb kbtshoot kbstepbystep kbgraphxlink kbmvp kbcommunity KB2809944
Phản hồi
mp;t=">