Phối thư cho phép bạn tạo ra một lô tài liệu được cá nhân hóa cho từng người nhận. Ví dụ: thư biểu mẫu có thể được cá nhân hóa cho từng người nhận theo tên. Một nguồn dữ liệu, chẳng hạn như danh sách, bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu, được liên kết với tài liệu đó. Chỗ dành sẵn--được gọi là trường phối--cho Word biết vị trí nơi để đưa thông tin từ nguồn dữ liệu vào trong tài liệu.
Bạn làm việc trên tài liệu chính trong Word, chèn trường phối để đưa nội dung cá nhân hóa mà bạn muốn vào. Khi thao tác phối thư hoàn tất, tài liệu phối sẽ tạo một phiên bản tùy chỉnh của chính nó cho từng tên trong nguồn dữ liệu.
Nguồn dữ liệu
Bước đầu tiên trong việc thiết lập phối thư là chọn nguồn dữ liệu bạn sẽ sử dụng cho thông tin cá nhân hóa. Bảng tính Excel và danh sách liên hệ Outlook là nguồn dữ liệu phổ biến nhất, nhưng mọi cơ sở dữ liệu mà bạn có thể kết nối với Word đều sẽ hoạt động. Nếu bạn chưa có nguồn dữ liệu, bạn thậm chí có thể gõ văn bản trong Word, như một phần của quy trình phối thư.
Để biết chi tiết về các nguồn dữ liệu, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.
Excel hoặc Outlook
Nếu bạn biết rằng mình sẽ sử dụng Excel hoặc Outlook dưới dạng nguồn dữ liệu, hãy xem:
Loại tài liệu
Word cung cấp các công cụ để kết hợp dữ liệu của bạn thành các loại tài liệu sau. Thực hiện theo các liên kết để biết chi tiết về từng loại:
-
Thư bao gồm một lời chào cá nhân. Mỗi thư in trên một tờ giấy riêng biệt.
Tạo và in hàng loạt thư được cá nhân hóa -
Email trong đó địa chỉ của mỗi người nhận là địa chỉ duy nhất trên dòng Đến. Bạn sẽ gửi email trực tiếp từ Word.
-
Phong bì hoặc Nhãn trong đó tên và địa chỉ lấy từ nguồn dữ liệu của bạn.
-
Thư mục liệt kê một loạt thông tin cho từng mục trong nguồn dữ liệu của bạn. Sử dụng để in ra danh sách liên hệ của bạn hoặc để liệt kê các nhóm thông tin, như tất cả học viên trong mỗi lớp học. Loại tài liệu này còn được gọi là phối danh mục.
Nếu bạn mở một tài liệu phối thư mà bạn đã tạo với ứng dụng Word trên máy tính, Word Online sẽ duy trì tất cả các thiết đặt phối thư trong đó, nhưng bạn không thể thực hiện phối thư hoặc sửa bất kỳ thiết đặt phối thư nào.
Nếu bạn có ứng dụng Word tính để bàn, hãy mở tài liệu ở đó và thực hiện phối thư ở đó.
