Bạn hiện đang ngoại tuyến, hãy chờ internet để kết nối lại

Làm thế nào để xác định nơi để xuất bản một biểu mẫu tuỳ chỉnh trong Outlook

Hỗ trợ dành cho Office 2003 đã kết thúc

Microsoft đã kết thúc hỗ trợ dành cho Office 2003 vào ngày 8 tháng 4 năm 2014. Thay đổi này đã ảnh hưởng đến các bản cập nhật phần mềm và các tùy chọn bảo mật của bạn. Tìm hiểu ý nghĩa của điều này với bạn và cách thực hiện để luôn được bảo vệ.

QUAN TRỌNG: Bài viết này được dịch bằng phần mềm dịch thuật của Microsoft và có thể được Cộng đồng Microsoft chỉnh sửa lại thông qua công nghệ CTF thay vì một biên dịch viên chuyên nghiệp. Microsoft cung cấp các bài viết được cả biên dịch viên và phần mềm dịch thuật thực hiện và cộng đồng chỉnh sửa lại để bạn có thể truy cập vào tất cả các bài viết trong Cơ sở Kiến thức của chúng tôi bằng nhiều ngôn ngữ Tuy nhiên, bài viết do máy dịch hoặc thậm chí cộng đồng chỉnh sửa sau không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Các bài viết này có thể chứa các sai sót về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp, Microsoft không chịu trách nhiệm về bất kỳ sự thiếu chính xác, sai sót hoặc thiệt hại nào do việc dịch sai nội dung hoặc do hoạt động sử dụng của khách hàng gây ra.

Nhấp chuột vào đây để xem bản tiếng Anh của bài viết này: 290802
Đối với phiên bản Microsoft Outlook 97 của bài viết này, hãy xem 264117.
Đối với phiên bản Microsoft Outlook 98 của bài viết này, hãy xem 264118.
Đối với phiên bản Microsoft Outlook 2000 của bài viết này, hãy xem 257796.
Tóm tắt
Bài viết này mô tả một số xem xét để đưa vào tài khoản nếu bạn muốn chọn nơi để xuất bản một biểu mẫu tuỳ chỉnh trong Outlook.

Thông tin thêm
Trong Outlook, biểu mẫu tuỳ chỉnh được thường xuất bản thư viện biểu mẫu để chỉ một đồng gửi của biểu mẫu được lưu trữ trên máy tính của bạn. Các mục có trường lớp thông điệp cho biết định dạng sử dụng để hiển thị dữ liệu có trong mục. Khi bạn xuất bản tuỳ chỉnh biểu thư viện biểu mẫu biểu mẫu, máy tính chạy Microsoft Exchange Server và Outlook sử dụng đáng kể ít tài nguyên và băng thông do mẫu tự không cần được lưu trữ trong từng mục riêng lẻ.

Outlook mẫu giải pháp có thể thay đổi đáng kể, đặc biệt là vì Outlook có một số loại hình thức chuẩn. Nó thường là khó để xác định vị trí tốt nhất để xuất bản biểu mẫu, và có nhiều yếu tố để đưa vào tài khoản khi bạn quyết định.

Nơi bạn có thể xuất bản mẫu

Mẫu có thể được công bố cho ba vị trí. Bảng sau đây tóm tắt các vị trí.

Vị tríMô tả
Một mục tin thư thoại (hoặc mục tin thư thoại mẫu thư viện)Giải pháp đặt mục tin thư thoại dựa trên biểu mẫu, xuất bản dạng vào mục tin thư thoại để có nó bất cứ khi nào người dùng mục tin thư thoại. Nếu bạn xuất bản mẫu trong mục tin thư thoại công cộng, mẫu có sẵn cho tất cả mọi người có thể truy cập mục tin thư thoại. Nếu bạn xuất bản biểu mẫu vào một mục tin thư thoại cá nhân của bạn, nó chỉ có sẵn cho bạn khi bạn đang sử dụng mục tin thư thoại đó. Biểu biểu mẫu liên hệ, bài viết, tác vụ và Nhật ký là ví dụ về các loại hình thức thường liên quan đến mục tin thư thoại. Một lợi thế để xuất bản biểu mẫu vào một mục tin thư thoại là dạng có sẵn trên menu hành động khi bạn đang ở trong mục tin thư thoại.
Tổ chức biểu thư viện biểu mẫuXuất bản biểu thư viện biểu mẫu này nếu bạn muốn làm cho biểu mẫu có sẵn cho mọi người trong tổ chức của bạn, chẳng hạn như biểu mẫu báo cáo nghỉ thời gian. Thư viện này thường được sử dụng cho e-mail thông báo mẫu vì chúng thường không dựa vào một mục tin thư thoại cụ thể. Bạn có thể xuất bản biểu thư viện biểu mẫu biểu mẫu tổ chức khi bạn muốn sử dụng cùng một mẫu tuỳ chỉnh trong nhiều mục tin thư thoại. Khi bạn thực hiện việc này, bạn có thể duy trì chỉ một mẫu đơn xuất bản. Biểu mẫu được xuất bản thư viện này có thể truy cập đến mọi người trong tổ chức khi chúng được quyền truy cập vào thư viện của quản trị viên. Thư viện được lưu trữ trên máy tính chạy Microsoft Exchange Server. Quản trị viên phải cung cấp cho bạn quyền để xuất bản thư viện biểu mẫu tổ chức. Quyền này thường được chỉ một vài cá nhân hoặc một bộ quản lý máy tính chạy Exchange Server.
Thư viện mẫu cá nhânBiểu mẫu được lưu trong thư viện này chỉ có thể truy cập cho bạn. Khi bạn xuất bản biểu thư viện biểu mẫu biểu mẫu cá nhân, biểu mẫu được lưu trữ như là một mục ẩn trong mục tin thư thoại gốc của hộp thư hoặc mục tin thư thoại cá nhân (.pst), mà là vị trí gửi thư mặc định của bạn. Như biểu mẫu được lưu trữ trong thư viện mẫu tổ chức, các hình thức có thể được mở bằng cách sử dụng lệnh Chọn biểu mẫu . Lưu biểu thư viện biểu mẫu này khi bạn tạo một mẫu để sử dụng cá nhân của riêng bạn, chẳng hạn như một biểu mẫu thư e-mail thông thường là trước khi gửi đến người nhận.

Cũng có thể lưu trữ dạng Outlook như một tập tin hệ thống tệp hoặc một mục trong mục tin thư thoại Outlook. Microsoft khuyến cáo bạn tránh cả hai phương pháp này, Tuy nhiên, vì dạng sẽ là một hình thức duy nhất. Để biết thêm thông tin về hình thức duy nhất, bấm số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
290657 Mô tả định nghĩa biểu mẫu và mẫu duy nhất trong Outlook 2002
Bạn có thể lưu dạng Outlook hệ thống tệp như tệp khuôn mẫu Outlook (.oft). Điều này cho phép bạn đính kèm biểu mẫu bức e-mail, và sau đó gửi biểu mẫu cho người khác. Bạn cũng có thể sử dụng tệp .oft như một đồng gửi lưu của biểu mẫu. Để lưu một dạng tệp .oft:
  1. Trên menu tệp , bấm Lưu dưới dạng.
  2. Trong hộp tên tệp , gõ tên cho mẫu.
  3. Trong hộp kiểu lưu , bấm Outlook mẫuvà sau đó bấm lưu.
Bạn cũng có thể lưu dạng một mục trong mục tin thư thoại hiện tại. Tuy nhiên, Microsoft không khuyên bạn thực hiện việc này vì lý do sau:
  • Thật dễ dàng để vô tình xoá biểu mẫu.
  • Nó thường mờ sự khác biệt giữa các mẫu và các mục, và do thông thường là một mục tin thư thoại chứa đầy những mục khác có chứa các phiên bản khác nhau của hình thức tương tự. Điều này thường không thực tiễn tốt khi bạn thiết kế biểu mẫu Outlook.
  • Mục được lưu trữ trong mục tin thư thoại thường có dữ liệu được liên kết với chúng, và bạn thường không muốn dữ liệu được liên kết với mẫu của bạn. Do đó, Microsoft khuyến cáo bạn không mở một mục trong mục tin thư thoại và sau đó nhập chế độ thiết kế; mở một phiên bản mới của biểu mẫu và sau đó nhập thiết kế.
  • Biểu mẫu được lưu trữ dưới dạng mục "off" hình thức và có tác dụng phụ không mong muốn.
Lưu biểu mẫu trong mục tin thư thoại hiện tại, bấm vào lưu trên menu tệp .

Xem xét khi bạn quyết định nơi để xuất bản biểu mẫu

Có rất nhiều câu hỏi để đưa vào tài khoản khi bạn quyết định nơi để xuất bản biểu mẫu:
  • Dạng dựa trên giải pháp mục tin thư thoại hoặc có dạng thông báo e-mail được thiết kế để được gửi đến người nhận không?
  • Bạn đang sử dụng một máy tính chạy Exchange Server Nếu bạn đang sử dụng một máy tính chạy Exchange Server, có thể xuất bản biểu thư viện biểu mẫu biểu mẫu tổ chức hoặc tổ chức của bạn đặt giới hạn loại mẫu có thể được lưu trữ không?
  • Bao nhiêu người cần truy cập vào các mẫu?
  • Sẽ biểu mẫu được cập nhật thường xuyên, khiến bạn cần có chỉ có một đồng gửi của các hình thức triển khai tập trung?
  • Biểu mẫu không cần có sẵn gián tuyến?
  • Nếu đây là một mẫu thư e-mail, nó sẽ được sử dụng chỉ bên trong tổ chức, hoặc nó sẽ được gửi đến người nhận bên ngoài tổ chức khác?
  • Mẫu mới sẽ được mở ra như thế nào?

Quyết định nơi để xuất bản mục tin thư thoại dựa trên biểu mẫu

Khi bạn tạo một giải pháp dựa trên mục tin thư thoại tiêu chính của biểu mẫu ở đâu để hiển thị các mục trong một cặp, thường phát hành dạng vào mục tin thư thoại chính. Khi bạn xuất bản biểu mẫu vào mục tin thư thoại, mục tin thư thoại là một tổ chức tự phục vụ và mẫu có sẵn trên trình đơn tác vụ .

Tuy nhiên, có những tình huống mà bạn có thể không muốn xuất bản dựa trên mục tin thư thoại mẫu thông thường sang một mục tin thư thoại. Nếu bạn sử dụng biểu mẫu trong nhiều mục tin thư thoại và từng mục tin thư thoại luôn sử dụng cùng một phiên bản của biểu mẫu, xem xét việc xuất bản biểu mẫu vào thư viện biểu mẫu tổ chức hoặc thư viện biểu mẫu cá nhân. Khi bạn thực hiện việc này, không chỉ có một đồng gửi của mẫu xuất bản và dễ dàng Cập Nhật nếu bạn muốn thay đổi. Nếu bạn là người chỉ cần truy cập vào mẫu này, xuất bản mẫu trong thư viện mẫu cá nhân. Nếu những người khác phải truy cập vào các mẫu và mẫu là đặc trưng trong mục tin thư thoại công cộng trên máy tính chạy Exchange Server, điều tra hay không bạn có thể xuất bản biểu thư viện biểu mẫu biểu mẫu tổ chức. Một tiềm năng bất lợi đến phương pháp này là dạng sẽ không có sẵn trong menu hành động trừ khi nó được phát hành vào mục tin thư thoại. Tuy nhiên, nếu hình thức mặc định cho mục tin thư thoại, như thường là trường hợp, điều này sẽ không làm cho quá nhiều sự khác biệt bởi vì bạn hoặc người dùng có thể sử dụng một nút chọn một thanh công cụ để mở mục mới.

Quyết định nơi để xuất bản thư dựa trên biểu mẫu

Nếu biểu mẫu được dựa trên bức e-mail và được sử dụng của bạn và chỉ một số người dùng khác, xuất bản biểu thư viện biểu mẫu biểu mẫu cá nhân cho tất cả người dùng. Tuy nhiên, nếu bạn phải tạo mục mới dựa trên biểu mẫu này, bạn có thể xuất bản nó vào hộp thư của bạn để bạn có thể truy cập vào menu hành động . Nếu biểu mẫu sẽ được sử dụng bởi nhiều người trong một tổ chức, xuất bản trong thư viện mẫu tổ chức để có một đồng gửi của biểu mẫu để duy trì và tất cả người dùng có thể sử dụng nó. Phương pháp này, Tuy nhiên, có thể làm cho hình thức khó khăn hơn để mở.

Xem xét và các tùy chọn để mở biểu mẫu

Bảng sau mô tả cách người dùng thông thường mở biểu mẫu Outlook tùy thuộc vào nơi lưu trữ các hình thức:

Loại mẫuNơi để mở
Biểu mẫu mục tin thư thoạiNếu bạn mở mục tin thư thoại chứa các hình thức, các hình thức có sẵn trên trình đơn tác vụ .
Tổ chức biểu thư viện biểu mẫu

- và -

Thư viện mẫu cá nhân
Biểu mẫu được lưu trữ trong tổ chức biểu thư viện biểu mẫu và thư viện biểu mẫu cá nhân được thiết kế để được truy cập bằng cách sử dụng hộp thoại Chọn biểu mẫu . Để truy cập vào các mẫu, trỏ chuột vào mới trên menu tệp , và sau đó bấm Chọn biểu mẫu.

Bạn có thể sử dụng các phương pháp sau để làm cho hình thức truy cập cho người dùng.

Thêm lệnh "Chọn mẫu" vào thanh công cụ

Outlook 2007 và Outlook 2003

Rút ngắn số bước cần thiết để truy cập lệnh Chọn biểu mẫu , thêm lệnh vào thanh công cụ để bạn có thể hiển thị hộp thoại với chuột duy nhất:
  1. Trên menu Xem, trỏ đến Thanh công cụ và sau đó bấm vào Tùy chỉnh.
  2. Nhấp vào tab lệnh trong hộp thoại tuỳ chỉnh .
  3. Trong ô danh mục , đảm bảo rằng tệp được chọn.
  4. Trong hộp lệnh định Dạng chọn lệnh và sau đó kéo đến vị trí thanh công cụ mà bạn muốn.
  5. Bấm Đóng.

Outlook 2013 và Outlook 2010

Để làm giảm độ số lượng các bước cần thiết để truy cập lệnh Chọn biểu mẫu , thêm tab nhà phát triển ruy băng để bạn có thể hiển thị hộp thoại Chọn mẫu với một số chuột:
  1. Bấm chuột phải vào dải Outlook, và sau đó bấm tùy chỉnh ruy băng.
  2. Trong danh sách Tab chính, chọn phát triển, và sau đó bấm OK.
Trên tab nhà phát triển trên dải Outlook, bạn sẽ thấy Chọn mẫu Hiển thị.

Mở biểu mẫu bằng cách sử dụng Visual Basic cho ứng dụng hoặc một phần bổ sung COM

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng Visual Basic for Applications để mở một mẫu từ Thanh dẫn lái, bấm số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
290803 OL2002: Làm thế nào để mở một mẫu từ một nút chọn một thanh công cụ

Xuất bản biểu mẫu vào một mục tin thư thoại

Nếu biểu mẫu được xuất bản thư viện biểu mẫu cá nhân hoặc tổ chức thư viện biểu mẫu, bạn có thể muốn xem xét việc xuất bản biểu mẫu vào một mục tin thư thoại để xuất hiện trên menu hành động . Tuy nhiên, nếu biểu mẫu được Cập Nhật, hãy chắc chắn dạng là tái triển khai để bạn không tạo ra vấn đề với bộ đệm ẩn biểu mẫu Outlook. Để biết thêm thông tin về bộ đệm ẩn biểu mẫu, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
290806 Mô tả Outlook 2002 tạo bộ đệm ẩn

Lưu tệp .oft màn hình hoặc menu Bắt Đầu

Mặc dù Microsoft không thường khuyên bạn nên lưu tệp .oft màn hình hoặc menu Bắt đầu , bạn có thể lưu tệp khuôn mẫu Outlook (.oft) hoặc vị trí. Các mục được tạo ra bằng cách thực hiện điều này có biểu mẫu "duy nhất" thường gây ra tác dụng phụ không mong muốn tuỳ thuộc vào khuôn mẫu thiết kế và cách sử dụng.

Để biết thêm thông tin về hình thức duy nhất, bấm số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
290657 Mô tả định nghĩa biểu mẫu và mẫu duy nhất trong Outlook 2002
Tham khảo
Để biết thêm thông tin về các tài nguyên sẵn có và câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp về giải pháp của Microsoft Outlook, bấm số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
287530 Các câu hỏi thường gặp về biểu mẫu tuỳ chỉnh và giải quyết Outlook
OfficeKBHowTo OutSol OutSol2002

Cảnh báo: Bài viết này được dịch tự động

Thuộc tính

ID Bài viết: 290802 - Xem lại Lần cuối: 03/24/2015 23:59:00 - Bản sửa đổi: 5.0

Microsoft Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

  • kbforms kbhowto kbmt KB290802 KbMtvi
Phản hồi
"> html>