Câu hỏi thường gặp về tính năng mail merge trong Word 2003, Word 2007 và Word 2010

Hỗ trợ dành cho Office 2003 đã kết thúc

Microsoft đã kết thúc hỗ trợ dành cho Office 2003 vào ngày 8 tháng 4 năm 2014. Thay đổi này đã ảnh hưởng đến các bản cập nhật phần mềm và các tùy chọn bảo mật của bạn. Tìm hiểu ý nghĩa của điều này với bạn và cách thực hiện để luôn được bảo vệ.

QUAN TRỌNG: Bài viết này được dịch bằng phần mềm dịch máy của Microsoft chứ không phải do con người dịch. Microsoft cung cấp các bài viết do con người dịch và cả các bài viết do máy dịch để bạn có thể truy cập vào tất cả các bài viết trong Cơ sở Kiến thức của chúng tôi bằng ngôn ngữ của bạn. Tuy nhiên, bài viết do máy dịch không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Loại bài viết này có thể chứa các sai sót về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp, giống như một người nước ngoài có thể mắc sai sót khi nói ngôn ngữ của bạn. Microsoft không chịu trách nhiệm về bất kỳ sự thiếu chính xác, sai sót hoặc thiệt hại nào do việc dịch sai nội dung hoặc do hoạt động sử dụng của khách hàng gây ra. Microsoft cũng thường xuyên cập nhật phần mềm dịch máy này.

Nhấp chuột vào đây để xem bản tiếng Anh của bài viết này:826838
TÓM TẮT
Bài viết này thảo luận về các tính năng mail merge trong Microsoft Office Word 2003, Word 2007 và Word 2010.
THÔNG TIN THÊM
Một mail merge được sử dụng để tạo ra hình thức thư, gửi thư nhãn, bao thư, thư mục, và khối lượng e-mail thông điệp và fax phân phối. Có ba văn bản có liên quan trong quá trình mail merge: chính tài liệu, các nguồn dữ liệu, và tài liệu hợp nhất. Để hoàn thành cơ bản thư nhập quá trình, bạn phải làm như sau:
  • Mở hoặc tạo một tài liệu chính.

    Tài liệu chính: trong một hoạt động mail merge trong Word, đây là tài liệu có chứa các văn bản và đồ họa là như nhau cho mỗi phiên bản của tài liệu hợp nhất, chẳng hạn như địa chỉ trả lại hoặc lời chào trong một bức thư mẫu.
  • Mở hoặc tạo ra một nguồn dữ liệu với người nhận cá nhân thông tin.

    Nguồn dữ liệu: đây là tập tin có chứa các thông tin để được kết hợp trong một tài liệu. Ví dụ, danh sách các tên và Địa chỉ mà bạn muốn sử dụng trong một mail merge. Bạn phải kết nối dữ liệu nguồn trước khi bạn có thể sử dụng các thông tin trong nó cho mail merge quá trình.
  • Thêm hoặc tùy chỉnh hợp nhất các lĩnh vực trong tài liệu chính.

    Hợp nhất các lĩnh vực: đây là một giữ chỗ bạn chèn trong chính tài liệu. Ví dụ, chèn các Thành phố lĩnh vực này hợp nhất để có Từ chèn một tên thành phố, chẳng hạn như "Paris", được lưu trữ trong cácThành phố trường dữ liệu.
  • Nhập dữ liệu từ các nguồn dữ liệu trong tài liệu chính để tạo một tài liệu mới, hợp nhất.

    Tài liệu hợp nhất: đây là các kết quả tài liệu mà bạn nhận được khi bạn hợp nhất tài liệu chính của bạn thư hợp nhất với danh sách địa chỉ của bạn. Tài liệu kết quả có thể là kết quả in hoặc một mới Tài liệu Word có kết quả hợp nhất.
Từ làm cho mail merge dễ dàng bằng cách sử dụng một thuật sĩ hướng dẫn bạn thông qua tất cả các bước. Nếu bạn thích làm việc bên ngoài thuật sĩ này, bạn có thể sử dụng các Mail Merge thanh công cụ. Dù bằng cách nào, kết quả là rằng mỗi hàng (hoặc hồ sơ) trong nguồn dữ liệu sản xuất một hình thức thư cá nhân, nhãn gửi thư, phong bì hoặc thư mục mục.

Bạn cũng có thể sử dụng thư hợp nhất để tạo ra bất kỳ loại tài liệu ánh xạ các trường tới dữ liệu, không chỉ thư hoặc thư mục. Ví dụ, nếu bộ sưu tập băng video của bạn được liệt kê trong một bảng tính, bạn có thể sử dụng các Nhãn tùy chọn để tạo ra băng video nhãn.

Q1: Có thể một mail merge được thực hiện cùng một cách nó đã trong phiên bản trước của Microsoft Word?

A1: Mail merge có chức năng tương tự như phiên bản trước của Word. Sử dụng một trong những phương pháp sau đây để sử dụng mail merge trong Word:
  • Sử dụng các Mail Merge thanh công cụ.

    Trong Word 2003, điểm đến Thanh công cụtrên các Xem trình đơn, và sau đó nhấp vào Thư Hợp nhất để hiển thị các Mail Merge thanh công cụ.

    Trong Word 2007 hoặc Word 2010, thanh công cụ mail merge là ở cácThư tab, và bao gồm các Bắt đầu Mail Merge nhóm, các Viết và chèn các lĩnh vực nhóm, các Xem trước kết quả nhóm và các Kết thúc nhóm.

    Chú ý Các tùy chọn trên các Mail Merge thanh công cụ cung cấp chức năng tương tự như các phiên bản trước của từ.
  • Sử dụng các Mail Merge Helper.

    Để làm cho nó dễ dàng để sử dụng, thêm các Mail Merge Helper lệnh để cácChữ cái và các thư menu con của các Công cụMenu trong Word 2003, hãy làm theo các bước sau:
    1. Trên các Công cụ trình đơn, nhấp vào Tùy chỉnh.
    2. Bấm vào các Lệnh tab.
    3. Trong các Danh mục danh sách, bấm vào Tất cả các lệnh.
    4. Trong các Lệnh danh sách, bấm vào Mail Merge Helper.
    5. Kéo các Mail Merge Helper lệnh để các Chữ cái và các thư menu con trên các Công cụ trình đơn.

      Chú ý Khi bạn nghỉ ngơi con trỏ trên các Chữ cái và các thư menu con, bạn sẽ thấy một thanh nằm ngang màu đen. Thanh này chỉ ra các vị trí nơi mà các lệnh sẽ xuất hiện trên các Công cụ trình đơn khi bạn thả nút chuột.
    6. Trong các Tùy chỉnh hộp thoại hộp, bấm vào Đóng.

    Để thêm các Mail Merge Helper lệnh trong các Quick Access Toolbar trong Word 2007, hãy làm theo các bước sau:
    1. Bấm vào các Microsoft Office Button, sau đó bấm Lựa chọn từ.
    2. Nhấp vào Tùy chỉnh.
    3. Nhấp vào Tất cả các lệnh trong các Chọn lệnh từ, sau đó bấm Thư sáp nhập Helper trong các Chọn lệnh từ danh sách.
    4. Nhấp vào Thêm, và sau đó Ok.
Q2: Có thể bạn di chuyển điểm chèn trong khi bạn đang chèn các trường hợp nhất?

A2: Khi các Chèn Merge Field hộp thoại đang mở, bạn không thể di chuyển điểm chèn trong tài liệu chính mail merge. Nếu bạn nhấn ENTER hoặc phím cách để cố gắng di chuyển điểm chèn, các lựa chọn lĩnh vực hợp nhất được đưa vào trong tài liệu. Để di chuyển của bạn điểm chèn, đóng các Chèn Merge Field hộp thoại hộp, và sau đó chuyển chèn điểm. Để chèn một hợp nhất trường ở một vị trí khác nhau trong mail merge tài liệu chính, bấm Chèn các lĩnh vực Merge trên các Thư Hợp nhất thanh công cụ. Để chỉnh sửa hành vi này và sử dụng các chức năng đó là tương tự như phiên bản trước của Word, thêm các Chèn Merge Field nút để các Mail Merge thanh công cụ.

Cho thêm thông tin về làm thế nào để di chuyển điểm chèn, bấm vào đây số bài viết để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
276005Không thể di chuyển điểm chèn khi bạn chèn hợp nhất trường
Q3: Chọn dữ liệu nguồn hộp thoại luôn dùng cặp nguồn dữ liệu của tôi khi bạn nhấp vào nút duyệt để mở một nguồn dữ liệu. Điều này có thể thay đổi?

A3: Không may, hành vi của các Chọn nguồn dữ liệu hộp thoại không thể thay đổi. Nó sẽ luôn luôn mặc định cho dữ liệu của tôi Nguồn thư mục. Tuy nhiên, bạn có thể tạo một shortcut hoặc sử dụng các phương pháp khác trong các Nguồn dữ liệu của tôi hộp thoại để có được truy cập nhanh để thư của bạn nhập danh sách địa chỉ.

Để biết thêm về cách để có được truy cập nhanh để thư của bạn nhập danh sách địa chỉ, hãy nhấp vào số bài viết sau đây để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
276004"My nguồn dữ liệu" luôn luôn được hiển thị trong chọn dữ liệu nguồn tìm trong danh sách trong Word


Q4: Làm thế nào bạn tạo và in chữ mẫu?

A4: Sử dụng tính năng mail merge nếu bạn muốn gửi những lá thư cùng một cho nhiều người nhận.

Để biết thêm trên làm thế nào để mail merge để chữ mẫu, nhấp vào số bài viết sau đây để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294683Làm thế nào để sử dụng mail merge tạo chữ mẫu trong Word


Q5: Làm thế nào để bạn có thể thực hiện một mail merge thư điện tử?

A5: Bạn sẽ muốn sử dụng tính năng mail merge nếu bạn đang gửi thư điện tử tương tự cho nhiều người nhận bằng cách sử dụng một thư chương trình.

Để biết thêm về cách mail merge nhiều e-mail người nhận, bấm số bài viết sau đây để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294694Làm thế nào để sử dụng mail merge tạo thư điện tử trong Word


Q6: Bạn có thể sử dụng một lĩnh vực Merge trong hộp chủ đề của thư điện tử?

A6: No. Bạn chỉ có thể gõ văn bản trong các Chủ đề hộp của thư điện tử.

Lưu ý Microsoft Publisher 2007 hoặc nhà xuất bản 2010 cung cấp hỗ trợ cho việc này.

Q7: Làm thế nào để bạn có thể thực hiện một mail merge để bao thư?

A7: Bạn sẽ muốn sử dụng tính năng mail merge nếu bạn đang gửi gửi thư hàng loạt cho nhiều người nhận, và bạn muốn một cái nhìn cá nhân cho mỗi phong bì.

Để biết thêm về cách địa chỉ mail merge để in trực tiếp trên bao thư, nhấp vào số bài viết sau đây để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294685Làm thế nào để sử dụng mail merge tạo bao thư trong Word


H8: Làm thế nào để bạn có thể thực hiện một mail merge để nhãn?

A8: Bạn sẽ muốn sử dụng tính năng mail merge khi bạn muốn in thông tin về nhãn, ví dụ, gửi thư địa chỉ cho thư hoặc bưu thiếp.

Cho biết thêm thông tin về cách thông tin mail merge để nhãn, nhấp vào số bài viết sau đây để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294684Cách sử dụng trộn thư để tạo nhãn thư trong Word


H9: Làm thế nào để bạn thêm một hình ảnh hoặc logo để nhãn của tôi?

A9: Trong tài nhãn mail merge chính liệu, thêm đồ họa hoặc logo bạn muốn nhãn đầu tiên, sử dụng phương pháp sau đây:
  • Trong Word 2003, điểm đến Hình ảnh trên các Chèn trình đơn, và sau đó nhấp vào Từ tập tin.
  • Trong Word 2007 hoặc Word 2010, nhấp vàoHình ảnh trong các Minh họa nhóm vào các Chèn tab.
Để chèn đồ họa hoặc biểu tượng để nhãn, sử dụng một trong những phương pháp sau đây:
  • Trên các Mail Merge thanh công cụ (trên cácXem trình đơn, điểm đến Thanh công cụ, sau đó bấmMail Merge), nhấp vào Tuyên truyền Nhãn.
  • Trong các Mail Merge ngăn tác vụ (trên cácCông cụ trình đơn, điểm đến Chữ cái và thư,sau đó bấm Thuật sĩ Mail Merge), nhấp vào Cập Nhật tất cả nhãn.
Điều này sao thông tin từ hãng đĩa đầu tiên vào mỗi của các các nhãn trên nhãn mail merge chính tài liệu của bạn.

Để biết thêm về cách thêm một đồ họa hoặc biểu tượng để nhãn, nhấp vào số bài viết sau đây để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
285065Làm thế nào để thêm một hình ảnh hoặc logo cho mỗi nhãn trong Word


Q10: Tại sao có chỉ có một trang của nhãn trên màn hình khi bạn xem trước một tài liệu hợp nhất?

A10: Để xem trước các nhãn gửi thư của bạn bằng cách sử dụng các Thư Hợp nhất nhiệm vụ ngăn, bấm vào Tiếp theo: Xem trước các nhãn của bạn. Các Xem trước tính năng trong thuật sĩ Mail Merge được thiết kế để hiển thị chỉ có một trang một lúc. Xem tất cả các nhãn của bạn, và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết trước khi bạn in tài liệu hợp nhất, Nhấp vào Tiếp theo: Hoàn thành việc hợp nhất. Nhấp vào Chỉnh sửa cá nhân nhãn. Điều này sẽ mở một tài liệu mới có nhãn hợp nhất của bạn.

C11: Làm thế nào làm bạn sử dụng mail merge tạo thư mục hoặc danh mục?

A11: Bạn sẽ muốn sử dụng tính năng mail merge khi bạn muốn in một danh sách, chẳng hạn như một danh bạ điện thoại hoặc một danh sách các khoản mục trên cùng một Trang.

Cho biết thêm thông tin về cách thông tin mail merge như một thư mục hoặc Danh mục, nhấp vào số bài viết sau để xem các bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294693Làm thế nào để sử dụng mail merge tạo một thư mục trong Word
294686 Làm thế nào để sử dụng mail merge để tạo ra một danh sách được sắp xếp theo thể loại trong Word


P12: Tại sao là Merge để Fax tùy chọn không có sẵn cho một mail merge?

A12: Trong phiên bản trước của Word, các Hợp nhất Faxtùy chọn dùng Microsoft Fax (còn được gọi là tại nơi làm việc Fax). Tuy nhiên, Microsoft Office Outlook 2002 và các phiên bản mới nhất, chương trình nhắn tin trong Microsoft Office XP, không hỗ trợ Microsoft Fax.

Để biết thêm thông tin về Merge Fax, nhấp vào số bài viết sau để xem các bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294695Làm thế nào để sử dụng mail merge tạo Fax trong Word 2002 và các phiên bản sau của từ
282550 Hợp nhất lại Fax lệnh không sẵn dùng trên thanh công cụ Mail Merge


C13: Làm thế nào để bạn có thể tạo ra một danh sách địa chỉ cho một mail merge?

A13: Định dạng mã nguồn dữ liệu đơn giản nhất để làm việc với là một bảng chữ. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng bất kỳ loại cơ sở dữ liệu định dạng, chẳng hạn như một tập tin văn bản với các lĩnh vực đó cách nhau bằng dấu phẩy hoặc tab, và các hồ sơ được ngăn cách bởi đoạn nhãn hiệu.

Để biết thêm về việc tạo ra một danh sách địa chỉ cho một mail merge trong Word, nhấp vào số bài viết sau đây để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294688Làm thế nào để thiết kế và thiết lập danh sách địa chỉ mail merge trong Word


H14: Tôi có thể thực hiện một mail merge với một datasource nằm trên một vị trí http?

A14: Không, bạn không thực hiện một mail merge với datasource mà nằm ở vị trí http, trong đó có vị trí SharePoint. Khi bạn cố gắng làm điều này, bạn có thể nhận được một thông báo lỗi.

Để làm việc xung quanh vấn đề này, bạn cần phải lưu các tập tin datasource tại địa phương hoặc lên ổ đĩa mạng (đường dẫn Mapped/UNC). Sau khi bạn làm điều này, bạn có thể thực hiện một mail merge.


Q15: Tôi có thể thêm tập tin đính kèm khi thực hiện một hợp nhất thư điện tử?

A15: Không, bạn không thể thêm tập tin đính kèm khi thực hiện một hợp nhất thư điện tử. Microsoft Office Word không hỗ trợ chức năng này. Tuy nhiên, bạn có thể thêm tập tin đính kèm khi thực hiện một hợp nhất vào thư e-mail lập trình bằng cách sử dụng CDOSys. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp giải pháp để xây dựng giải pháp cho bạn.


750: Làm thế nào tôi có thể thêm tập tin đính kèm khi thực hiện một hợp nhất để e-mail?

A16: Microsoft Word không hỗ trợ chức năng này. Tuy nhiên, điều này có thể được thực hiện lập trình bằng cách sử dụng CDOSys. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp giải pháp để xây dựng một giải pháp cho bạn.

Để biết thêm thông tin, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:
310212Làm thế nào để sử dụng thư viện Cdosys.dll để gửi thư điện tử với tập tin đính kèm bằng cách sử dụng Visual C#
mail merge FAQ câu hỏi WD2003 WD2007 wd2010 tập tin đính kèm thêm đính kèm

Cảnh báo: Bài viết này được dịch tự động

属性

文章 ID:826838 - 上次审阅时间:08/29/2011 08:39:00 - 修订版本: 2.0

Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Word 2010

  • kbexpertisebeginner kbfaq kbmerge kbhowto kbmt KB826838 KbMtvi
反馈