Bạn có thể áp dụng nhãn duy trì cho các tệp SharePoint và OneDrive, theo cách riêng hoặc nói chung. 

Các nhãn bạn thấy đã được tổ chức của bạn tùy chỉnh. Nếu bạn có thắc mắc về nhãn cần áp dụng, hãy liên hệ với bộ phận trợ giúp hoặc bộ phận IT của bạn.  

Áp dụng nhãn duy trì cho một mục

Trong OneDrive hoặc thư viện SharePoint, bạn có thể đánh nhãn hầu hết mọi tệp tài liệu Office được tạo trong Word, PowerPoint, Excel, v.v., hoặc thậm chí là tệpOneNote. bạn cũng có thể đánh nhãn cho Office tệp không phải định dạng PDF.)

Trong thư viện, bạn cũng có thể đánh nhãn cho một thư mục. Khi bạn dán nhãn thư mục, nhãn duy trì đó sẽ được áp dụng cho tất cả các tệp trong thư mục đó.

Trong một danh SharePoint, bạn có thể dán nhãn một số loại mục.

Áp dụng nhãn trong OneDrive hoặc SharePoint

  1. Chọn mục. 

  2. Ở góc trên bên phải, chọn Mở ngăn chi tiết Nút Thông tin hoặc Mở ngăn chi tiết

    Nút Mở ngăn chi tiết được tô sáng

  3. Bên dưới Áp dụngnhãn, chọn Chọn nhãn để mở danh sách tùy chọn.

    Trong phần Thuộc tính, bên dưới Áp dụng Nhãn, bấm để mở danh sách tùy chọn.

  4.  Chọn nhãn duy trì thích hợp cho tài liệu của bạn. (Để tìm hiểu về sự khác biệt giữa các nhãn, bạn có thể trỏ đến từng nhãn để xem mô tả về nhãn và thời gian lưu giữ nhãn.)

  5. Nếu tùy chọn Lưu xuất hiện, hãy chọn tùy chọn đó.

Đặt nhãn duy trì mặc định cho thư viện SharePoint liệu

  1. Mở thư viện tài liệu.

  2. Gần phía trên bên phải của cửa sổ, hãy chọn biểu Cài đặt của Biểu tượng Cài đặt hình trong thư viện SharePoint sách mới.  

  3. Chọn Cài đặt thư viện.

  4. Trên trang Cài đặt, bên dưới Quyền và Quản lý, chọnÁp dụng nhãn cho các mục trong danh sách hoặc thư viện này.

  5. Trên trang Áp dụng Nhãn, chọn hộp thả xuống, rồi chọn nhãn bạn muốn áp dụng.

    Nhãn bạn chọn sẽ tự động áp dụng cho tất cả các tệp mới được thêm vào thư viện tài liệu bắt đầu từ bây giờ.

  6. Tùy chọn: Để tự động áp dụng nhãn cho tất cả các tệp hiện có trong thư viện tài liệu, hãy chọn Áp dụng nhãn cho các mục hiện có trong thư viện.

  7. Chọn LƯU.

Lưu ý: Nhãn duy trì có thể được ghi đè ở mức tệp. Nói cách khác, sau khi bạn đã đặt nhãn mặc định cho thư viện, bạn vẫn có thể gán nhãn thay thế cho một mục riêng lẻ hoặc các mục trong thư viện, nếu cần.

Tạo dạng xem có chứa nhãn duy trì

Trong SharePoint (và Teams)—nhưng không phải OneDrive ), bạn có thể tạo dạng xem của thư viện có chứa cột Nhãn hoặc Mục là cột Bản ghi. Dạng xem này cho phép bạn xem nhanh các nhãn duy trì được gán cho tất cả các mục và mục nào là bản ghi. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng bạn không thể lọc dạng xem theo Mục là cột Bản ghi. Sau đây là cách tạo dạng xem như vậy.

Bắt đầu bằng cách làm cho cột Nhãn Duy trì có thể nhìn thấy được: 

  1. Ở phía trên cùng của bất kỳ cột nào, hãy chọn mũi tên xuống Biểu tượng hình V để bung rộng chi tiết., sau đó chọn Cài đặt > Hiện/ẩn cột.

    Tùy chọn Thiết > Hiện/ẩn cột khi một đầu đề cột được chọn trong danh sách hoặc thư viện SharePoint đại
  2. Trong ngăn Chỉnh sửa cột dạng xem, chọn hộp cho nhãn Duy trì.

    Chọn "Nhãn duy trì" để làm cho cột đó hiển thị trong thư viện hoặc danh sách.
  3. Khi bạn đã hoàn tất, chọn Áp dụng.

Nếu muốn, bạn có thể lưu dạng xem để truy nhập nhanh vào một thời điểm sau:

  1. Ở phía cuối bên phải của thanh lệnh, chọn Tùy chọn dạng xem > Dạng xem dưới dạng:

    Bên dưới "Chuyển đổi tùy chọn dạng xem", chọn "Lưu dạng xem dưới dạng".
  2. Gán tên cho dạng xem.

  3. Chọn xem bạn có muốn dạng xem công khai hay không để người khác xem.

  4. Chọn LƯU.

Một số hành động không được phép dùng cho mục được đánh nhãn

Khi một mục có nhãn duy trì, một số hành động không được cho phép—tùy thuộc vào thiết đặt mà người quản trị đã chọn. 

Nếu bạn thấy thông báo trong SharePoint rằng bạn không thể sửa mục được đánh nhãn,đó là vì nó đã được gắn nhãn một bản ghi . Nếu mở khóa trước, bạn có thể chỉnh sửa mục này. Xem phần tiếp theo để biết hướng dẫn.

Mở khóa bản ghi 

Một số nhãn duy trì có khả năng "khóa" một mục vì nó là một bản ghi phải được bảotoàn. Ví dụ: điều này sẽ ngăn mục không bị xóa. Đối với những thứ như hợp đồng, đây là một biện pháp lưu giữ hồ sơ quan trọng. Tuy nhiên, bạn có thể mở khóa các mục để có thể sửa đổi hoặc cập nhật các mục đó bằng phiên bản mới. 

Lưu ý: Việc bạn có thể mở khóa một mục được xác định bằng các thiết đặt dưới quyền kiểm soát của người quản trị, bao gồm cấu hình nhãn, cấu hình trang và liệu bạn có quyền "Đóng góp".

  1. Trong thư viện hoặc danh sách, chọn mục bạn muốn mở khóa.

  2. Gần phía trên bên phải của cửa sổ, chọn Mở ngăn chi tiết Nút Thông tin hoặc Mở ngăn chi tiết

    Nút Mở ngăn chi tiết được tô sáng

  3. Trong ngăn Chi tiết, bên dưới Trạng thái bản ghi, chọn Đã khóa.

  4. Điều khiển chuyển đổi sẽ xuất hiện bên cạnh tên của cài đặt. Bấm vào nút bật tắt để chuyển từ Khóa sang Đã khóa.

    Chọn điều khiển bật tắt để chuyển từ Khóa sang Mở khóa hoặc ngược lại.

Sau khi mục đã được mở khóa, bạn có thể chỉnh sửa mục đó. Khi đã hoàn tất chỉnh sửa, bạn cũng có thể khóa lại mục bằng cách làm theo các bước bên trên và chuyển trạng thái Bản ghi trở lại thành Đã khóa.  

Xem thêm

Đối với người quản trị: So sánh các giới hạn cho những hành động nào được cho phép hoặc bị chặn

Cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn

KHÁM PHÁ NỘI DUNG ĐÀO TẠO >

Sở hữu tính năng mới đầu tiên

Tham gia Microsoft dùng nội bộ >

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×