Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Bài viết này giải thích cách đếm dữ liệu được trả về bởi một truy vấn. Ví dụ, trên một biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn có thể đếm số lượng mục trong một hoặc nhiều trường bảng hoặc điều khiển. Bạn cũng có thể tính toán giá trị trung bình, và tìm các giá trị nhỏ nhất, lớn nhất, sớm nhất và mới nhất. Ngoài ra, Access cung cấp một tính năng có tên là hàng tổng mà bạn có thể sử dụng để đếm dữ liệu trong biểu dữ liệu mà không cần phải thay đổi thiết kế của truy vấn của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu các cách đếm dữ liệu

Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng hàng tổng

Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn tổng

Tham khảo hàm tổng hợp

Tìm hiểu các cách đếm dữ liệu

Bạn có thể đếm số lượng mục trong một trường (một cột giá trị) bằng cách sử dụng hàm Count . Hàm Count thuộc một bộ hàm có tên là các hàm tổng hợp. Bạn sử dụng các hàm tổng hợp để thực hiện một phép tính trên một cột dữ liệu và trả về một giá trị duy nhất. Access cung cấp một số hàm tổng hợp, thêm vào số lượng, chẳng hạn như:

  • Tổng, để tổng hợp một cột số.

  • Trung bình, để trung bình một cột số.

  • Tối đa, để tìm giá trị cao nhất trong một trường.

  • Tối thiểu, để tìm giá trị thấp nhất trong một trường.

  • Độ lệch chuẩn , để đo lường các giá trị rộng rãi như thế nào được phân tán từ giá trị trung bình (nghĩa là a).

  • Phương sai, để đo phương sai thống kê của tất cả các giá trị trong cột.

Access cung cấp hai cách để thêm số lượng và các hàm tổng hợp khác vào một truy vấn. Bạn có thể:

  • Mở truy vấn của bạn ở dạng xem Biểu dữ liệu rồi thêm một hàng Tổng. Hàng tổng cho phép bạn sử dụng hàm tổng hợp trong một hoặc nhiều cột của một tập kết quả truy vấn mà không cần phải thay đổi thiết kế của truy vấn của bạn.

  • Tạo một truy vấn tổng. Truy vấn tổng cộng tính toán tổng phụ qua các nhóm bản ghi. Ví dụ, nếu bạn muốn tổng cộng tất cả doanh số theo thành phố hoặc theo quý, bạn sử dụng truy vấn tổng để nhóm các bản ghi của bạn theo thể loại bạn muốn, rồi tính tổng các số liệu doanh số. Ngược lại, hàng tổng tính tính tổng cuối cho một hoặc nhiều cột (trường) dữ liệu.

Lưu ý: Các phần hướng dẫn sử dụng trong tài liệu này nhấn mạnh bằng hàm Count , nhưng hãy nhớ rằng bạn có thể sử dụng các hàm tổng hợp khác trong tổng số hàng và truy vấn của bạn. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, hãy xem tham khảo hàm tổng hợp ở phần sau trong bài viết này.

Để biết thêm thông tin về những cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Các bước trong các phần sau đây sẽ giải thích cách thêm một hàng tổng và cách thức sử dụng truy vấn tổng để đếm dữ liệu. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng hàm Count hoạt động trên một số lượng lớn các kiểu dữ liệu hơn là thực hiện các hàm tổng hợp khác. Ví dụ, bạn có thể chạy một hàm Count so với bất kỳ loại trường nào, ngoại trừ một dữ liệu vô hướng có chứa phức tạp, chẳng hạn như một trường danh sách đa giá trị.

Ngược lại, nhiều hàm tổng hợp chỉ hoạt động trên dữ liệu trong các trường được đặt thành một kiểu dữ liệu cụ thể. Ví dụ: hàm Sum chỉ hoạt động với các trường được đặt thành các kiểu dữ liệu số, thập phân, hoặc tiền tệ. Để biết thêm thông tin về các kiểu dữ liệu mà mỗi hàm yêu cầu, hãy xem tham khảo hàm tổnghợp, ở phần sau trong bài viết này.

Để biết thông tin chung về kiểu dữ liệu, hãy xem bài viết Sửa đổi hoặc thay đổi kiểu dữ liệu được đặt cho một trường.

Đầu trang

Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng hàng tổng

Bạn thêm hàng tổng vào một truy vấn bằng cách mở truy vấn của bạn trong dạng xem biểu dữ liệu, thêm hàng, rồi chọn hàm Count hoặc hàm tổng hợp khác, chẳng hạn như Sum, tối thiểu, tối đahoặc Trung bình. Các bước trong mục này sẽ giải thích cách tạo truy vấn chọn cơ bản và cách thêm hàng Tổng.

Tạo một truy vấn chọn cơ bản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

    Ảnh Ribbon Access

  2. Trong hộp thoại hiện bảng , hãy bấm đúp vào bảng hoặc bảng mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn của mình, rồi bấm đóng.

    Những bảng đã chọn sẽ xuất hiện dưới dạng cửa sổ trong mục bên trên trình thiết kế truy vấn. Hình này hiển thị một bảng điển hình trong trình thiết kế truy vấn:

    Một truy vấn có ba trường trong lưới thiết kế

  3. Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình.

    Bạn có thể bao gồm các trường có chứa dữ liệu mô tả, chẳng hạn như tên và mô tả, nhưng bạn phải bao gồm trường có chứa các giá trị mà bạn muốn đếm.

    Mỗi trường xuất hiện trong một cột trong lưới thiết kế truy vấn.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Kết quả của truy vấn sẽ được hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu.

  5. Tùy chọn, hãy quay lại dạng xem thiết kế và điều chỉnh truy vấn của bạn. Để làm vậy, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu dành cho truy vấn rồi bấm vào Dạng xem Thiết kế. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh truy vấn nếu cần thiết bằng cách thêm hoặc loại bỏ trường bảng. Để loại bỏ một trường, hãy chọn cột trong lưới thiết kế rồi nhấn DELETE.

  6. Tùy ý, hãy lưu truy vấn của bạn.

Thêm một hàng Tổng

  1. Mở truy vấn của bạn trong dạng xem biểu dữ liệu. Để thực hiện như vậy đối với một cơ sở dữ liệu trong định dạng tệp. accdb, hãy bấm chuột phải vào tab Tài liệu cho truy vấn và bấm dạng xem biểu dữliệu.

    -hoặc-

    Đối với cơ sở dữ liệu định dạng tệp. MDB được tạo bằng một phiên bản Access cũ hơn, trên tab trang đầu, trong nhóm dạng xem , hãy bấm vào mũi tên bên dưới dạng xem và bấm dạng xem biểu dữliệu.

    -hoặc-

    Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào truy vấn. Thực hiện thao tác này chạy truy vấn và tải các kết quả vào biểu dữ liệu.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

    Ảnh Ribbon Access

    Hàng tổng mới xuất hiện bên dưới hàng cuối cùng của dữ liệu trong biểu dữ liệu của bạn.

  3. Trong hàng tổng , hãy bấm vào trường mà bạn muốn tính tổng, rồi chọn đếm từ danh sách.

Ẩn một hàng Tổng

  • Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng một hàng Tổng, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn tổng

Bạn đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn tổng, thay vì một hàng tổng khi bạn cần đếm một số hoặc tất cả các bản ghi được trả về bằng một truy vấn. Ví dụ, bạn có thể đếm số lượng giao dịch bán hàng hoặc số lượng giao dịch trong một thành phố đơn lẻ.

Thông thường, bạn sử dụng truy vấn tổng cộng thay vì hàng tổng khi bạn cần sử dụng giá trị kết quả trong một phần khác trong cơ sở dữ liệu của bạn, chẳng hạn như báo cáo.

Đếm tất cả các bản ghi trong một truy vấn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Ảnh Ribbon Access

  2. Trong hộp thoại Hiển thị Bảng, bấm đúp vào bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình, rồi bấm Đóng.

    Bảng sẽ xuất hiện trong một cửa sổ ở mục bên trên của trình thiết kế truy vấn.

  3. Bấm đúp vào các trường mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn và đảm bảo bạn bao gồm trường mà bạn muốn đếm. Bạn có thể đếm các trường của hầu hết các kiểu dữ liệu, ngoại lệ là các trường có chứa dữ liệu vô hướng phức tạp, chẳng hạn như một trường danh sách đa giá trị.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

    Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và nhóm bằng cách xuất hiện trong hàng cho từng trường trong truy vấn.

  5. Trong hàng tổng , hãy bấm vào trường mà bạn muốn đếm và chọn đếm từ danh sách kết quả.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Kết quả của truy vấn sẽ được hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu.

  7. Tùy ý, hãy lưu truy vấn.

Đếm số bản ghi trong một nhóm hoặc thể loại

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Ảnh Ribbon Access

  2. Trong hộp thoại hiện bảng , hãy bấm đúp vào bảng hoặc bảng mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn của mình, rồi bấm đóng.

    Bảng hoặc bảng xuất hiện trong một cửa sổ ở phần trên của trình thiết kế truy vấn.

  3. Bấm đúp vào trường có chứa dữ liệu thể loại của bạn và trường có chứa các giá trị mà bạn muốn đếm. Truy vấn của bạn không thể chứa các trường mô tả khác.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

    Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và nhóm bằng cách xuất hiện trong hàng cho từng trường trong truy vấn.

  5. Trong hàng tổng , hãy bấm vào trường mà bạn muốn đếm và chọn đếm từ danh sách kết quả.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Kết quả của truy vấn sẽ được hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu.

  7. Tùy ý, hãy lưu truy vấn.

Đầu Trang

Tham khảo hàm tổng hợp

Bảng sau đây liệt kê và mô tả các hàm tổng hợp Access cung cấp để dùng trong tổng số hàng và trong truy vấn. Hãy nhớ rằng Access cung cấp hàm tổng hợp cho các truy vấn nhiều hơn so với cho hàng Tổng. Ngoài ra, nếu bạn làm việc với một dự án Access (Access ngoại vi được kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server), bạn có thể sử dụng tập hợp hàm tổng hợp lớn hơn mà SQL Server cung cấp. Để biết thêm thông tin về tập hợp hàm đó, hãy xem Sách Trực tuyến về Microsoft SQL Server.

Hàm

Mô tả

Sử dụng với (các) loại dữ liệu

Tổng

Thêm các mục vào một cột. Chỉ hoạt động với dữ liệu số và tiền tệ.

Số, Thập phân, Tiền tệ

Trung bình

Tính toán giá trị trung bình cho một cột. Cột phải chứa dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày/giờ. Hàm bỏ qua các giá trị null.

Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ

Số đếm

Đếm số mục trong một cột.

Tất cả các kiểu dữ liệu ngoại trừ những dữ liệu vô hướng có chứa dữ liệu phức tạp, chẳng hạn như cột danh sách đa giá trị.

Để biết thêm thông tin về danh sách đa giá trị, hãy xem bài viết hướng dẫn về trường đa giá trịtạo hoặc xóa một trường đa giá trị.

Tối đa

Trả về mục có giá trị cao nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị cao nhất là giá trị chữ cái cuối cùng và bỏ qua trường hợp truy nhập. Hàm bỏ qua các giá trị null.

Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ

Tối thiểu

Trả về mục có giá trị thấp nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị thấp nhất là giá trị chữ cái đầu tiên và trường hợp bỏ qua truy nhập. Hàm bỏ qua các giá trị null.

Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ

Độ lệch Chuẩn

Đo lường các giá trị rộng rãi như thế nào được phân tán từ giá trị trung bình (nghĩa là a).

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng hàm này, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Số, Thập phân, Tiền tệ

Phương sai

Đo phương sai thống kê của mọi giá trị trong cột. Bạn chỉ có thể sử dụng hàm này trên dữ liệu số và tiền tệ. Nếu bảng chứa dưới hai hàng, Access sẽ trả về giá trị null.

Để biết thêm thông tin về các hàm phương sai, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Số, Thập phân, Tiền tệ

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×