Đếm trong báo cáo

Có thể hữu ích khi có số lượng bản ghi có chứa bao nhiêu bản ghi trong báo cáo. Trong báo cáo gộp nhóm hoặc tóm tắt, bạn có thể hiển thị số lượng bản ghi có bao nhiêu trong từng nhóm. Hoặc, bạn có thể thêm một số dòng vào mỗi bản ghi để giúp bạn dễ dàng tham chiếu đến từng bản ghi. Bài viết này giải thích, từng bước, cách thêm đếm và số dòng vào báo cáo của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Đếm số lượng bản ghi trong báo cáo hoặc nhóm

Dạng xem bố trí cung cấp cho bạn cách nhanh nhất để thêm số đếm vào báo cáo của bạn.

Đếm số bản ghi bằng cách sử dụng dạng xem bố trí

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo, rồi bấm dạng xem bố trí trên menu lối tắt.

  2. Bấm vào một trường mà bạn muốn đếm. Để đảm bảo rằng tất cả các bản ghi được tính, hãy bấm vào một trường mà bạn biết không chứa bất kỳ giá trị null nào, chẳng hạn như trường ID.

  3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Nhóm & Tổng, bấm vào Tổng

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để đếm tất cả các bản ghi trong báo cáo bất kể có giá trị nào trong trường đã chọn, hãy bấm đếm bản ghi.

    • Để đếm chỉ những bản ghi mà có một giá trị trong trường đã chọn, hãy bấm đếm giá trị.

      Lưu ý: Số lượng giá trị không sẵn dùng cho các trường của các kiểu dữ liệu sau đây:

      • Văn bản dài (Bản ghi nhớ)

      • Đối tượng OLE

      • Siêu kết nối

      • Phần đính kèm

  5. Access thêm hộp văn bản vào phần chân trang báo cáo và đặt thuộc tính nguồn điều khiển của nó vào một biểu thức thực hiện hàm Count . Nếu có bất kỳ mức nhóm nào trong báo cáo, bạn cũng có thể thêm một hộp văn bản vào từng chân trang nhóm thực hiện cùng một phép tính.

    Lưu ý: Nếu bạn sử dụng dạng xem bố trí để tạo số lượng trên một trường cụ thể, Access sẽ dựng một biểu thức chỉ đếm những bản ghi đó trong đó trường đó không phải là NULL. Ví dụ, nếu có 10 bản ghi trong báo cáo và bạn thêm số đếm vào một trường có chứa ba giá trị null, hộp đếm văn bản Hiển thị 7 — các bản ghi số có chứa giá trị không phải là NULL. Bạn có thể tránh điều này bằng cách thêm chỉ tính vào các trường không cho phép null (chẳng hạn như trường ID), hoặc bạn có thể sửa nguồn điều khiển của hộp văn bản để nó sẽ luôn đếm tất cả các bản ghi liệu có chứa giá trị null hay không. Để thực hiện điều này:

  6. Chọn hộp văn bản Hiển thị số đếm. Nếu bảng thuộc tính chưa được hiển thị, hãy nhấn F4 để hiển thị.

  7. Bấm vào tab Dữ liệu.

  8. Trong hộp thuộc tính nguồn điều khiển , xóa biểu thức và nhập = Count (*).

  9. Lưu báo cáo và chuyển sang dạng xem báo cáo để xem kết quả.

Đếm số bản ghi bằng cách sử dụng dạng xem thiết kế

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo, rồi bấm vào dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

  2. Ở tab Thiết kế, trong nhóm Điều khiển, bấm Hộp Văn bản.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một số đếm của tất cả các bản ghi trong báo cáo, hãy bấm vào phần đầu trang báo cáo hoặc chân trang báo cáo nơi bạn muốn đặt hộp văn bản.

    • Để thêm số lượng tất cả các bản ghi trong mỗi nhóm của một báo cáo được nhóm, hãy bấm vào phần đầu trang nhóm hoặc chân trang nhóm mà bạn muốn đặt hộp văn bản.

  4. Chọn hộp văn bản, rồi nhấn F4 để hiển thị trang thuộc tính.

  5. Bấm vào tab Dữ liệu.

  6. Trong hộp thuộc tính nguồn điều khiển , nhập = Count (*).

    biểu thức này sử dụng hàm Count để đếm tất cả các bản ghi trong báo cáo hoặc nhóm ngay cả khi một số trường trong một số bản ghi là NULL. Để đếm số bản ghi chỉ có một trường cụ thể không phải là null (ví dụ, SupplierName), hãy dùng biểu thức sau đây thay vì: = Cdbl (NZ (Count ([Supplier]).

Đầu Trang

Thêm số dòng cho mỗi bản ghi trong một báo cáo hoặc nhóm

Bạn có thể nhập số mục trong báo cáo của mình. Ví dụ: trong báo cáo doanh số theo sản phẩm, bạn có thể muốn "1" để đứng trước mục đầu tiên trong nhóm sản phẩm, "2" để đứng trước mục thứ hai, v.v. Khi nhóm sản phẩm tiếp theo bắt đầu, đếm sẽ bắt đầu qua và "1" trước mục đầu tiên.

Đánh số cho các mục trong báo cáo

Bạn có thể nhập số mục trong báo cáo của mình bằng cách sử dụng điều khiển được tính và đặt thuộc tính tổng đang chạy của nó.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo, rồi bấm dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

  2. Ở tab Thiết kế, trong nhóm Điều khiển, bấm Hộp Văn bản.

  3. Trong phần chi tiết của báo cáo, hãy kéo con trỏ để tạo hộp văn bản, đảm bảo rằng nó đủ rộng để phù hợp với số lượng mục lớn nhất.

    Ví dụ, nếu bạn có thể sẽ có đơn hàng 100, bạn sẽ cần khoảng trống ít nhất ba ký tự (100). Nếu nhãn xuất hiện bên cạnh hộp văn bản, hãy xóa nhãn bằng cách bấm vào đó, rồi nhấn DELETE. Nếu bạn đặt hộp văn bản gần lề trái, nhãn có thể bị ẩn bên dưới hộp văn bản. Sử dụng núm điều khiển di chuyển ở góc trên bên trái của hộp văn bản, kéo hộp văn bản sang bên phải để bạn có thể nhìn thấy nhãn. Sau đó, bạn có thể bấm vào nhãn và nhấn DELETE.

  4. Chọn hộp văn bản. Nếu bảng thuộc tính chưa được hiển thị, hãy nhấn F4 để hiển thị.

  5. Bấm vào tab tất cả . Trong hộp thuộc tính tên , hãy nhập tên, chẳng hạn như Txtitemnumber.

  6. Bấm vào tab Dữ liệu.

  7. Trong hộp thuộc tính tổng đang chạy , chọn qua nhóm.

  8. Trong hộp thuộc tính nguồn điều khiển , nhập = 1.

  9. Bấm vào tab Định dạng.

  10. Trong hộp thuộc tính định dạng , nhập #. (ký hiệu Pound theo sau là dấu chấm).

    Định dạng số dòng với khoảng thời gian theo dõi số.

  11. Lưu báo cáo và chuyển sang dạng xem báo cáo để xem kết quả.

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×