Bạn đã nghe nói về Nhóm Microsoft 365 và cách bạn có thể sử dụng chúng trong Outlook nhưng có thể bạn không chắc chắn về cách bắt đầu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua một vài bước cơ bản về cách bạn và nhóm của mình có thể bắt đầu với Nhóm Microsoft 365 trong Outlook. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn một số liên kết đến nội dung chuyên sâu hơn khi bạn sẵn sàng thực hiện nhiều việc hơn.

Nếu bạn không chắc nhóm nào là nhóm nào, trước tiên bạn có thể muốn ghé thăm Tìm hiểu về Microsoft 365 nhóm.

Để sử dụng được nhiều nhất từ Nhóm Microsoft 365 trong Outlook bạn cần có gói Microsoft 365 hỗ trợ Exchange trực tuyến và SharePoint trực tuyến, như Business Premium, E3 hoặc E5.

Lưu ý: Để sử dụng Nhóm Microsoft 365 trong Outlook trên Windows bạn cần sử dụng Outlook trong Chế độ Exchange ẩn. Để biết thêm thông tin về điều đó, hãy xem Bật Chế độ Exchange ẩn.

Chọn một tab bên dưới để tìm thêm thông tin về việc bắt đầu với tính năng đó.

Điều đầu tiên bạn cần làm là tạo nhóm của mình. Tạo nhóm trong nhóm Outlook là một quy trình rất đơn giản. Phiên bản ngắn của câu chuyện là:

  1. Bấm Nhóm Mới từ phần nhóm của Ribbon. Nếu bạn đang sử dụng phiên Outlook trên web thay vì phiên bản trên máy tính, bạn có thể bắt đầu quy trình này bằng cách bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh Mới và chọn Nhóm.

    Trang thông tin Nhóm Mới trong Outlook
  2. Đặt tên cho nhóm của bạn.

  3. Đặt cài đặt quyền riêng tư. Nhóm được đặt là Riêng tư theo mặc định. Điều này có nghĩa là chỉ các thành viên của nhóm mới có thể xem chúng và yêu cầu quyền của chủ sở hữu nhóm để tham gia. Nhóm công cộng có thể được xem và gia nhập bởi bất kỳ ai trong tổ chức của bạn. Cài đặt này không xuất hiện nhóm của bạn với những người bên ngoài tổ chức trừ khi bạn mời cụ thể họ với tư cách là khách.

    Mẹo: Nhóm được đặt là Riêng tư theo mặc định khi họ tạo bằng Outlook trên web. Trong những tháng tới, chúng sẽ ở chế độ Riêng tư theo mặc định khi được tạo bằng bất kỳ ứng dụng Outlook nào.

  4. Hãy quyết định xem bạn có muốn thành viên mới theo dõi nhóm không (Tùychọn nâng cao). Thành viên theo dõi nhóm sẽ nhận được bản sao của từng thư nhóm trong hộp thư đến cá nhân của họ. Các thành viên chỉ tham gia sẽ phải đi đến hộp thư đến chung của nhóm để tham gia vào cuộc hội thoại nhóm.

Thực hiện thêm:

Sau khi tạo nhóm, bạn có thể thêm thành viên vào nhóm. Để thêm thành viên mới:

  1. Đi tới nhóm của bạn trong Outlook bằng cách tìm nhóm đó trên ngăn dẫn hướng ở bên trái. Hộp thư phải nằm bên dưới hộp thư của bạn trong phần Nhóm.

  2. Khi bạn ở trong nhóm của mình, bấm vào Thêm Thành viên trên Dải băng. Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên web hãy bấm vào vị trí cho biết có bao nhiêu thành viên trong nhóm của bạn, gần phía trên cùng bên phải của cửa sổ, rồi bấm vào Thêm thành viên.

    Nhập tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn thêm vào nhóm và bấm OK.
  3. Nhập tên hoặc địa chỉ email của từng người bạn muốn thêm vào trường được cung cấp. Khi bạn thực hiện xong, hãy bấm OK và chúng sẽ được thêm vào. Mỗi người trong số họ sẽ nhận được một thư email chào đón họ đến nhóm và cung cấp cho họ các liên kết thuận tiện để truy nhập nội dung nhóm.

    Mẹo: Nếu bạn muốn thêm tất cả các thành viên của danh sách phân phối hiện có, chỉ cần nhập tên của danh sách phân phối và tất cả chúng sẽ được thêm vào một bước.

Thực hiện thêm:

Cuộc hội thoại trong Nhóm Microsoft 365 Outlook xảy ra trong hộp thư đến chung cho nhóm. Người dùng có thể đọc và trả lời tin nhắn, và các thành viên có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc cuộn trở lại thông qua lịch sử tin nhắn để tìm hiểu những điều đã được thảo luận trước đó. Hộp thư đến được chia sẻ trông rất giống hộp thư đến cá nhân Outlook quen thuộc với người dùng. Mỗi cuộc hội thoại xuất hiện riêng biệt trong danh sách thư ở bên trái và bấm vào một cuộc hội thoại sẽ mở ra trong ngăn đọc. Nếu người dùng đánh dấu một thông điệp hoặc hội thoại là đã đọc nó không ảnh hưởng đến cách các thông báo hiển thị cho các thành viên khác trong nhóm, vì vậy bạn không cần phải lo lắng rằng các thành viên khác có thể bỏ lỡ một thông điệp quan trọng.

Hộp thư đến chung cho nhóm Office 365 là nơi diễn ra cuộc hội thoại.

Mẹo: Một thay đổi gần đây về cách hiển thị thư và được đếm, trongOutlook có thể đã đặt lại số mà bạn nhìn thấy bên cạnh tên nhóm của bạn trong ngăn dẫn hướng Outlook hướng. Nếu bạn muốn đặt lại số đó về số không, bạn có thể bấm chuột phải vào nhóm và chọn Đánh dấu tất cả là đã đọc.

Giờ đây bạn đã tạo được nhóm của mình, hãy bắt đầu cuộc hội thoại mới. Bạn có thể đăng thông điệp mới bằng cách mở hộp thư đến chung cho nhóm và bấm Hội thoại Mới trên Ribbon. Hoặc bạn chỉ cần gửi email đến biệt danh của nhóm. Tất cả thành viên của nhóm sẽ có thể đọc tin nhắn mới mà bạn đã đăng và bất kỳ thành viên nào dõi theo nhóm sẽ nhận được bản sao tin nhắn của bạn trong hộp thư đến cá nhân của họ.

Thực hiện thêm:

Mỗi Nhóm Microsoft 365 nhận được một thư viện tệp dùng chung để bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày hoặc gần như bất kỳ loại tệp nào.

Truy nhập thư viện tệp bằng cách đi tới nhóm của bạn Outlook (trên ngăn dẫn hướng bên trái), rồi bấm tệp trên Dải băng. Thư viện tệp sẽ mở trong một trình duyệt và từ đây, bạn có thể tạo tệp mới, tải lên tệp từ máy tính của mình và thực hiện bất kỳ điều gì khác mà thư viện tài liệu SharePoint thể thực hiện. Hãy nghĩ xem những loại tệp nào sẽ hữu ích để chia sẻ với nhóm của bạn và không bị giới hạn ở những tệp Microsoft Office bạn. Bạn cũng có thể chia sẻ TỆP PDF, ảnh hoặc bất kỳ loại tệp nào khác mà nhóm của bạn sẽ tìm thấy hữu ích.

Bấm vào Tệp trong nhóm Office 365 bạn để xem danh sách các tệp và thư mục được lưu trữ trong nhóm của bạn

Để tải xuống hoặc xóa tệp, chỉ cần chọn tệp và các tùy chọn đó sẽ xuất hiện trên thanh công cụ ở phía trên cùng.

Thực hiện thêm:

Mỗi Nhóm Microsoft 365 có được sổ tay chia sẻ riêng OneNote nơi họ có thể thu thập ý tưởng, cộng tác và lưu trữ nghiên cứu.

Đi đến nhóm của bạn Outlook bằng cách tìm nhóm đó trên ngăn dẫn hướng bên trái, hoặc trongOutlook trên web bằng cách đi đến ô Xếp mọi người. Khi bạn đã ở đó, bấm vào Sổ tay trên Dải băng để mở sổ tay dùng chung của nhóm.

Thu thập và cộng tác trên các ghi chú và ý tưởng trong sổ tay dùng chung OneNote bạn

Lần đầu tiên bạn mở sổ ghi chép chung của nhóm, sổ ghi chép này sẽ mở ra trong trình duyệt OneNote cho web. Bạn có thể thực hiện chỉnh sửa ở đó hoặc nếu bạn có OneNote 2016 và bạn muốn sử dụng chỉ cần bấm vào Chỉnh sửa trong OneNote từ Ribbon. Sau khi bạn đã mở sổ trong OneNote sổ tay sẽ đồng bộ với danh sách sổ tay đang mở và bạn có thể truy nhập sổ tay trực tiếp từ bên trong OneNote mà không cần phải đi đến nhóm đó trước.

Hãy thử đi đến sổ tay OneNote nhóm của bạn và nghĩ xem điều gì có thể hữu ích cho nhóm để thu thập các ý tưởng và cộng tác trên đó. Ví dụ: bạn có thể có một mục dùng để thu thập và nhận xét trên nội dung web liên quan đến nhóm của bạn.

Lưu ý: Sổ tay nhóm của bạn cũng có sẵn cho bạn trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng bằng OneNote cho iOS hoặc Android.

Thực hiện thêm:

Có nhiều khả năng là nhóm của bạn có các sự kiện, cuộc họp, mốc thời gian hoặc các mục khác có thể hưởng lợi từ lịch dùng chung. Mỗi Nhóm Microsoft 365 đều có một lịch dùng chung mà tất cả thành viên có thể xem và đóng góp.

Lịch Nhóm được hiển thị ở Outlook bàn làm việc

Làm việc với lịch của nhóm bạn không khác với làm việc với lịch cá nhân của bạn. Nếu bạn chọn nút lịch trên ngăn dẫn hướng, bạn sẽ thấy lịch cá nhân của mình, cùng với lịch dùng chung của bất kỳ nhóm nào mà bạn là thành viên. Bạn có thể chọn các hộp bên cạnh mỗi lịch mà bạn muốn xem và xem chúng cạnh nhau hoặc chồng lên nhau.

Việc thêm mục vào lịch dùng chung hoạt động giống như trên lịch cá nhân của bạn. Bất kỳ cuộc họp nào mà bạn thêm vào lịch dùng chung cũng sẽ mời các thành viên khác của nhóm vào sự kiện đó để họ có thể có trên lịch của riêng mình. Các cuộc hẹn được thêm vào lịch Nhóm dùng chung sẽ không xuất hiện trên lịch cá nhân của các thành viên khác.

Giờ thì bạn đã nhận được lịch dùng chung, hãy thử thêm bất kỳ cuộc họp hoặc sự kiện sắp tới nào mà nhóm của bạn có thể sẽ tham gia.

Thực hiện thêm:

Vậy bây giờ bạn đã thiết lập và chạy nhóm của mình, bạn sẽ đi từ đâu trên đó?

Xem thêm

Bạn có câu hỏi?

Truy nhập Cộng đồng Kỹ thuật Microsoft để đăng câu hỏi và tham gia vào cuộc hội thoại về Microsoft 365 Nhóm.

Chúng tôi luôn lắng nghe

Ben đã cập nhật bài viết này gần nhất vào 25/06/2021 nhờ có phản hồi của bạn. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không thấy bài viết hữu ích, vui lòng bấm vào các điều khiển phản hồi bên dưới, rồi để lại nhận xét mang tính xây dựng để chúng tôi có thể tiếp tục cải thiện bài viết. Xin cảm ơn!

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×