Bắt đầu với Microsoft các nhóm trong doanh nghiệp nhỏ của bạn

Cách thức chúng tôi làm việc và sống đã thay đổi đáng kể trong vài tuần qua và nhiều doanh nghiệp nhỏ đang thực hiện chuyển tiếp nhanh chóng đến công việc từ xa. Khi doanh nghiệp của bạn hoạt động để trang bị cho nhân viên để làm việc từ xa và kết nối với các khách hàng của bạn hầu như, dưới đây là một tập hợp các hướng dẫn ngắn gọn để giúp bạn nhanh chóng thiết lập và sử dụng các Microsoft Teams. 

Nếu bạn mới bắt đầu thay đổi doanh nghiệp của mình để làm việc từ xa, bạn đã đến đúng nơi. Với Microsoft 365, bạn có thể quản lý một doanh nghiệp hầu như và giữ liên lạc với nhân viên, đối tác và khách hàng của bạn thông qua các cuộc họp trực tuyến, trò chuyện, chia sẻ tệp và các cuộc gọi trong Microsoft Teams. 

Gây ấn tượng mạnh bằng Thông báo

Để được trợ giúp về cách làm việc từ xa, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với ba bước sau:

1. chuẩn bị sẵn sàng

Bắt đầu trở nên dễ dàng. Nếu bạn đã có đăng ký Microsoft 365, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người có giấy phép bao gồm Microsoft Teams. Nếu công ty của bạn chưa có Microsoft Teams, bạn có thể đăng ký bản dùng thử miễn phí 6 tháng của Microsoft 365 Business BASIC, trong đó bao gồm một phiên bản đầy đủ tính năng của Microsoft Teams. 

Tải Microsoft nhóm sẵn sàng cho khách hàng của bạn

Quyền truy nhập của khách cho phép các nhóm trong tổ chức của bạn cộng tác với những người bên ngoài tổ chức của bạn bằng cách cấp cho họ quyền truy nhập vào các nhóm và kênh hiện có trong Microsoft Teams. Bất kỳ ai có tài khoản email dành cho doanh nghiệp hoặc người dùng, chẳng hạn như Outlook, Gmail hoặc những người khác, có thể tham gia với tư cách là khách trong Microsoft Teams có quyền truy nhập đầy đủ vào các trò chuyện nhóm, cuộc họp và tệp. Là người quản trị Microsoft Teams, bạn điều khiển những tính năng mà khách có thể (và không thể) sử dụng trong Microsoft Teams-hãy xem quản lý truy nhập khách.

2. bắt đầu sử dụng nhóm Microsoft

Bây giờ là lúc để bắt đầu sử dụng Microsoft Teams. Bạn có thể sử dụng nó từ web, hoặc cài đặtứng dụng trên máy tính, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động của bạn.

Gặp gỡ từ mọi nơi

Với Microsoft Teams, mọi người có thể sử dụng hội thảo video để liên lạc an toàn với video HD trong khi nhìn thấy và nói chuyện với những người dự khác trong thời gian thực. Điều này sẽ thêm mức tham gia và tương tác với hội thoại như ngôn ngữ của cơ thể và các biểu thức trên khuôn mặt tăng cấp và hiểu rõ hơn.

Gây ấn tượng mạnh bằng Thông báo

Trò chuyện từ bất kỳ nơi đâu

Kết nối trong thời gian thực trên trò chuyện 1:1 riêng tư, trò chuyện nhóm hoặc trong các cuộc hội thoại kênh được hiển thị với toàn bộ nhóm. Lịch sử trò chuyện sẵn dùng tại bất kỳ thời điểm nào để thu hồi các thảo luận và quyết định trước đó. Điều này sẽ thêm nhiều giá trị cho những người mới sắp vào nhóm hoặc cho các thành viên nhóm hiện tại đang tìm cách truy nhập lại ngữ cảnh của hội thoại.

Gây ấn tượng mạnh bằng Thông báo

Cộng tác với khách hàng và nhân viên

Microsoft Teams cung cấp một cách tuyệt vời để giữ liên lạc với cả nhân viên và khách hàng của bạn.

Giúp mọi người trong tổ chức của bạn cài đặt Microsoft Teams trên thiết bị của họ. Để biết thêm thông tin, hãy xem tải xuống các nhóm Microsoft.

VớiMicrosoft Teams bạn có thể gửi tin nhắn tức thời, chia sẻ tệp và giữ cuộc họp. Bạn có thể mời mọi người vào một cuộc họp, ngay cả khi họ không có Microsoft Teams. Đối với cộng tác thời gian thực với trò chuyện, chia sẻ tài liệu và cuộc gọi, bạn có thể mời mọi người bên ngoài doanh nghiệp của bạn thành một thành viên trong nhóm của bạn.

Tạo và sắp xếp các nhóm

Nhóm trong Microsoft Teams được thiết kế để mang lại cùng một nhóm những người làm việc chặt chẽ để hoàn thành công việc. Các nhóm có thể được động cho công việc dựa trên Project (ví dụ: khởi động sản phẩm) hoặc liên tục, dựa trên các phòng ban hoặc vị trí Office của công ty bạn. Bạn cũng có thể thiết lập nhóm toàn tổ chức để đưa tất cả mọi người trong tổ chức của mình.

Kênh là các phần chuyên dụng trong một nhóm để giữ các cuộc hội thoại được sắp xếp theo chủ đề cụ thể, dự án hoặc môn học. Hội thoại, tệp và ghi chú cho mỗi kênh chỉ hiển thị với các thành viên của nhóm đó.

Gây ấn tượng mạnh bằng Thông báo

Gây ấn tượng mạnh bằng Thông báo

Lưu trữ và chia sẻ tệp

Khi nhóm của bạn làm việc cùng nhau từ xa, bạn sẽ có các tệp mà bạn sẽ muốn chia sẻ và cộng tác trên, cả bên trong và bên ngoài công ty. Microsoft Teams giúp bạn dễ dàng chia sẻ tệp và làm việc cùng nhau. Nếu tài liệu của bạn Word, Excel hoặc PowerPoint các tệp đồng nghiệp và khách hàng của bạn thậm chí có thể xem, chỉnh sửa và cộng tác trên đó, ngay trong Microsoft Teams.

Hãy đảm bảo rằng các tài liệu khóa của công ty bạn đã lưu trong đám mây và sẵn sàng được chia sẻ an toàn với khách hàng, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và những người khác trong doanh nghiệp của bạn. Giữ các tệp trong đám mây cũng có nghĩa là bạn sẽ nhận được những lợi ích của sao lưu và khả năng phục hồi khỏi thất bại của ổ đĩa cứng, các cuộc tấn công ransomware và các rủi ro khác.

3. giúp mọi người sẵn sàng

Để giúp nhân viên của bạn tận dụng tối đa Microsoft Teams, bạn có thể chia sẻ với các nối kết sau đây để kết thúc tài nguyên đào tạo người dùng:

  • Xem một loạt các video bắt đầu nhanh ngắn cho một hướng của Microsoft Teams.

  • Xem video cuộc họp để tìm hiểu cách sử dụng cuộc họp.

  • Tạo hoặc thúc đẩy nhóm toàn bộ tổ chức của bạn làm nơi để tìm hiểu và hoàn thành công việc.

Bước tiếp theo

Để có thêm bổ nhào sâu hơn vào chức năng của Microsoft Teams...

Bảo mật cho doanh nghiệp của bạn khi nó chạy từ xa

Tính năng bảo mật được đề xuất cao là xác thực đa yếu tố (MFA). Thêm MFA cho các nhân viên từ xa yêu cầu họ nhập mã bảo mật nhận được bằng một văn bản, cuộc gọi điện thoại hoặc ứng dụng xác thực khi họ đăng nhập vào Microsoft 365. Nếu một hacker được giữ mật khẩu của người khác thông qua một cuộc tấn công lừa đảo, họ không thể dùng nó để truy nhập vào tài khoản và dữ liệu của công ty. Bạn có thể thêm tính năng bảo vệ MFA từTrung tâm Quản trị Microsoft 365: thiết lập MFA cho các thiết bị di động.

Mẫu Microsoft nhóm

Để triển khai trong tổ chức của bạn dễ dàng hơn và sắp xếp hợp lý hơn, hãy xem các mẫu sẵn dùng đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ. Các mẫuMicrosoft Teams cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo nhóm bằng cách cung cấp một mẫu thiết đặt được xác định trước, kênh và các ứng dụng được cài đặt sẵn, trong khi hướng dẫn người dùng để bắt đầu sử dụng Microsoft Teams hiệu quả. Xem mục bắt đầu với các mẫu nhóm cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hệ thống điện thoại doanh nghiệp

Hãy tắt bất kỳ thiết bị PC, máy Mac hoặc di động nào vào điện thoại doanh nghiệp đang làm việc bằng cách thêm tiếng nói Microsoft 365 Business vào thuê bao của bạn. Cung cấp cho nhân viên số điện thoại cơ quan của riêng mình để thực hiện và nhận cuộc gọi, thiết lập hệ thống menu cuộc gọi để định tuyến cuộc gọi, thêm hội thảo âm thanh và thiết lập cả số điện thoại và số miễn phí cho doanh nghiệp của bạn. Thực hiện tất cả những điều này trong khi thay thế các nhà cung cấp điện thoại truyền thống và các hệ thống điện thoại trong nhà có thể tốn kém và khó quản lý.

Xem Thêm

Trao quyền làm việc từ xa cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×