Các tổ chức và nhóm có tất cả các hình dạng và quy mô khác nhau, và thành viên nhóm có thể ở địa phương hoặc trải rộng trên toàn thế giới. Họ có thể bao gồm nhà cung cấp và nhà thầu cùng với nhân viên toàn thời gian. Sáng kiến và công việc có thể kéo dài ở các doanh nghiệp, tổ chức và nhóm dự án nhỏ.
Microsoft 365 — bao gồm Teams, SharePoint và OneDrive — được thiết kế để trở thành một bộ công cụ chung nhằm cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn những cách thức tích hợp và linh hoạt để làm việc cho các dự án và nhiệm vụ của họ.
Hướng dẫn này tập trung vào các chức năng mạnh mẽ của Teams, SharePoint và OneDrive, bao gồm lưu trữ tài liệu, cộng tác, chia sẻ và hội thoại. Bạn không cần phải sử dụng một công cụ duy nhất để hoàn thành công việc của mình — mỗi công cụ hoạt động cùng nhau để cung cấp hiệu suất tối ưu.
Đây là ví dụ về cách bạn có thể dùng những dịch vụ này cùng nhau: Khi bạn tạo một nhóm, một nhóm Office 365 và một site nhóm SharePoint sẽ được tự động tạo ra cho bạn. Bạn có thể tải lên tài liệu của SharePoint site nhóm. Sau đó, khi bản thảo tài liệu đặc tả của bạn đã sẵn sàng để xem lại, rất dễ dàng thêm tệp vào nhóm Teams của bạn và sử dụng hệ thống dựa trên trò chuyện để cho mọi người biết tệp đã sẵn sàng để xem lại. Các thành viên nhóm có thể mở tệp ngay trong Teams bắt đầu thực hiện thay đổi hoặc chú thích. Nếu một thành viên nhóm lưu trữ tệp trong OneDrive nhóm, bạn cũng có thể thêm tệp đó vào kênh Teams bằng cách sử dụng tab Tệp trong Teams. Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể di động cùng với các Teams để các thành viên trong dự án của bạn có thể làm việc từ mọi nơi.
Tóm tắt
Bảng này cung cấp tóm tắt ở mức cao về cách bạn có thể sử dụng các công cụ Teams, SharePoint và OneDrive trong các trường hợp khác nhau. Cuộn trang xuống để biết thêm thông tin.
|
(Các) người dùng chính |
Tuyệt vời cho... |
Kiểm soát chia sẻ và truy nhập |
Hội thoại và giao tiếp
|
|
|
|
Nhóm |
Project định hướng đến việc hội thoại, làm việc cùng nhau trong tệp, gọi điện và họp ngay tại nơi công việc đang diễn ra. |
Teams thể công khai (mở cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn) hoặc riêng tư (tư cách thành viên được quản lý). |
Liên lạc trong thời gian thực với người cùng nhóm trong môi trường dựa trên trò chuyện và trong các cuộc họp trực tuyến. |
|
|
Nhóm, nhóm, tổ chức |
Lưu trữ tệp trong đám mây và chia sẻ chúng với nhóm hoặc tổ chức của bạn, bằng cách sử dụng quản lý quyền mạnh mẽ và tạo tính năng phong phú sẵn có để thêm vào kênh Teams của bạn. |
Chia sẻ tệp với nhóm, tổ chức và người dùng bên ngoài của bạn. Sử dụng Office 365 nhóm để kiểm soát quyền truy nhập trên site nhóm hoặc thiết lập các quyền mạnh mẽ hơn đối với site và tài liệu. |
Liên lạc bằng SharePoint Tin tức. Bạn cũng có thể thêm tin tức Teams vào kênh của mình. Và bạn có thể thêm chú thích và thích vào SharePoint trang. |
|
|
Cá nhân và nhóm |
Lưu trữ và đồng bộ tệp trong đám mây và truy nhập chúng từ mọi nơi trên mọi thiết bị. Lý tưởng cho công việc đang thực hiện và chia sẻ với các cá nhân cụ thể. |
Tài liệu là riêng tư cho đến khi bạn chia sẻ tài liệu. Chia sẻ tệp riêng lẻ và làm việc trên Office liệu với người khác cùng một lúc. |
Chú thích trên tài liệu và sử dụng ký hiệu @ cùng với tên của người khác. Người bạn đề cập đến sẽ nhận được thư với một liên kết đến nhận xét của bạn. |
Sử dụng Teams, SharePoint và Trình OneDrive
Bạn có thể lưu trữ và chia sẻ tệp bằng SharePoint, OneDrive và Microsoft Teams. SharePoint ghim mỗi công cụ trong số này, nhưng mỗi công cụ có thể được dùng theo cách riêng của họ để tăng tốc cộng tác và hiệu quả trong các tình huống khác nhau.
Lưu ý:
-
Khi bạn tạo một nhóm mới hoặc kênh riêng tư trong Microsoft Teams nhóm, site nhóm trong SharePoint sẽ được tạo tự động. Để chỉnh sửa mô tả site hoặc phân loại cho site nhóm này, hãy đi đến cài đặt của kênh tương ứng trong Microsoft Teams.
-
Tìm hiểu thêm về quản lý Microsoft Teams nhóm được kết nối.
Khi bạn cộng tác trong thời gian thực, tiết kiệm thời gian tuyệt vời để dễ dàng truy nhập các tệp quan trọng đối với dự án của bạn. Các tệp được chia sẻ Microsoft Teams sẵn dùng ngay tại nơi bạn đang tham gia cuộc hội thoại và cuộc họp và nhóm của bạn có thể sở hữu chúng cùng nhau. Tài liệu được chia sẻ Microsoft Teams được lưu trữ SharePoint nên bạn sẽ có thể sử dụng tốt nhất cả hai loại tài liệu này.
Bạn có thể liên lạc thông qua trò chuyện theo luồng và liên tục và giữ cho mọi người biết. Trong Microsoft Teams tin, bạn cũng có thể trò chuyện riêng tư với bất kỳ liên hệ nào, ngay cả khi họ ngoại tuyến - điều này đặc biệt thuận tiện khi liên hệ của bạn đang ở một múi giờ khác. Với lịch sử hội thoại liên tục, bạn có thể bắt đầu và tiếp tục trao đổi bất cứ lúc nào. Sử dụng trò chuyện riêng tư để đồng tác giả tài liệu theo thời gian thực và tiếp tục cộng tác sau khi thực hiện cuộc gọi. Bạn thậm chí có thể ghim các cuộc trò chuyện quan trọng để dễ dàng truy xuất.
Teams thể công khai hoặc riêng tư. Nhóm công khai được mở cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn. Tư cách thành viên trong các nhóm riêng tư được quản lý.
Tìm hiểu thêm về Microsoft Teams.
Mỗi Teams kênh đều có SharePoint site nhóm và SharePoint site nhóm nào cũng có một Teams nhóm. SharePoint vời để lưu trữ tệp trong đám mây và giúp nhiều người xem dễ dàng truy nhập. Đồng thời, bạn có thể tận dụng lợi thế của tính năng quản lý quyền tệp mạnh mẽ, dòng quy trình tài liệu, chính sách duy trì và nhiều nội dung khác. Dưới đây là những cách làm việc với các SharePoint:
-
Cộng tác trên các tệp trong Teams, tạo trang, sử dụng sổ tay dùng chung và sử dụng nhóm Office 365 tích hợp để tập hợp các cuộc hội thoại, lịch và nhiệm vụ.
-
Mở rộng quyền và quyền sở hữu trong một nhóm rộng hơn. Nếu một tài liệu rất quan trọng đối với thành công của một dự án, thì tốt nhất là nên có những người khác ngoài bạn có thể kiểm soát điều gì xảy ra ở site đó.
-
Cấp quyền theo site, thay vì theo từng tài liệu riêng lẻ. Nếu mọi người có quyền truy cập vào site nhóm, thì họ sẽ có quyền truy cập vào những tài liệu lưu giữ trong site đó.
-
Tạo các trang site hấp dẫn và hiệu quả để sắp xếp thông tin, đăng tin tức, cung cấp thông tin liên hệ và cung cấp dẫn hướng đến tài liệu, phương tiện và các loại thông tin khác.
Tìm hiểu thêm về SharePoint.
Tệp cá nhân hoặc tài liệu mà chỉ mình bạn đang làm việc có thể được lưu trữ an toàn trên OneDrive. Hãy xem nó như kho lưu trữ cá nhân của bạn – một phiên bản điện toán đám mây của Tài liệu của Tôi. Tệp luôn đồng bộ và sẵn dùng để truy nhập ngay cả khi bạn ngoại tuyến. Với OneDrive, tệp của bạn luôn bên bạn và sẵn sàng để chia sẻ. Về mặt tuổi thọ, điều này OneDrive tốt cho công việc đang tiến hành. Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể tận dụng lợi thế của OneDrive:
-
Bạn muốn chia sẻ các tệp riêng lẻ với chỉ vài người, hoặc không chia sẻ gì cả.
Tài liệu bạn đặt trong OneDrive là riêng tư cho đến khi bạn chia sẻ chúng. Bạn có thể chia sẻ tệp riêng lẻ và làm Office đồng thời với người khác. Điều này khiến OneDrive cho cơ quan hoặc trường học trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho những tài liệu nháp mà không ai khác ngoài bạn cần xem. Ví dụ: bạn đang viết bài đăng blog có thể không được liên kết với dự án nào, đồng thời muốn một vài đồng nghiệp xem lại bài đăng trước khi bạn đăng. Trong trường hợp này, bạn muốn mọi người sử dụng tài liệu một lần mà không cần thông tin về ngữ cảnh hoặc dung lượng lưu trữ bổ sung. Mọi thứ họ cần chỉ là một liên kết dẫn tới tài liệu và quyền chỉnh sửa. Ngoài ra, bạn có thể chú thích trên tài liệu và sử dụng ký hiệu @ cùng với tên của người khác, đồng thời, người mà bạn đề cập đến sẽ nhận được thư kèm theo liên kết đến chú thích của bạn.
-
Đăng tệp từ một OneDrive lên kênh Teams bạn để xem lại.
-
Bạn không thể xác định một site nhóm hiện tại để lưu tài liệu của mình ở đó và bạn không nghĩ rằng mục đích của tài liệu này đòi hỏi phải tạo site nhóm mới.
Để biết thêm thông tin chuyên sâu, hãy xem Tôi có nên lưu tài liệu vào tài OneDrive cho site nhóm không?
