Các loại và tùy chọn cột danh sách cũng như thư viện

Các loại và tùy chọn cột danh sách cũng như thư viện

Loại cột sẽ xác định cách lưu trữ dữ liệu và hiển thị trong danh sách hoặc thư viện. Khi bạn tạo một cột cho danh sách hoặc thư viện, bạn chọn một kiểu cột cho biết loại dữ liệu mà bạn muốn lưu trữ trong cột, chẳng hạn như các số chỉ, văn bản có định dạng hoặc một số được tính toán tự động.

Bạn có thể tạo danh sách trong Microsoft SharePoint, ứng dụng danh sách trong Microsoft 365 hoặc nhóm. Tìm hiểu cách bắt đầu với các danh sách trong Microsoft nhóm.

Bài viết này thảo luận về các loại cột mà bạn có thể tạo và khi nào dùng từng loại cột. Các cột được thêm vào một hoặc nhiều dạng xem của danh sách hoặc thư viện để giúp bạn hiển thị dữ liệu theo cách có ý nghĩa. Tùy thuộc vào tổ chức của bạn, các loại cột bổ sung có thể sẵn dùng. 

Lưu ý: Bạn có thể Thêm, thay đổi, hiện/ẩnhoặc xóa các cột trong một danh sách hoặc thư viện, cũng như tạo hoặc xóa một danh sách khỏi trang hoặc site trong SharePoint. Để biết thêm thông tin về việc quản lý danh sách hoặc thư viện có nhiều mục, hãy xem quản lý danh sách và thư viện lớn trong SharePoint.

Chọn dạng xem SharePoint của bạn từ một trong các tab sau đây:

Cột giúp bạn tạo các dạng xem có ý nghĩa của các mục trong danh sách hoặc thư viện. Bằng cách sử dụng cột, bạn có thể sắp xếp, nhóm và lọc các mục và bạn cũng có thể tính toán dữ liệu về các mục tự động và hiển thị các kết quả của các phép tính đó. Cột cũng cho phép bạn xác định những thông tin nào cần được nhập về một mục khi ai đó thêm một mục vào danh sách hoặc thư viện. Khi một mục được thêm vào, một biểu mẫu xuất hiện và cung cấp các trường và tùy chọn để nhập thông tin. Khi bạn tạo một danh sách hoặc thư viện, các cột nhất định, chẳng hạn như tiêu đề hoặc sửa đổi theo, được tạo tự động. Bạn có thể tạo các cột bổ sung để phù hợp với nhu cầu của bạn. Các cột mà bạn tạo xác định các trường và tùy chọn xuất hiện trong biểu mẫu đó và các cột có thể được thêm vào dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Bạn chỉ định loại cột mà bạn muốn khi tạo một cột. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể chọn một kiểu cột khác cho một cột hiện có, nhưng điều này tùy thuộc vào loại và mức độ dữ liệu nào hiện đang được lưu trữ trong cột. Thay đổi kiểu cột của một cột hiện có có thể làm hỏng dữ liệu đã được lưu trữ trong cột. Vì những lý do này, điều quan trọng là bạn phải quyết định loại dữ liệu mà bạn muốn lưu trữ trước khi tạo một cột. Khi quyết định loại cột nào bạn muốn, hãy cân nhắc những điều sau đây:

  • Bạn muốn lưu trữ loại dữ liệu nào? Chỉ các chữ cái? Chỉ số? Văn bản đã định dạng? Ví dụ, bạn không thể lưu trữ thư trong một cột số . Biết được những loại dữ liệu nào bạn muốn lưu trữ là bước đầu tiên hướng đến việc chọn kiểu cột thích hợp nhất.

  • Bạn có muốn sử dụng dữ liệu trong các phép tính tài chính không? Nếu vậy, kiểu cột tiền tệ là tùy chọn tốt nhất.

  • Bạn có muốn dùng dữ liệu trong các phép tính toán học không? Các phép tính chính xác như thế nào? Bạn có thể tính toán dữ liệu trong các cột số hoặc tiền tệ nhưng không phải cột văn bản . Ngoài ra, các phép tính trong một cột tiền tệ là chính xác nhất.

  • Bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong cột như thế nào? Trong cột văn bản , số được sắp xếp thành các chuỗi ký tự (1, 10, 100, 2, 20, 200, v.v.), chứ không phải là giá trị số. Để sắp xếp các số dưới dạng giá trị số, hãy sử dụng cột số hoặc tiền tệ . Ngoài ra, nhiều định dạng ngày tháng không được sắp xếp đúng nếu chúng được lưu trữ trong cột văn bản . Để đảm bảo sắp xếp đúng ngày, hãy dùng cột ngày tháng và thời gian .

  • Bạn có muốn đảm bảo rằng mọi người có thể nhập thông tin trong cột không? Nếu vậy, bạn có thể xác định rằng cột là bắt buộc và mọi người không thể thêm một mục mà không cần nhập thông tin.

Được dùng để thu thập và hiển thị số lượng nhỏ văn bản không được định dạng trong một dòng đơn, bao gồm:

  • Chỉ văn bản, chẳng hạn như tên, tên họ, hoặc tên bộ phận

  • Tổ hợp văn bản và số, chẳng hạn như địa chỉ đường phố hoặc số tài khoản

  • Các số không được dùng trong các phép tính, chẳng hạn như số ID nhân viên, số điện thoại, mã bưu chính hoặc số phần

Một dòng có cột văn bản có thể hiển thị tối đa 255 ký tự trong một dòng đơn. Nếu bạn đang tạo một cột cho danh sách hoặc thư viện và muốn hiển thị văn bản có định dạng hoặc nhiều dòng văn bản cùng một lúc, hãy tạo nhiều dòng cột văn bản . Bạn có thể thay đổi một dòng cột văn bản hiện có vào một dòng nhiều cột văn bản mà không làm mất dữ liệu nào được lưu trữ trong cột.

Bạn có thể tùy chỉnh một dòng cột văn bản đơn lẻ theo những cách sau:

  • Gán giới hạn ký tự    Giới hạn số lượng ký tự bằng cách đặt số lượng ký tự tối đa mà bạn muốn. Ví dụ, nếu các cửa hàng cột năm số ID của nhân viên, bạn có thể sử dụng tính năng này để giúp đảm bảo rằng mọi người chỉ nhập năm ký tự.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị văn bản cụ thể khi có ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người nhập văn bản khác nếu họ cần làm như vậy. Khi bạn đặt giá trị mặc định, mọi người có thể nhập thông tin nhanh hơn bằng cách chấp nhận mặc định, trừ khi họ cần phải thay đổi. Ví dụ, nếu cột lưu trữ tên của một công ty được gán cho một dự án và tổ chức của bạn hoạt động với một công ty cụ thể cho hầu hết các dự án, bạn có thể nhập tên của công ty đó làm giá trị mặc định. Kết quả là tên công ty sẽ tự động xuất hiện khi một dự án mới được thêm vào danh sách và các thành viên trong nhóm không cần phải nhập tên.

    Một giá trị mặc định có thể là văn bản mà bạn chỉ định hoặc là kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Các giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị văn bản cụ thể nhưng văn bản có thể khác nhau tùy thuộc vào ai đã thêm mục, khi mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức thay vì văn bản cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một giá trị dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống chẳng hạn như [Today], để cho biết ngày hiện tại hoặc [tôi], để hiển thị tên của người thêm hoặc thay đổi mục

Đã sử dụng trong danh sách hoặc thư viện để thu thập và hiển thị văn bản có định dạng hoặc văn bản dài và số trên nhiều dòng, chẳng hạn như mô tả của một mục. Nhiều dòng của cột văn bản có thể lưu trữ lên đến 63.999 ký tự và bạn có thể xác định số dòng văn bản mà bạn muốn hiển thị khi mọi người nhập thông tin về một mục. Loại cột này sẽ hiển thị tất cả văn bản khi cột được xem trong danh sách hoặc thư viện.

Bạn có thể tùy chỉnh nhiều dòng cột văn bản theo những cách sau:

  • Gán giới hạn Hiển thị    Giới hạn số dòng xuất hiện khi mọi người nhập thông tin về một mục có số dòng cho thiết đặt chỉnh sửa . Ví dụ, nếu các cửa hàng cột ghi chú dài về một sự kiện lịch, bạn có thể chọn để hiển thị mười dòng văn bản. Điều này giúp mọi người dễ dàng truy nhập thông tin vì họ có thể dễ dàng nhìn thấy tất cả văn bản đã nhập. Ngược lại, nếu chỉ lưu trữ cột hoặc hai câu về một sự kiện, bạn có thể chọn chỉ hiển thị hai hoặc ba dòng văn bản.

    Nếu bạn gán giới hạn Hiển thị, nó không giới hạn số lượng văn bản xuất hiện khi cột xuất hiện trong danh sách. Tất cả văn bản đã nhập cho một mục sẽ xuất hiện trong cột.

  • Bật hoặc tắt định dạng văn bản   (chỉ sẵn dùng trong danh sách) sử dụng văn bản phong phú nâng cao (văn bản có định dạng với ảnh, bảng và siêu kết nối) sẽ đặt mọi người có thể áp dụng định dạng chẳng hạn như đậm, nghiêng hoặc màu sắc cho văn bản. Nếu đã tắt, danh sách sẽ không hỗ trợ bất kỳ tùy chọn định dạng nào; Nếu được bật, danh sách sẽ hỗ trợ định dạng cơ bản, chẳng hạn như đậm, nghiêng, dấu đầu dòng hoặc danh sách đánh số, văn bản có màu và màu nền, cũng như siêu kết nối, ảnh và bảng.

  • Chắp Thêm các thay đổi   (chỉ sẵn dùng trong danh sách) nếu lập phiên bản đã được bật cho danh sách, hãy chắp thêm những thay đổi cho văn bản hiện có xác định xem người nào có thể thêm văn bản mới về một mục mà không thay thế bất kỳ văn bản hiện có nào về mục đó hay không. Nếu bạn chọn không chắp thêm thay đổi, văn bản mới về một mục sẽ thay thế bất kỳ văn bản hiện có nào về mục đó trong cột. Nếu bạn chọn chắp thêm các thay đổi, mọi người có thể nhập thông tin bổ sung về một mục, trong khi cũng xem văn bản đã được nhập trước đó và ngày và thời gian mà văn bản đã được nhập vào. Khi được xem trong một danh sách, không phải là một trường trong biểu mẫu mục, cột sẽ hiển thị các mục nhập dạng xemsiêu kết nối, thay vì văn bản và mọi người có thể bấm vào siêu kết nối để xem tất cả thông tin được lưu trữ trong cột cho mục đó.

    Quan trọng: Nếu bạn tắt tùy chọn này sau khi tạo cột, tất cả thông tin ngoại trừ mục nhập gần đây nhất sẽ bị xóa.

Thêm dữ liệu vị trí phong phú từ bản đồ Bing hoặc thư mục tổ chức của bạn. Cột vị trí cung cấp các cột bổ sung để lọc, sắp xếp và tìm kiếm theo thông tin liên quan bao gồm địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang, quốc gia hoặc khu vực, mã bưu chính, toạ độ hoặc tên.

Được dùng để lưu trữ các giá trị số không phải là giá trị tiền tệ.

Mẹo chọn cột số hoặc tiền tệ

Cả hai loại cột số và tiền tệ đều lưu trữ các giá trị số . Sử dụng cột số để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính toán học không phải là các phép tính tài chính hoặc không yêu cầu mức độ chính xác cao. Sử dụng cột tiền tệ để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính tài chính hoặc trong trường hợp bạn không muốn làm tròn số trong phép tính. Không giống như cột số , một cột tiền tệ là chính xác 15 chữ số ở bên trái của dấu thập phân và 4 chữ số sang bên phải. Cả hai loại cột sốtiền tệ đều cung cấp các định dạng được xác định trước để xác định cách dữ liệu xuất hiện.

Bạn có thể tùy chỉnh một cột số theo những cách sau:

  • Xác định giá trị tối thiểu và tối đa    Giới hạn phạm vi số mà mọi người có thể nhập. Ví dụ, nếu cột lưu trữ số lượng công việc đã được hoàn thành đối với một nhiệm vụ là một tỷ lệ phần trăm, bạn có thể xác định không làm giá trị tối thiểu và 100 làm giá trị tối đa. Tương tự, nếu cột lưu số người dự cho sự kiện và bạn muốn giới hạn người dự vào một số cụ thể, bạn có thể nhập số lượng người dự tối đa là giá trị tối đa.

  • Bao gồm vị trí thập phân    Xác định xem các số chứa vị trí thập phân và số lượng vị trí thập phân để lưu trữ. Nếu cột có thể cần lưu trữ số có hơn năm vị trí thập phân, bạn có thể chọn tự động khi chọn số lượng vị trí thập phân để đưa vào. Tự động cũng là một lựa chọn tốt nếu cột lưu trữ kết quả của các phép tính và bạn muốn kết quả là chính xác nhất có thể. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đảm bảo rằng tất cả các giá trị trong cột đều có cùng số vị trí thập phân, thì đó là một ý kiến hay để giới hạn số lượng vị trí thập phân thành bằng không, chỉ đối với toàn bộ số hoặc số thập phân khác đến năm.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị một số cụ thể khi ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người nhập các số khác nhau nếu họ cần làm như vậy. Một giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu số máy tính mà mỗi thành viên nhóm có và mỗi thành viên nhóm có ít nhất một máy tính, hãy nhập 1 làm giá trị mặc định. Kết quả là 1 sẽ tự động xuất hiện khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên trong nhóm không cần phải nhập số.

    Một giá trị mặc định có thể là một số mà bạn chỉ định hoặc là kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Các giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị một số cụ thể nhưng số có thể khác nhau tùy thuộc vào ai đã thêm mục, khi mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức, thay vì một số cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một số dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống.

  • Định dạng số dưới dạng tỷ lệ phần trăm    Thiết đặt Hiển thị như phần trăm cho phép bạn hiển thị và lưu trữ số dưới dạng tỷ lệ phần trăm và để xử lý nó dưới dạng tỷ lệ phần trăm khi nó được dùng để tính toán các giá trị khác.

Được dùng để lưu trữ True/false hoặc có/không có thông tin, chẳng hạn như có ai đó sẽ tham dự sự kiện. Cột có/không xuất hiện dưới dạng một hộp kiểm đơn khi mọi người nhập thông tin về một mục. Để cho biết , thành viên nhóm, hãy chọn hộp kiểm. Để cho biết không, các thành viên nhóm sẽ xóa hộp kiểm.

Dữ liệu trong cột có/không có thể được sử dụng trong các phép tính cho các cột khác. Trong những trường hợp này, được chuyển đổi thành giá trị số của một (1) và không được chuyển đổi thành giá trị số không (0).

Bạn có thể tùy chỉnh cột có/không bằng cách chọn một giá trị mặc định cho nó. Một giá trị mặc định là vùng chọn sẽ tự động xuất hiện khi có người thêm một mục mới. Mọi người có thể chọn một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Đối với một cột có/không , bạn có thể xác định xem hộp kiểm được chọn tự động hay không, cho biết giá trị yes hay không, chỉ ra giá trị không .

Được dùng để cung cấp danh sách những người và nhóm có thể tìm kiếm mà mọi người có thể chọn khi họ thêm hoặc chỉnh sửa mục. Ví dụ, trên một danh sách nhiệm vụ, một người hoặc cột Nhóm có tên được gán để có thể cung cấp một danh sách những người mà một nhiệm vụ có thể được gán cho. Nội dung của danh sách này phụ thuộc vào cách thức các dịch vụ thư mục và nhóm SharePoint đã được cấu hình cho site. Để tùy chỉnh nội dung của danh sách, bạn có thể cần liên hệ với người quản trị của bạn.

Bạn có thể tùy chỉnh một người hoặc cột Nhóm theo những cách sau:

  • Cho phép nhiều lựa chọn    Cho phép mọi người chọn như nhiều tùy chọn khi họ thích hoặc giới hạn số lượng lựa chọn chỉ với một tùy chọn.

  • Bao gồm hoặc loại trừ các nhóm người    Xác định xem danh sách có chỉ bao gồm những người có cá nhân hay không, bao gồm các danh sách phân phối email và nhóm SharePoint. Ví dụ, trên một danh sách nhiệm vụ, bạn có thể muốn chỉ bao gồm những người riêng lẻ để đảm bảo rằng một người cụ thể chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Trong danh sách dự án, bạn có thể muốn đưa vào danh sách phân phối email và các nhóm SharePoint để đảm bảo nhóm được liên kết với từng dự án.

Lưu ý: Trạng thái hiện diện, trước đây có sẵn với tên (có hiện diện), không sẵn dùng trong các trình duyệt hiện đại. Tổ chức của bạn có thể chọn để hiện diện sẵn dùng bằng cách làm theo các bước trong Hiển thị một site SharePoint cổ điển trong chế độ tài liệu Internet Explorer 10.

Được dùng để lưu trữ các ngày trong lịch, hoặc cả ngày và thời gian. Định dạng ngày thay đổi tùy theo thiết đặt vùng cho site. Nếu định dạng mà bạn muốn không sẵn dùng, hãy yêu cầu người quản trị của bạn thêm hỗ trợ cho khu vực thích hợp vào site.

Bạn có thể tùy chỉnh cột ngày tháng và thời gian theo những cách sau:

  • Chỉ bao gồm ngày hoặc cả ngày tháng và thời gian    Xác định xem bạn có muốn chỉ bao gồm ngày lịch hay cả ngày và thời gian của lịch.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị ngày hoặc ngày hoặc giờ cụ thể khi có ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người nhập một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Một giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu ngày tháng khi một chi phí được phát sinh và hầu hết các chi phí đều được phát sinh vào ngày đầu tiên của năm tài chính, bạn có thể xác định ngày đầu tiên trong năm tài chính là giá trị mặc định. Kết quả là ngày đó sẽ xuất hiện tự động khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên trong nhóm không cần phải nhập ngày.

    Một giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn chỉ định, ngày một mục được thêm vào một danh sách hoặc thư viện, hoặc kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Các giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị ngày hoặc thời gian cụ thể nhưng ngày hoặc thời gian có thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào mục đó. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một giá trị dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống chẳng hạn như [Today], để cho biết ngày hiện tại. Ví dụ, nếu bạn muốn cột hiển thị một ngày là 30 ngày sau ngày hiện tại, hãy nhập phương trình = [hôm nay] + 30 trong hộp giá trị tính toán .

Được dùng để cho phép mọi người chọn từ danh sách các tùy chọn mà bạn cung cấp. Loại cột này là một lựa chọn lý tưởng trong các trường hợp bạn muốn đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong cột là nhất quán vì bạn có thể giới hạn các giá trị được lưu trữ trong một cột.

Bạn có thể tùy chỉnh một cột lựa chọn theo những cách sau:

  • Xác định danh sách các lựa chọn    Cung cấp một danh sách các giá trị chính xác mà mọi người có thể chọn. Để cung cấp danh sách này, hãy thay thế văn bản mẫu trong hộp lựa chọn với các giá trị bạn muốn. Nhập từng giá trị trên một dòng riêng biệt. Để bắt đầu một dòng mới, hãy nhấn ENTER.

  • Bật các lựa chọn tùy chỉnh bổ sung    Để cho phép mọi người nhập một giá trị không được bao gồm trong danh sách lựa chọn, bật có thể thêm giá trịtheo cách thủ công. Làm như vậy là một ý kiến hay nếu bạn có thể không biết tất cả các giá trị mà mọi người cần nhập về các mục. Nếu bạn thích rằng mọi người chỉ sử dụng các giá trị mà bạn chỉ định, hãy tắt có thể thêm giá trịtheo cách thủ công.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động chọn một giá trị cụ thể khi ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người chọn một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Một giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu trữ tên của các công ty được gán cho một dự án và tổ chức của bạn hoạt động với một công ty cụ thể cho hầu hết các dự án, bạn có thể nhập tên của công ty đó làm giá trị mặc định. Kết quả là tên công ty sẽ tự động xuất hiện khi một dự án mới được thêm vào danh sách và các thành viên trong nhóm không phải chọn tên.

    Một giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn chỉ định hoặc là kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Các giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị văn bản cụ thể trong cột tự động nhưng văn bản có thể khác nhau tùy thuộc vào ai đã thêm mục, khi mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức thay vì văn bản cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một giá trị dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống chẳng hạn như [Today], để cho biết ngày hiện tại hoặc [tôi], để hiển thị tên của người thêm hoặc thay đổi mục.

    Từ menu thả xuống, hãy chọn lựa chọn mặc định mà bạn muốn hiển thị, hoặc chọn không để trống lựa chọn mặc định.

  • Chọn định dạng hiển thị    Hiển thị các lựa chọn thông qua menu thả xuống hoặc nút radio. Trước tiên, chọn tùy chọn khác, sau đó bên dưới Hiển thị các lựa chọn bằng cách sử dụng, chọn định dạng ưa thích của bạn.

Tùy chọn cho các cột lựa chọn trong trải nghiệm hiện đại

Được dùng để lưu một siêu kết nối đến trang web, đồ họa hoặc tài nguyên khác.

Cột siêu kết nối lưu trữ các bộ định vị tài nguyên đồng nhất (URL) cho trang web, đồ họa hoặc tài nguyên khác. Tùy thuộc vào định dạng hiển thị mà bạn chọn, nó sẽ hiển thị một siêu kết nối có thể được bấm để truy nhập vào tài nguyên hoặc đồ họa thay vì URL cho tệp đồ họa.

Khi người dùng thêm siêu kết nối vào một mục danh sách, họ phải nhập URL và văn bản mô tả xuất hiện trong cột. Nếu URL dành cho một tệp đồ họa, chẳng hạn như http://www.example.com/image.gif, họ có thể tùy ý nhập vào mô tả, văn bản thay thế cho đồ họa, trong đó sẽ xuất hiện cho những người tắt đồ họa trong các trình duyệt của họ hoặc dựa vào phần mềm đọc màn hình để chuyển đổi đồ họa trên màn hình để các từ nói.

Được dùng để lưu trữ các giá trị tiền tệ.

Mẹo chọn cột số hoặc tiền tệ

Cả hai loại cột số và tiền tệ đều lưu trữ các giá trị số . Sử dụng cột số để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính toán học không phải là các phép tính tài chính hoặc không yêu cầu mức độ chính xác cao. Sử dụng cột tiền tệ để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính tài chính hoặc trong trường hợp bạn không muốn làm tròn số trong phép tính. Không giống như cột số , một cột tiền tệ là chính xác 15 chữ số ở bên trái của dấu thập phân và 4 chữ số sang bên phải. Cả hai loại cột sốtiền tệ đều cung cấp các định dạng được xác định trước để xác định cách dữ liệu xuất hiện.

Bạn có thể tùy chỉnh một cột tiền tệ theo những cách sau:

  • Xác định giá trị tối thiểu và tối đa    Giới hạn phạm vi giá trị tiền tệ mà mọi người có thể nhập. Ví dụ, nếu các cửa hàng cột báo cáo chi phí cho sự kiện và giới hạn tổ chức của bạn báo cáo với số lượng trong một phạm vi cụ thể, bạn có thể xác định các giới hạn này là các giá trị tối thiểu và tối đa.

  • Bao gồm vị trí thập phân    Xác định giá trị có bao gồm vị trí thập phân và số lượng vị trí thập phân để lưu trữ. Đối với các giá trị tiền tệ, bạn có thể chọn hai vị trí thập phân hoặc nếu bạn chỉ muốn lưu trữ các giá trị tròn, bạn có thể chọn không. Đối với các giá trị không được dùng trong các phép tính có yêu cầu mức độ chính xác cao, bạn có thể chọn giới hạn số lượng vị trí thập phân thành số không đến năm hoặc, để biết thêm các giá trị chính xác, hãy chọn tự động để tự động dùng số lượng chữ số thập phân phù hợp cho kết quả của phép tính.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị một giá trị cụ thể khi có ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người nhập một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Một giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu các cửa hàng cột chi phí phát sinh để thiết lập các tài khoản mới và chi phí này thường giống nhau cho tất cả các tài khoản mới, bạn có thể xác định số tiền đó là giá trị mặc định. Kết quả là giá trị đó sẽ xuất hiện tự động khi một mục mới được thêm vào danh sách và thành viên nhóm không cần phải nhập số.

    Một giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn chỉ định hoặc là kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị một giá trị cụ thể nhưng giá trị có thể thay đổi tùy thuộc vào mục, những người đã thêm mục, khi mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức thay vì văn bản cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một giá trị dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống.

  • Chọn định dạng tiền tệ    Đảm bảo rằng tất cả các giá trị trong cột đều dựa trên cùng một loại tiền tệ bằng cách chọn định dạng tiền tệ cụ thể cho cột. Hộp thả xuống cung cấp qua các lựa chọn quốc gia 100 để bạn có thể chỉ định tiền tệ ở hầu hết các định dạng cục bộ.

Sử dụng để thêm một tệp ảnh duy nhất từ thiết bị của bạn vào một mục trong danh sách hoặc thư viện.

Sau khi bạn thêm một cột hình ảnh vào danh sách hoặc thư viện, bạn có thể:

  • Thêm hình ảnh bằng cách dùng biểu mẫu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong ảnh chụp màn hình bên dưới thiết bị là cột hình ảnh.

    Mục ảnh cột mới
  • Xem, thay thế hoặc xóa hình ảnh khi xem mục hoặc thuộc tính tệp trong biểu mẫu bằng cách chọn biểu tượng chỉnh sửa (bút chì) hoặc biểu tượng xóa (thùng rác).

    Dạng xem cột hình ảnh, thay thế hoặc xóa

Để tìm hiểu thêm về danh sách và thư viện, hãy xem các loại cột danh sách và thư viện và các tùy chọn.

Cột giúp bạn tạo các dạng xem có ý nghĩa của các mục trong danh sách hoặc thư viện. Bằng cách sử dụng cột, bạn có thể sắp xếp, nhóm và lọc các mục và bạn cũng có thể tính toán dữ liệu về các mục tự động và hiển thị các kết quả của các phép tính đó. Cột cũng cho phép bạn xác định những thông tin nào cần được nhập về một mục khi ai đó thêm một mục vào danh sách hoặc thư viện. Khi một mục được thêm vào, một biểu mẫu xuất hiện và cung cấp các trường và tùy chọn để nhập thông tin. Khi bạn tạo một danh sách hoặc thư viện, các cột nhất định, chẳng hạn như tiêu đềsửa đổi theo, được tạo tự động. Bạn có thể tạo các cột bổ sung để phù hợp với nhu cầu của bạn. Các cột mà bạn tạo xác định các trường và tùy chọn xuất hiện trong biểu mẫu đó và các cột có thể được thêm vào dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Bạn chỉ định loại cột mà bạn muốn khi tạo một cột. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể chọn một kiểu cột khác cho một cột hiện có, nhưng điều này tùy thuộc vào loại và mức độ dữ liệu nào hiện đang được lưu trữ trong cột. Thay đổi kiểu cột của một cột hiện có có thể làm hỏng dữ liệu đã được lưu trữ trong cột. Vì những lý do này, điều quan trọng là bạn phải quyết định loại dữ liệu mà bạn muốn lưu trữ trước khi tạo một cột. Khi quyết định loại cột nào bạn muốn, hãy cân nhắc những điều sau đây:

  • Bạn muốn lưu trữ loại dữ liệu nào? Chỉ các chữ cái? Chỉ số? Văn bản đã định dạng? Ví dụ, bạn không thể lưu trữ thư trong một cột số . Biết được những loại dữ liệu nào bạn muốn lưu trữ là bước đầu tiên hướng đến việc chọn kiểu cột thích hợp nhất.

  • Bạn có muốn sử dụng dữ liệu trong các phép tính tài chính không? Nếu vậy, kiểu cột tiền tệ là tùy chọn tốt nhất.

  • Bạn có muốn dùng dữ liệu trong các phép tính toán học không? Các phép tính chính xác như thế nào? Bạn có thể tính toán dữ liệu trong các cột số hoặc tiền tệ nhưng không phải cột văn bản . Ngoài ra, các phép tính trong một cột tiền tệ là chính xác nhất.

  • Bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong cột như thế nào? Trong cột văn bản , số được sắp xếp thành các chuỗi ký tự (1, 10, 100, 2, 20, 200, v.v.), chứ không phải là giá trị số. Để sắp xếp các số dưới dạng giá trị số, hãy sử dụng cột số hoặc tiền tệ . Ngoài ra, nhiều định dạng ngày tháng không được sắp xếp đúng nếu chúng được lưu trữ trong cột văn bản . Để đảm bảo sắp xếp đúng ngày, hãy dùng cột ngày tháng và thời gian .

  • Bạn có muốn đảm bảo rằng mọi người có thể nhập thông tin trong cột không? Nếu vậy, bạn có thể xác định rằng cột là bắt buộc và mọi người không thể thêm một mục mà không cần nhập thông tin.

Sử dụng loại trường cột này để thu thập và hiển thị số lượng nhỏ văn bản không được định dạng trong một dòng đơn, bao gồm:

  • Chỉ văn bản, chẳng hạn như tên, tên họ, hoặc tên bộ phận

  • Tổ hợp văn bản và số, chẳng hạn như địa chỉ đường phố hoặc số tài khoản

  • Các số không được dùng trong các phép tính, chẳng hạn như số ID nhân viên, số điện thoại, mã bưu chính hoặc số phần

Một dòng của cột văn bản Hiển thị các ký tự 255 trong một dòng đơn. Nếu bạn đang tạo một cột cho danh sách hoặc thư viện và muốn hiển thị văn bản có định dạng hoặc nhiều dòng văn bản cùng một lúc, hãy tạo nhiều dòng cột văn bản . Bạn có thể thay đổi một dòng cột văn bản hiện có vào một dòng nhiều cột văn bản mà không bị mất bất kỳ dữ liệu nào được lưu trữ trong cột.

Bạn có thể tùy chỉnh một dòng cột văn bản đơn lẻ theo những cách sau:

  • Gán giới hạn ký tự    Giới hạn số lượng ký tự bằng cách đặt số lượng ký tự tối đa mà bạn muốn. Ví dụ, nếu các cửa hàng cột năm số ID của nhân viên, bạn có thể sử dụng tính năng này để giúp đảm bảo rằng mọi người chỉ nhập năm ký tự.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị văn bản cụ thể khi có ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người nhập văn bản khác nếu họ cần làm như vậy. Khi bạn đặt giá trị mặc định, mọi người có thể nhập thông tin nhanh hơn bằng cách chấp nhận mặc định, trừ khi họ cần phải thay đổi. Ví dụ, nếu cột lưu trữ tên của một công ty được gán cho một dự án và tổ chức của bạn hoạt động với một công ty cụ thể cho hầu hết các dự án, bạn có thể nhập tên của công ty đó làm giá trị mặc định. Kết quả là tên công ty sẽ tự động xuất hiện khi một dự án mới được thêm vào danh sách và các thành viên trong nhóm không cần phải nhập tên.

    Một giá trị mặc định có thể là văn bản mà bạn chỉ định hoặc là kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Các giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị văn bản cụ thể nhưng văn bản có thể khác nhau tùy thuộc vào ai đã thêm mục, khi mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức thay vì văn bản cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một giá trị dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống chẳng hạn như [Today], để cho biết ngày hiện tại hoặc [tôi], để hiển thị tên của người thêm hoặc thay đổi mục

    Lựa chọn cho một dòng cột văn bản

Sử dụng loại trường cột này trong một danh sách hoặc thư viện để thu thập và hiển thị văn bản có định dạng hoặc văn bản dài và số trên nhiều dòng, chẳng hạn như mô tả của một mục. Nhiều dòng của cột văn bản có thể lưu trữ lên đến 63.999 ký tự và bạn có thể xác định số dòng văn bản mà bạn muốn hiển thị khi mọi người nhập thông tin về một mục. Loại cột này sẽ hiển thị tất cả văn bản khi cột được xem trong danh sách hoặc thư viện.

Bạn có thể tùy chỉnh nhiều dòng cột văn bản theo những cách sau:

  • Gán giới hạn Hiển thị    Giới hạn số dòng xuất hiện khi mọi người nhập thông tin về một mục có số dòng cho thiết đặt chỉnh sửa . Ví dụ, nếu các cửa hàng cột ghi chú dài về một sự kiện lịch, bạn có thể chọn để hiển thị mười dòng văn bản. Điều này giúp mọi người dễ dàng truy nhập thông tin vì họ có thể dễ dàng nhìn thấy tất cả văn bản đã nhập. Ngược lại, nếu chỉ lưu trữ cột hoặc hai câu về một sự kiện, bạn có thể chọn chỉ hiển thị hai hoặc ba dòng văn bản.

    Nếu bạn gán giới hạn Hiển thị, nó không giới hạn số lượng văn bản xuất hiện khi cột xuất hiện trong danh sách. Tất cả văn bản đã nhập cho một mục sẽ xuất hiện trong cột.

  • Cho phép độ dài không giới hạn    (chỉ sẵn dùng trong thư viện tài liệu) khi sử dụng nhiều dòng văn bản trong thư viện tài liệu, bạn có thể xác định rằng trường không bị giới hạn.

  • Bật hoặc tắt định dạng văn bản   (chỉ sẵn dùng trong danh sách) xác định kiểu văn bản để cho phép tập hợp mọi người có thể áp dụng định dạng chẳng hạn như in đậm, nghiêng hay màu sắc cho văn bản. Có hai tùy chọn: văn bản thuần, mà không hỗ trợ bất kỳ tùy chọn định dạng nào; hoặc nâng cao văn bảncó định dạng, trong đó hỗ trợ định dạng cơ bản, chẳng hạn như đậm, nghiêng, dấu đầu dòng hoặc danh sách đánh số, văn bản có màu và màu nền. Nó cũng có các tùy chọn bổ sung cho siêu kết nối, ảnh và bảng.

  • Chắp Thêm các thay đổi   (chỉ sẵn dùng trong danh sách) nếu lập phiên bản đã được bật cho danh sách, hãy chắp thêm những thay đổi cho văn bản hiện có xác định xem người nào có thể thêm văn bản mới về một mục mà không thay thế bất kỳ văn bản hiện có nào về mục đó hay không. Nếu bạn chọn không chắp thêm thay đổi, văn bản mới về một mục sẽ thay thế bất kỳ văn bản hiện có nào về mục đó trong cột. Nếu bạn chọn chắp thêm các thay đổi, mọi người có thể nhập thông tin bổ sung về một mục, trong khi cũng xem văn bản đã được nhập trước đó và ngày và thời gian mà văn bản đã được nhập vào. Khi được xem trong một danh sách, không phải là một trường trong biểu mẫu mục, cột sẽ hiển thị các mục nhập dạng xemsiêu kết nối, thay vì văn bản và mọi người có thể bấm vào siêu kết nối để xem tất cả thông tin được lưu trữ trong cột cho mục đó.

    Quan trọng: Nếu bạn tắt tùy chọn này sau khi tạo cột, tất cả thông tin ngoại trừ mục nhập gần đây nhất sẽ bị xóa.

Lựa chọn cho nhiều cột văn bản

Thiết đặt cho danh sách

Văn bản cột nhiều đường cho thư viện tài liệu

Thiết đặt cho thư viện

Sử dụng loại trường cột này để cho phép mọi người chọn từ danh sách các tùy chọn mà bạn cung cấp. Loại cột này là một lựa chọn lý tưởng trong các trường hợp bạn muốn đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong cột là nhất quán vì bạn có thể giới hạn các giá trị được lưu trữ trong một cột.

Mẹo: Để giới hạn giá trị trong một cột để chỉ những giá trị được lưu trữ trong site, hãy dùng cột tra cứu thay vì cột lựa chọn . Bạn có thể tìm hiểu thêm về các cột tra cứu ở phần sau trong bài viết này.

Bạn có thể tùy chỉnh một cột lựa chọn theo những cách sau:

  • Xác định danh sách các lựa chọn    Cung cấp một danh sách các giá trị chính xác mà mọi người có thể chọn. Để cung cấp danh sách này, hãy thay thế văn bản mẫu trong mục nhập từng lựa chọn trên một hộp đường riêng biệt với các giá trị mà bạn muốn. Nhập từng giá trị trên một dòng riêng biệt. Để bắt đầu một dòng mới, hãy nhấn ENTER.

  • Chọn định dạng hiển thị    Cho phép nhiều lựa chọn với hộp kiểm hoặc vùng chọn đơn mà không có. Lưu ý rằng SharePoint sẽ chỉ hiển thị các nút radio trong SharePoint cổ điển.

  • Bật các lựa chọn tùy chỉnh bổ sung    Để cho phép mọi người nhập một giá trị không được bao gồm trong danh sách lựa chọn, hãy bật tùy chọn điền . Làm như vậy là một ý kiến hay nếu bạn có thể không biết tất cả các giá trị mà mọi người cần nhập về các mục. Nếu bạn thích rằng mọi người chỉ sử dụng các giá trị mà bạn chỉ định, hãy tắt tùy chọn màu.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động chọn một giá trị cụ thể khi ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người chọn một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Một giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu trữ tên của các công ty được gán cho một dự án và tổ chức của bạn hoạt động với một công ty cụ thể cho hầu hết các dự án, bạn có thể nhập tên của công ty đó làm giá trị mặc định. Kết quả là tên công ty sẽ tự động xuất hiện khi một dự án mới được thêm vào danh sách và các thành viên trong nhóm không phải chọn tên.

    Một giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn chỉ định hoặc là kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Các giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị văn bản cụ thể trong cột tự động nhưng văn bản có thể khác nhau tùy thuộc vào ai đã thêm mục, khi mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức thay vì văn bản cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một giá trị dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống chẳng hạn như [Today], để cho biết ngày hiện tại hoặc [tôi], để hiển thị tên của người thêm hoặc thay đổi mục.

Tùy chọn cho các cột lựa chọn

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ các giá trị số không phải là giá trị tiền tệ.

Mẹo chọn cột số hoặc tiền tệ

Cả hai loại cột số và tiền tệ đều lưu trữ các giá trị số . Sử dụng cột số để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính toán học không phải là các phép tính tài chính hoặc không yêu cầu mức độ chính xác cao. Sử dụng cột tiền tệ để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính tài chính hoặc trong trường hợp bạn không muốn làm tròn số trong phép tính. Không giống như cột số , một cột tiền tệ là chính xác 15 chữ số ở bên trái của dấu thập phân và 4 chữ số sang bên phải. Cả hai loại cột sốtiền tệ đều cung cấp các định dạng được xác định trước để xác định cách dữ liệu xuất hiện.

Bạn có thể tùy chỉnh một cột số theo những cách sau:

  • Xác định giá trị tối thiểu và tối đa    Giới hạn phạm vi số mà mọi người có thể nhập. Ví dụ, nếu cột lưu trữ số lượng công việc đã được hoàn thành đối với một nhiệm vụ là một tỷ lệ phần trăm, bạn có thể xác định không làm giá trị tối thiểu và 100 làm giá trị tối đa. Tương tự, nếu cột lưu số người dự cho sự kiện và bạn muốn giới hạn người dự vào một số cụ thể, bạn có thể nhập số lượng người dự tối đa là giá trị tối đa.

  • Bao gồm vị trí thập phân    Xác định xem các số chứa vị trí thập phân và số lượng vị trí thập phân để lưu trữ. Nếu cột có thể cần lưu trữ số có hơn năm vị trí thập phân, bạn có thể chọn tự động khi chọn số lượng vị trí thập phân để đưa vào. Tự động cũng là một lựa chọn tốt nếu cột lưu trữ kết quả của các phép tính và bạn muốn kết quả là chính xác nhất có thể. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đảm bảo rằng tất cả các giá trị trong cột đều có cùng số vị trí thập phân, thì đó là một ý kiến hay để giới hạn số lượng vị trí thập phân thành bằng không, chỉ đối với toàn bộ số hoặc số thập phân khác đến năm.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị một số cụ thể khi ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người nhập các số khác nhau nếu họ cần làm như vậy. Một giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu số máy tính mà mỗi thành viên nhóm có và mỗi thành viên nhóm có ít nhất một máy tính, hãy nhập 1 làm giá trị mặc định. Kết quả là 1 sẽ tự động xuất hiện khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên trong nhóm không cần phải nhập số.

    Một giá trị mặc định có thể là một số mà bạn chỉ định hoặc là kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Các giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị một số cụ thể nhưng số có thể khác nhau tùy thuộc vào ai đã thêm mục, khi mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức, thay vì một số cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một số dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống.

  • Định dạng số dưới dạng tỷ lệ phần trăm    Thiết đặt Hiển thị như phần trăm cho phép bạn hiển thị và lưu trữ số dưới dạng tỷ lệ phần trăm và để xử lý nó dưới dạng tỷ lệ phần trăm khi nó được dùng để tính toán các giá trị khác.

Lựa chọn cho cột số

Sử dụng loại trường cột này để lưu trữ các giá trị tiền tệ.

Mẹo chọn cột số hoặc tiền tệ

Cả hai loại cột số và tiền tệ đều lưu trữ các giá trị số . Sử dụng cột số để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính toán học không phải là các phép tính tài chính hoặc không yêu cầu mức độ chính xác cao. Sử dụng cột tiền tệ để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính tài chính hoặc trong trường hợp bạn không muốn làm tròn số trong phép tính. Không giống như cột số , một cột tiền tệ là chính xác 15 chữ số ở bên trái của dấu thập phân và 4 chữ số sang bên phải. Cả hai loại cột sốtiền tệ đều cung cấp các định dạng được xác định trước để xác định cách dữ liệu xuất hiện.

Lựa chọn cho các cột tiền tệ

Bạn có thể tùy chỉnh một cột tiền tệ theo những cách sau:

  • Xác định giá trị tối thiểu và tối đa    Giới hạn phạm vi giá trị tiền tệ mà mọi người có thể nhập. Ví dụ, nếu các cửa hàng cột báo cáo chi phí cho sự kiện và giới hạn tổ chức của bạn báo cáo với số lượng trong một phạm vi cụ thể, bạn có thể xác định các giới hạn này là các giá trị tối thiểu và tối đa.

  • Bao gồm vị trí thập phân    Xác định giá trị có bao gồm vị trí thập phân và số lượng vị trí thập phân để lưu trữ. Đối với các giá trị tiền tệ, bạn có thể chọn hai vị trí thập phân hoặc nếu bạn chỉ muốn lưu trữ các giá trị tròn, bạn có thể chọn không. Đối với các giá trị không được dùng trong các phép tính có yêu cầu mức độ chính xác cao, bạn có thể chọn giới hạn số lượng vị trí thập phân thành số không đến năm hoặc, để biết thêm các giá trị chính xác, hãy chọn tự động để tự động dùng số lượng chữ số thập phân phù hợp cho kết quả của phép tính.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị một giá trị cụ thể khi có ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người nhập một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Một giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu các cửa hàng cột chi phí phát sinh để thiết lập các tài khoản mới và chi phí này thường giống nhau cho tất cả các tài khoản mới, bạn có thể xác định số tiền đó là giá trị mặc định. Kết quả là giá trị đó sẽ xuất hiện tự động khi một mục mới được thêm vào danh sách và thành viên nhóm không cần phải nhập số.

    Một giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn chỉ định hoặc là kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị một giá trị cụ thể nhưng giá trị có thể thay đổi tùy thuộc vào mục, những người đã thêm mục, khi mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức thay vì văn bản cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một giá trị dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống.

  • Chọn định dạng tiền tệ    Đảm bảo rằng tất cả các giá trị trong cột đều dựa trên cùng một loại tiền tệ bằng cách chọn định dạng tiền tệ cụ thể cho cột. Hộp thả xuống cung cấp qua các lựa chọn quốc gia 100 để bạn có thể chỉ định tiền tệ ở hầu hết các định dạng cục bộ.

Sử dụng loại trường cột này để lưu trữ ngày trong lịch, hoặc cả ngày và thời gian. Định dạng ngày thay đổi tùy theo thiết đặt vùng cho site. Nếu định dạng mà bạn muốn không sẵn dùng, hãy yêu cầu người quản trị của bạn thêm hỗ trợ cho khu vực thích hợp vào site.

Bạn có thể tùy chỉnh cột ngày tháng và thời gian theo những cách sau:

  • Chỉ bao gồm ngày hoặc cả ngày tháng và thời gian    Xác định xem bạn có muốn chỉ bao gồm ngày lịch hay cả ngày và thời gian của lịch.

  • Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị ngày hoặc ngày hoặc giờ cụ thể khi có ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người nhập một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Một giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu ngày tháng khi một chi phí được phát sinh và hầu hết các chi phí đều được phát sinh vào ngày đầu tiên của năm tài chính, bạn có thể xác định ngày đầu tiên trong năm tài chính là giá trị mặc định. Kết quả là ngày đó sẽ xuất hiện tự động khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên trong nhóm không cần phải nhập ngày.

    Một giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn chỉ định, ngày một mục được thêm vào một danh sách hoặc thư viện, hoặc kết quả của phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Các giá trị được tính rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị ngày hoặc thời gian cụ thể nhưng ngày hoặc thời gian có thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào mục đó. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một giá trị dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống chẳng hạn như [Today], để cho biết ngày hiện tại. Ví dụ, nếu bạn muốn cột hiển thị một ngày là 30 ngày sau ngày hiện tại, hãy nhập phương trình = [hôm nay] + 30 trong hộp giá trị tính toán .

Lựa chọn cho cột thời gian ngày tháng

Sử dụng loại trường cột này để cho phép mọi người chọn các giá trị dựa trên thông tin đã được lưu trữ trong site. Ví dụ, nếu bạn muốn một cột lưu trữ tên của các tài khoản khách hàng mà nhân viên được giao và danh sách các tài khoản phải được giới hạn trong danh sách tài khoản khách hàng trên trang web, bạn có thể tạo cột tra cứu Hiển thị tên trong danh sách tài khoản khách hàng. Danh sách các lựa chọn trong một cột tra cứu xuất hiện trong một hộp mở rộng, được gọi là menu thả xuống, hoặc hộp danh sách, tùy thuộc vào việc bạn cho phép mọi người chọn nhiều giá trị.

Bạn có thể tùy chỉnh cột tra cứu theo những cách sau đây:

  • Chọn nguồn của các giá trị tra cứu    Xác định danh sách, thư viện hoặc bảng thảo luận nào trên trang của bạn có chứa các giá trị bạn muốn lưu trữ trong cột. Nguồn không thể là site con, site không gian làm việc, wiki hoặc blog. Sau khi bạn xác định danh sách, thư viện hoặc bảng thảo luận mà bạn muốn, bạn có thể chỉ định cột nào trong danh sách, thư viện hoặc bảng thảo luận có chứa các giá trị mà bạn muốn mọi người chọn.

  • Cho phép nhiều lựa chọn    Cho phép mọi người chọn là nhiều giá trị như họ thích hoặc giới hạn số lượng giá trị mà họ có thể chọn chỉ một giá trị. Nếu mọi người có thể chọn nhiều giá trị, tất cả các giá trị xuất hiện trong cột, được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;).

  • Chọn cột để hiển thị    Bạn có thể thêm một hoặc nhiều cột để hiển thị các giá trị trường cụ thể cho loại cột này.

Hộp thoại lựa chọn tra cứu cột

Sử dụng loại trường cột này để lưu trữ True/false hoặc có/không có thông tin, chẳng hạn như có ai đó sẽ tham dự sự kiện. Cột có/không xuất hiện dưới dạng một hộp kiểm đơn khi mọi người nhập thông tin về một mục. Để cho biết , thành viên nhóm, hãy chọn hộp kiểm. Để cho biết không, các thành viên nhóm sẽ xóa hộp kiểm.

Dữ liệu trong cột có/không có thể được sử dụng trong các phép tính cho các cột khác. Trong những trường hợp này, được chuyển đổi thành giá trị số của một (1) và không được chuyển đổi thành giá trị số không (0).

Bạn có thể tùy chỉnh cột có/không bằng cách chọn một giá trị mặc định cho nó. Một giá trị mặc định là vùng chọn sẽ tự động xuất hiện khi có người thêm một mục mới. Mọi người có thể chọn một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Đối với một cột có/không , bạn có thể xác định xem hộp kiểm được chọn tự động hay không, cho biết giá trị yes hay không, chỉ ra giá trị không .

Lựa chọn cho cột có/không

Sử dụng loại trường cột này để cung cấp danh sách người và nhóm có thể tìm kiếm mà từ đó mọi người có thể chọn khi họ thêm hoặc chỉnh sửa mục. Ví dụ, trên một danh sách nhiệm vụ, một người hoặc cột Nhóm có tên được gán để có thể cung cấp một danh sách những người mà một nhiệm vụ có thể được gán cho. Nội dung của danh sách này phụ thuộc vào cách thức các dịch vụ thư mục và nhóm SharePoint đã được cấu hình cho site. Để tùy chỉnh nội dung của danh sách, bạn có thể cần liên hệ với người quản trị của bạn.

Bạn có thể tùy chỉnh một người hoặc cột Nhóm theo những cách sau:

  • Cho phép nhiều lựa chọn    Cho phép mọi người chọn như nhiều tùy chọn khi họ thích hoặc giới hạn số lượng lựa chọn chỉ với một tùy chọn.

  • Bao gồm hoặc loại trừ các nhóm người    Xác định xem danh sách có chỉ bao gồm những người có cá nhân hay không, bao gồm các danh sách phân phối email và nhóm SharePoint. Ví dụ, trên một danh sách nhiệm vụ, bạn có thể muốn chỉ bao gồm những người riêng lẻ để đảm bảo rằng một người cụ thể chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Trong danh sách dự án, bạn có thể muốn đưa vào danh sách phân phối email và các nhóm SharePoint để đảm bảo nhóm được liên kết với từng dự án.

  • Chỉ giới hạn danh sách đối với người dùng site    Xác định xem danh sách có bao gồm tất cả mọi người và nhóm trong dịch vụ thư mục hay chỉ những người và nhóm có quyền truy nhập vào site với tư cách là thành viên của một nhóm SharePoint.

  • Xác định thông tin nào cần hiển thị    Chọn thông tin bạn muốn hiển thị về mọi người hoặc nhóm. Ví dụ, trong danh sách liên hệ cho một tổ chức lớn, bạn có thể chọn Hiển thị tên, ảnh và các chi tiết của một người như kỹ năng và chuyên môn. Trong danh sách liên hệ cho một nhóm nhỏ, bạn có thể chọn chỉ hiển thị tên hoặc địa chỉ email của một người.

Lưu ý: Trạng thái hiện diện, trước đây có sẵn với tên (có hiện diện), không sẵn dùng trong các trình duyệt hiện đại. Tổ chức của bạn có thể chọn để hiện diện sẵn dùng bằng cách làm theo các bước trong Hiển thị một site SharePoint cổ điển trong chế độ tài liệu Internet Explorer 10.

Sử dụng loại trường cột này để lưu một siêu kết nối đến một trang web hoặc để hiển thị đồ họa trên mạng nội bộ hoặc Internet.

Một cột có siêu kết nối hoặc ảnh lưu trữ các bộ định vị tài nguyên đồng nhất (URL) cho trang web, đồ họa hoặc tài nguyên khác. Tùy thuộc vào định dạng hiển thị mà bạn chọn, nó sẽ hiển thị một siêu kết nối có thể được bấm để truy nhập vào tài nguyên hoặc đồ họa thay vì URL cho tệp đồ họa.

Để hiển thị URL dưới dạng siêu kết nối, hãy chọn định dạng siêu kết nối. Khi mọi người nhập thông tin về một mục, họ có thể nhập URL và văn bản mô tả xuất hiện trong cột, thay vì URL. Để hiển thị đồ họa, thay vì URL cho tệp đồ họa, hãy chọn định dạng ảnh . Khi mọi người nhập thông tin về một mục mà họ phải nhập URL hoàn chỉnh cho tệp đồ họa, chẳng hạn như http://www.example.com/image.gif, và họ có thể tùy ý nhập vào mô tả, văn bản thay thế cho đồ họa, xuất hiện cho những người tắt đồ họa trong trình duyệt của họ hoặc dựa vào phần mềm đọc màn hình để chuyển đổi đồ họa trên màn hình để nói từ.

Lựa chọn cột ảnh/siêu kết nối

Sử dụng kiểu trường cột này để hiển thị thông tin chỉ dựa trên các kết quả của phép tính của các cột khác trong danh sách hoặc thư viện. Ví dụ: sử dụng = [số lượng] * [giá mục] để tính tổng giá.

Khi bạn thêm một cột được tính vào danh sách hoặc thư viện, bạn tạo một công thức có chứa các toán tử, chẳng hạn như trừ (-) và cộng (+), hàm, giá trị cụ thể và tham chiếu đến các cột khác. Các công thức có thể tính ngày và thời gian, thực hiện phương trình toán học hoặc thao tác văn bản. Ví dụ, trên một danh sách nhiệm vụ, bạn có thể sử dụng loại cột này để tính toán số ngày lịch cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ dựa trên các cột ngày bắt đầu và ngày tháng đã hoàn thành (= [ngày hoàn thành]-[ngày bắt đầu]). Trong danh sách liên hệ, bạn có thể sử dụng cột được tính để kết hợp tên và họ của các liên hệ và phân tách chúng với một khoảng trắng, dựa trên tên và cột họ (= [tên] & "" & [họ tên]). Lưu ý rằng công thức trong cột được tính chỉ có thể tham chiếu các cột khác trong cùng một danh sách hoặc thư viện.

Ngoài việc nhập công thức cho phép tính, bạn chỉ định loại dữ liệu mà bạn muốn tính toán trả về và cách lưu trữ và hiển thị dữ liệu đó. Để tìm hiểu thêm về từng kiểu dữ liệu, hãy xem phần thích hợp của bài viết này.

Để biết thêm về công thức và hàm để dùng với trường được tính toán, hãy xem ví dụ về các công thức phổ biến trong danh sách SharePoint. Bài viết này có nhiều công thức phổ biến, cũng như các nối kết đến mô tả của tất cả các hàm có thể được sử dụng trong SharePoint.

Các tùy chọn cột được tính toán

Sử dụng cột này để tạo các lựa chọn bổ sung cho các người phê duyệt khi sử dụng dòng công việc.

Một dòng công việc nhiệm vụ thường chỉ cung cấp các kết quả phê duyệt hoặc từ chối, giới hạn cách xử lý mục hoặc tài liệu. Bạn có thể cần gán nhiệm vụ cho người khác hoặc trả về nộp để biết thêm thông tin. Với cột kết quả nhiệm vụ, bạn có thể cung cấp một trường cột lựa chọn cho phép bạn chọn các tùy chọn tiêu chí hoàn thành khác nhau. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu làm rõ trên một mục hoặc gán nó cho ai đó để cung cấp thêm tính linh hoạt thêm trong dòng công việc.

Các lựa chọn cột kết quả nhiệm vụ

Cột kết quả nhiệm vụ tương tự như trường lựa chọn khi bạn nhập các tùy chọn vào trường lựa chọn. Bạn có thể thiết lập một lựa chọn riêng lẻ làm mặc định hoặc dùng một giá trị được tính toán. Để dùng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức, thay vì một số cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một số dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống. Bạn cũng có thể chọn xem giá trị cột là bắt buộc, cũng như thực hiện giá trị duy nhất giữa tất cả các mục nhập.

Để có hướng dẫn indepth về cách sử dụng các tác vụ và kết quả nhiệm vụ trong SharePoint, hãy xem mục làm việc với các nhiệm vụ trong dòng công việc SharePoint 2013 bằng Visual Studio 2012

Sử dụng cột này để hiển thị dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như ứng dụng CRM, cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính.

Cột dữ liệu ngoài cho phép bạn kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài để cung cấp như các cơ sở dữ liệu, bảng tính và các ứng dụng CRM. Ví dụ, kết nối với một ứng dụng line-of-Business chẳng hạn như SAP hoặc Microsoft CRM có thể cung cấp thông tin khách hàng Cập Nhật từ nguồn dữ liệu ngoài có thể hiển thị và sử dụng trong danh sách. Sử dụng một cơ sở dữ liệu hàng tồn kho bên ngoài, danh sách của bạn có thể trình bày giá cả, mô tả, hoặc trọng lượng vận chuyển có thể được dùng để tính toán hoặc tra cứu theo các cột khác.

Lựa chọn cột dữ liệu ngoài

Dữ liệu ngoài cần có một số trang trước đã gặp trước khi bạn có thể truy nhập dữ liệu ngoài. Những nhiệm vụ này thường do người quản trị của bạn thực hiện và sử dụng các tài khoản và quyền truy nhập vào dữ liệu, kích hoạt kết nối dữ liệu nghiệp vụdịch vụ lưu trữ bảo mật.

Để biết thêm thông tin về việc tạo, Cập Nhật và làm mới các cột dữ liệu ngoài, hãy xem tạo và Cập Nhật cột dữ liệu ngoài trong một danh sách hoặc thư viện hoặc làm việc với dữ liệu ngoài trong Excel Services (SharePoint Server).

Sử dụng loại cột này để cho phép người dùng trang chọn các giá trị từ một tập hợp thuật ngữ cụ thể được quản lý và áp dụng các giá trị này cho nội dung của chúng. Người dùng có thể tạo và cấu hình cột siêu dữ liệu được quản lý để ánh xạ cho một tập hợp thuật ngữ hoặc thuật ngữ hiện có, hoặc họ có thể tạo tập hợp thuật ngữ mới đặc biệt cho cột siêu dữ liệu được quản lý. Các cột siêu dữ liệu được quản lý có một số tính năng và đặc điểm duy nhất giúp người dùng chọn và áp dụng các điều khoản cho nội dung, chẳng hạn như hỗ trợ cho "type-Ahead", cũng như hỗ trợ cho định hướng của các thuật ngữ, mô tả, từ đồng nghĩa và các giá trị đa ngôn ngữ.

Các cột siêu dữ liệu được quản lý thúc đẩy việc sử dụng siêu dữ liệu nhất quán trên các site vì họ cung cấp cho người dùng có một danh sách các thuật ngữ mà họ có thể áp dụng cho nội dung của họ. Các thuật ngữ này có từ một tập hợp thuật ngữ được quản lý trực tiếp trong công cụ quản lý kho thuật ngữ bởi người quản trị kho thuật ngữ hoặc những cá nhân khác có quyền để quản lý điều khoản. Bất cứ khi nào thuật ngữ đã có một cột siêu dữ liệu được quản lý cụ thể được Cập Nhật, các điều khoản đã cập nhật sẽ tự động trở nên sẵn dùng với người dùng ở bất kỳ nơi nào mà cột siêu dữ liệu được quản lý sẵn dùng. Bạn có thể tùy chỉnh cột siêu dữ liệu được quản lý theo những cách sau đây.

Lựa chọn cho cột siêu dữ liệu được quản lý

Trường giá trị nhiều    Việc chọn hộp kiểm cho phép nhiều giá trị cho phép cột có chứa nhiều hơn một giá trị. Lưu ý rằng việc bật tính năng này sẽ ngăn sắp xếp dữ liệu trong các dạng xem danh sách.

Định dạng hiển thị    Giá trị được chọn trong tập hợp thuật ngữ có thể được hiển thị dưới dạng một giá trị đơn hoặc bằng đường dẫn phân cấp đầy đủ.

  • Chọn nhãn thuật ngữ hiển thị trong hộp kiểm trường để hiển thị giá trị của các thuật ngữ được đặt là một giá trị duy nhất. Ví dụ: thành phố.

  • Chọn Hiển thị toàn bộ đường dẫn đến thuật ngữ trong hộp kiểm trường để hiển thị giá trị của các thuật ngữ được đặt là đường dẫn phân cấp đầy đủ. Ví dụ: vị trí, lục địa, quốc gia/khu vực, thành phố.

Thiết đặt tập hợp thuật ngữ    Hiển thị các thuật ngữ từ tập hợp thuật ngữ được quản lý cho doanh nghiệp hoặc tạo tập hợp thuật ngữ tùy chỉnh để chia sẻ với những người khác trong tuyển tập trang.

  • Sử dụng tập hợp thuật ngữ được quản lý    Nhập một hoặc nhiều thuật ngữ, được phân tách bằng dấu chấm phẩy, rồi chọn Tìm để lọc các tùy chọn để chỉ bao gồm những điều có chứa các thuật ngữ mong muốn. Sau khi tìm tập hợp thuật ngữ chứa danh sách các giá trị để hiển thị trong cột này, hãy bấm vào một thuật ngữ để chọn mức đầu tiên của cấu trúc phân cấp để hiển thị trong cột. Tất cả các mức bên dưới thuật ngữ bạn chọn sẽ được nhìn thấy khi người dùng chọn một giá trị.

Tạo tập hợp thuật ngữ tùy chỉnh    Nhập mô tả cho tập hợp thuật ngữ tùy chỉnh của bạn và nhập các thuật ngữ đặt cấu trúc phân cấp trực tiếp vào hộp được cung cấp, hoặc bấm sửa bằng trình quản lý bộ thuật ngữ để mở và sử dụng công cụ quản lý thuật ngữ.

Để biết thêm thông tin về siêu dữ liệu được quản lý, hãy xem giới thiệu về siêu dữ liệu được quản lý. Bài viết này mô tả các siêu dữ liệu được quản lý là gì và cách sử dụng.

Lưu ý: Trong khi một thuật ngữ tùy chỉnh sẵn dùng cho tất cả người dùng trong một tuyển tập trang, các thuật ngữ trong tập hợp sẽ không khả dụng với tư cách là từ khóa doanh nghiệp.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×