Cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ

Khả năng quản lý bản ghi trên bất kỳ trang nào cho phép người quản lý bản ghi thêm điều khiển cách thức kinh doanh và các bản ghi pháp lý với một giá trị dài hạn được xử lý. Quản lý bản ghi "tại chỗ" cũng cho phép những bản ghi này là một phần của không gian làm việc cộng tác, cuộc sống cùng với các tài liệu khác mà bạn đang làm việc.

Tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức của giải pháp quản lý bản ghi của bạn, bạn có thể kích hoạt quản lý bản ghi tại chỗ ở mức tuyển tập trang và bạn có thể thêm vô hiệu hóa tuyên bố thủ công của bản ghi ở cấp danh sách hoặc thư viện. Tuy nhiên, mặc định cho danh sách và thư viện, là bản kê khai của bản ghi thủ công được bật khi tính năng này được kích hoạt ở mức tuyển tập trang.

Lưu ý: Trong SharePoint Online, chúng tôi đã giới thiệu bằng cách sử dụng nhãn duy trì để khai báo nội dung là bản ghi, điềunày sẽ thay thế hiệu quả cần sử dụng trung tâm bản ghi. Nếu bạn đang sử dụng trung tâm bản ghi, bạn có thể tiếp tục sử dụng ứng dụng này cùng với các nhãn duy trì. Nhưng di chuyển về phía trước, với mục đích quản lý bản ghi, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nhãn duy trì thay vì Trung tâm bản ghi.

Kích hoạt quản lý bản ghi tại chỗ trong SharePoint

Nếu chưa xong, bạn cần kích hoạt quản lý bản ghi tại chỗ trước khi bạn có thể thực hiện các tác vụ này. Nếu bạn đã kích hoạt, hãy bỏ qua những bước này.

  1. Dẫn hướng đến trang mức cao nhất.

  2. Bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , rồi bấm thiết đặt trang

    Trong site SharePoint nhóm được kết nối, hãy bấm thiết đặt, bấm nội dung trang, rồi bấm thiết đặt trang.

  3. Bên dưới quản trị tuyển tập trang, hãy bấm tính năng tuyển tập trang.

  4. Trong các tính năng tuyển tập trang, hãy tìm trong quản lý bản ghi tại chỗ và bấm kích hoạt.

Cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ cho một tuyển tập trang

Nếu giải pháp quản lý bản ghi của bạn kéo dài qua nhiều site, bạn có thể cấu hình thiết đặt quản lý bản ghi theo những cách sau đây:

  • Xác định các loại hạn chế để đặt trên một tài liệu khi nó được khai báo là bản ghi.

  • Xác định xem tất cả danh sách hay thư viện trong trang cho phép tuyên bố bản ghi thủ công hay không.

  • Xác định ai có thể khai báo và hủy khai báo tài liệu theo cách thủ công dưới dạng bản ghi.

Để cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ cho một tuyển tập trang

Lưu ý: Trước tiên, bạn phải kích hoạt tính năng quản lý bản ghi tại chỗ ở mức tuyển tập trang trước khi bạn có thể hoàn tất quy trình này.

  1. Dẫn hướng đến trang mức cao nhất.

  2. Bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , rồi bấm thiết đặt trang

    Trong site SharePoint nhóm được kết nối, hãy bấm thiết đặt, bấm nội dung trang, rồi bấm thiết đặt trang.

  3. Bên dưới quản trị tuyển tập trang, hãy bấm thiết đặt khaibáo bản ghi.

  4. Trên trang thiết đặt khai báo bản ghi, trong phần hạn chế Record , chọn tùy chọn xác định kiểu hạn chế sẽ được đặt trên một mục khi nó được tuyên bố là bản ghi. Thiết đặt này không ảnh hưởng đến các mục đã được khai báo là bản ghi.

    • Không giới hạn   bổ sung hạn chế này có ích nếu bạn muốn các bản ghi có chính sách duy trì riêng biệt so với không phải là bản ghi nhưng không muốn chặn các bản ghi không bị xóa hoặc chỉnh sửa.

    • Chặn xóa   đây là giới hạn mặc định cho Trung tâm bản ghi.

    • Chặn sửa và xóa    Hạn chế này rất hữu ích nếu bạn muốn khóa hoàn toàn một tài liệu để không thể sửa hoặc xóa bỏ. Biểu tượng "khóa móc" được liên kết với tài liệu cho thấy rằng mục đó đã bị khóa.

  5. Trong phần tính khả dụng của bản ghi, hãy chọn tùy chọn xác định có các mục có thể được khai báo theo cách thủ công là các bản ghi trong danh sách và thư viện theo mặc định. Nếu tùy chọn không sẵn dùng trong tất cả các vị trí theo mặc định , các mục có thể được khai báo là chỉ bản ghi thông qua chính sách hoặc dòng công việc.

    Một tùy chọn trong phần tính khả dụng của bản ghi cho phép bạn khai báo bản ghi. Để thực hiện điều này, trong chi tiết tuân thủ, bên cạnh trạng thái bản ghi, hãy bấm bản ghi không khaibáo. Bạn được nhắc xác nhận rằng bạn muốn hủy khai báo mục dưới dạng bản ghi.

    Lưu ý: Tùy chọn hủy khai báo chỉ xuất hiện đối với các mục trước đây được khai báo là bản ghi.

  6. Trong phần vai trò khai báo, hãy xác định kiểu người dùng có thể khai báo hoặc hủy khai báo các mục dưới dạng bản ghi.

    • Tất cả người đóng góp danh sách và người quản trị    Bất kỳ người dùng nào có quyền "sửa mục" cho một danh sách có thể khai báo và hủy khai báo các mục là bản ghi.

    • Chỉ người quản trị danh sách    Chỉ những người dùng có quyền "quản lý danh sách" cho một danh sách có thể khai báo và hủy khai báo các mục dưới dạng bản ghi.

    • Chỉ các hành động chính sách    Chỉ các hành động chính sách hoặc mã tùy chỉnh chạy như tài khoản hệ thống có thể khai báo và hủy khai báo các mục dưới dạng bản ghi.

  7. Bấm vào OK.

Đầu Trang

Cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ cho một danh sách hoặc thư viện

Bạn có thể cấu hình các thiết đặt quản lý bản ghi để cho phép hoặc ngăn chặn việc tạo bản ghi trong danh sách hoặc thư viện cụ thể trên một trang. Bạn cũng có thể cấu hình danh sách và thư viện, sao cho tất cả các mục được thêm vào chúng sẽ được tự động khai báo là bản ghi.

Để cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ cho một danh sách hoặc thư viện

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn cấu hình để quản lý bản ghi.

  2. Đối với thư viện, bên dưới công cụ thư viện, hãy bấm tab Thư viện . Đối với danh sách, bên dưới công cụ danh sách, hãy bấm tab danh sách .

  3. Trên ruy-băng thư viện, hãy bấm thiết đặt thư viện. Đối với danh sách, hãy bấm thiết đặt danh sách.

    Trong SharePoint Online, hãy bấm thiết đặt rồi bấm Thiết đặt danh sách hoặc thiết đặt thư viện.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy nút dải băng được tham chiếu trong quy trình này, bạn có thể cần phải điều chỉnh độ phân giải màn hình hoặc kích cỡ cửa sổ trình duyệt để bung rộng tất cả các nút dải băng sẵn có. Bạn cũng có thể bấm vào nút nhóm để mở rộng lựa chọn nút của nhóm đó.

  4. Trên trang thiết đặt danh sách, bấm vào bản ghi thiết đặt khaibáo.

  5. Trên trang thiết đặt khai báo bản ghi, trong phần tính khả dụng của khai báo bản ghi thủ công, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chọn xem bạn có muốn sử dụng thiết đặt mặc định của tuyển tập trang hay không.

    • Cho phép khai báo bản ghi thủ công cho danh sách hoặc thư viện này.

    • Không bao giờ cho phép khai báo bản ghi thủ công cho danh sách hoặc thư viện này.

  6. Trong phần khai báo tự động , hãy chọn xem bạn có muốn các mục được thêm vào danh sách hay thư viện này sẽ tự động được khai báo dưới dạng bản ghi hay không.

  7. Bấm vào OK.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×