Chia sẻ & đồng tác giả

Cộng tác cùng lúc trên sổ làm việc Excel bằng tính năng đồng tác giả

Cộng tác trên sổ làm việc Excel cùng lúc bằng tính năng đồng tác giả

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video.

Bạn và đồng nghiệp có thể mở cũng như làm việc trên cùng một sổ làm việc Excel. Hoạt động này được gọi là đồng tác giả. Khi bạn đồng tác giả, bạn có thể nhìn thấy các thay đổi của nhau một cách nhanh chóng — trong vài giây. Và với một số phiên bản Excel, bạn sẽ thấy lựa chọn của những người khác trong những màu sắc khác nhau. Nếu bạn đang sử dụng một phiên bản Excel hỗ trợ tính năng đồng tác giả, bạn có thể chọn chia sẻ ở góc trên bên phải, nhập địa chỉ email, rồi chọn một vị trí đám mây. Tuy nhiên, nếu bạn cần biết thêm chi tiết, chẳng hạn như phiên bản nào được hỗ trợ và có thể lưu trữ tệp vào đâu thì bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình.

Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng nếu bạn có đăng ký Microsoft 365. Nếu bạn là Microsoft 365 người đăng ký, hãy đảm bảo bạn có phiên bản Office mới nhất.

Để đồng tác giả trong Excel cho máy tính chạy Windows, bạn cần đảm bảo một số nội dung được thiết lập trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện một vài bước để đồng tác giả với những người khác.

Bằng cách sử dụng trình duyệt web, hãy tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online. Lưu ý rằng các site SharePoint tại cơ sở (các site không được Microsoft lưu trữ) không hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu bạn không chắc chắn mình đang sử dụng ai, hãy yêu cầu người phụ trách site của bạn, hoặc bộ phận CNTT của bạn.

  1. Nếu bạn đã tải lên tệp, hãy chọn tên tệp để mở. Sổ làm việc sẽ mở trong tab mới ở trình duyệt web của bạn.

  2. Chọn nút mở trong ứng dụng trên máy tính .

  3. Khi tệp mở ra trong ứng dụng Excel trên máy tính, bạn có thể thấy một thanh màu vàng cho biết tệp nằm trong dạng xem được bảo vệ. Chọn nút bật chỉnh sửa nếu đó là trường hợp.

  4. Chọn chia sẻ ở góc trên bên phải.

  5. Theo mặc định, tất cả người nhận sẽ có thể chỉnh sửa sổ làm việc, Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi thiết đặt bằng cách chọn tùy chọn có thể chỉnh sửa .

  6. Nhập địa chỉ email trong hộp địa chỉ và tách nhau bằng dấu chấm phẩy. 

  7. Thêm thông báo cho người nhận của bạn. Đây là bước tùy chọn.

  8. Chọn Gửi.

Lưu ý: Nếu bạn muốn gửi liên kết chính mình, đừng chọn nút gửi . Thay vào đó, chọn sao chép nối kết ở phía dưới cùng của ngăn.

Nếu bạn đã chọn nút chia sẻ , mọi người sẽ nhận được thông điệp email mời họ mở tệp. Họ có thể chọn liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở ra và sổ làm việc sẽ mở bằng Excel dành cho web. Nếu họ muốn dùng ứng dụng Excel trên máy tính để đồng tác giả, họ có thể chọn chỉnh sửa trong ứng dụng trên máy tính. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 Subscribers là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể chỉnh sửa trong trình duyệt.

Lưu ý: Nếu họ đang sử dụng phiên bản mới nhất của Excel, PowerPoint hoặc Word có một cách dễ dàng hơn-họ có thể chọn tệp > mở và chọn chia sẻ với tôi.

Khi tệp vẫn mở trong Excel, đảm bảo rằng cài đặt Lưu tự động nằm ở góc trên bên trái. Đến khi những người khác mở tệp, các bạn sẽ thực hiện đồng tác giả với nhau. Bạn sẽ biết mình đang đồng tác giả nếu bạn nhìn thấy ảnh của mọi người ở góc trên bên phải của cửa sổ Excel. (Bạn cũng có thể thấy tên viết tắt của những người đó, hoặc chữ "K" viết tắt của từ khách.)

Biểu tượng Mọi người, Khi có người khác thực hiện đồng tác giả, họ sẽ hiển thị ở đây

Mẹo đồng tác giả:

  • Bạn có thể thấy vùng chọn của những người khác ở các màu khác nhau. Điều này sẽ xảy ra nếu họ đang sử dụng Excel for Microsoft 365 người đăng ký, Excel dành cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, bạn sẽ không nhìn thấy lựa chọn của họ, nhưng những thay đổi của chúng sẽ xuất hiện khi họ đang làm việc.

  • Nếu bạn nhìn thấy lựa chọn của những người khác trong các màu khác nhau, những lựa chọn đó sẽ hiển thị dưới dạng màu lam, màu tím và các màu khác. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ luôn có màu lục. Và trên màn hình của người khác, lựa chọn của riêng họ cũng sẽ có màu lục. Nếu bạn không có đủ thông tin ai là ai, hãy đặt con trỏ lên lựa chọn đó rồi tên người đó sẽ được hiển thị. Nếu bạn muốn nhảy đến nơi ai đó đang làm việc, hãy chọn ảnh hoặc tên tắt của họ, rồi chọn tùy chọn đi đến .

Các câu hỏi thường gặp

Trong Excel for Microsoft 365 người đăng ký, bạn có thể nhận thấy lưu tự động ở góc trên bên trái. Lưu Tự động được bật khi tệp được lưu trữ trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online. Nó sẽ tự động lưu các thay đổi của bạn vào đám mây khi bạn đang làm việc. Và nếu những người khác đang làm việc trên cùng một tệp, hãy lưu tự động cho phép họ nhìn thấy các thay đổi của bạn chỉ trong vài giây. Hãy xem lưu tự động là gì? để biết thêm thông tin về lưu tự động, bao gồm các lý do tại sao có thể sẵn dùng hoặc không sẵn dùng.

Có một vài lý do khiến xảy ra lỗi này. Lý do phổ biến nhất là do ai đó đã mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu chỉ một người thực hiện điều này, thì mọi người khác sẽ nhận được lỗi "bị khóa" — ngay cả khi mọi người khác đang sử dụng phiên bản Excel mà không hỗ trợ tính năng đồng tác giả.

Các phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả:

  • Excel for Microsoft 365*

  • Excel for Microsoft 365 for Mac*

  • Excel dành cho web

  • Excel for Android

  • Excel for iOS

  • Excel Mobile

* Đồng tác giả trong phiên bản này yêu cầu bạn phải có phiên bản mới nhất của Excel for Microsoft 365 được cài đặt và yêu cầu bạn phải đăng nhập vào Office bằng tài khoản đăng ký Microsoft 365. Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, có thể bạn không có phiên bản Office hỗ trợ tính năng đồng tác giả chưa. Điều này có thể do người quản trị của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt.

Nếu bạn vẫn nhận được lỗi "bị khóa", hãy xem tệp Excel bị khóa để chỉnh sửa để biết thêm giải pháp cho vấn đề này.

Bạn có thể thấy các lựa chọn của người khác ở các màu khác nhau nhưng chỉ khi bạn và những người khác đang sử dụng Excel for Microsoft 365 người đăng ký, Excel dành cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel for Microsoft 365 người đăng ký, thì mọi người cần có lưu tự động để xem các lựa chọn màu.

Nếu bạn đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS và bạn không thấy lựa chọn của người khác, sau đó chờ vài giây. Nếu bạn vẫn không thấy lựa chọn của ai đó, hãy đảm bảo rằng họ đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, chẳng hạn như Excel Mobile, thì các lựa chọn của chúng sẽ không xuất hiện với bạn. Tuy nhiên, mọi thay đổi họ thực hiện đều sẽ xuất hiện gần như ngay lập tức. Ngoài ra, nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel 2013, thì họ sẽ không thể chỉnh sửa tệp cùng một lúc với bạn và bạn sẽ không thể nhìn thấy các lựa chọn của họ.

Để thực hiện đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 Subscribers là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ luôn có thể sử dụng Excel dành cho web trong trình duyệt web của họ. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Thông báo cho mọi người để chọn nút bật chỉnh sửa nếu nó xuất hiện.

  • Hãy đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trong Excel for Microsoft 365 người đăng ký đã lưu tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel.

  • Nếu bạn đang sử dụng OneDrive để đồng bộ các tệp, hãy đảm bảo rằng nó không bị tạm dừng và đảm bảo rằng sử dụng các ứng dụng Office để đồng bộ các tệp Office... được bật. Có thể xem chi tiết về cài đặt này tại đây.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ > tệp Nút Hình bánh răng > lưu tựđộng.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ Nút Tệp tệp > lưu tựđộng.

  • Đảm bảo tệp không ở dạng chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu người sử dụng tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong đồng tác giả Excel. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất kỳ thay đổi nào chưa lưu, chỉ cần chọn làm mới. Nếu bạn chưa lưu những thay đổi mà bạn không cần phải giữ lại, bạn có thể chọn loại bỏ thay đổi. Đối với những nội dung bạn cần giữ lại, hãy chọn lưu một bản sao và lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng — mở lại tệp gốc trên điện toán đám mây và dán các thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Hãy nhớ rằng nếu bạn đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, những thay đổi bạn thực hiện trong khi máy tính của bạn không được kết hợp với máy tính của bạn trở lại trực tuyến. Và sau khi trực tuyến, tất cả các thay đổi của bạn sẽ được phối cùng một lúc.

Có. Trong Excel for Microsoft 365, chọn tệp > thông tin > xem và khôi phục các phiên bản trước đó. Sau đó tìm một phiên bản trước đó trong danh sách, rồi chọn mở phiên bản. Phiên bản cũ sẽ mở ra. Nếu bạn muốn khôi phục Phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn là đồng tác giả nữa, rồi chọn khôi phục. Để biết thêm thông tin về các phiên bản, xem mục Xem các phiên bản cũ của tệp Office.

Chỉ cần bốn bước để đồng tác giả trong Excel dành cho web.

Bằng cách sử dụng trình duyệt web, hãy tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online.

  1. Ở phía trên cùng của ruy-băng, hãy chọn chia sẻ. Hộp thoại gửi liên kết sẽ mở ra để bạn có thể gửi cho mọi người một nối kết đến sổ làm việc.

  2. Theo mặc định, bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có thể sử dụng liên kết để mở và chỉnh sửa sổ làm việc. Nếu bạn muốn điều chỉnh ai có thể sử dụng liên kết và những nội dung đó có thể làm, hãy chọn mọi người trong [tổ chức của bạn] với nối kết có thể sửa, hãy chọn tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại thiết đặt liên kết, rồi chọn áp dụng.  

  3. Trong hộp thoại gửi liên kết, nhập địa chỉ email, được phân tách bằng dấu chấm phẩy. 

  4. Thêm thông báo cho người nhận của bạn. Đây là bước tùy chọn.

  5. Chọn Gửi.

Lưu ý: Nếu bạn muốn gửi liên kết chính mình, đừng chọn nút gửi. Thay vào đó, chọn sao chép nối kết ở phía dưới cùng của ngăn.

Nếu bạn đã chọn nút chia sẻ , mọi người sẽ nhận được thông điệp email mời họ mở tệp. Họ có thể chọn liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở ra và sổ làm việc sẽ mở bằng Excel dành cho web. Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel để đồng tác giả, họ có thể chọn chỉnh sửa trong ứng dụng trên máy tính. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể chỉnh sửa trong trình duyệt.

Bây giờ, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc đồng thời với những người khác. Bạn biết rằng bạn đang đồng tác giả với một người khác nếu bạn thấy một thông báo ở góc trên bên phải cho biết họ đang chỉnh sửa. Nếu có nhiều người khác đang chỉnh sửa, bạn sẽ thấy một thông báo khác cho bạn biết số lượng người đang đồng tác giả. Ví dụ: "2 người khác đang ở đây."

Mẹo đồng tác giả:

  • Để xem lại những thay đổi đã thực hiện kể từ khi bạn mở tệp, hãy chọn Hiển thị thay đổi. Điều này sẽ mở ra một ngăn mà bạn có thể nhìn thấy các thay đổi, bao gồm các giá trị ô trước đó (nếu có thay đổi nào).

  • Nếu bạn muốn nhảy đến nơi ai đó đang làm việc, hãy chọn tên của họ, rồi chọn chỉnh sửa....

  • Bạn có thể thấy vùng chọn của những người khác ở các màu khác nhau. Điều này sẽ xảy ra nếu họ đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, bạn sẽ không nhìn thấy lựa chọn của họ, nhưng những thay đổi của chúng sẽ xuất hiện khi họ đang làm việc.

  • Nếu bạn nhìn thấy lựa chọn của những người khác trong các màu khác nhau, những lựa chọn đó sẽ hiển thị dưới dạng màu lam, màu tím và các màu khác. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ luôn có màu lục. Và trên màn hình của người khác, lựa chọn của riêng họ cũng sẽ có màu lục. Nếu bạn không có đủ thông tin ai là ai, hãy đặt con trỏ lên lựa chọn đó rồi tên người đó sẽ được hiển thị.

Các câu hỏi thường gặp

Có một vài lý do khiến xảy ra lỗi này. Lý do phổ biến nhất là do ai đó đã mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu chỉ có một người mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả thì những người khác sẽ gặp lỗi "bị khóa" — ngay cả khi những người khác đang sử dụng phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả.

Các phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả:

  • Excel for Microsoft 365*

  • Excel for Microsoft 365 for Mac*

  • Excel dành cho web

  • Excel for Android

  • Excel for iOS

  • Excel Mobile

* Đồng tác giả trong phiên bản này yêu cầu bạn phải cài đặt phiên bản mới nhất của Excel và yêu cầu bạn đăng nhập vào Office bằng tài khoản đăng ký Microsoft 365. Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, có thể bạn không có phiên bản Office hỗ trợ tính năng đồng tác giả chưa. Điều này có thể do người quản trị của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt.

Nếu bạn vẫn nhận được lỗi "bị khóa", hãy xem tệp Excel bị khóa để chỉnh sửa để biết thêm giải pháp cho vấn đề này.

Bạn có thể thấy các lựa chọn của người khác ở các màu khác nhau nhưng chỉ khi bạn và những người khác đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel for Microsoft 365, thì mọi người cần có lưu tự động để xem các lựa chọn màu.

Nếu bạn đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS và bạn không thấy lựa chọn của người khác, sau đó chờ vài giây. Nếu bạn vẫn không thấy lựa chọn của ai đó, hãy đảm bảo rằng họ đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, chẳng hạn như Excel Mobile, thì các lựa chọn của chúng sẽ không xuất hiện với bạn. Tuy nhiên, mọi thay đổi họ thực hiện đều sẽ xuất hiện gần như ngay lập tức. Ngoài ra, nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel 2013, thì họ sẽ không thể chỉnh sửa tệp cùng một lúc với bạn và bạn sẽ không thể nhìn thấy các lựa chọn của họ.

Để thực hiện đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ luôn có thể sử dụng Excel dành cho web trong trình duyệt web của họ. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Thông báo cho mọi người để chọn nút bật chỉnh sửa nếu nó xuất hiện.

  • Hãy đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trong Excel for Microsoft 365 đã lưu tự động.

  • Nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, họ cần đảm bảo rằng nó không bị tạm dừng. Và họ cần sử dụng Office 2016 để đồng bộ các tệp... đã bật thiết đặt. Có thể xem chi tiết về cài đặt này tại đây.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ > tệp Nút Hình bánh răng > lưu tựđộng.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ Nút Tệp tệp > lưu tựđộng.

  • Đảm bảo tệp không ở dạng chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này có thể xảy ra đôi khi có người dùng một tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong Excel đồng tác giả chưa, và nó có thể dừng quy trình đồng tác giả tạm thời. Nếu bạn chưa lưu những thay đổi mà bạn không cần giữ, bạn có thể chọn tải lại. Đối với những nội dung bạn cần giữ lại, hãy chọn lưu một bản sao và lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng: Mở lại tệp ban đầu trên đám mây rồi dán lại thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Hãy nhớ rằng nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ các tệp thì những thay đổi họ thực hiện khi máy tính đang ngoại tuyến sẽ không được phối cho đến khi máy tính trực tuyến trở lại. Và sau khi trực tuyến, tất cả các thay đổi của họ sẽ được phối cùng một lúc.

Có. Trong Excel dành cho web, đi tới thư mục chứa tệp. Sau đó, bấm chuột phải vào tên tệp, rồi chọn Lịch sử phiên bản. Sau đó chọn một phiên bản cũ hơn ở bên trái và phiên bản đó sẽ mở ra. Nếu bạn muốn khôi phục Phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn là đồng tác giả nữa, rồi chọn khôi phục.

Để đồng tác giả trong Excel Android, bạn cần đảm bảo thiết lập một số nội dung trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện một vài bước để đồng tác giả với những người khác.

  • Bạn cần cài đặt phiên bản Excel mới nhất, đồng thời cũng cần đăng nhập vào Excel bằng tài khoản Microsoft. Đi tới Tệp > Mở rồi đảm bảo rằng tài khoản Microsoft của bạn được liệt kê ở đó. Nếu không, hãy nhấn Thêm vị trí để thêm tài khoản. Lưu ý rằng nếu bạn có điện thoại hoặc máy tính bảng lớn hơn 10,1 inch, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản đăng ký Microsoft 365 .

  • Bạn cần sử dụng tệp .xlsx, tệp .xlsm hoặc tệp .xlsb. Nếu tệp của bạn không ở định dạng này, hãy mở tệp trong phiên bản Excel trên máy tính. Sau đó, nhấn vào Tệp > Lưu như > Duyệt > Lưu dưới dạng, rồi thay đổi định dạng thành .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb.

  1. Tạo hoặc mở tệp, sau đó nhấn Tệp > Lưu Dưới dạng.

  2. Kiểm tra vị trí hiện tại của tệp. Nếu OneDrive hoặc SharePoint được chọn, hãy nhấn nút Quay lại, rồi đi đến bước tiếp theo. Nếu OneDrive hoặc SharePoint không được chọn, hãy nhấn OneDrive hoặc SharePoint ở phía bên trái, đặt tên tệp, rồi nhấn Lưu.

  1. Gõ nhẹ vào Biểu tượng Chia sẻ ở phía trên bên phải.

  2. Nhập địa chỉ email vào hộp Mời mọi người, rồi phân tách từng địa chỉ email bằng dấu chấm phẩy.

  3. Đảm bảo cũng chọn Có thể chỉnh sửa.

  4. Khi thực hiện xong, hãy nhấn nút Chia sẻ. Việc nhấn nút này sẽ gửi thư email đến mọi người cho bạn.

    Mẹo: Nếu bạn muốn tự gửi liên kết, đừng nhấn nút Chia sẻ. Thay vào đó, hãy nhấn Chia sẻ dưới dạng liên kết.

Nếu bạn đã nhấn nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể chọn liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở sổ làm việc trong Excel dành cho web. Họ có thể đồng tác giả trong Excel dành cho web ngay lập tức bằng cách chọn sửa sổ làm việc > sửa trong trình duyệt.

Nếu họ muốn sử dụng một ứng dụng Excel và không Excel dành cho web để đồng tác giả, họ có thể chọn sửa sổ làm việc > sửa trong Excel. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả.

Bây giờ, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc đồng thời với những người khác. Để xem ai đang chỉnh sửa tệp với bạn, nhấn Chia sẻ ở góc trên bên phải, rồi nhấn vào Quản lý. Nếu còn có người khác đang làm việc trên tệp đồng thời với bạn, bạn sẽ thấy tên của họ được liệt kê. Nếu họ có nhãn Đang chỉnh sửa, họ đang làm việc trên tệp.

Các câu hỏi thường gặp

Có một vài lý do khiến xảy ra lỗi này. Lý do phổ biến nhất là do ai đó đã mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu chỉ một người thực hiện điều này, thì mọi người khác sẽ nhận được lỗi "bị khóa" — ngay cả khi mọi người khác đang sử dụng phiên bản Excel mà không hỗ trợ tính năng đồng tác giả.

Các phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả:

  • Excel for Microsoft 365*

  • Excel for Microsoft 365 for Mac*

  • Excel dành cho web

  • Excel for Android

  • Excel for iOS

  • Excel Mobile

* Đồng tác giả trong phiên bản này yêu cầu bạn phải cài đặt phiên bản mới nhất của Excel và yêu cầu bạn đăng nhập vào Office bằng tài khoản đăng ký Microsoft 365. Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, có thể bạn không có phiên bản Office hỗ trợ tính năng đồng tác giả chưa. Điều này có thể do người quản trị của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt.

Nếu bạn vẫn nhận được lỗi "bị khóa", hãy xem tệp Excel bị khóa để chỉnh sửa để biết thêm giải pháp cho vấn đề này.

Bạn có thể thấy các lựa chọn của người khác ở các màu khác nhau nhưng chỉ khi bạn và những người khác đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel for Microsoft 365, thì mọi người cần có lưu tự động để xem các lựa chọn màu.

Nếu bạn đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS và bạn không thấy lựa chọn của người khác, sau đó chờ vài giây. Nếu bạn vẫn không thấy lựa chọn của ai đó, hãy đảm bảo rằng họ đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, chẳng hạn như Excel Mobile, thì các lựa chọn của chúng sẽ không xuất hiện với bạn. Tuy nhiên, mọi thay đổi họ thực hiện đều sẽ xuất hiện gần như ngay lập tức. Ngoài ra, nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel 2013, thì họ sẽ không thể chỉnh sửa tệp cùng một lúc với bạn và bạn sẽ không thể nhìn thấy các lựa chọn của họ.

Để thực hiện đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ luôn có thể sử dụng Excel dành cho web trong trình duyệt web của họ bằng cách chọn chỉnh sửa sổ làm việc > sửa trong trình duyệt. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Thông báo cho mọi người để chọn nút bật chỉnh sửa nếu nó xuất hiện.

  • Hãy đảm bảo rằng tất cả những người đang làm việc trong Excel for Microsoft 365 đã lưu tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel.

  • Nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, họ cần đảm bảo rằng nó không bị tạm dừng. Và họ cần sử dụng Office 2016 để đồng bộ các tệp... đã bật thiết đặt. Có thể xem chi tiết về cài đặt này tại đây.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ > tệp Nút Hình bánh răng > lưu tựđộng.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ Nút Tệp tệp > lưu tựđộng.

  • Hãy đảm bảo rằng tệp không phải là chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này có thể xảy ra đôi khi ai đó sử dụng một tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong Excel đồng tác giả chưa. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất cứ thay đổi không được lưu nào, chỉ cần nhấn Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi không được lưu mà không cần giữ lại, bạn có thể nhấn Bỏ thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ, nhấn Lưu một bản sao, rồi lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng — mở lại tệp gốc trên điện toán đám mây và dán các thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Hãy nhớ rằng nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ các tệp thì những thay đổi họ thực hiện khi máy tính đang ngoại tuyến sẽ không được phối cho đến khi máy tính trực tuyến trở lại. Và sau khi trực tuyến, tất cả các thay đổi của họ sẽ được phối cùng một lúc.

Có. Trong Excel for Android, nhấn Tệp > Lịch sử. Sau đó, nhấn vào một phiên bản cũ, rồi tệp sẽ mở ra. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả, rồi nhấn Khôi phục phiên bản này.

Để đồng tác giả trong Excel for iOS, bạn cần đảm bảo thiết lập một số nội dung trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện một vài bước để đồng tác giả với những người khác.

  • Bạn cần cài đặt phiên bản Excel mới nhất, đồng thời cũng cần đăng nhập vào Excel bằng tài khoản Microsoft. Khi bạn mở Excel, nhấn Mở, rồi đảm bảo rằng tài khoản Microsoft của bạn được liệt kê ở đó. Nếu không, hãy nhấn Thêm vị trí để thêm tài khoản. Lưu ý rằng nếu bạn có điện thoại hoặc máy tính bảng lớn hơn 10,1 inch, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản đăng ký Microsoft 365 .

  • Bạn cần sử dụng tệp .xlsx, tệp .xlsm hoặc tệp .xlsb. Nếu tệp của bạn không ở định dạng này, hãy mở tệp trong phiên bản Excel trên máy tính. Sau đó, chọn tệp > lưu dưới dạng > duyệt > lưu dưới dạng và thay đổi định dạng thành. xlsx,. xlsm hoặc. xlsb.

Đồng tác giả yêu cầu bạn lưu sổ làm việc vào OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online. Lưu ý rằng các site SharePoint tại cơ sở (các site không được Microsoft lưu trữ), không hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu bạn không chắc chắn mình đang sử dụng ai, hãy yêu cầu người phụ trách site của bạn, hoặc bộ phận CNTT của bạn.

  1. Tạo hoặc mở một tệp.

  2. Nếu bạn đã tạo tệp, nhấn Tệp Nút Tệp , nhấn Tên, rồi đặt tên tệp. Sau đó, chọn vị trí OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online ở phía bên trái, rồi nhấn Lưu.

  3. Nếu bạn đã mở một tệp hiện có, hãy gõ nhẹ vào Nút Tệp tệp > thuộc tính. Nếu đường dẫn Vị trí có từ "OneDrive," "d.docs.live.net" hoặc "SharePoint" thì có thể đã lưu vào một trong những vị trí này. Nếu không có các từ đó, nhấn Tệp > Lưu một Bản sao, rồi lưu vào OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Trực tuyến.

  1. Gõ nhẹ vào chia sẻ Nút Chia sẻ ở phía trên bên phải.

  2. Nếu bạn muốn tự gửi liên kết đến tệp, nhấn Sao chép Liên kết > Xem và Chỉnh sửa. Sau đó, dán liên kết vào thư email hoặc cửa sổ IM.

  3. Nếu bạn muốn Excel gửi liên kết cho bạn trong thư email, nhấn Mời Mọi người. Sau đó, nhập địa chỉ email vào hộp Mời mọi người, rồi nhấn trở về sau mỗi địa chỉ. Ngoài ra, hãy đảm bảo đã bật Có thể chỉnh sửa. Cuối cùng, nhấn Gửi.

Nếu bạn đã nhấn Gửi ở bước trước, mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể chọn liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở sổ làm việc trong Excel dành cho web. Họ có thể đồng tác giả trong Excel dành cho web ngay lập tức bằng cách chọn sửa sổ làm việc > sửa trong trình duyệt.

Nếu họ muốn sử dụng một ứng dụng Excel và không Excel dành cho web để đồng tác giả, họ có thể chọn sửa sổ làm việc > sửa trong Excel. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả.

Bây giờ, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc đồng thời với những người khác. Để xem ai đang chỉnh sửa tệp với bạn, hãy gõ nhẹ vào chia sẻ Nút chia sẻ trong khi đồng tác giả ở phía trên bên phải, rồi gõ nhẹ vào chia sẻ. Nếu còn có người khác đang làm việc trên tệp đồng thời với bạn, bạn sẽ thấy tên của họ được liệt kê. Nếu họ có nhãn Đang chỉnh sửa... thì nghĩa là họ đang làm việc trên tệp.

Các câu hỏi thường gặp

Có một vài lý do khiến xảy ra lỗi này. Lý do phổ biến nhất là do ai đó đã mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu chỉ một người thực hiện điều này, thì mọi người khác sẽ nhận được lỗi "bị khóa" — ngay cả khi mọi người khác đang sử dụng phiên bản Excel mà không hỗ trợ tính năng đồng tác giả.

Các phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả:

  • Excel for Microsoft 365*

  • Excel for Microsoft 365 for Mac*

  • Excel dành cho web

  • Excel for Android

  • Excel for iOS

  • Excel Mobile

* Đồng tác giả trong phiên bản này yêu cầu bạn phải cài đặt phiên bản mới nhất của Excel và yêu cầu bạn đăng nhập vào Office bằng tài khoản đăng ký Microsoft 365. Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, có thể bạn không có phiên bản Office hỗ trợ tính năng đồng tác giả chưa. Điều này có thể do người quản trị của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt.

Nếu bạn vẫn nhận được lỗi "bị khóa", hãy xem tệp Excel bị khóa để chỉnh sửa để biết thêm giải pháp cho vấn đề này.

Bạn có thể thấy các lựa chọn của người khác ở các màu khác nhau nhưng chỉ khi bạn và những người khác đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel for Microsoft 365, thì mọi người cần có lưu tự động để xem các lựa chọn màu.

Nếu bạn đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS và bạn không thấy lựa chọn của người khác, sau đó chờ vài giây. Nếu bạn vẫn không thấy lựa chọn của ai đó, hãy đảm bảo rằng họ đang sử dụng Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, chẳng hạn như Excel Mobile, thì các lựa chọn của chúng sẽ không xuất hiện với bạn. Tuy nhiên, mọi thay đổi họ thực hiện đều sẽ xuất hiện gần như ngay lập tức. Ngoài ra, nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel 2013, thì họ sẽ không thể chỉnh sửa tệp cùng một lúc với bạn và bạn sẽ không thể nhìn thấy các lựa chọn của họ.

Để thực hiện đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ luôn có thể sử dụng Excel dành cho web trong trình duyệt web của họ bằng cách chọn chỉnh sửa sổ làm việc > sửa trong trình duyệt. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Thông báo cho mọi người để chọn nút bật chỉnh sửa nếu nó xuất hiện.

  • Hãy đảm bảo rằng tất cả những người đang làm việc trong Excel for Microsoft 365 đã lưu tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel.

  • Nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, họ cần đảm bảo rằng nó không bị tạm dừng. Và họ cần sử dụng Office 2016 để đồng bộ các tệp... đã bật thiết đặt. Có thể xem chi tiết về cài đặt này tại đây.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ > tệp Nút Hình bánh răng > lưu tựđộng.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ Nút Tệp tệp > lưu tựđộng.

  • Hãy đảm bảo rằng tệp không phải là chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này có thể xảy ra đôi khi ai đó sử dụng một tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong Excel đồng tác giả chưa. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất cứ thay đổi không được lưu nào, chỉ cần nhấn Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi không được lưu mà không cần giữ lại, bạn có thể nhấn Bỏ thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ, nhấn Lưu một bản sao, rồi lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng — mở lại tệp gốc trên điện toán đám mây và dán các thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Hãy nhớ rằng nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ các tệp thì những thay đổi họ thực hiện khi máy tính đang ngoại tuyến sẽ không được phối cho đến khi máy tính trực tuyến trở lại. Và sau khi trực tuyến, tất cả các thay đổi của họ sẽ được phối cùng một lúc.

Nếu bạn muốn khôi phục tệp về phiên bản cũ, chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả. Sau đó gõ nhẹ Nút Tệp tệp > khôi phục > xem lịch sử Phiên bản trực tuyến. Trình duyệt web sẽ mở ra với các phiên bản trước của tệp. Nếu bạn đang sử dụng OneDrive, nhấn vào một phiên bản ở bên trái, rồi nhấn Khôi phục. Nếu bạn đang sử dụng OneDrive for Business hoặc SharePoint Online, nhấn vào một phiên bản ngày và thời gian, nhấn vào mũi tên xuống, rồi nhấn Khôi phục. Sau đó, quay lại Excel for iOS rồi mở lại tệp.

Để đồng tác giả trong Excel Mobile, bạn cần đảm bảo thiết lập một số nội dung trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện một vài bước để đồng tác giả với những người khác.

  • Bạn cần cài đặt phiên bản Excel Mobile mới nhất trên máy tính bảng hoặc điện thoại, đồng thời cần đăng nhập vào Excel bằng tài khoản Microsoft. Đi đến thiết đặt > tệp > tài khoản và đảm bảo tài khoản Microsoft 365 của bạn được liệt kê ở đó. Nếu không, nhấn Thêm tài khoản. Lưu ý rằng nếu bạn có điện thoại hoặc máy tính bảng lớn hơn 10,1 inch, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản đăng ký Microsoft 365 .

  • Bạn cần sử dụng tệp .xlsx, tệp .xlsm hoặc tệp .xlsb. Nếu tệp của bạn không ở định dạng này, hãy mở tệp trong phiên bản Excel trên máy tính. Sau đó, chọn tệp > lưu dưới dạng > duyệt > lưu dưới dạng và thay đổi định dạng thành. xlsx,. xlsm hoặc. xlsb.

  1. Tạo hoặc mở tệp, rồi nhấn Tệp > Lưu.

  2. Kiểm tra vị trí hiện tại của tệp. Dưới tên tệp, kiểm tra xem liệu các từ OneDrive hoặc SharePoint có nằm trong đường dẫn tệp không. Nếu có, nhấn nút Quay lại, rồi đi đến bước tiếp theo. Nếu một trong số này không được bao gồm trong đường dẫn, sau đó gõ nhẹ lưu bản sao của tệp nàyvà lưu tệp vào onedrive, onedrive for Businesshoặc vị trí SharePoint Online . Lưu ý rằng các site SharePoint tại cơ sở (các site không được Microsoft lưu trữ), không hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu bạn không chắc mình đang sử dụng một người nào, hãy yêu cầu người phụ trách site của bạn, hoặc bộ phận CNTT của bạn.

  1. Gõ nhẹ vào Biểu tượng Chia sẻ ở phía trên bên phải.

  2. Nhập địa chỉ email vào hộp Mời mọi người, rồi phân tách từng địa chỉ email bằng dấu chấm phẩy.

  3. Đảm bảo cũng chọn Có thể chỉnh sửa.

  4. Khi thực hiện xong, hãy nhấn nút Chia sẻ. Việc nhấn nút này sẽ gửi thư email đến mọi người cho bạn.

    Mẹo: Nếu bạn muốn tự gửi liên kết, đừng nhấn nút Chia sẻ. Thay vào đó, nhấn Nhận liên kết chia sẻ ở cuối ngăn.

Nếu bạn đã nhấn nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể chọn liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở sổ làm việc trong Excel dành cho web. Họ có thể đồng tác giả trong Excel dành cho web ngay lập tức bằng cách chọn sửa sổ làm việc > sửa trong trình duyệt.

Nếu họ muốn sử dụng một ứng dụng Excel và không Excel dành cho web để đồng tác giả, họ có thể chọn sửa sổ làm việc > sửa trong Excel. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả.

Bây giờ, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc đồng thời với những người khác. Để xem ai đang chỉnh sửa tệp với bạn, nhấn Chia sẻ ở góc trên bên phải. Nếu còn có người khác đang làm việc trên tệp đồng thời với bạn, bạn sẽ thấy tên của họ được liệt kê. Nếu họ có nhãn Đang chỉnh sửa, họ đang làm việc trên tệp.

Các câu hỏi thường gặp

Có một vài lý do khiến xảy ra lỗi này. Lý do phổ biến nhất là do ai đó đã mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu chỉ một người thực hiện điều này, thì mọi người khác sẽ nhận được lỗi "bị khóa" — ngay cả khi mọi người khác đang sử dụng phiên bản Excel mà không hỗ trợ tính năng đồng tác giả.

Các phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả:

  • Excel for Microsoft 365*

  • Excel for Microsoft 365 for Mac*

  • Excel dành cho web

  • Excel for Android

  • Excel for iOS

  • Excel Mobile

* Đồng tác giả trong phiên bản này yêu cầu bạn phải cài đặt phiên bản mới nhất của Excel và yêu cầu bạn đăng nhập vào Office bằng tài khoản đăng ký Microsoft 365. Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, có thể bạn không có phiên bản Office hỗ trợ tính năng đồng tác giả chưa. Điều này có thể do người quản trị của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt.

Nếu bạn vẫn nhận được lỗi "bị khóa", hãy xem tệp Excel bị khóa để chỉnh sửa để biết thêm giải pháp cho vấn đề này.

Vùng chọn của những người khác sẽ không hiển thị trong Excel Mobile tại thời điểm này. Các phiên bản hỗ trợ hiển thị các lựa chọn là Excel for Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel for Android và Excel for iOS.

Để thực hiện đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện đang hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ luôn có thể sử dụng Excel dành cho web trong trình duyệt web của họ bằng cách chọn chỉnh sửa sổ làm việc > sửa trong trình duyệt. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Thông báo cho mọi người để chọn nút bật chỉnh sửa nếu nó xuất hiện.

  • Hãy đảm bảo rằng tất cả những người đang làm việc trong Excel for Microsoft 365 đã lưu tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel.

  • Nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, họ cần đảm bảo rằng nó không bị tạm dừng. Và họ cần bật cài đặt Sử dụng Office 2016 để đồng bộ các tệp... . Có thể xem chi tiết về cài đặt này tại đây.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ > tệp Nút Hình bánh răng > lưu tựđộng.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách gõ nhẹ Nút Tệp tệp > lưu tựđộng.

  • Đảm bảo tệp không ở dạng chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu người sử dụng tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong đồng tác giả Excel. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất cứ thay đổi không được lưu nào, chỉ cần nhấn Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi không được lưu mà không cần giữ lại, bạn có thể nhấn Bỏ thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ, nhấn Lưu một bản sao, rồi lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng — mở lại tệp gốc trên điện toán đám mây và dán các thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Hãy nhớ rằng nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ các tệp thì những thay đổi họ thực hiện khi máy tính đang ngoại tuyến sẽ không được phối cho đến khi máy tính trực tuyến trở lại. Và sau khi trực tuyến, tất cả các thay đổi của họ sẽ được phối cùng một lúc.

Trong Excel Mobile, nhấn Tệp > Lịch sử. Sau đó, nhấn vào một phiên bản cũ, rồi tệp sẽ mở ra. Nếu bạn muốn khôi phục Phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn có đồng tác giả nữa, rồi nhấn vào khôi phục Phiên bản này.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×