Giới thiệu Tập Tài liệu

Tập Tài liệu là gì?

Cho nhiều loại dự án, mọi người thường sản xuất toàn bộ tài liệu liên quan. Trong một số trường hợp này tập tài liệu có thể là kết quả của một dự án, hoặc "kết quả chuyển giao." Ví dụ, một công ty dịch vụ chuyên nghiệp có thể tạo ra một chuẩn "dịch chuyển sổ" khi họ trả lời yêu cầu cho đề xuất từ một máy khách có thể xảy ra. Dịch chuyển sổ luôn có thể chứa các phần, với từng đoạn tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của một dự án:

• Giới thiệu công ty cung cấp dịch vụ

• Phân tích Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức (SWOT)

• Kế hoạch kinh doanh

• Phân tích công ty tương tự

Trong các trường hợp khác, Tập Tài liệu này có thể chỉ trình bày các kiểu thông tin khác nhau hỗ trợ cho dự án lớn hơn và kết quả là tạo hoặc phân phối điều gì đó khác. Ví dụ, một công ty sản xuất có thể tạo ra Tập Tài liệu chuẩn liên quan đến các công đoạn thiết kế, kiểm tra và chế tạo từng sản phẩm mà công ty sản xuất ra.

Các tài liệu này có thể được tạo ra cùng lúc hoặc trong giai đoạn. Các tài liệu có thể được sản xuất hoặc xem xét bằng một người hoặc nhiều người. Tất cả các tài liệu có thể cùng định dạng (chẳng hạn như tài liệu Word). Ngoài ra, họ có thể liên quan đến định dạng tệp khác (cho ví dụ, tài liệu Word, sổ ghi chép OneNote, bản trình bày PowerPoint, sơ đồ Visio, sổ làm việc excel, v.v.).

Tập Tài liệu có thể giúp tổ chức quản lý tình huống dễ dàng hơn. Tập Tài liệu tổ chức nhiều tài liệu có liên quan vào một dạng xem duy nhất, trong đó mọi người có thể làm việc và quản lý Tập Tài liệu này như một thực thể duy nhất. Khi bạn tạo một Tập Tài liệu mới, bạn thực sự tạo nên một kiểu nội dung mới. Kiểu nội dung sẽ khả dụng trên toàn tuyển tập trang và bạn có thể cấu hình kiểu nội dung Tập Tài liệu mới cho từng sản phẩm công việc có nhiều tài liệu.

Khi thêm kiểu nội dung Tập Tài liệu vào thư viện, người dùng có thể tạo các thể hiện mới của Tập Tài liệu tương tự như cách tạo ra một tài liệu đơn.

Bạn có thể làm gì với Tập Tài liệu?

Kiểu nội dung Tập Tài liệu có vài tính năng cụ thể giúp tạo và quản lý dễ dàng hơn các sản phẩm công việc có nhiều tài liệu. Khi bạn cấu hình kiểu nội dung Tập Tài liệu, bạn có thể thực hiện bất kỳ bước nào sau đây:

• Tùy chỉnh trang Chào mừng    cho tập tài liệu có chứa tất cả thông tin mà người dùng cần về tập hợp. Trang Chào mừng là một trang phần Web có thể thiết lập để hiển thị thông tin dự án hoặc tài nguyên để giúp thành viên nhóm ai đang làm việc trên một tập tài liệu (ví dụ, đường thời gian dự án, nối kết đến các tài nguyên, v.v.). Nó cũng sẽ hiển thị danh sách các tài liệu đã được thêm vào bộ.

• Xác định nội dung mặc định    mà bạn muốn có tự động tạo và bao gồm trong mỗi phiên bản mới của tập tài liệu. Bạn có thể có một số tài liệu tự động bao gồm, và bạn có thể kiểm soát các mẫu người dùng. Bạn có thể chắc chắn rằng các tài liệu mặc định là các loại nội dung chính xác. Ví dụ, nếu tổ chức của bạn đã tạo thương hiệu cho mẫu mà bạn sử dụng cho các loại liên lạc, bạn có thể tải lên những mục này khi bạn cấu hình một kiểu nội dung tập tài liệu.

• Xác định kiểu nội dung được phép    trong Tập Tài liệu (ví dụ, tệp tài liệu, hình ảnh, âm thanh hoặc video).

• Xác định siêu dữ liệu được chia sẻ    và các cột siêu dữ liệu mà bạn muốn trong tất cả các tài liệu của Tập Tài liệu. Tự động cung cấp tài liệu mặc định cùng với siêu dữ liệu khi tạo Tập Tài liệu và bạn có thể hiển thị siêu dữ liệu được chia sẻ trên trang Chào mừng.

• Gán dòng công việc    mà bạn muốn dùng cho tập tài liệu. Bạn có thể sử dụng dòng công việc xem lại hoặc phê duyệt chuẩn với tập tài liệu, và toàn bộ tập tài liệu sẽ tiếp tục đến bước dòng công việc như khi nó là một tệp. Ngoài ra, tổ chức của bạn có thể phát triển dòng công việc tùy chỉnh cho tập tài liệu.

• Gửi Tập Tài liệu    đến Nhà tổ chức Nội dung để chuyển vào thư mục, trang hoặc thư viện đích.

Sau khi bạn thêm kiểu nội dung Tập Tài liệu vào thư viện, người dùng trang có thể sử dụng các tính năng quản lý tài liệu tương tự và các tính năng đặc biệt của Tập Tài liệu.

Tác giả Tập Tài liệu có thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào sau đây:

• Tạo các sản phẩm công việc sử dụng nhiều tài liệu bằng cách sử dụng lệnh Tài liệu Mới trong thư viện tài liệu.

• Ghi lại ảnh tức thời về lịch sử phiên bản của thuộc tính và tài liệu hiện tại trong Tập Tài liệu.

• Bắt đầu dòng công việc trên toàn bộ Tập Tài liệu hoặc các mục riêng lẻ trong Tập Tài liệu để quản lý nhiệm vụ thông thường chẳng hạn như đánh giá và phê duyệt.

• Email nối kết đến Tập Tài liệu.

• Sử dụng lệnh Gửi Đến để di chuyển hoặc sao chép Tập Tài liệu đến vị trí khác (điểm đích phải được cấu hình trong Trung tâm Quản trị).

• Quản lý quyền đối với Tập Tài liệu.

Xem thêm

Tạo và cấu hình một tài liệu đặt kiểu nội dung mới

Tạo và quản lý tập tài liệu

Tùy chỉnh trang Chào mừng cho tập tài liệu