Chọn cách lưu trữ và quản lý bản ghi

Trung tâm Bản ghi

Có thể nộp nội dung từ khắp doanh nghiệp vào Trung tâm Bản ghi rồi sau đó định tuyến tới nơi phù hợp, mà ở đó nó được áp dụng các quyền và chính sách phù hợp, chẳng hạn như hết hạn và kiểm nghiệm.

Siêu dữ liệu hay thông tin về dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc giúp quản lý thông tin và truy xuất thông tin đó sau này. Các tính năng như kiểu nội dung, bộ tổ chức nội dung và các thư mục ảo giúp hỗ trợ việc dùng siêu dữ liệu.

Các tính năng của Trung tâm Bản ghi bao gồm:

• ID Tài liệu    Mỗi tài liệu đều có thể được gán mã định danh duy nhất, gắn liền với tài liệu đó ngay cả khi nó được lưu trữ. Điều này cho phép tham chiếu bản ghi dễ dàng theo ID cho dù tài liệu chuyển đi đâu.

• Lưu giữ Nhiều Giai đoạn    Các chính sách lưu giữ có thể có nhiều giai đoạn, cho phép bạn xác định toàn bộ vòng đời tài liệu như là một chính sách (ví dụ như xem lại Hợp đồng hàng năm và xóa bỏ sau 7 năm)

• Báo cáo Kiểm nghiệm Theo Mục    Bạn có thể tạo báo cáo kiểm nghiệm tùy chỉnh đối với từng bản ghi riêng lẻ.

• Sơ đồ Tệp theo Cấu trúc phân cấp    bạn có thể tạo cấu trúc thư mục phân cấp sâu và quản lý lưu giữ tại mỗi thư mục trong cấu trúc phân cấp (hoặc thừa kế từ các thư mục mẹ).

• Báo cáo sơ đồ tệp    Bạn có thể tạo báo cáo trạng thái Hiển thị số lượng các mục trong mỗi giai đoạn của sơ đồ tệp, cùng với tổng chính sách duy trì trên mỗi nút trong gói. Nguyên tắc phân loại và kiểu nội dung tập trung hóa: lưu trữ sẽ có một người tiêu dùng của doanh nghiệp toàn nguyên tắc phân loại và kiểu nội dung, vẫn đảm bảo rằng nhất quán và ngữ cảnh chuyển giữa các không gian cộng tác và lưu trữ. Chúng ta sẽ nói tốt hơn về của chúng tôi 2010 nguyên tắc phân loại đầu tư trong tương lai bài đăng.

• Nguyên tắc phân loại và các Kiểu Nội dung Tập trung    Kho lưu trữ sẽ là đối tượng sử dụng của các nguyên tắc phân loại và kiểu nội dung toàn doanh nghiệp, đảm bảo tính nhất quán và chuyển đổi ngữ cảnh giữa các không gian cộng tác và kho lưu trữ. Chúng ta sẽ trao đổi nhiều hơn về các nguyên tắc phân loại 2010 trong các bài đăng sau này.

• Bộ tổ chức Nội dung    Bộ định tuyến bản ghi có thể dùng siêu dữ liệu để định tuyến các tài liệu đến đúng vị trí trong sơ đồ tệp phân cấp. Ví dụ, nó cho phép bạn tự động thực thi các quy tắc đối với nội dung đã nộp, như "Nếu một Thỏa thuận Mua được gắn thẻ là Dự án Alpha, hãy gửi tới thư mục con Hợp đồng Alpha và áp dụng chính sách lưu giữ thư mục của thư mục đó với mục này."

• Thư mục ảo   : Sơ đồ tệp là một cách tuyệt vời để quản lý kho lưu giữ nhưng thường thời gian bạn không muốn dùng để dẫn hướng và tìm nội dung bạn đang tìm kiếm. Trung tâm bản ghi SharePoint 2010 sử dụng một tính năng mới gọi là dẫn hướng siêu dữ liệu dựa trên, cho phép bạn hiển thị chính siêu dữ liệu dưới dạng thư mục ảo:

Đầu trang

Quản lý bản ghi tại chỗ

Bất kỳ trang nào có thể được bật để quản lý bản ghi tại chỗ đều có thể được cấu hình là hệ thống quản lý bản ghi. Trong kiểu hệ thống này, không giống như Trung tâm Bản ghi, bạn có thể lưu trữ bản ghi cùng với các tài liệu hiện hoạt trong một không gian cộng tác.

Quản lý tại chỗ cho phép bạn kiểm soát nội dung ở không gian cộng tác. Điều này cho phép một số tài liệu SharePoint (hoặc blog, wiki, trang web và mục danh sách) trở thành bản ghi được khai báo. Hệ thống này có thể ngăn không cho xóa bỏ hoặc sửa các bản ghi đó, nếu điều đó là cần thiết theo định nghĩa của tổ chức của bạn về bản ghi.

Kiểm nghiệm, Lưu giữ, Hết hạn, Báo cáo, Dòng công việc Bản ghi, Khám phá Điện tử và Lưu giữ Pháp lý là tất cả các tính năng bạn có thể dùng trong không gian cộng tác khi bạn tìm cách cân bằng giữa giá trị của SharePoint đối với người dùng cuối và nhu cầu quản lý thông tin.

Có thể khai báo bản ghi theo cách thủ công, như là một phần của quá trình lớn hơn trong dòng công việc, hoặc như là một phần đã lên lịch trong việc lưu giữ tài liệu, chẳng hạn như sau 2 năm. Điểm mấu chốt là, khi khai báo bản ghi, nội dung đó không chuyển tới kho lưu trữ - nó giữ nguyên vị trí nên người dùng cuối vẫn có thể tìm thấy và tương tác với nội dung đó.

Một số lợi ích bổ sung của việc dùng hệ thống quản lý bản ghi tại chỗ là:

• Bản ghi có thể tồn tại và được quản lý trên nhiều trang.

• Khi bật tính năng lập phiên bản, các phiên bản của bản ghi được duy trì tự động.

• Có thể tiến hành tìm kiếm đối với cả bản ghi và tài liệu hiện hoạt cùng một lúc.

• Quyền điều khiển rộng hơn đối với định nghĩa về bản ghi trong tổ chức của bạn và ai là người có thể tạo bản ghi.

Đầu trang

Những điều nên xem xét khi lập kế hoạch giải pháp

Khi bạn cân nhắc việc sẽ quản lý bản ghi trong Trung tâm Bản ghi riêng biệt hay ở cùng trang cộng tác trong đó đã tạo tài liệu, hãy xem xét các câu hỏi sau đây:

• Quản trị trang cộng tác có phù hợp cho việc quản lý bản ghi hay không?

• Ngành của bạn có phải tuân theo các qui định, theo đó yêu cầu bản ghi phải phân tách khỏi các tài liệu hiện hoạt hay không?

• Người quản trị trang cộng tác có được tin tưởng để quản lý trang chứa bản ghi hay không?

• Bạn có thể muốn lưu trữ bản ghi ở một trang vốn dùng quyền truy nhập hạn chế hơn so với trang cộng tác hoặc ở trang được sao lưu theo một lịch khác.

• Bạn sẽ dùng trang cộng tác trong bao lâu? Nếu bản ghi lâu được lưu giữ lâu hơn thời gian dự án diễn ra, việc chọn chiến lược quản lý bản ghi tại chỗ có nghĩa là bạn sẽ phải duy trì trang cộng tác ngay cả sau khi không dùng nó nữa.

• Thành viên dự án có cần truy nhập thường xuyên vào tài liệu sau khi các tài liệu đó đã trở thành bản ghi hay không? Nếu bạn dùng phương pháp tại chỗ, thành viên dự án có thể truy nhập tài liệu theo cách giống như vậy bất kể liệu tài liệu đó đang hiện hoạt hay là bản ghi.

• Người quản lý bản ghi trong tổ chức của bạn chỉ phụ trách các bản ghi hay phụ trách tất cả các thông tin, bất kể liệu đó là thông tin hiện hoạt hay bản ghi? Nếu người quản lý bản ghi chỉ phụ trách các bản ghi chính thức, việc có Trung tâm Bản ghi riêng có thể dễ dàng hơn cho họ.

Đầu trang