Chuẩn hóa dữ liệu của bạn sử dụng Trình phân tích Bảng

Chuẩn hóa dữ liệu của bạn sử dụng Trình phân tích Bảng

Khi bạn nhập dữ liệu, đôi khi dữ liệu nguồn không được phân tách đúng cách vào các bảng liên quan. Để tận dụng hầu hết các lợi ích từ Access, dữ liệu cần được chuẩn hóa – được phân tách vào các bảng khác nhau, mỗi lần về một điều, có liên quan đến các phần thông tin then chốt. Phân tích bảng có thể giúp bạn với nhiệm vụ quan trọng này: trên Ribbon, hãy bấm công cụ cơ sở dữ liệu, sau đó trong nhóm phân tích , bấm vào phân tích bảng. Trình hướng dẫn bắt đầu và hướng dẫn bạn qua quy trình.

Lưu ý:  Thông tin trong chủ đề này chỉ áp dụng cho cơ sở dữ liệu Microsoft Access trên máy tính (. mdb hoặc. accdb).

Hai bảng được tạo từ một bảng và truy vấn mang dữ liệu của chúng trở lại với nhau.

1. bảng gốc

2. các bảng được tạo bởi trình phân tích bảng

3. truy vấn được tạo bởi trình phân tích bảng

4. danh sách tra cứu

Nếu Cơ sở dữ liệu Microsoft Access của bạn có bảng có chứa thông tin lặp lại trong một hoặc nhiều trường, hãy dùng bộ phân tích bảng để chia dữ liệu vào các bảng có liên quan để bạn có thể lưu trữ dữ liệu an toàn hơn và hiệu quả hơn. Quy trình này được gọi là chuẩn hóa.

Phân tích bảng phân chia một bảng có chứa thông tin lặp lại vào các bảng riêng biệt mà mỗi loại thông tin chỉ được lưu trữ một lần. Điều này giúp cơ sở dữ liệu hiệu quả hơn và dễ Cập Nhật hơn và giảm kích cỡ của nó. Sau khi trình hướng dẫn chia dữ liệu, bạn vẫn có thể xem và làm việc với dữ liệu ở một nơi bằng cách trình hướng dẫn tạo truy vấn.

Bạn có thể sử dụng truy vấn để cập nhật dữ liệu từ nhiều hơn một bảng cùng một lúc. Truy vấn cũng cung cấp các tính năng Timesaving khác để tăng độ chính xác của dữ liệu.

  • Nếu bạn thay đổi một trường được lặp lại trong truy vấn, tất cả các bản ghi có giá trị đó sẽ tự động được Cập Nhật vì bạn thực sự đang cập nhật một trường trong bảng bên dưới của truy vấn.

  • Từ các bảng mới, truy vấn thừa kế trường tra cứu của nó, cho phép bạn thay đổi giá trị trường bằng cách chọn các giá trị từ danh sách thay vì phải nhập đúng một giá trị. Danh sách tra cứu sẽ tìm kiếm các giá trị từ bảng bên dưới. Khi cùng một giá trị áp dụng cho nhiều bản ghi, bạn có thể đảm bảo độ chính xác và nhất quán bằng cách chọn giá trị đó từ danh sách mỗi lần.

  • Các biểu mẫu và báo cáo trước đó dựa trên bảng gốc sẽ tự động được dựa trên truy vấn ngay bây giờ, vì trình hướng dẫn sẽ gán tên của bảng gốc vào truy vấn và đổi tên bảng.

  • Các biểu mẫu và báo cáo hiện có dựa trên truy vấn sẽ kế thừa các bản Cập Nhật trường tự động. Các biểu mẫu và báo cáo mới cũng sẽ kế thừa danh sách tra cứu.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×