Cộng tác trên các tệp trong Microsoft Teams
Đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn với người khác bằng cách cộng tác trên các tệp trong Microsoft Teams. Chia sẻ chúng để cho phép người khác xem và chỉnh sửa chúng cùng bạn (việc chỉnh sửa trong Visio yêu cầu giấy phép).
Chia sẻ một tệp trong Teams
Làm việc trên các tệp cùng nhau bằng cách chia sẻ chúng với các thành viên trong nhóm của bạn bằng cách sử dụng OneDrive trong Teams. Để chia sẻ tệp từ OneDrive:
-
Trong Teams, đi tới OneDrive > Tệp của Tôi.
-
Tìm tệp bạn muốn chia sẻ.
-
Di chuột qua tệp và chọn Chia sẻ .
-
Nhập tên, nhóm hoặc email mà bạn muốn gửi tệp.
-
Thêm thư tùy chọn để cung cấp ngữ cảnh cho người nhận.
-
Chọn Cài đặt chia để thay đổi quyền đối với tệp.
-
Chọn Sao chép liên để sao chép liên kết tệp vào bảng tạm.
-
-
Chọn Gửi .
Thư viện tệp của bạn trong các kênh
Trong mỗi nhóm có các kênh. Kênh là nơi để toàn bộ nhóm của bạn thảo luận về các chủ đề cụ thể, như tài nguyên học tập hoặc cập nhật dự án. Mỗi kênh có thư mục tệp riêng, nơi bạn có thể chia sẻ tệp cho kênh cụ thể đó.
Để truy nhập vào thư mục Tệp:
-
Đi tới Teams trong Teams.
-
Chọn Tệp ở đầu kênh.
Lưu ý: Đảm bảo sử dụng tab Tệp ở đầu cửa sổ hội thoại kênh thay vì nút Tệp ở bên trái ứng dụng. Tab Tệp trong một kênh sẽ hiển thị các tệp cụ thể cho kênh đó.
Tải lên tệp
Tải tệp lên OneDrive
Để tải tệp lên OneDrive trong Teams:
-
Mở Teams dành cho máy tính để bàn và chọn OneDrive .
-
Trong OneDrive, chọn Thêm tệp > tải lên.
-
Chọn tệp, rồi chọn Mở.
Tệp sẽ tự động tải lên OneDrive của bạn.
Tải tệp lên kênh
Để tải tệp lên kênh trong Teams:
-
Kéo và thả tệp từ vị trí hiện đang được đặt trong cửa sổ Teams giữa các tệp.
-
Chọn Tải lên,sau đó chọn tệp (hoặc tệp) mà bạn muốn tải lên, rồi chọn Mở.
Bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn đều có thể truy nhập mọi tệp bạn tải lên.
Tạo tệp
Để tạo tệp mới trong Teams:
-
Trong Teams, đi tới OneDrive .
-
Chọn Thêm tài khoản .
-
Chọn loại tệp bạn muốn tạo.
-
Nhập tên cho tệp, rồi chọn Tạo.
-
Tệp mới sẽ mở ra để bạn bắt đầu chỉnh sửa Teams.
Lưu ý: Người dùng Linux sẽ không thể mở tệp bằng ứng dụng Office trên máy tính.
Cộng tác trong một tệp
Tải lên hoặc chia sẻ tệp để cho phép người khác truy nhập và chỉnh sửa tệp đó với bạn.
Để chia sẻ tệp và bắt đầu cộng tác với người khác:
-
Trong Teams, đi tới OneDrive .
-
Tìm tệp bạn muốn chia sẻ.
-
Di chuột qua tệp và chọn Chia sẻ .
-
Thêm tên, nhóm hoặc email mà bạn muốn chia sẻ tệp và cộng tác cùng.
-
Chọn Cài đặt chia và chọn quyền chia sẻ tệp của bạn. Theo mặc định, bất cứ ai mà bạn chia sẻ tệp đều sẽ có quyền truy nhập chỉnh sửa.
Lưu ý: Để chia sẻ với người bên ngoài tổ chức của bạn, hãy chọn Con người chọn từ Cài đặt chia sẻ . Sau đó, chọn Áp dụng và thêm email của họ để chia sẻ.
Để thay đổi quyền chỉnh sửa, hãy chọn Có thể chỉnh sửa . Từ menu thả xuống:-
Chọn Có thể xem lại để cho phép người khác xem lại và đề xuất thay đổi nhưng không thể chỉnh sửa trực tiếp.
-
Chọn Có thể xem để cho phép người khác xem tệp mà không cần thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc đề xuất nào.
-
-
-
Chọn Áp dụng để lưu thay đổi.
-
Chọn Gửi .
Lưu ý: Người dùng Linux sẽ không thể mở tệp bằng ứng dụng Office trên máy tính và sẽ cần sử dụng ứng dụng Office cho web.
Thư viện tệp của bạn
Trong mỗi nhóm có các kênh. Hãy coi các kênh này như một nơi để cả nhóm của bạn thảo luận về một chủ đề cụ thể, như đào tạo sắp tới hoặc cập nhật dự án. Mỗi kênh có thư mục tệp riêng, nơi bạn có thể chia sẻ tệp cho kênh cụ thể đó. Để truy nhập thư mục đó, hãy đi đến kênh và chọn tab Tệp phía trên cửa sổ hội thoại.
Lưu ý: Đảm bảo sử dụng tab Tệp ở đầu cửa sổ hội thoại kênh thay vì nút Tệp ở bên trái ứng dụng. Nút đó cấp cho bạn quyền truy nhập vào TẤT CẢ các tệp trên đám mây của mình, thay vì chỉ cấp cho các tệp cho một kênh cụ thể.
Trong thư viện, bạn có thể tải lên các tệp hiện có hoặc tạo tệp mới. Khi bạn tải lên một tệp, nó sẽ tạo một bản sao trong Teams.
Tải lên tệp hiện có
Có hai cách chính để tải tệp hiện có lên thư viện của bạn. Cả hai phương pháp bắt đầu bằng cách đi tới thư mục tệp cho kênh của bạn và cả hai phương pháp, theo mặc định, tải bản sao tệp của bạn lên thư mục tệp kênh.
-
Kéo và thả - Sử dụng chuột, kéo tệp từ vị trí hiện tại của tệp và thả tệp vào cửa sổ Teams giữa các tệp.
-
Tải lên - Chọn Tải lên,sau đó chọn tệp (hoặc tệp) mà bạn muốn tải lên, rồi chọn Mở.
Bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn đều có thể truy nhập mọi tệp bạn tải lên. Và cũng giống như trong SharePoint, bạn có thể ghim các tệp cụ thể lên đầu danh sách để dễ dàng truy nhập.
Tạo tệp
Để tạo tài Word, PowerPoint hoặc Excel trong Teams, chọn Mới, rồi chọn loại tệp bạn muốn tạo. Tệp mới sẽ mở trong Teams để bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa và nếu bạn muốn làm việc trong phiên bản trên máy tính của ứng dụng, hãy chọn Mở trong Ứng dụng trên máy tính ở đầu ứng dụng, ở giữa dải băng.
Ngay sau khi tạo tệp mới, các thành viên nhóm cũng sẽ có thể chỉnh sửa.
Lưu ý: Người dùng Linux sẽ không thể mở tệp bằng ứng dụng Office trên máy tính.
Cùng sửa tệp
Mọi thành viên trong Nhóm đều có thể truy nhập các tệp đã tải lên và chia sẻ với một nhóm. Trong Microsoft 365 dành cho web, Office for Android hoặc iOS hoặc các ứng dụng mới nhất từ Microsoft 365, bạn và các thành viên nhóm có thể đồng chỉnh sửa tài liệu Word, PowerPoint hoặc Excel hoặc chú thích trên các tệp Visio. Không cần phải kiểm xuất tệp hoặc lo lắng về việc liệu một trong các đồng nghiệp của bạn có tài liệu đang mở hay không. Chỉ cần mở tệp bạn cần chỉnh sửa và nếu các thành viên khác trong nhóm cũng đang chỉnh sửa tệp thì các thay đổi của bạn sẽ được phối liền mạch khi bạn làm việc.
Chia sẻ với những người bên ngoài nhóm của bạn
Nếu tệp là tệp Word, Excel, PowerPoint hoặc Visio, cách dễ nhất để chia sẻ là mở tệp trong ứng dụng máy tính hoặc máy tínhMicrosoft 365 dành cho web tương ứng của tệp đó. Chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải của cửa sổ. Từ đó, nhập biệt danh hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn gửi liên kết tệp qua email hoặc chọn Sao chép Liên kết để chọn nơi bạn chia sẻ liên kết.
Quan trọng: Để chia sẻ với người bên ngoài nhóm của bạn, bạn sẽ phải mở tệp trong ứng dụng Microsoft 365 dành cho web ứng dụng Office trên máy tính.
Nếu bạn muốn chia sẻ với những người bên ngoài tổ chức của mình, bạn có thể phải chọn danh sách thả xuống quyền (ngay phía trên nơi bạn thêm những người bạn muốn chia sẻ) và chọn Con người cụ thể có thể truy nhập tệp.
Sau khi bạn đã chia sẻ tệp, những người dùng đó có thể chỉnh sửa tệp trong thời gian thực (trừ khi bạn bỏ chọn Cho phép chỉnh sửa trong hộp thoại Cài đặt Liên kết) giống như các thành viên khác trong nhóm của bạn có thể.
Lưu ý: Người dùng Linux sẽ không thể mở tệp bằng ứng dụng Office trên máy tính và sẽ cần sử dụng ứng dụng Office cho web.