Đăng nhập với Microsoft
Đăng nhập hoặc tạo tài khoản.
Xin chào,
Chọn một tài khoản khác.
Bạn có nhiều tài khoản
Chọn tài khoản bạn muốn đăng nhập.

Các chính sách duy trì là một phần trong công nghệ quản lý hồ sơ gửi thư (MRM) có sẵn Microsoft Exchange Server và Microsoft 365 khoản email. MRM giúp bạn dễ dàng hơn trong việc duy trì các thư cần thiết để tuân thủ theo chính sách tổ chức, quy định tổ chức hoặc nhu cầu pháp lý, cũng như để loại bỏ nội dung không còn có giá trị pháp lý hay kinh doanh.

Lưu ý: Tồn tại các yêu cầu giấy phép của Microsoft Outlook và Exchange Server cho tính năng này. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các yêu cầu giấy phép của chính sách duy trì và Lưu trữ Cá nhân.

Giới thiệu về chính sách duy trì

Các tổ chức có thể tạo các chính sách duy trì mặc định cho tất cả các mục thư trong hộp thư Exchange Server hoặc Microsoft 365, các chính sách cụ thể cho thư mục mặc định — chẳng hạn như Hộp thư đến ,Nháp ,Mục Đã gửi ,Mục Đã xóa và Thư Rác hoặc tạo các chính sách duy trì mà người dùng có thể áp dụng cho các thư mục hoặc mục riêng lẻ. Toàn bộ hoặc một kết hợp của các tùy chọn này có thể được cấu hình bởi người quản Exchange Server hoặc Microsoft 365 của bạn.

Quan trọng: Nếu bạn có câu hỏi nào về các chính sách duy trì của tổ chức, bạn nên xem lại các hướng dẫn của tổ chức hoặc liên hệ với bộ phận pháp lý bên bạn.

Sẽ dễ dàng hơn khi gán chính sách duy trì trên cơ sở từng thư mục thay vì từng thư. Tuy nhiên, ngay cả khi chính sách duy trì được gán cho một thư mục, bạn vẫn có thể chọn một hoặc nhiều thư, rồi gán một chính sách khác chỉ cho các thư đó. Một chính sách đã gán cho thư sẽ chiếm ưu tiên với mọi thư mục kế thừa.

Quan trọng: Bất kỳ chính sách duy trì nào bao gồm ngày mà email sẽ bị xóa sẽ xuất hiện trong thông tin thư email. Tuy nhiên, nếu chính sách duy trì được áp dụng là chỉ giữ lại và không yêu cầu xóa thông điệp email, tên chính sách và mô tả có thể không xuất hiện trong tiêu đề thư email hoặc trong đầu trang của Ngăn Đọc. 

Gán chính sách duy trì cho thư mục email

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục thư để hiển thị menu lối tắt và chọn Thuộc tính

  2. Chọn tab Chính sách và chọn Chính sách Thư mục của bạn. Theo mặc định, một thư mục sẽ tự động sử dụng bất kỳ chính sách nào đã được gán cho thư mục mẹ của nó.
    Bạn có thể áp dụng chính sách duy trì cho toàn bộ thư mục

Gán một chính sách duy trì cho thư email

  1. Trong danh sách thư, hãy bấm vào thư.
     

    Mẹo:  Để chọn nhiều thư, nhấn và giữ CTRL khi bạn bấm từng thư.

  2. Từ Dải băng, chọn Gán Chính sách.

    Gán chính sách cho mục từ dải băng

  3. Chính sách duy trì của thư xuất hiện ở đầu trang trong Ngăn Đọc dưới tên người nhận và có chứa ngày hết hạn. 

Lệnh Gán Chính sách bị thiếu trên dải băng.

Nếu lệnh Gán Chính sách bị thiếu trên dải băng, lệnh này có thể nằm trong menu tràn. Bấm vào ba cắt ở bên phải Dải băng và bạn sẽ thấy mục Gán Chính sách. Cũng có thể người quản trị Exchange Server hoặc người quản trị Microsoft 365 bên bạn chưa kích hoạt các chính sách duy trì và lưu trữ cho tài khoản của bạn hoặc bạn đang không sử dụng giấy phép Outlook có bao gồm tính năng này. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các yêu cầu giấy phép của chính sách duy trì và Lưu trữ Cá nhân.

Loại bỏ chính sách duy trì

Khi bạn loại bỏ chính sách duy trì khỏi một thư email, chính sách thư mục sẽ áp dụng cho mục, nếu có chính sách được gán.

  1. Trong danh sách thư, hãy bấm vào thư.

  2. Từ Dải băng, chọn Gán Chính sách.

  3. Bên dưới Chính sách Duy trì, bấm vào Sử dụng Chính sách Thư mục.

Chính sách duy trì của thư xuất hiện ở đầu trang trong Ngăn Đọc dưới tên người nhận và có chứa ngày hết hạn. 

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×