Gửi email trong dòng công việc

Gửi email trong dòng công việc

Việc gửi email khi một mục danh sách đã được thêm vào một số phiên bản của SharePoint cần có nhiều bước, có chi tiết theo dõi. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của SharePoint, bạn có thể thêm dòng trực tiếp từ danh sách của bạn. Mẫu dòng để gửi email khi một mục danh sách được thêm bao gồm các bước cơ bản cần thiết để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.

Gửi email từ dòng công việc

Gửi thông điệp email cơ bản từ dòng công việc

Tự động chọn người dùng hoặc nhóm để nhận thư

Bao gồm thông tin về các mục hiện tại

Bao gồm siêu kết nối tĩnh

Bao gồm siêu liên kết vào mục hiện tại

Bao gồm hình ảnh

Xác định tùy chọn không được hỗ trợ

Gửi thông điệp email cơ bản từ dòng công việc

Mục mới kích hoạt quy trình để gửi thư email

Bằng cách sử dụng hành động gửi email trong trình thiết kế dòng công việc, bạn có thể thiết lập dòng công việc tùy chỉnh của mình để gửi email cho bạn hoặc đến bất kỳ người dùng hoặc nhóm nào khác được chỉ định. Các trường sẵn dùng cho email là thành, CC, chủ đềnội dung. Các trường này có thể chứa cả văn bản tĩnh và văn bản được tạo tự động từ tra cứu dòng công việc.

Bạn có thể sử dụng hành động gửi email để tạo ra nhiều loại email, bao gồm các thông báo khi dòng công việc đạt đến giai đoạn được chỉ định hoặc thực hiện các hành động được chỉ định (bao gồm tổng số bắt đầu và dừng của dòng công việc) và lời nhắc về nhiệm vụ không hoàn thành vào ngày đến hạn của họ.

Lưu ý: Thiết đặt email đi phải được cấu hình trên máy chủ trước khi dòng công việc của bạn có thể gửi email. Nếu bạn không chắc về thiết đặt email hiện tại của máy chủ, hãy kiểm tra với người quản trị máy chủ của bạn. Để biết thêm thông tin về thiết đặt email đi, hãy xem mục xem thêm .

Trong ví dụ này, bạn sẽ thiết lập dòng công việc của bạn để gửi cho bạn thông báo qua email mỗi lần nó bắt đầu để chạy trên một mục mới. Sử dụng phiên bản SharePoint Designer phù hợp với phiên bản SharePoint Server của bạn. Ví dụ: đối với SharePoint Server 2010, hãy sử dụng SharePoint Designer 2010. Và, đối với tất cả phiên bản sau SharePoint Server 2010, bao gồm SharePoint Server 2016 và SharePoint Online, hãy sử dụng SharePoint Designer 2013. Tải xuống SharePoint Designer 2013 từ Trung tâm tải xuống của Microsoft.Để biết thêm thông tin, hãy xem mục xemthêm.

Mở SharePoint Designer 2013 và kết nối với site SharePoint

SharePoint Designer 2013 cài đặt dưới dạng ứng dụng Office 2013. Để mở SharePoint Designer 2013 và kết nối với site SharePoint, hãy làm theo các bước sau đây:

  1. Để mở SharePoint Designer 2013, hãy chọn nó trên menu bắt đầu . Chọn bắt đầu biểu tượng>tất cả các chương trình>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

  2. Trên trang bắt đầu 2013 Designer SharePoint, hãy chọn mở site.

  3. Nhập site SharePoint mà bạn muốn kết nối đến, ví dụ như http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Để mở site, hãy chọn mở.

  5. Nếu được nhắc, hãy nhập thông tin đăng nhập của bạn. (Nếu bảo mật không được tích hợp với máy tính bạn đã đăng nhập, bạn sẽ được nhắc nhập thông tin đăng nhập của bạn.) Đảm bảo sử dụng thông tin xác thực có quyền truy cập vào site SharePoint.

Tạo Dòng công việc Danh sách dựa trên nền tảng Dòng công việc SharePoint

  1. Trong ngăn dẫn hướng, chọn nút dòngcông việc.

  2. Trong phần mới của tab dòng công việc, hãy chọn thả xuống dòng công việc danh sách .

  3. Chọn danh sách mà bạn muốn liên kết với dòng công việc mới.

  4. Trên hộp thoại tạo dòng công việc tạo danh sách , hãy nhập tên và mô tả cho dòng công việc, sau đó đảm bảo đặt kiểu nền tảng sang dòng công việc SharePoint 2013.

  5. Để tạo dòng công việc, hãy chọn OK.

Bây giờ, khi dòng công việc đã được tạo, bạn có thể thêm hành động, điều kiện, giai đoạn, bước và vòng lặp để xây dựng dòng công việc của bạn. Những cấu phần dòng công việc này sẵn dùng trong ribbon SharePoint Designer 2013.

Lưu ý: Nếu bạn không thấy dòng công việc SharePoint 2013 làm kiểu nền tảng sẵn dùng, thì trình quản lý dòng công việc không được cấu hình để hoạt động với trang trại SharePoint. Để giải quyết, hãy xem mục đặt cấu hình dòng công việc để hoạt động với trang trại SharePoint Server 2013.

Để biết thêm thông tin về các hành động dòng công việc sẵn dùng, hãy xem mục xem thêm.

Tạo hành động để gửi email 

  1. Chọn hành động, rồi chọn gửi email.

  2. Trong hành động, hãy chọn những người dùng này.

  3. Trong hộp thoại xác định thư email , hãy chọn người dùng từ những người dùng và nhóm hiện có hoặc nhập địa chỉ email của riêng bạn trong trường đến .

    Lưu ý: 

    • Để gửi email đến một địa chỉ email bên ngoài. bạn phải có khả năng truy xuất thông tin từ máy chủ email tương ứng.

    • Địa chỉ đến của một email có thể là một địa chỉ cụ thể, tĩnh (ví dụ, Northwindtraders\junmin hoặc junmin@northwindtraders.com), hoặc tra cứu dòng công việc để tìm thông tin biến đổi. Để biết thêm thông tin về cách dùng tra cứu dòng công việc để email địa chỉ tự động được gửi từ dòng công việc thay vì sử dụng địa chỉ tĩnh, hãy xem mục tự động chọn người dùng hoặc nhóm để nhận thư.

    • Địa chỉ người gửi của email đã kết xuất sẽ luôn là địa chỉ email của người quản trị máy chủ, trừ khi người quản trị máy chủ thay đổi địa chỉ người gửi cho ứng dụng web hiện tại hoặc tất cả các ứng dụng web. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc mục Cấu hình Email gửi đi cho một ứng dụng web cụ thể.

  4. Trong trường chủ đề , hãy nhập Chủ đề cho email, hoặc để xác định tra cứu dòng công việc cho văn bản bạn muốn ở đây, chọn Hiển thị Ảnh Nút ràng buộc dữ liệu .

    Lưu ý: Đối với dòng công việc để biên dịch đúng cách, bạn phải thực hiện một số mục trong trường chủ đề .

  5. Trong hộp lớn bên dưới trường chủ đề , hãy nhập hoặc dán nội dung của email.

  6. Chọn OK.

  7. Chọn hành động>đi đến một giai đoạn.

  8. Chọn kết thúc dòng côngviệc.

  9. Chọn pháthành.

Để biết thêm các tùy chọn nâng cao để sửa đổi nội dung của email, hãy xem các phần sau đây.

Đầu Trang

Tự động chọn người dùng hoặc nhóm để nhận thư

Nếu bạn cung cấp địa chỉ tĩnh trong các trường đếnCC trong email của bạn, thì bất kỳ lúc nào mà bạn cần thay đổi người nhận, bạn phải mở dòng công việc trong trình thiết kế dòng công việc và thực hiện các thay đổi theo cách thủ công. Nếu các địa chỉ sẽ thay đổi thường xuyên, việc sử dụng tra cứu dòng công việc trong các trường TớiCc sẽ là một giải pháp tốt hơn. Tra cứu có thể tham chiếu địa chỉ từ một trường trong mục hiện tại, từ một trường trong một mục trong danh sách hoặc thư viện khác, hoặc từ biến số dòng công việc.

Sử dụng danh sách tùy chỉnh để lưu trữ địa chỉ người nhận

Nếu người nhận thay đổi định kỳ nhưng không đủ để chúng được xác định trên biểu mẫu khởi tạo mỗi khi dòng công việc bắt đầu, bạn có thể tạo danh sách người nhận tùy chỉnh có chứa một mục danh sách cho từng dòng công việc tham chiếu, rồi sau đó tạo cột mà bạn có thể lưu trữ các địa chỉ mà mỗi email từ mỗi dòng công việc sẽ được gửi đi. Khi người nhận cho bất kỳ thư dòng công việc nào thay đổi, tất cả những gì bạn cần phải làm là thay đổi các địa chỉ trong trường thích hợp trong mục danh sách người nhận cho dòng công việc đó.

Quan trọng: Các cột mà bạn lưu trữ địa chỉ cho email dòng công việc có thể là dòng văn bản đơn, nhiều dòng văn bản hoặc các cột kiểu nhóm hoặc người khác. Nếu bạn sử dụng một người hoặc cột nhóm, chỉ có một mục nhập có thể được thực hiện trong mỗi trường mà dòng công việc sẽ tham chiếu đến địa chỉ email. Khi tạo cột, hãy đảm bảo chọn Không bên dưới mục Cho phép nhiều lựa chọn. Nếu bạn muốn sử dụng loại cột này để xác định nhiều người nhận, bạn có thể tạo một nhóm SharePoint bao gồm những người mà bạn muốn dòng công việc đến địa chỉ email và sau đó xác định nhóm trong trường. Khi tạo cột, hãy đảm bảo chọn Người và Nhóm bên dưới mục Cho phép lựa chọn. Để biết thêm thông tin về việc tạo danh sách và thêm cột, hãy xem mục xemthêm.

Lưu ý: Khi tạo nhóm SharePoint, hãy đảm bảo rằng mỗi nhóm có ít nhất là đọc quyền đối với site và trong khu vực thiết đặt nhóm của trang nhóm mới , bên dưới ai có thể xem tư cách thành viên của nhóm, bạn chọn tất cả mọi người.

Để sử dụng tra cứu dòng công việc vào danh sách Người nhận tùy chỉnh:

  1. Trong trình duyệt, tạo danh sách tùy chỉnh có tên là Người nhận với ba cột sau đây:

    • Thay đổi tên mặc định tên cột Tiêu đề thành Tên dòng công việc. Rời khỏi tất cả các tùy chọn khác. Để biết thêm thông tin về thay đổi cột trong danh sách hoặc thư viện, hãy xem Xem thêm.

    • Thêm cột Người hoặc Nhóm có tên là Tới. Trong cột này, cho phép chọn cả Người và Nhóm, nhưng không cho phép nhiều lựa chọn. Rời khỏi tất cả các tùy chọn khác. Để biết thêm thông tin về việc tạo cột trong danh sách hoặc thư viện, hãy xem Xem thêm.

    • Thêm cột Một dòng văn bản có tên Cc. Rời khỏi tất cả các tùy chọn khác.

  2. Trong danh sách người nhận, hãy tạo một mục mới, rồi thực hiện các thao tác sau:

    • Trong trường tên dòng công việc, hãy nhập xem lại tài liệu là tên của dòng công việc ví dụ được sử dụng ở đây.

    • Trong trường đến , hãy chọn Ảnh Nút sổ địa chỉ và sau đó trong hộp thoại chọn người và nhóm , hãy chọn một người hoặc nhóm đơn đến địa chỉ email.

    • Trong trường CC , hãy nhập địa chỉ email của người nhận đến địa chỉ bản sao, tách nhiều địa chỉ với dấu chấm phẩy.

  3. Tạo dòng công việc mới.

  4. Chọn hành động, rồi chọn gửi email.

  5. Trong hành động, hãy chọn những người dùng này.

  6. Trong hộp thoại xác định thư email , ở cuối hộp đến , hãy bấm sổ địa chỉ Ảnh Nút .

  7. Trong hộp thoại chọn người dùng , trong danh sách người dùng và nhóm hiện có , hãy chọn tra cứu dòng công việc cho người dùng, rồi chọn Thêm.

  8. Trong hộp thoại tra cứu cho người hoặc nhóm , hãy chọn các tùy chọn sau đây:

    • Nguồn Dữ liệu: Người nhận hoặc tên của danh sách tùy chỉnh.

    • Trường từ nguồn: đếnhoặc trường chứa địa chỉ bạn muốn trong dòng tới.

    • Trường trả về như: tên đăng nhập. Điều này sẽ quyết định định dạng trường "đến" trong email.

    • Trường: Người nhận: Tên Dòng công việc

    • Giá trị: nhập xem lại tài liệuhoặc tên của dòng công việc hiện tại.

      Trạng thái tra cứu này, "từ danh sách người nhận, chọn giá trị của trường đến, trong đó tên dòng công việc bằng xem xét tài liệu."

      Nửa trên cùng của hộp thoại chỉ định danh sách và cột; nửa dưới cùng của hộp thoại xác định hàng.

  9. Trong hộp thoại tra cứu cho người hoặc nhóm , chọn OK.

  10. Trong email về việc đảm bảo tra cứu duy nhất, hãy chọn OK.

  11. Để đóng hộp thoại chọn người dùng , chọn OK một lần nữa.

  12. Trong hộp thoại xác định thư email , ở cuối trường CC , hãy chọn Ảnh Nút sổ địa chỉ .

  13. Trong hộp thoại chọn người dùng , trong danh sách người dùng và nhóm hiện có , hãy chọn tra cứu dòng công việc cho người dùng, rồi chọn Thêm.

  14. Trong hộp thoại xác định tra cứu dòng công việc, hãy chọn các tùy chọn sau đây:

    • Nguồn Dữ liệu: Người nhận hoặc tên của danh sách tùy chỉnh.

    • Trường từ nguồn: CC, hoặc trường chứa địa chỉ bạn muốn trong dòng CC.

    • Trường trả về như: tên đăng nhập. Điều này sẽ quyết định định dạng trường "đến" trong email.

    • Trường: Người nhận: Tên Dòng công việc

    • Giá trị: nhập xem lại tài liệuhoặc tên của dòng công việc hiện tại.

      Trạng thái tra cứu này, "từ danh sách người nhận, chọn giá trị của trường CC, trong đó tên dòng công việc bằng xem xét tài liệu."

  15. Chọn OKvà trong thông điệp cảnh báo, chọn OK một lần nữa.

  16. Để đóng hộp thoại chọn người dùng , chọn OK.

Bây giờ, khi dòng công việc gửi email này, nó sẽ gửi đến địa chỉ được liệt kê trong trường đến và CC của mục xem lại tài liệu trong danh sách người nhận tùy chỉnh. Để thay đổi người nhận, chỉ cần thực hiện các thay đổi mà bạn muốn trong mục danh sách.

Một dòng công việc đơn có thể gửi nhiều email và các email có thể không phải tất cả được gửi đến cùng một người nhận. Để lưu trữ các địa chỉ khác cho các email bổ sung được gửi bởi dòng công việc này, bạn có thể thêm cột vào danh sách để lưu trữ các địa chỉ khác. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn đặt tên các cột "Thư đầu tiên Tới," "Thư thứ hai Tới", v.v.

Ngoài ra, bạn có thể thiết kế danh sách để tạo một mục cho mỗi email mà dòng công việc gửi đi, thay vì một mục cho mỗi dòng công việc. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng tên được dùng để xác định từng email là duy nhất, sao cho tra cứu đã truy xuất các địa chỉ trả về giá trị duy nhất mà bạn muốn.

Sử dụng biểu mẫu bắt đầu dòng công việc để chỉ định người nhận

Nếu bạn muốn người nhận được chỉ định mỗi khi dòng công việc được bắt đầu thủ công, bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu bắt đầu dòng công việc để thu thập địa chỉ từ người bắt đầu dòng công việc. Dòng công việc có thể chỉ cần sử dụng trực tiếp các địa chỉ đã nhập hoặc sao chép chúng vào các trường trong mục hiện tại - nơi chúng sẽ vẫn sẵn dùng để tham chiếu sau khi dòng công việc đã hoàn thành phiên bản hiện tại. Nếu dòng công việc cũng được thiết lập để tự động bắt đầu, bạn có thể chỉ định các địa chỉ mặc định trong biểu mẫu bắt đầu cho bất cứ khi nào bắt đầu tự động xảy ra.

Đầu trang

Bao gồm thông tin về các mục hiện tại

Cho đến nay, nội dung văn bản trong email ví dụ là tĩnh: mỗi khi dòng công việc tạo ra một thể hiện của email, văn bản sẽ chính xác như nhau.

Tuy nhiên, việc bao gồm văn bản thay đổi liên quan đến mục mà dòng công việc hiện đang chạy có thể sẽ hữu ích. Ví dụ, có thể sẽ hữu ích để đưa vào tiêu đề của tài liệu cần xem xét trong phần nội dung email của bạn. Để bao gồm loại thông tin động này, hãy sử dụng tra cứu dòng công việc. Tra cứu truy xuất dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như danh sách, thư viện và dữ liệu dòng công việc.

Để thêm tiêu đề của tài liệu vào văn bản email:

  1. Nhập hoặc dán văn bản tĩnh trong đó bạn muốn thông tin tra cứu xuất hiện.

  2. Đặt điểm chèn ở vị trí mà bạn muốn tra cứu được đặt.

    Mẹo: Sau khi bạn chèn tra cứu, bạn không thể kéo nó đến một vị trí mới. (Tuy nhiên, bạn có thể "di dời" một tra cứu bằng cách kéo văn bản khác xung quanh phần đó.) Tương tự như vậy, bạn sẽ không thể cắt, sao chép hoặc dán hoặc tra cứu một hoặc bất kỳ văn bản nào bao gồm một tra cứu.

  3. Chọn Thêm hoặc thay đổi tra cứu.

  4. Trong hộp thoại tra cứuchuỗi , trong trường nguồn dữ liệu , hãy chọn mục hiện tạivà trong trường từ trường nguồn , chọn tên.

  5. Chọn OK.

  6. Tra cứu được chèn xuất hiện trong nội dung email.

  7. Để phát hành dòng công việc , hãy chọnphát hành.

Khi dòng công việc chạy và email được tạo, tra cứu sẽ được thay thế bằng tiêu đề của tài liệu.

Chèn tiêu đề 5

Việc bao gồm tiêu đề của tài liệu rất hữu ích, nhưng nó thậm chí có thể còn hữu ích hơn nếu bạn bao gồm một siêu kết nối sẽ đưa bạn trực tiếp đến tài liệu chính. Để thực hiện điều này, hãy bao gồm tra cứu trong siêu kết nối.

Đầu trang

Bao gồm siêu kết nối tĩnh

Để đưa vào siêu kết nối tĩnh — một người luôn liên kết tới cùng một địa chỉ hoặc vị trí — trong phần nội dung của email dòng công việc của bạn, ở góc trên bên phải của ngăn công cụ định dạng trong hộp thoại xác định thư email , hãy chọn nút sửa siêu kết nối.

  1. Nhập hoặc dán văn bản tĩnh trong đó bạn muốn nối kết xuất hiện.

  2. Chọn văn bản, rồi chọn chỉnh sửa siêukết nối.

  3. Trong hộp thoại chỉnh sửa siêu kết nối, hãy nhập địa chỉ của trang web.

  4. Chọn OK.

    Siêu kết nối được chèn xuất hiện trong phần nội dung của email.

Lưu ý: Các chương trình email dựa trên văn bản không hiển thị siêu kết nối.

Để tìm hiểu cách sử dụng tra cứu dòng công việc để tạo một siêu kết nối động trỏ tới các địa chỉ khác nhau tùy thuộc vào mục mà trong đó dòng công việc hiện đang chạy, hãy xem đưa vào một siêu kết nối đến mục hiện tại.

Đầu trang

Bao gồm siêu liên kết vào mục hiện tại

Trong phần trước, bao gồm siêukết nối tĩnh, địa chỉ trong siêu kết nối ví dụ không bao gồm thông tin biến đổi: mỗi lần dòng công việc sẽ gửi email, siêu kết nối sẽ trỏ tới cùng một trang.

Tuy nhiên, bằng cách sử dụng tra cứu dòng công việc, bạn có thể tạo một liên kết động sử dụng thông tin về các mục hiện tại để quyết định URL nào để trỏ tới.

Nếu mục hiện tại là một tài liệu trong thư viện tài liệu

Trong ví dụ thông báo khởi động dòng công việc, bạn có thể muốn cung cấp liên kết đến chính tài liệu mới đó:

  1. Nhập hoặc dán văn bản tĩnh trong đó bạn muốn nối kết xuất hiện.

  2. Chọn văn bản, rồi chọn chỉnh sửa siêukết nối.

  3. Trong hộp thoại chỉnh sửa siêu kết nối, hãy chọn hàm (FX).

    Mẹo: Sau khi bạn chèn tra cứu, bạn không thể kéo nó đến một vị trí mới. (Tuy nhiên, bạn có thể "di dời" một tra cứu bằng cách kéo văn bản khác xung quanh phần đó.) Tương tự như vậy, bạn sẽ không thể cắt, sao chép hoặc dán hoặc tra cứu một hoặc bất kỳ văn bản nào bao gồm một tra cứu.

  4. Trong hộp thoại tra cứu chuỗi , trong trườngnguồndữ liệu, hãy chọn mục hiện tại.

  5. Trong trường từ trường nguồn , chọn URL tuyệt đối được mã hóa, rồi chọn OK.

    Chèn Siêu kết nối cho Mục hiện tại 1 Chèn Siêu kết nối cho Mục hiện tại 2 Chèn Siêu kết nối cho Mục hiện tại 3

Khi người nhận email chọn liên kết, tài liệu sẽ mở ra để xem hoặc chỉnh sửa.

Nếu mục hiện tại là một mục danh sách

Khi bạn tạo một nối kết đến một mục danh sách — ví dụ: thông báo hoặc sự kiện lịch — bạn có thể chọn liên kết đang mở hoặc biểu mẫu Hiển thị (DispForm. aspx), hoặc biểu mẫu chỉnh sửa (EditForm. aspx) của mục danh sách.

Để tạo một liên kết mở mục danh sách:

  1. Trong trình duyệt, dẫn hướng đến danh sách mà bạn muốn tạo dòng công việc này.

  2. Mở mục danh sách cho bất kỳ tài liệu hiện có nào trong thư viện, bằng cách dùng mục xem nếu bạn muốn nối kết của mình mở biểu mẫu Hiển thị hoặc sửa mục nếu bạn muốn nối kết của mình mở biểu mẫu chỉnh sửa.

  3. Sao chép địa chỉ trong thanh địa chỉ từ bắt đầu từ http: hoặc https: thông qua dấu bằng đầu tiên (=).

    Chèn Siêu kết nối cho Mục Danh sách 1

  4. Văn bản ?ID= là tham số chuỗi truy vấn hướng dẫn trang hiển thị biểu mẫu cho bất kỳ mục nào trong danh sách hoặc thư viện hiện tại có ID danh sách theo sau dấu bằng (=) - mà trong ví dụ này sẽ là ID danh sách của mục hiện tại, như được xác định bởi tra cứu dòng công việc.

    Lưu ý: Nếu mục hiện tại là một nhiệm vụ được tạo bởi một trong ba hành động nhiệm vụ dòng công việc và nếu bạn muốn nối kết mở biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh (chứ không phải là biểu mẫu Hiển thị hoặc chỉnh sửa mặc định cho danh sách nhiệm vụ), hãy xem liệu mục hiện tại là biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh. Đối với các tác vụ không được tạo bởi hành động tác vụ dòng công việc và đối với các biểu mẫu hiển thị của ngay cả các tác vụ được tạo bởi một trong các hành động tác vụ dòng công việc, quy trình hiện tại là tất cả những gì bạn cần.

  5. Trong hộp thoại xác định thông điệp email , hãy nhập hoặc dán văn bản tĩnh trong đó bạn muốn nối kết xuất hiện, ví dụ-để xem mục danh sách, hãy bấm vào đây.

  6. Chọn văn bản, rồi chọn chỉnh sửa siêukết nối.

  7. Trong hộp chỉnh sửa siêu kết nối, đối với trường địa chỉ , hãy chọn bộ dựng chuỗi.

  8. Trong hộp thoại bộ dựng chuỗi , Hãy dán địa chỉ.

  9. Định vị điểm chèn trực tiếp sau dấu bằng (=), rồi chọn Thêm hoặc thay đổi tra cứu.

  10. Trong hộp thoại tra cứu chuỗi , trong trường nguồn , chọn mục hiện tạitrong trườngtừ trường nguồn , chọn ID.

    Chèn Siêu kết nối cho Mục Danh sách 3

  11. Chọn OK.

    Chuỗi cuối cùng trong bộ dựng chuỗi nên bắt đầu với http:// hoặc https:// và kết thúc bằng [%Current Item:ID%]. Chèn Siêu kết nối cho Mục Danh sách 4

    Quan trọng: Trong khi tra cứu ID mục hiện tại sẽ hữu ích trong việc xây dựng nối kết đến mục danh sách hiện tại, các tra cứu sau đây có thể xuất hiện lỗi trong đường dẫn kết xuất và chúng tôi không đề xuất chúng để đưa vào các liên kết email: Path, URL tương đối, URL nguồn và đường dẫn URL.

  12. Chọn OK hai lần.

Các nối kết của bạn sẽ xuất hiện trong văn bản màu lam có gạch dưới trong email.

Chèn Siêu kết nối cho Mục Danh sách 5

Nếu bạn dự định sử dụng liên kết nhiều hơn một lần, hãy chuyển sang mục tiếp theo.

Lưu trữ địa chỉ mục danh sách dưới dạng biến số dòng công việc

Bạn có thể lưu trữ URL của biểu mẫu hiển thị hoặc biểu mẫu chỉnh sửa của mục danh sách trong biến số dòng công việc, để bạn có thể sử dụng ở nhiều vị trí trong cùng một dòng công việc.

  1. Trong cửa sổ trình thiết kế dòng công việc, chọn hành động, rồi chọn trích xuất chuỗi con từ chỉ mục của chuỗi.

    Biến số 1

  2. Trong giai đoạn, chọn chuỗi và chọn nút dấu chấm lửng [...].

  3. Trong hộp thoại bộ dựng chuỗi , dán phần văn bản tĩnh của URL (nhưng không phải là tra cứu cho ID mục hiện tại).

    Biến số 2

  4. Định vị điểm chèn sau dấu bằng (=), rồi chọn Thêm hoặc thay đổi tra cứu.

  5. Trong hộp thoại tra cứu chuỗi , trong trườngnguồndữ liệu, hãy chọn mục hiện tại và trong trường từ trường nguồn , chọn ID.

    Biến số 3

  6. Chọn OK.

    Tra cứu được thêm vào văn bản trong hộp thoại.

    Biến 4

  7. Để đóng hộp thoại bộ dựng chuỗi , hãy chọn OK.

  8. Chọn 0 trong bắt đầu từ 0 và thay thế bằng 1.

    Lưu ý: Khi bắt đầu có giá trị lớn hơn 1, Chuỗi cuối cùng có các ký tự bị loại bỏ.

  9. Chọn biến: chuỗi phụ hoặc biến: Substring1 trong đầu ra biến: chuỗi con.

  10. Trong danh sách, chọn tạo một biến mới , rồi sau đó, trong hộp thoại chỉnh sửa biến , hãy nhập tên cho biến số mới.

  11. Hãy đảm bảo rằng kiểu được đặt thành chuỗi, rồi chọn OK. Biến số 5

  12. Chọn bên dưới hành động bạn vừa tạo và thêm hành động gửi email vào hành động, rồi chọn những người dùng này trong hành động. Biến số 6

  13. Để dùng biến số mới trong hộp thoại xác định thư email , hãy nhập hoặc dán văn bản trong đó bạn muốn nối kết xuất hiện vào nội dung email. Chọn văn bản và từ menu định dạng, chọn chỉnh sửa siêukết nối. Nút chọn [FX], hoặc chọn nút dấu chấm lửng [...], rồi chọn Thêm hoặc thay đổi tra cứu.

  14. Trong hộp thoại tra cứu chuỗi , trong danh sách hộp nguồndữ liệu , chọn biến dòng công việc và tham số.

  15. Trong trườngtừ danh sách nguồn, chọn biến: tên của biến, rồi chọn OK, rồi chọn ok in hộp tiếp theo.

    Biến số 7 Xác định Màn hình thư email sau khi chèn biến số

Giờ đây, bạn có thể chèn biến số này ở bất cứ đâu mà bạn muốn trong dòng công việc hiện tại.

Đầu Trang

Bao gồm hình ảnh

Bạn có thể đưa đồ họa vào email của mình bằng cách tạo một biến và dùng thẻ HTML <img/> để nối kết đến một hình ảnh được lưu trữ dưới dạng tệp JPEG (. jpg) và tải lên thư viện ảnh trong site của bạn.

  1. Trong cửa sổ trình thiết kế dòng công việc, chọn hành động, rồi chọn đặt biếndòng công việc.

  2. Chọn biến dòng công việc, rồi chọn tạo một biến mới.

  3. Trong hộp thoại Sửa biến , hãy nhập tên cho biến mới và đảm bảo rằng kiểu đó được đặt thành chuỗi, rồi chọn OK.

  4. Chọn giá trị , rồi chọn nút dấu chấm lửng [...]. Trong cửa sổ bộ dựngchuỗi, hãy nhập hoặc dán URL cho tệp hình ảnh JPEG theo định dạng thẻ HTML- <img src ="URL"/> Bộ tạo chuỗi cho Hình ảnh

  5. Chọn OK.

  6. Hành động được chèn sẽ xuất hiện như sau. Thiết đặt biến số để chèn một hình ảnh

  7. Chọn bên dưới hành động bạn vừa tạo và thêm hành động gửi email vào hành động, rồi chọnngười dùng t hese trong hành động. Chèn Gửi một Hành động Email

  8. Trong hộp thoại xác định thư email , hãy chọn Thêm hoặc thay đổi tra cứu.

  9. Trong hộp thoại tra cứu chuỗi , trong danh sách nguồn dữ liệu , hãy chọn biến dòng công việc và tham số.

  10. Trong trường từ danh sách nguồn, chọn biến: tên của biến, rồi chọn OK. Chuỗi email trong Quy trình ảnh Nội dung thư email quy trình với hình ảnh

  11. Để đóng cửa sổ xác định thư email và phát hành dòng công việc, hãy chọn OK một lần nữa.

 Khi email được gửi, hình ảnh từ tệp JPEG sẽ xuất hiện thay vì thẻ liên kết.

Đầu trang

Xác định tùy chọn không được hỗ trợ

Chúng tôi không hỗ trợ các tùy chọn sau đây bằng phiên bản hiện tại của hành động gửi email :

  • Xác định một địa chỉ trên dòng Từ. (Email được gửi bởi dòng công việc luôn hiển thị địa chỉ email được người quản trị máy chủ xác định trên dòng từ . Chỉ người quản trị máy chủ có thể thay đổi điều này và nó chỉ có thể thay đổi cho tất cả các thông báo trong ứng dụng web hiện tại, chứ không phải cho mỗi dòng công việc.)

  • Sử dụng trang tính kiểu xếp tầng (CSS) được nhúng để định dạng nội dung thư. Có thể định dạng văn bản bằng cách sử dụng thuộc tính kiểu , nhưng chúng tôi không hỗ trợ các lớp <style> và các lớp CSS.

  • Sử dụng tra cứu dòng công việc trong hộp Tới hoặc CC để tham chiếu một cột của loại Người hoặc Nhóm có chứa nhiều giá trị.

  • Chỉ định người nhận Bcc cho email.

  • Bao gồm các tệp khác bằng thư dưới dạng tệp đính kèm.

  • Nhúng hình ảnh hoặc tệp đồ họa trong thư. Thay vì Bao gồm hình ảnh.

Đầu Trang

Xem thêm

Hướng dẫn từng bước về SharePoint 2013: Thiết lập cho cài đặt email gửi đi

Giới thiệu SharePoint Designer

Cấu hình Email gửi đi cho một ứng dụng web cụ thể

Cấu hình Trình quản lý dòng công việc để làm việc với cụm máy chủ SharePoint Server 2013

Tham chiếu nhanh về Hành động dòng công việc

Tạo danh sách trong SharePoint

Tạo cột trong danh sách hoặc thư viện SharePoint

Thay đổi cột trong danh sách hoặc thư viện

Tạo một cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS trong SharePoint Online, SharePoint 2016 và SharePoint 2013

Tạo một cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS trong SharePoint 2010

Mẹo khắc phục sự cố cơ bản 

Danh sách câu hỏi sau đây có thể giúp xác định nguyên nhân gây ra sự cố khi tạo một dòng công việc:

  1. Bạn có thể tạo bất kỳ loại dòng công việc nào khác trên cùng một danh sách không? Ví dụ, hãy thử tạo một dòng công việc phê duyệt.

  2. Bạn có thể tạo cùng một dòng công việc:

    • trong một danh sách khác nhau trên cùng một site?

    • trên một site khác nhau bên dưới cùng một tuyển tập site?

    • trên một site khác nhau bên dưới cùng một ứng dụng web?

    • trên một ứng dụng web khác?

    • đăng nhập bằng tài khoản khác?

    • sử dụng một máy tính khác?

 Mẹo khắc phục sự cố nâng cao

Nếu không có mẹo khắc phục sự cố cơ bản nào giúp xác định nguyên nhân của vấn đề dòng công việc, hãy làm theo các bước sau:

  1. Đảm bảo bạn có quyền được yêu cầu ở cấp độ site và dòng công việc. Đi đến thiết đặt site>quyền trang>kiểm tra các quyền/thiết đặt danh sách>quyền đối với danh sách này và xác nhận kết quả quyền kiểm tra khớp với những điều sau đây:

    1. Quyền tối thiểu để thiết kế một dòng công việc (lưu và phát hành):

      1. trên site SharePoint: Thiết kế

      2. trên danh sách SharePoint: Chỉnh sửa

    2. Quyền tối thiểu để bắt đầu dòng công việc:

      1. trên site SharePoint: Chỉ Xem/Đọc

      2. trên danh sách SharePoint: Đóng góp

  2. Đảm bảo thiết đặt email gửi đi được đặt trên đúng máy chủ Exchange.

    1. Mở cửa sổ Nhắc Lệnh với tư cách người quản trị.

    2. Chạy nslookup <Exchange địa chỉ máy chủ >. Ví dụ: nslookup exch.contoso.com

    3. Bạn sẽ thấy địa chỉ IP được giải quyết của máy chủ Exchange trong phần kết quả. Nếu không, hãy liên hệ với Exchangengười quản trị của bạn và yêu cầu tên miền Exchange đầy đủ, đủ điều kiện (FDQN).

  3. Gửi email đến cùng một người bằng cách dùng hàm Sendemail của lớp Sputility với trình bao quản lý SharePoint bằng cách sử dụng các bước sau đây.

    1. Mở SharePoint Management Shell với tư cách người quản trị. (Bấm chuột phải vào SharePoint quản lý>chạy với vai trò người quản trị)

    2. Chạy tập lệnh sau đây. Nếu script phản hồi với True, và người dùng sẽ nhận được email từ SharePoint, SMTP được cấu hình đúng trong SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Sử dụng chức năng SMTP, gửi email tới cùng một người dùng từ máy chủ SharePoint. Hãy làm theo các bước trong mục Sử dụng Telnet để kiểm tra giao tiếp SMTP.

Lưu ý: Theo mặc định, SharePoint không tạo các mục nhật ký cho thư gửi đi. SharePoint không bao giờ gửi email trực tiếp. Các email được chuyển tiếp qua máy chủ SMTP (Exchange ) được cấu hình trong Quản trị Trung tâm. Để khắc phục sự cố kiểu dòng công việc này, hãy làm theo các bước trước đó.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×