Giới thiệu thư viện

Thư viện tài liệu chia sẻ được tạo ra cho bạn khi Microsoft Windows SharePoint Services sẽ tạo ra một trang web mới. Bạn có thể bắt đầu sử dụng thư viện này ngay lập tức, tùy chỉnh nó, hoặc tạo thư viện khác.

Dưới đây là một số cách để làm việc với thư viện và làm chúng hữu ích hơn cho nhóm của bạn:

• Tạo và quản lý dạng xem     Bạn có thể sử dụng một dạng xem để xem các mục trong thư viện mà là quan trọng nhất cho bạn hoặc mà nhất phù hợp với mục đích. Nội dung của thư viện thực sự không thay đổi, nhưng các tệp đang được sắp xếp hoặc lọc để làm chúng dễ dàng hơn để tìm và để duyệt theo cách có ý nghĩa.

• Yêu cầu phê duyệt tài liệu     Bạn có thể chỉ rõ rằng phê duyệt cho tài liệu được yêu cầu. Tài liệu vẫn ở trạng thái đang chờ cho đến khi chúng được phê duyệt hoặc từ chối bởi một người có quyền làm như vậy. Bạn có thể điều khiển nhóm nào của người dùng có thể xem tài liệu trước khi nó đã được phê duyệt.

• Theo dõi phiên bản     Nếu bạn cần giữ lại phiên bản trước của tệp, thư viện có thể giúp bạn theo dõi, lưu trữ và khôi phục các tệp. Bạn có thể chọn theo dõi tất cả phiên bản giống nhau. Hoặc bạn có thể chọn để chỉ định một số phiên bản là chính, chẳng hạn như thêm chương mới thủ công, và một số phiên bản dưới dạng phụ, chẳng hạn như khắc phục các lỗi chính tả. Để giúp quản lý dung lượng lưu trữ, bạn có thể hoặc bạn có thể chọn số lượng mỗi loại phiên bản mà bạn muốn lưu trữ.

  Ví dụ, một cơ quan du lịch có thể dùng thư viện tài liệu để quản lý tệp của nó. Trong khi các thành viên nhóm phát triển một đề xuất kinh doanh mới, họ có thể theo dõi phiên bản phụ của tệp. Nếu họ thao tác sai trong phiên bản, họ có thể khôi phục Phiên bản trước đây. Khi họ kết thúc đề xuất, họ có thể tạo phiên bản chính và sau đó phát hành để phê duyệt bởi bộ phận của họ pháp lý và người quản lý. Khi tệp được phê duyệt, các nhân viên trong công ty có thể xem tệp.

• Yêu cầu kiểm xuất tệp     Khi bạn yêu cầu kiểm xuất tệp, bạn đảm bảo rằng chỉ có một người có thể sửa tệp cho đến khi nó được kiểm nhập. Yêu cầu để kiểm xuất tài liệu ngăn nhiều người thực hiện thay đổi cùng lúc, mà có thể tạo xung đột chỉnh sửa và dẫn đến nhầm lẫn. Yêu cầu kiểm xuất cũng có thể giúp nhắc nhở thành viên nhóm để thêm chú thích khi họ kiểm tra xem một tệp, để bạn có thể dễ dàng theo dõi những gì đã thay đổi trong mỗi phiên bản.

• Cập Nhật thay đổi     Thư viện trong Windows SharePoint Services 3.0 hỗ trợ của công nghệ RSS, sao cho các thành viên của nhóm làm việc của bạn có thể tự động nhận được Cập Nhật. RSS cho phép mọi người nhận và xem Cập Nhật, hoặc nguồn cấp tin tức và thông tin trong một vị trí tổng hợp. Bạn có thể tạo cảnh báo email, bạn sẽ được thông báo khi tệp thay đổi.

• Sửa tệp ngoại tuyến     Nếu bạn muốn làm việc trên tệp của bạn trên ổ đĩa cứng của bạn, bạn có thể xem chúng và làm việc ngoại tuyến, nếu bạn sử dụng ứng dụng tương thích với Windows SharePoint Services 3.0, chẳng hạn như Hệ thống Microsoft Office 2007.

• Làm việc với thư viện từ một chương trình email     Bằng cách sử dụng một chương trình email tương thích với Windows SharePoint Services 3.0, chẳng hạn như Microsoft Office Outlook 2007, bạn có thể mất của bạn thông tin quan trọng với bạn. Bạn có thể đọc, sửa và tìm kiếm tệp của bạn ngoại tuyến từ chương trình thư của bạn.

• Sao chép tài liệu dễ dàng tới vị trí khác     Bạn có thể dễ dàng gửi tệp đến vị trí khác trên một trang web Windows SharePoint Services 3.0 . Khi bạn cập nhật tài liệu gốc, bạn có thể chọn được nhắc để cập nhật tệp trong các vị trí khác.

• Định nghĩa kiểu nội dung     Nếu nhóm của bạn hoạt động với một số loại tệp, chẳng hạn như trang tính, bản trình bày và tài liệu, bạn có thể mở rộng các chức năng của thư viện của bạn bằng cách cho phép và xác định nhiều kiểu nội dung. Các kiểu nội dung thêm tính linh hoạt và nhất quán qua nhiều thư viện. Mỗi loại nội dung có thể chỉ định một mẫu và dòng công việc quy trình.

  Ví dụ, một bộ phận bán hàng có thể có các mẫu cho báo cáo doanh số, tài liệu tiêu chuẩn, ngân sách và bản trình bày. Mỗi mẫu có chứa câu lệnh logo và nhiệm vụ của công ty. Khi mọi người tạo tệp mới từ thư viện tài liệu, họ có thể chọn mẫu nào họ muốn dùng.

• Xác định các quyền duy nhất     Bạn có thể xác định các quyền duy nhất cho một thư viện, hoặc thậm chí là một tệp trong thư viện.

• Tạo dòng công việc     Một loại tài liệu hoặc thư viện nội dung có thể sử dụng dòng công việc tổ chức của bạn đã xác định cho quy trình kinh doanh, chẳng hạn như quản lý phê duyệt tài liệu hoặc xem lại.

Kiểu thư viện mà bạn dùng phụ thuộc vào loại tệp mà bạn đang chia sẻ:

• Thư viện tài liệu     Cho nhiều kiểu tệp, bao gồm tài liệu và bảng tính, hãy dùng thư viện tài liệu. Bạn có thể lưu trữ các loại tệp trong thư viện tài liệu, mặc dù một số loại tệp bị chặn vì lý do bảo mật. Khi bạn làm việc với các chương trình tương thích với Windows SharePoint Services, bạn có thể tạo các tệp từ thư viện. Ví dụ, nhóm tiếp thị của bạn có thể có riêng của thư viện để lập kế hoạch tài liệu, bản phát hành tin tức và Ấn phẩm.

• Thư viện ảnh     Để chia sẻ một tập hợp các ảnh kỹ thuật số hay đồ họa, hãy dùng một thư viện ảnh. Mặc dù ảnh có thể được lưu trữ trong các loại thư viện SharePoint, thư viện ảnh có một vài ưu điểm. Ví dụ, từ thư viện ảnh bạn có thể xem ảnh trong một trình chiếu, tải ảnh xuống máy tính của bạn và sửa ảnh với các chương trình đồ họa tương thích với Windows SharePoint Services. Cân nhắc việc tạo một thư viện ảnh nếu nhóm của bạn reuses nhiều đồ họa, chẳng hạn như logo và hình ảnh công ty, hoặc nếu bạn muốn lưu trữ ảnh của sự kiện nhóm hoặc sản phẩm khởi động.

• Thư viện trang wiki     Để tạo tuyển tập trang wiki kết nối, sử dụng một thư viện trang wiki. Wiki cho phép nhiều người để thu thập các thông tin thông thường trong một định dạng dễ dàng tạo và sửa đổi. Bạn có thể thêm vào thư viện trang wiki có chứa ảnh, bảng, siêu kết nối và nội bộ nối kết. Ví dụ, nếu nhóm của bạn sẽ tạo ra một trang wiki cho dự án, trang có thể lưu trữ Mẹo và bí quyết trong một chuỗi các trang kết nối với nhau.

• Thư viện biểu mẫu     Nếu bạn cần để quản lý một nhóm các biểu mẫu dựa trên XML công việc, sử dụng thư viện biểu mẫu. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể muốn sử dụng thư viện biểu mẫu cho báo cáo chi phí. Thiết lập thư viện biểu mẫu yêu cầu một trình soạn thảo XML hoặc chương trình thiết kế XML tương thích với Windows SharePoint Services, chẳng hạn như Microsoft Office InfoPath.

Đầu trang