Nếu kích cỡ tệp của bảng tính quá lớn, hãy thử các mẹo sau đây để giúp bảng tính dễ quản lý hơn.
Lưu bảng tính của bạn ở định dạng nhị phân (.xslb)
Bạn có thể giảm kích cỡ tệp của mình bằng cách lưu bảng tính dưới dạng sổ làm việc nhị phân (.xslb) thay vì định dạng mặc định (.xslx). Định dạng mặc định là dựa trên XML, điều này rất quan trọng nếu bạn đang sử dụng dữ liệu của mình với các chương trình của bên thứ ba vì XML là một tiêu chuẩn mở. Tuy nhiên, đối với hầu hết các mục đích, định dạng nhị phân là đủ và lưu vào một tập tin nhỏ hơn.
-
Đi tới Tùy >Chọn Tệp > Lưu.
-
Bên dưới Lưu sổ làm việc, trong danh sách Lưu tệp theo định dạng này , hãy chọn Sổ làm việc Nhị phân Excel.
Tùy chọn này đặt định dạng nhị phân làm mặc định. Nếu bạn muốn giữ mặc định cho Sổ làm việc Excel (.xlsx) nhưng lưu tệp hiện tại dưới dạng nhị phân, hãy chọn tùy chọn trong hộp thoại Lưu Như.
Lưu ý: Nếu tệp nằm trong thư viện SharePoint, bạn có thể không thấy tùy chọn Lưu Như. Nếu trường hợp này, bạn có thể lưu một bản sao vào ổ đĩa cục bộ của bạn, lưu bản sao đó dưới dạng nhị phân, rồi thay thế tệp gốc bằng tệp nhị phân mới.
-
Đi tới Tệp > Lưu Dưới dạng và nếu đây là lần đầu tiên bạn lưu tệp, hãy chọn một vị trí.
-
Từ danh sách các loại tệp, hãy chọn Sổ làm việc Nhị phân Excel (*.xlsb).
Lưu bảng tính của bạn ở định dạng nhị phân (.xslb)
Bạn có thể giảm kích cỡ tệp của mình bằng cách lưu bảng tính dưới dạng sổ làm việc nhị phân (.xslb) thay vì định dạng mặc định (.xslx). Định dạng mặc định là dựa trên XML, điều này rất quan trọng nếu bạn đang sử dụng dữ liệu của mình với các chương trình của bên thứ ba vì XML là một tiêu chuẩn mở. Tuy nhiên, đối với hầu hết các mục đích, định dạng nhị phân là đủ và lưu vào một tập tin nhỏ hơn.
-
Đi tới Tùy >Chọn Tệp > Lưu.
-
Bên dưới Lưu sổ làm việc, trong danh sách Lưu tệp theo định dạng này , hãy chọn Sổ làm việc Nhị phân Excel.
Tùy chọn này đặt định dạng nhị phân làm mặc định.
Nếu bạn muốn giữ mặc định vào Sổ làm việc Excel (.xlsx) nhưng lưu tệp hiện tại dưới dạng nhị phân, hãy chọn tùy chọn trong hộp thoại Lưu Như:
-
Đi tới Tệp > Lưu như.
-
Trong danh sách Lưu dưới dạng , chọn Sổ làm việc Nhị phân Excel (*.xlsb).
Giảm số lượng trang tính
Nếu bạn có các trang tính chứa dữ liệu mà bạn không sử dụng—và không chứa bất kỳ công thức nào bạn đang sử dụng—hãy xóa chúng khỏi bảng tính.
Bạn càng có nhiều điểm dữ liệu trong sổ làm việc thì kích cỡ tệp của bạn sẽ càng lớn. Việc loại bỏ dữ liệu không sử dụng sẽ làm giảm kích cỡ tệp của bạn.
Lưu ảnh ở độ phân giải thấp hơn
-
Đi tới Tùy chọn >chọn Tệp >Nâng cao.
-
Bên dưới Kích cỡ và Chất lượng Hình ảnh, hãy làm như sau:
-
Chọn Bỏ dữ liệu chỉnh sửa. Tùy chọn này loại bỏ dữ liệu được lưu trữ được sử dụng để khôi phục hình ảnh về trạng thái ban đầu sau khi đã được chỉnh sửa. Lưu ý rằng nếu bạn bỏ dữ liệu chỉnh sửa, bạn sẽ không thể khôi phục hình ảnh.
-
Đảm bảo không chọn Không nén hình ảnh trong tệp.
-
Trong danh sách Độ phân giải mặc định, chọn độ phân giải 150ppi trở xuống. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ không cần độ phân giải cao hơn mức đó.
-
Nén ảnh
-
Chọn ảnh trong tài liệu của bạn. Tab Định dạng ảnh sẽ xuất hiện trên dải băng.
-
Trên tab Định dạng ảnh, trong nhóm Điều chỉnh, chọn Nén Ảnh.
-
Bên dưới Tùy chọn nén, hãy làm như sau:
-
Để nén tất cả các ảnh trong tệp, hãy bỏ chọn Chỉ áp dụng cho ảnh này. Nếu chọn tùy chọn này thì những thay đổi bạn thực hiện ở đây sẽ chỉ ảnh hưởng đến ảnh đã chọn.
-
Chọn Xóa vùng ảnh đã cắt xén. Tùy chọn này loại bỏ dữ liệu ảnh đã cắt xén, nhưng hãy lưu ý rằng bạn sẽ không thể khôi phục nó.
-
-
Trong Giải pháp, hãy làm như sau:
-
Chọn Sử dụng độ phân giải mặc định.
-
Không lưu bộ đệm ẩn pivot với tệp
Nếu bảng tính của bạn chứa bảng pivot, bạn có thể giảm kích cỡ tệp bằng cách không lưu bộ đệm ẩn dữ liệu nguồn pivot với tệp và thay vào đó hãy làm mới bộ đệm ẩn dữ liệu khi bạn mở bảng tính.
-
Chọn ô bất kỳ trong bảng pivot.
-
Trên tab Phân tích PivotTable , trong nhóm PivotTable , chọn Tùy chọn.
-
Trong hộp thoại Tùy chọn PivotTable , chọn tab Dữ liệu , rồi thực hiện các thao tác sau:
-
Bỏ chọn Lưu dữ liệu nguồn với tệp.
-
Chọn Làm mới dữ liệu khi mở tệp.
-