Giới thiệu về danh sách

Danh sách là một tập hợp dữ liệu mà bạn có thể chia sẻ với các thành viên nhóm và những người mà bạn đã cung cấp quyền truy nhập. Bạn sẽ tìm thấy một số mẫu danh sách sẵn dùng để cung cấp một điểm bắt đầu tốt để tổ chức các mục danh sách. Tìm hiểu thêm tại các mẫu danh sách trong Microsoft 365.

Bài viết này giải thích các khái niệm sau khi tạo và sử dụng danh sách. Bạn có thể tạo danh sách trong Microsoft SharePoint, ứng dụng danh sách trong Microsoft 365 hoặc nhóm. Để tìm hiểu thêm, hãy xem thêm mục danh sách. Tìm hiểu cách bắt đầu với các danh sách trong Microsoft nhóm.

Xem các chủ đề sau để biết thông tin về danh sách:

Lưu ý: Lưu ý rằng thông tin ở đây và các loại danh sách sẵn có cho bạn tùy thuộc vào phiên bảnSharePoint bạn đang sử dụng. Nếu bạn không biết phiên bản liên hệ với người quản trị, bộ phận trợ giúp hoặc người quản lý, hoặc xem Phiên bản nào của SharePoint tôi đang sử dụng?

Các tổ chức thường sử dụng nhiều loại danh sách, bao gồm nối kết, thông báo, liên hệ, theo dõi vấn đề và các cuộc điều tra, để đặt tên cho một vài.

Danh sách cũng có thể bao gồm các nhiệm vụ mà bạn có thể sử dụng làm đầu mối cho việc cộng tác nhóm hoặc trong một giải pháp kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, danh sách có thể cung cấp các giải pháp nhanh chóng, hiệu quả với ít hoặc không sửa đổi.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng:

  • Nhiệm vụ -bao gồm theo dõi quyền sở hữu và tiến độ, cũng như đường thời gian trong trang cho bản trình bày trực quan hấp dẫn trong nội dung danh sách.

  • Vấn đề theo dõi -bao gồm phiên bản và lưu trữ lịch sử, để phân tích sâu hơn về các dự án nhóm làm việc và các tác vụ công việc thông thường.

Danh sách giàu và linh hoạt và có nhiều tính năng tích hợp sẵn nhằm cung cấp một cách mạnh mẽ để lưu trữ, chia sẻ và làm việc với dữ liệu.

Chẳng hạn, bạn có thể:

  • Tạo danh sách có nhiều cột, bao gồm văn bản, số, lựa chọn, tiền tệ, ngày và thời gian, tra cứu, có/không và tính toán. Bạn cũng có thể đính kèm một hoặc nhiều tệp vào một mục danh sách để cung cấp thêm chi tiết, chẳng hạn như bảng tính có chứa số điện thoại hỗ trợ hoặc tài liệu có chứa thông tin nền.

  • Tạo dạng xem danh sách để sắp xếp, sắp xếp và lọc dữ liệu theo các cách khác nhau và đặc biệt; thay đổi siêu dữ liệu, chẳng hạn như thêm và xóa cột và sửa đổi quy tắc xác thực; và sử dụng danh sách nhất quán trên các trang có kiểu nội dung, cột site và mẫu. Ví dụ, bạn chỉ có thể xem các sự kiện hiện tại từ lịch trên trang chủ và tạo dạng xem trực quan — tương tự như lịch tường — trên một trang khác.

  • Tạo mối quan hệ giữa các danh sách bằng cách sử dụng kết hợp các cột duy nhất, cột tra cứu và thực thi mối quan hệ (Cascade và hạn chế xóa), tất cả đều nâng cao khả năng tạo ra các giải pháp kinh doanh phức tạp hơn và giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu của bạn.

  • Tạo danh sách tùy chỉnh, hiển thị dữ liệu trong Phần Web và Trang Phần Web và xuất, nhập và nối kết đến dữ liệu từ các chương trình khác, chẳng hạn như Excel và Access.

  • Theo dõi phiên bản và lịch sử chi tiết, cần phê duyệt để sửa đổi dữ liệu, dùng bảo mật theo mức mục và thư mục, kiểm nhập và kiểm xuất, duy trì cập nhật tự động về những thay đổi bằng cách dùng cảnh báo và nguồn cấp RSS.

  • Tổ chức nội dung trong một danh sách duy nhất thành các thư mục để tạo sự tiện lợi hơn và hiệu suất tốt hơn, cải thiện hiệu suất nói chung với danh sách lớn bằng cách dùng chỉ mục.

Sau đây là một số cách bạn có thể làm việc với các danh sách để giúp bạn quản lý thông tin cho nhóm của mình.

Theo dõi các phiên bản và lịch sử chi tiết    -Theo dõi các phiên bản của các mục danh sách, để bạn có thể xem các mục nào đã thay đổi từ phiên bản sang phiên bản, cũng như những người đã thay đổi các mục danh sách. Nếu các lỗi được thực hiện trong phiên bản mới hơn, bạn có thể khôi phục Phiên bản trước đó của một mục. Theo dõi lịch sử của danh sách đặc biệt quan trọng nếu tổ chức của bạn cần theo dõi danh sách khi nó được phát triển.

Yêu cầu phê duyệt    -Xác định rằng phê duyệt cho mục danh sách là bắt buộc trước khi có thể xem được tất cả mọi người. Các mục vẫn còn trong trạng thái đang chờ cho đến khi họ được phê duyệt hoặc từ chối bởi những người có quyền phê duyệt chúng. Bạn có thể kiểm soát những nhóm người dùng có thể xem mục danh sách trước khi được phê duyệt.

Tùy chỉnh quyền    -Xác định xem có người dự nào cho danh sách của bạn có thể đọc và chỉ sửa các mục mà họ đã tạo hoặc tất cả các mục trong danh sách. Những người có quyền quản lý danh sách có thể đọc và chỉnh sửa tất cả các mục danh sách. Bạn cũng có thể áp dụng các mức cấp phép cụ thể cho một mục danh sách duy nhất, ví dụ như mục có chứa thông tin mật.

Tạo và quản lý dạng xem    -Tạo các dạng xem khác nhau của cùng một danh sách. Nội dung của danh sách thực tế không thay đổi, nhưng các mục được sắp xếp hoặc lọc để mọi người có thể tìm thấy thông tin quan trọng nhất hoặc thú vị, tùy thuộc vào nhu cầu của họ.

Cập nhật danh sách    -Bất kể loại danh sách bạn đang Cập Nhật quy trình tương tự như việc thêm, chỉnh sửa và xóa các mục danh sách.

Có hai cách để thêm hoặc sửa mục danh sách:

  • Bằng cách sử dụng biểu mẫu, đây là phương pháp mặc định.

  • Inline, điều này có nghĩa là bạn thêm mục trực tiếp vào trang danh sách.

Nếu danh sách được thiết lập để theo dõi các phiên bản, một phiên bản mới của mục danh sách sẽ được tạo ra mỗi lần bạn chỉnh sửa một mục danh sách. Bạn có thể xem lịch sử cách mục danh sách đã thay đổi và khôi phục Phiên bản trước đó nếu bạn mắc lỗi trong phiên bản mới hơn.

Sử dụng các công thức và giá trị được tính    -Sử dụng các công thức và các giá trị được tính toán tự động tạo ra thông tin trong các cột của danh sách. Thao tác có thể bao gồm thông tin các cột khác trong danh sách cũng như các hàm hệ thống chẳng hạn như [Today] để cho biết ngày hiện tại. Ví dụ, bạn có thể xác định ngày đến hạn mặc định là bảy ngày kể từ ngày hiện tại.

Tiếp tục thông báo về các thay đổi    -Danh sách và dạng xem có thể sử dụng RSS, để các thành viên trong nhóm làm việc của bạn có thể tự động nhận được các bản Cập Nhật. RSS là một công nghệ cho phép mọi người nhận và xem các bản Cập Nhật hoặc nguồn cấp RSS của tin tức và thông tin trong vị trí hợp nhất. Bạn cũng có thể tạo cảnh báo email để thông báo cho bạn khi các danh sách được thay đổi hoặc khi các mục mới được thêm vào. Cảnh báo là cách thuận tiện để theo dõi các thay đổi quan trọng đối với bạn.

Tạo mối quan hệ danh sách    -Tạo mối quan hệ giữa hai danh sách, trong danh sách nguồn, bạn tạo một cột tra cứu để truy xuất (hoặc "tìm kiếm") một hoặc nhiều giá trị từ danh sách đích nếu những giá trị khớp với giá trị trong cột tra cứu trong danh sách nguồn. Nếu muốn, bạn có thể tiếp tục thêm các cột bổ sung từ danh sách đích đến danh sách nguồn. Khi bạn tạo một cột tra cứu, bạn cũng có thể quyết định thực thi hành vi mối quan hệ bằng cách đặt xóa một thác hoặc hạn chế tùy chọn xóa bỏ, giúp giữ cho dữ liệu hợp lệ và giúp ngăn không liên kết có thể gây ra vấn đề xuống đường.

Chia sẻ thông tin danh sách với một chương trình cơ sở dữ liệu    -Nếu bạn có một chương trình cơ sở dữ liệu được cài đặt, chẳng hạn như Access, bạn có thể xuất và nhập dữ liệu đến và từ site của bạn, cũng như nối kết bảng từ cơ sở dữ liệu đến một danh sách. Khi bạn làm việc với dữ liệu danh sách của mình trong cơ sở dữ liệu Access, bạn cũng có thể tạo truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Hãy xem nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access.

Sử dụng danh sách nhất quán trên các trang    -Nếu nhóm của bạn hoạt động với một số loại danh sách, bạn có thể thêm nhất quán trên nhiều danh sách với kiểu nội dung, cột site và mẫu. Những tính năng này cho phép bạn sử dụng lại các thiết đặt và cấu trúc danh sách theo cách hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể tạo một kiểu nội dung cho một sự cố dịch vụ khách hàng xác định một số cột (chẳng hạn như liên hệ với khách hàng) và quy trình kinh doanh cho kiểu nội dung. Một ví dụ khác là tạo một cột site cho các tên bộ phận có danh sách thả xuống của các phòng ban. Bạn có thể sử dụng lại cột trong nhiều danh sách để đảm bảo rằng các tên luôn xuất hiện giống như cách trong mỗi danh sách.

Làm việc trên các mục danh sách từ một chương trình email    -Sử dụng một chương trình email tương thích với Microsoft Technologies, bạn có thể thực hiện thông tin danh sách quan trọng với bạn. Ví dụ, với Outlook, bạn có thể xem và cập nhật các tác vụ, liên hệ và bảng thảo luận trên trang web của bạn từ Outlook. Hãy xem kết nối một danh sách ngoài với Outlook.

Đặt nhắm đến nội dung    -bật tính năng     khán giả để lọc các mục theo nhóm.

Loại danh sách mà bạn sử dụng tùy thuộc vào loại thông tin mà bạn đang chia sẻ.

Thông báo    -Chia sẻ tin tức và trạng thái và cung cấp lời nhắc. Thông báo hỗ trợ định dạng nâng cao với hình ảnh, siêu kết nối và văn bản đã định dạng.

Liên hệ    -Lưu trữ thông tin về mọi người hoặc nhóm mà bạn làm việc cùng. Nếu bạn đang sử dụng một email hoặc chương trình quản lý liên hệ tương thích với Microsoft Technologies, bạn có thể xem và cập nhật các liên hệ của mình từ trang web của bạn trong chương trình khác. Ví dụ, bạn có thể cập nhật danh sách tất cả các nhà cung cấp của tổ chức của mình từ một chương trình email tương thích với Microsoft Technologies, chẳng hạn như Outlook. Danh sách liên hệ không thực sự quản lý các thành viên của site của bạn nhưng có thể được dùng để lưu trữ và chia sẻ các liên hệ cho tổ chức của bạn, chẳng hạn như danh sách nhà cung cấp bên ngoài.

Bảng thảo luận    -Cung cấp vị trí trung tâm để ghi lại và lưu trữ các thảo luận nhóm tương tự như định dạng của các nhóm tin. Nếu người quản trị của bạn đã bật các danh sách trên trang của bạn để nhận thư email, các bảng thảo luận có thể lưu trữ các cuộc thảo luận email từ các chương trình email phổ biến nhất. Ví dụ, bạn có thể tạo bảng thảo luận cho bản phát hành sản phẩm mới của tổ chức bạn.

Liên kết    -Cung cấp vị trí trung tâm cho các nối kết đến Internet, mạng nội bộ của công ty bạn và các tài nguyên khác. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách các nối kết đến các trang web của khách hàng.

Nối kết được tăng cấp    -Hiển thị một tập hợp các hành động nối kết trong bố trí trực quan.

Lịch    -Lưu trữ các sự kiện nhóm của bạn hoặc cho các tình huống cụ thể, chẳng hạn như ngày lễ công ty. Lịch có dạng xem trực quan, tương tự như một bàn hoặc lịch tường, trong các sự kiện nhóm của bạn, bao gồm các cuộc họp, sự kiện xã hội và các sự kiện cả ngày. Bạn cũng có thể theo dõi các mốc nhóm, chẳng hạn như ngày phát hành thời hạn hoặc sản phẩm không liên quan đến khoảng thời gian cụ thể. Nếu bạn đang sử dụng một chương trình email hoặc lịch tương thích với Microsoft Technologies, bạn có thể xem và cập nhật lịch của bạn từ trang web của bạn khi đang làm việc trong chương trình khác. Ví dụ, bạn có thể so sánh và cập nhật lịch của bạn trên trang web có các ngày từ lịch Outlook, bằng cách xem cả hai lịch song song hoặc được che đi cùng nhau trong Outlook. Xem tạo lịch.

Tác vụ    -Theo dõi thông tin về dự án và các sự kiện cần làm cho nhóm của bạn. Bạn có thể gán nhiệm vụ cho mọi người, cũng như theo dõi trạng thái và tỷ lệ phần trăm hoàn thành khi nhiệm vụ di chuyển về phía sau khi hoàn thành. Nếu bạn đang sử dụng một email hoặc chương trình quản lý nhiệm vụ tương thích với Microsoft Technologies, bạn có thể xem và cập nhật các nhiệm vụ của bạn từ trang web của bạn trong chương trình khác của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách nhiệm vụ cho quy trình ngân sách của tổ chức bạn, rồi xem và cập nhật nó trong Outlook cùng với các tác vụ khác của bạn. Xem tạo danh sách.

Nhiệm vụ dự án    -Lưu trữ thông tin nhiệm vụ với dạng xem Gantt và các thanh tiến độ. Bạn có thể theo dõi trạng thái và phần trăm hoàn thành khi nhiệm vụ di chuyển về phía hoàn thành. Nếu bạn đang sử dụng một email hoặc chương trình quản lý nhiệm vụ tương thích với Microsoft Technologies, bạn có thể xem và cập nhật các tác vụ dự án của mình từ trang web của bạn trong chương trình khác của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách nhiệm vụ dự án trên trang của bạn để xác định và gán công việc để tạo hướng dẫn sử dụng đào tạo, sau đó bạn có thể theo dõi tiến độ của tổ chức từ dự án. Xem tạo danh sách.

Theo dõi vấn đề    -Lưu trữ thông tin về các vấn đề cụ thể, chẳng hạn như các vấn đề về hỗ trợ và theo dõi tiến độ của họ. Bạn có thể gán các vấn đề, phân loại chúng và các vấn đề liên quan đến nhau. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách theo dõi vấn đề để quản lý các sự cố và giải pháp của dịch vụ khách hàng. Bạn cũng có thể nhận xét về các vấn đề mỗi khi bạn sửa chúng, tạo lịch sử chú thích mà không thay đổi mô tả ban đầu về vấn đề này. Ví dụ: đại diện dịch vụ khách hàng có thể ghi lại từng bước để giải quyết sự cố và kết quả. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách theo dõi sự cố với một dòng công việc ba trạng thái để giúp tổ chức của bạn quản lý vấn đề hoặc theo dõi dự án. Xem tạo danh sách.

Bảng    -Thu thập và biên soạn phản hồi, chẳng hạn như khảo sát sự hài lòng của nhân viên hoặc bài kiểm tra. Bạn có thể thiết kế các câu hỏi và câu trả lời theo nhiều cách khác nhau và xem tổng quan về phản hồi của bạn. Nếu bạn có một bảng tính hoặc chương trình cơ sở dữ liệu được cài đặt tương thích với Microsoft Technologies, bạn có thể xuất kết quả của mình để phân tích thêm chúng. Xem tạo khảo sát.

Tùy chỉnh    -Bắt đầu một danh sách từ đầu. Bạn cũng có thể tạo một danh sách tùy chỉnh dựa trên một bảng tính, nếu bạn có một chương trình bảng tính tương thích với Microsoft Technologies. Ví dụ, bạn có thể nhập danh sách từ Excel mà bạn đã tạo để lưu trữ và quản lý hợp đồng với nhà cung cấp. Xem tạo danh sách dựa trên một bảng tính.

Danh sách bên ngoài    -Làm việc với dữ liệu được lưu trữ bên ngoài danh sách, nhưng bạn có thể đọc và viết trong Microsoft 365. Nguồn dữ liệu cho danh sách ngoài được gọi là kiểu nội dung bên ngoài. Không giống như danh sách Microsoft 365 bản địa, danh sách bên ngoài sử dụng dịch vụ kết nối nghiệp vụ để truy nhập dữ liệu trực tiếp từ một hệ thống bên ngoài (chẳng hạn như SAP, Siebel và Microsoft SQL Server), cho dù hệ thống đó là cơ sở dữ liệu, Dịch vụ web hoặc hệ thống dòng công việc.

Danh sách tùy chỉnh trong    dạng xem biểu dữ liệu-tạo một danh sách trống tương tự như một danh sách tùy chỉnh nhưng để hiển thị danh sách theo mặc định trong dạng xem biểu dữ liệu. Dạng xem biểu dữ liệu cung cấp lưới dữ liệu để xem và sửa dữ liệu làm hàng và cột. Bạn có thể thêm và sửa hàng và cột, áp dụng bộ lọc và thứ tự sắp xếp, hiển thị các giá trị được tính và tổng, cũng như dễ dàng sửa dữ liệu trong ô lưới. Dạng xem biểu dữ liệu yêu cầu cài đặt Office trên máy khách 32 bit và một trình duyệt hỗ trợ điều khiển ActiveX.

Danh sách trạng thái    -Hiển thị và theo dõi các mục tiêu của dự án của bạn. Danh sách bao gồm một tập hợp các biểu tượng màu để truyền đạt mức độ mà các mục tiêu được đáp ứng.

Phát hành    -Gửi thông tin, bao gồm tem xác nhận, đến các thành viên nhóm của bạn.

Danh sách từ điển của Microsoft IME    -Sử dụng dữ liệu trong danh sách dưới dạng từ điển Microsoft IME. Bạn có thể chuyển đổi các mục cột đọc để hiển thị bằng Microsoft IME và xem nội dung trong chú thích trong cửa sổ chú thích IME. Dữ liệu có thể được nối kết với một URL cụ thể.

Danh sách nội dung PerformancePoint    -Các mục bảng điều khiển lưu trữ, chẳng hạn như phiếu ghi điểm, báo cáo, bộ lọc, trang bảng điều khiển và các mục bảng điều khiển khác mà bạn tạo bằng cách sử dụng trình thiết kế bảng điều khiển PerformancePoint.

Ngôn ngữ và dịch giả    -Sử dụng với một dòng công việc quản lý dịch thuật trong một thư viện quản lý dịch thuật. Dòng công việc sử dụng danh sách để gán nhiệm vụ dịch thuật cho phiên dịch đã xác định trong danh sách cho từng ngôn ngữ. Bạn có thể tạo danh sách này theo cách thủ công, hoặc bạn có thể chọn để có danh sách này sẽ tự động tạo ra khi bạn thêm một dòng công việc quản lý dịch thuật vào một thư viện quản lý dịch thuật.

Danh sách KPI    -Theo dõi các chỉ số hiệu suất then chốt cho phép bạn đánh giá nhanh tiến độ được thực hiện so với mục tiêu đo. Bạn có thể thiết lập các danh sách KPI để theo dõi hiệu suất bằng cách dùng một trong bốn nguồn dữ liệu: dữ liệu được nhập theo cách thủ công, dữ liệu trong danh sách Microsoft 365, dữ liệu trong sổ làm việc Excel hoặc dữ liệu từ dịch vụ phân tích — một thành phần của Microsoft SQL Server. Sau khi tạo danh sách KPI, bạn có thể dùng nó để hiển thị trạng thái của chỉ báo trên một trang bảng điều khiển.

Nhập bảng tính     -Sử dụng cột và dữ liệu từ một bảng tính hiện có. Việc nhập một bảng tính yêu cầu Microsoft Excel hoặc một chương trình tương thích khác.

  1. Trong site, hãy bấm thiết đặt Thiết đặt: cập nhật hồ sơ của bạn, cài đặt phần mềm rồi kết nối phần mềm với đám mây , rồi bấm nội dung site.

  2. Bấm vào biểu tượng Thêm ứng dụng .

    Biểu tượng thêm ứng dụng trong hộp thoại nội dung trang.
  3. Cuộn qua và bấm vào ứng dụng bạn muốn sử dụng. Có thể có nhiều trang.

  4. Đặt tên cho ứng dụng để bạn có thể thu hồi nó sau này cho một trang, rồi bấm vào tạo.

  5. Khi bạn quay lại màn hình nội dung site, bạn có thể thực hiện ba việc sau:

    • Đóng cửa sổ và quay trở lại trang. Thêm ứng dụng mới trên trang của bạn bằng cách dùng chèn phần web.

    • Bấm vào ứng dụng và bắt đầu nhập dữ liệu.

    • Bấm vào dấu chấm lửng ... rồi bấm thay đổi thiết đặt. Bạn có thể thêm cột, thay đổi tên và thực hiện các tác vụ khác ở đây.

Mặc dù bạn có thể sử dụng các tính năng của danh sách theo nhiều cách khác nhau, cách bạn sử dụng chúng tùy thuộc vào kích cỡ và số lượng các danh sách mà bạn có và các nhu cầu của tổ chức của bạn.

Lưu trữ nhiều mục trong một danh sách

Bạn có thể muốn có một danh sách lớn để phục vụ các nhu cầu đa dạng. Ví dụ, bạn có thể có một số lượng lớn các vấn đề kỹ thuật để theo dõi trong tổ chức của bạn và các vấn đề có thể áp dụng cho nhiều dự án và nhóm.

Sử dụng một danh sách đơn khi:

  • Nhóm của bạn cần xem thông tin tóm tắt về các mục danh sách hoặc các dạng xem khác nhau của cùng một tập hợp các mục. Ví dụ: người quản lý có thể muốn xem tiến độ trên tất cả các sự cố kỹ thuật cho một tổ chức hoặc xem tất cả các vấn đề đã được nộp trong cùng một khoảng thời gian.

  • Những người muốn duyệt hoặc tìm kiếm các vấn đề trong cùng một vị trí trên một trang.

  • Bạn muốn áp dụng các thiết đặt giống nhau cho các mục danh sách, chẳng hạn như theo dõi các phiên bản hoặc yêu cầu phê duyệt.

  • Các nhóm làm việc trên danh sách chia sẻ các đặc tính tương tự, chẳng hạn như cùng một mức cấp phép. Quyền duy nhất có thể được áp dụng cho các mục danh sách cụ thể nhưng nếu các cấp độ quyền thay đổi rất nhiều, hãy cân nhắc nhiều danh sách.

  • Bạn muốn phân tích thông tin về danh sách hoặc nhận các bản Cập Nhật được củng cố cho danh sách. Bạn có thể nhận cảnh báo khi các mục danh sách được thay đổi hoặc xem các thay đổi đối với một danh sách bằng cách sử dụng công nghệ RSS. Nguồn cấp RSS cho phép thành viên của nhóm làm việc của bạn để xem danh sách hợp nhất các thông tin đã thay đổi.

Bạn có thể muốn có nhiều danh sách khi có sự khác biệt riêng biệt giữa các mục mà bạn muốn quản lý hoặc giữa các nhóm người làm việc với họ.

Sử dụng nhiều danh sách khi:

  • Bạn không mong đợi mọi người cần tóm tắt các mục cùng nhau.

  • Các nhóm người làm việc với thông tin là riêng biệt và có các mức cấp phép khác nhau.

  • Bạn cần áp dụng các thiết đặt khác nhau, chẳng hạn như lập phiên bản hoặc phê duyệt, cho nhiều tập hợp các mục.

  • Bạn không cần phải phân tích các mục cùng nhau hoặc nhận các bản Cập Nhật được củng cố về danh sách.

Sau đây là một số cách mà bạn có thể tổ chức danh sách và mục danh sách:

Thêm cột    -Giúp nhóm của bạn xác định các mục quan trọng nhất, bạn có thể thêm cột vào danh sách của mình. Ví dụ, bạn có thể thêm cột dự án vào một danh sách để giúp mọi người làm việc với các dự án cụ thể xem thêm và làm việc với các mục của họ. Bạn cũng có thể muốn thêm các cột khác nếu bạn muốn thu thập thông tin bổ sung cho từng mục danh sách, chẳng hạn như tên của bộ phận hoặc tên của nhân viên.

Nếu bạn có nhiều mục trong một danh sách, bạn có thể cân nhắc lập chỉ mục một số cột để cải thiện hiệu suất khi xem một vài mục hoặc dạng xem chuyển đổi. Tính năng này không thay đổi cách thức các mục được sắp xếp nhưng có thể cho phép các tổ chức dễ dàng lưu trữ một số lượng lớn các mục trong danh sách. Tuy nhiên, lập chỉ mục có thể mất thêm không gian cơ sở dữ liệu. Hãy xem tạo, thay đổi hoặc xóa bỏ dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Tạo dạng xem    -Sử dụng nếu mọi người trong nhóm của bạn thường xuyên cần nhìn thấy dữ liệu theo một cách nhất định. Các dạng xem dùng cột để sắp xếp, nhóm, bộ lọc và hiển thị dữ liệu. Bạn cũng có thể chọn có bao nhiêu mục được hiển thị cùng một lúc trong mỗi dạng xem. Ví dụ, mọi người có thể duyệt danh sách trong bộ 25 hoặc các mục danh sách 100 trên mỗi trang, tùy thuộc vào tùy chọn của họ và tốc độ kết nối của họ.

Các dạng xem cung cấp cho bạn sự linh hoạt để lưu trữ số lượng lớn các mục trong một danh sách, nhưng để chỉ xem các bộ phụ mà bạn muốn trong một thời gian cụ thể, chẳng hạn như chỉ những vấn đề đã được đăng trong năm nay, hoặc chỉ các sự kiện hiện tại trong lịch. Bạn có thể tạo các dạng xem cá nhân chỉ sẵn dùng với bạn và nếu bạn có quyền sửa đổi một danh sách, bạn có thể tạo các dạng xem công cộng sẵn dùng cho mọi người. Hãy xem tạo, thay đổi hoặc xóa bỏ dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Tạo thư mục    -Thêm thư mục vào hầu hết các loại danh sách, nếu chủ sở hữu danh sách của bạn đã cho phép các thư mục được tạo ra. Điều này đặc biệt hữu ích nếu các mục danh sách của bạn có thể được chia theo một cách cụ thể, chẳng hạn như theo Project hoặc theo nhóm. Thư mục giúp mọi người dễ dàng quét và quản lý các mục trong danh sách. Công nghệ Microsoft cung cấp dạng xem cây cho phép mọi người điều hướng các site và thư mục của họ tương tự như cách chúng làm việc với các thư mục trên ổ đĩa cứng của họ. Ví dụ, mỗi bộ phận đều có thể có thư mục riêng của nó. Xem tạo thư mục trong danh sách.

Xem Thêm

Thêm, chỉnh sửa hoặc xóa mục danh sách

Bật và đặt cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện

Tạo thư mục trong danh sách

Xóa thư mục trong danh sách

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×