Giới thiệu về truy vấn

Sử dụng truy vấn giúp dễ xem hơn, thêm, xóa hoặc thay đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access của bạn. Một số lý do khác để sử dụng các truy vấn:

  • Tìm dữ liệu cụ thể nhanh chóng bằng cách lọc các tiêu chí cụ thể (điều kiện)

  • Tính toán hoặc tóm tắt dữ liệu

  • Tự động hóa các tác vụ quản lý dữ liệu, chẳng hạn như xem xét dữ liệu mới nhất trên cơ sở định kỳ.

Lưu ý:  Nếu bạn muốn thử các truy vấn trong ví dụ, hãy dùng cơ sở dữ liệu Access trên máy tính.

Truy vấn giúp bạn tìm và làm việc với dữ liệu của bạn

Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, dữ liệu bạn muốn trình bày thông qua biểu mẫu hoặc báo cáo thường nằm trên nhiều bảng. Một truy vấn có thể kéo thông tin từ các bảng khác nhau và lắp ráp nó để hiển thị trong biểu mẫu hoặc báo cáo. Một truy vấn có thể là một yêu cầu cho kết quả dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn hoặc hành động trên dữ liệu hoặc cho cả hai. Truy vấn có thể cung cấp cho bạn câu trả lời cho câu hỏi đơn giản, thực hiện các phép tính, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau, thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu. Kể từ khi các truy vấn rất linh hoạt, có nhiều loại truy vấn và bạn sẽ tạo một loại truy vấn dựa trên nhiệm vụ.

Các loại truy vấn chính

Sử dụng

Chọn

Để truy xuất dữ liệu từ bảng hoặc thực hiện các phép tính.

Hành động

Thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu. Mỗi nhiệm vụ có một loại truy vấn hành động cụ thể. Truy vấn hành động không sẵn dùng trong ứng dụng Web Access.

Tạo truy vấn chọn

Nếu bạn muốn xem lại dữ liệu từ một số trường nhất định trong một bảng hoặc xem lại dữ liệu từ nhiều bảng đồng thời hoặc có thể chỉ nhìn thấy dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định, một loại truy vấn chọn sẽ là lựa chọn của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục tạo một truy vấn chọn đơn giản.

Xem lại dữ liệu từ chọn trường

Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu của bạn có một bảng có nhiều thông tin về sản phẩm và bạn muốn xem lại một danh sách các sản phẩm và giá cả của họ, đây là cách bạn tạo một truy vấn chọn để chỉ trả về tên sản phẩm và giá tương ứng:

  1. Mở cơ sở dữ liệu và trên tab tạo , bấm thiết kế truy vấn.

  2. Trên tab bảng , bấm đúp vào bảng sản phẩm .

  3. Trong bảng sản phẩm, hãy nói rằng bạn có các trường Tên sản phẩm và giá cả của danh sách. Bấm đúp vào tên sản phẩmgiá danh sách để thêm các trường này vào lưới thiết kế truy vấn.

  4. Trên tab thiết kế , bấm vào chạy. Truy vấn chạy và hiển thị danh sách các sản phẩm và giá cả của chúng.

Đầu Trang

Xem lại dữ liệu từ nhiều bảng liên quan đồng thời

Ví dụ, nếu bạn có một cơ sở dữ liệu cho một cửa hàng bán các mục thực phẩm và bạn muốn xem lại các đơn hàng cho những khách hàng sống trong một thành phố cụ thể. Hãy nói rằng dữ liệu về các đơn hàng và dữ liệu về khách hàng được lưu trữ trong hai bảng có tên là khách hàng và đơn hàng tương ứng. Nếu mỗi bảng có một trường ID khách hàng, biểu thị cơ sở của một quan hệ một - nhiều giữa hai bảng. Bạn có thể tạo một truy vấn trả về đơn hàng cho khách hàng trong một thành phố cụ thể, ví dụ như Las Vegas, bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

  1. Mở cơ sở dữ liệu. Trên tab tạo , trong nhóm truy vấn , bấm thiết kế truy vấn.

  2. Trên tab bảng , hãy bấm đúp vào khách hàngđơn hàng.

    Lưu ý dòng (được gọi là tham gia) kết nối trường ID trong bảng khách hàng và trường ID khách hàng trong bảng đơn hàng. Dòng này hiển thị mối quan hệ giữa hai bảng.

  3. Trong bảng khách hàng, hãy bấm đúp vào công tythành phố để thêm các trường này vào lưới thiết kế truy vấn.

  4. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột thành phố , hãy xóa hộp kiểm trong hàng hiện .

  5. Trong hàng tiêu chí của cột thành phố , hãy nhập Las Vegas.

    Xóa hộp kiểm hiện ngăn chặn truy vấn Hiển thị thành phố trong kết quả và nhập Las Vegas trong hàng tiêu chí xác định rằng bạn muốn chỉ xem các bản ghi có giá trị của trường thành phố là Las Vegas. Trong trường hợp này, truy vấn chỉ trả về những khách hàng được đặt tại Las Vegas. Bạn không cần hiển thị một trường để sử dụng nó bằng một tiêu chí.

  6. Trong bảng đơn hàng, bấm đúp vào ID đơn hàngngày đặt hàng để thêm các trường này vào hai cột tiếp theo của lưới thiết kế truy vấn.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn chạy, rồi Hiển thị danh sách đơn hàng cho khách hàng ở Las Vegas.

  8. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Đầu Trang

Tạo truy vấn tham số

Nếu bạn thường xuyên muốn chạy các biến thể của một truy vấn cụ thể, hãy cân nhắc sử dụng truy vấn tham số. Khi bạn chạy truy vấn tham số, truy vấn sẽ nhắc bạn về các giá trị trường, sau đó sử dụng các giá trị mà bạn cung cấp để tạo tiêu chí cho truy vấn của bạn.

Lưu ý:  Bạn không thể tạo truy vấn tham số trong ứng dụng Access trên web.

Tiếp tục từ ví dụ trước đây mà bạn đã học để tạo một truy vấn chọn trả về đơn hàng cho các khách hàng nằm ở Las Vegas, bạn có thể sửa đổi truy vấn chọn để nhắc bạn xác định thành phố mỗi lần bạn chạy truy vấn. Để theo dõi cùng, hãy mở cơ sở dữ liệu mà bạn đã tạo trong ví dụ trước:

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào truy vấn có tên là đơn hàng theo thành phố (bạn đã tạo trong phần trước đó), rồi bấm vào dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

  2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng tiêu chí của cột thành phố, hãy xóa Las Vegas, rồi nhập [cho thành phố nào?].

    Chuỗi [đối với thành phố nào?] là lời nhắc tham số của bạn. Dấu ngoặc vuông cho biết bạn muốn truy vấn yêu cầu đầu vào và văn bản (trong trường hợp này cho thành phố nào?) là câu hỏi mà lời nhắc tham số sẽ hiển thị.

    Lưu ý: Không phải là dấu chấm (.) cũng không phải là dấu chấm than (!) có thể được dùng làm văn bản trong lời nhắc tham số.

  3. Chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị của cột thành phố, sao cho kết quả truy vấn sẽ hiển thị thành phố.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn nhắc bạn nhập một giá trị thành phố.

  5. Nhập New York, rồi nhấn Enter để xem đơn hàng cho khách hàng ở New York.

    Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không biết giá trị nào bạn có thể chỉ định? Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện như một phần của lời nhắc:

  6. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  7. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng tiêu chí của cột thành phố , hãy nhập like [cho thành phố nào?] & "*".

    Trong lời nhắc tham số này, từ khóa giống như , dấu và (&) và dấu sao (*) được đặt trong dấu ngoặc kép cho phép người dùng nhập tổ hợp các ký tự, bao gồm ký tự đại diện, để trả về nhiều kết quả. Ví dụ, nếu các kiểu người dùng *, truy vấn trả về tất cả các thành phố; Nếu các loại người dùng L, truy vấn trả về tất cả các thành phố bắt đầu bằng chữ "l;" và nếu kiểu người dùng * s *, truy vấn sẽ trả về tất cả các thành phố có chứa chữ "s".

  8. Trên tab thiết kế , trong nhóm kết quả , bấm vào chạy, rồi ở lời nhắc truy vấn, nhập mới, rồi nhấn Enter.

    Truy vấn chạy, rồi Hiển thị các đơn hàng cho khách hàng ở New York.

Chỉ định kiểu dữ liệu tham số

Bạn cũng có thể chỉ định kiểu dữ liệu mà tham số sẽ chấp nhận. Bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho tham số bất kỳ nhưng quan trọng là bạn phải đặt kiểu dữ liệu cho các dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày/giờ. Khi bạn xác định kiểu dữ liệu mà tham số chấp nhận thì người dùng sẽ thấy thông báo lỗi hữu ích hơn khi họ nhập sai kiểu dữ liệu, chẳng hạn như nhập văn bản trong khi đáng ra phải là tiền tệ.

Nếu một tham số được đặt để chấp nhận dữ liệu văn bản thì mọi dữ liệu đầu vào sẽ được hiểu là văn bản và không hiển thị thông báo lỗi nào.

Để xác định kiểu dữ liệu cho tham số trong một truy vấn, hãy dùng quy trình sau đây:

  1. Với truy vấn đang mở trong dạng xem Thiết kế, trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiện/Ẩn, bấm Tham số.

  2. Trong hộp thoại Tham số Truy vấn, trong cột Tham số, hãy nhập lời nhắc cho mỗi tham số mà bạn muốn xác định kiểu dữ liệu cho tham số đó. Hãy đảm bảo rằng mỗi tham số khớp với lời nhắc bạn đã dùng trong hàng Tiêu chí của lưới thiết kế truy vấn.

  3. Trong cột Kiểu Dữ liệu hãy chọn kiểu dữ liệu cho mỗi tham số.

Để biết thêm thông tin, hãy xem dùng tham số để yêu cầu đầu vào khi chạy truy vấn.

Đầu Trang

Tạo truy vấn tổng

Hàng tổng trong biểu dữ liệu rất hữu ích, nhưng đối với các câu hỏi phức tạp hơn, bạn sử dụng truy vấn tổng. Truy vấn tổng cộng là một truy vấn chọn, cho phép bạn nhóm và tóm tắt dữ liệu, chẳng hạn như khi bạn muốn xem tổng doanh thu cho mỗi sản phẩm. Trong một truy vấn tổng, bạn có thể sử dụng hàm sum (hàm tổng hợp), để xem tổng doanh thu cho mỗi sản phẩm.

Lưu ý:  Bạn không thể sử dụng các hàm tổng hợp trong một ứng dụng Access trên web.

Sử dụng quy trình sau đây để sửa đổi truy vấn Tổng phụ sản phẩm mà bạn đã tạo trong ví dụ trước đó để nó tóm tắt tổng phụ sản phẩm theo sản phẩm.

  1. Trên tab trang đầu, hãy bấm xem > dạng xem thiết kế.

    Truy vấn Tổng phụ sản phẩm sẽ mở ra trong dạng xem thiết kế.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

    Hàng tổng sẽ được hiển thị trong lưới thiết kế truy vấn.

Lưu ý:  Mặc dù chúng có các tên tương tự, hàng tổng trong lưới thiết kế và hàng tổng trong biểu dữ liệu không giống nhau:

  • Bạn có thể nhóm theo giá trị trường bằng cách sử dụng hàng tổng trong lưới thiết kế.

  • Bạn có thể thêm một hàng tổng số biểu dữ liệu vào kết quả của truy vấn tổng.

  • Khi bạn sử dụng hàng tổng trong lưới thiết kế, bạn phải chọn một hàm tổng hợp cho từng trường. Nếu bạn không muốn thực hiện phép tính trên một trường, bạn có thể nhóm theo trường.

  • Trong cột thứ hai của lưới thiết kế, trong hàng tổng , chọn Sum từ danh sách thả xuống.

  • Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn chạy, rồi Hiển thị danh sách các sản phẩm có tổng phụ.

  • Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn. Rời khỏi truy vấn đang mở.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Hiển thị tổng cột trong biểu dữ liệu bằng cách sử dụng hàng tổng.

Đầu Trang

Tạo tính toán dựa trên dữ liệu của bạn

Bạn thường sẽ không sử dụng bảng để lưu trữ các giá trị được tính toán, chẳng hạn như Tổng phụ, ngay cả khi chúng được dựa trên dữ liệu trong cùng cơ sở dữ liệu, vì các giá trị tính toán có thể trở nên lỗi thời nếu các giá trị mà chúng được dựa trên các thay đổi. Ví dụ, bạn sẽ không lưu trữ độ tuổi của một người trong một bảng, bởi vì mỗi năm, bạn sẽ phải cập nhật giá trị; thay vào đó, bạn lưu trữ ngày sinh của người đó, sau đó sử dụng truy vấn để tính toán tuổi của người đó.

Ví dụ nếu bạn có cơ sở dữ liệu cho một số sản phẩm mà bạn muốn bán. Cơ sở dữ liệu này có một bảng có tên là các chi tiết đơn hàng có thông tin về các sản phẩm trong các trường như, giá của từng sản phẩm và số lượng. Bạn có thể tính toán tổng phụ bằng cách sử dụng truy vấn nhân số lượng sản phẩm theo giá đơn vị cho sản phẩm đó, nhân số lượng từng sản phẩm theo giá đơn vị và chiết khấu cho sản phẩm đó, sau đó trừ tổng chiết khấu tổng từ đơn giá tổng. Nếu bạn đã tạo cơ sở dữ liệu mẫu trong ví dụ trước, hãy mở và làm theo cùng:

  1. Trên tab tạo , bấm thiết kế truy vấn.

  2. Trên tab bảng , bấm đúp vào chi tiết đơn hàng.

  3. Trong bảng chi tiết đơn hàng, bấm đúp vào ID sản phẩm để thêm trường này vào cột đầu tiên của lưới thiết kế truy vấn.

  4. Trong cột thứ hai của lưới, hãy bấm chuột phải vào hàng trường , rồi bấm thu phóng trên menu lối tắt.

  5. Trong hộp thu phóng , hãy nhập hoặc dán các tùy chọn sau: tổng phụ: ([số lượng] * [đơn giá])-([số lượng] * [đơn giá] * [chiết khấu])

  6. Bấm OK.

  7. Trên tab thiết kế , bấm vào chạy. Truy vấn chạy, rồi Hiển thị danh sách các sản phẩm và tổng phụ, theo đơn hàng.

  8. Nhấn CTRL + S để lưu truy vấn, sau đó đặt tên cho tổng phụ sản phẩmtruy vấn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Hiển thị tổng cột trong biểu dữ liệu bằng cách sử dụng hàng tổng.

Đầu Trang

Hiển thị tóm tắt hoặc tổng hợp dữ liệu

Khi bạn sử dụng bảng để ghi lại các giao dịch hoặc lưu trữ dữ liệu số đều đặn, rất hữu ích để có thể xem xét dữ liệu đó trong tổng hợp, chẳng hạn như số tiền hoặc mức trung bình. Trong Access, bạn có thể thêm hàng tổng cộng vào biểu dữ liệu. Hàng tổng là hàng ở dưới cùng của biểu dữ liệu có thể hiển thị tổng số đang chạy hoặc giá trị tổng hợp khác.

  1. Chạy truy vấn Tổng phụ sản phẩm bạn đã tạo trước đó và rời khỏi kết quả đang mở trong Dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Trên tab trang đầu, bấm vào tổng. Một hàng mới sẽ xuất hiện ở cuối biểu dữ liệu, với tổng số từ trong cột đầu tiên.

  3. Bấm vào ô trong hàng cuối cùng của biểu dữ liệu có tên là tổng.

  4. Bấm vào mũi tên để xem các hàm tổng hợp sẵn dùng. Vì cột chứa dữ liệu văn bản, chỉ có hai lựa chọn: không có và số đếm.

  5. Chọn đếm. Nội dung của ô thay đổi từ tổng số thành số lượng giá trị của cột.

  6. Bấm vào ô liền kề (cột thứ hai). Lưu ý rằng mũi tên xuất hiện trong ô.

  7. Bấm vào mũi tên, rồi bấm vào tổng. Trường Hiển thị tổng các giá trị của cột.

  8. Rời khỏi truy vấn đang mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tạo một truy vấn chéo bảng

Bây giờ, giả sử bạn muốn xem lại tổng phụ sản phẩm, nhưng bạn cũng muốn tổng hợp theo tháng, sao cho mỗi hàng Hiển thị tổng phụ cho một sản phẩm và mỗi cột hiển thị tổng phụ sản phẩm cho một tháng. Để hiện tổng phụ cho một sản phẩm và để hiện tổng phụ sản phẩm cho một tháng, hãy dùng truy vấn chéo bảng.

Lưu ý: Không thể hiển thị truy vấn chéo bảng trong ứng dụng Access trên web.

Bạn có thể sửa đổi truy vấn Tổng phụ sản phẩm để truy vấn trả về các hàng tổng phụ sản phẩm và cột của Tổng phụ hàng tháng.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  2. Trong nhóm thiết lập truy vấn , bấm thêm bảng (hoặc Hiển thị bảng trong Access 2013 ).

  3. Bấm đúp vào đơn hàng, rồi bấm đóng.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, bấm Chéo bảng. Trong lưới thiết kế, hàng Hiển thị bị ẩn và hàng chéo bảng sẽ được hiển thị.

  5. Trong cột thứ ba của lưới thiết kế, hãy bấm chuột phải vào hàng trường , rồi bấm thu phóng trên menu lối tắt. Hộp thu phóng sẽ mở ra.

  6. Trong hộp thu phóng , hãy nhập hoặc dán các tùy chọn sau: tháng: "tháng" & datePart ("m", [ngày đặt hàng])

  7. Bấm OK.

  8. Trong hàng chéo bảng, chọn các giá trị sau đây từ danh sách thả xuống: đầu đề hàng cho cột thứ nhất, giá trị cho cột thứ hai và đầu đề cột cho cột thứ ba.

  9. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn chạy, rồi Hiển thị tổng phụ sản phẩm, được tổng hợp theo tháng.

  10. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

    Để biết thêm thông tin về truy vấn chéo bảng, hãy xem tạo dữ liệu tóm tắt dễ đọc hơn bằng cách sử dụng truy vấnchéo bảng.

Đầu Trang

Tạo truy vấn tạo bảng

Bạn có thể sử dụng truy vấn tạo bảng để tạo một bảng mới từ dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác.

Lưu ý:  Truy vấn tạo bảng không sẵn dùng trong ứng dụng Web Access.

Ví dụ, giả sử bạn muốn gửi dữ liệu cho đơn hàng Chicago sang một đối tác kinh doanh Chicago, những người sử dụng Access để chuẩn bị báo cáo. Thay vì gửi tất cả các dữ liệu đơn hàng của bạn, bạn muốn hạn chế dữ liệu mà bạn gửi đến dữ liệu cụ thể cho đơn hàng Chicago.

Bạn có thể xây dựng một truy vấn chọn có chứa dữ liệu thứ tự Chicago, rồi sử dụng truy vấn chọn để tạo bảng mới bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

  1. Mở cơ sở dữ liệu ví dụ từ ví dụ trước đó.

    Để chạy truy vấn tạo bảng, bạn có thể cần phải bật nội dung cơ sở dữ liệu.

    Lưu ý:  Nếu bạn thấy một thông báo bên dưới dải băng về việc bật cơ sở dữ liệu, hãy bấm bật nội dung.Nếu cơ sở dữ liệu của bạn đã ở trong một vị trí đáng tin cậy, bạn sẽ không thấy thanh thông báo.

  2. Trên tab tạo , trong nhóm truy vấn , bấm thiết kế truy vấn.

  3. Bấm đúp vào chi tiết đơn hàngđơn hàng.

  4. Trong bảng đơn hàng , hãy bấm ĐÚP vào ID khách hàngthành phố tàu để thêm các trường này vào lưới thiết kế.

  5. Trong bảng chi tiết đơn hàng , bấm ĐÚP vào ID đơn hàng, ID sản phẩm, số lượng, giá đơn vịchiết khấu để thêm những trường này vào lưới thiết kế.

  6. Trong cột thành phố tàu của lưới thiết kế, bỏ chọn hộp trong hàng Hiển thị . Trong hàng tiêu chí , hãy nhập ' Chicago ' (bao gồm dấu nháy đơn). Xác nhận kết quả truy vấn trước khi bạn dùng chúng để tạo bảng.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

  8. Nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.

  9. Trong hộp tên truy vấn , nhập truy vấn đơn hàng Chicago, rồi bấm OK.

  10. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  11. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, hãy bấm vào Tạo Bảng.

  12. Trong hộp thoại tạo bảng , trong hộp tên bảng , nhập đơn hàng Chicago, rồi bấm OK.

  13. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

  14. Trong hộp thoại xác nhận, hãy bấm và xem bảng mới được hiển thị trong ngăn dẫn hướng.

    Lưu ý: Nếu đã có bảng có cùng tên mà bạn đã xác định, Access sẽ xóa bảng trước khi chạy truy vấn.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng làm cho truy vấn bảng, hãy xem tạo truy vấn tạo bảng.

Đầu Trang

Tạo truy vấn chắp thêm

Bạn có thể sử dụng truy vấn chắp thêm để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng và thêm dữ liệu đó vào bảng khác.

Lưu ý:  Truy vấn chắp thêm không sẵn dùng trong các ứng dụng Web Access.

Ví dụ, giả sử bạn đã tạo một bảng để chia sẻ với một liên kết kinh doanh Chicago, nhưng bạn nhận ra rằng các liên kết cũng hoạt động với khách hàng trong khu vực Milwaukee. Bạn muốn thêm hàng có chứa dữ liệu vùng Milwaukee vào bảng trước khi chia sẻ bảng với liên kết của bạn. Bạn có thể thêm dữ liệu vùng Milwaukee vào bảng đơn hàng Chicago bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

  1. Mở truy vấn có tên là "truy vấn đơn hàng Chicago" mà bạn đã tạo trước đó trong dạng xem thiết kế.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm. Hộp thoại chắp Thêm mở ra.

  3. Trong hộp thoại chắp Thêm , hãy bấm vào mũi tên trong hộp tên bảng , chọn đơn hàng Chicago từ danh sách thả xuống, rồi bấm vào OK.

  4. Trong lưới thiết kế, trong hàng tiêu chí của cột thành phố tàu, hãy xóa ' Chicago ', rồi nhập ' Milwaukee '.

  5. Trong hàng chắp Thêm vào , hãy chọn trường thích hợp cho từng cột.

    Trong ví dụ này, việc chắp Thêm các giá trị hàng sẽ khớp với các giá trị hàng trường , nhưng không bắt buộc đối với các truy vấn chắp thêm vào hoạt động.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Lưu ý:  Khi chạy một truy vấn trả về lượng dữ liệu lớn, bạn có thể nhận được thông báo lỗi cho biết bạn sẽ không thể hoàn tác truy vấn. Hãy thử tăng giới hạn trên phân đoạn bộ nhớ lên 3MB để cho phép truy vấn đi qua.

Để biết thêm thông tin về truy vấn chắp thêm, xem mục Thêm bản ghi vào bảng bằng truy vấn chắp thêm.

Đầu Trang

Tạo truy vấn Cập Nhật

Bạn có thể sử dụng truy vấn Cập Nhật để thay đổi dữ liệu trong bảng của mình và bạn có thể sử dụng truy vấn Cập Nhật để nhập tiêu chí để xác định những hàng nào cần được Cập Nhật. Truy vấn Cập Nhật cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại dữ liệu được cập nhật trước khi bạn thực hiện Cập Nhật.

Quan trọng:  Không thể hoàn tác được truy vấn hành động. Bạn nên cân nhắc việc sao lưu bất kỳ bảng nào mà bạn sẽ cập nhật bằng truy vấn Cập Nhật. Truy vấn Cập Nhật không sẵn dùng trong ứng dụng Web Access.

Trong ví dụ trước, bạn có thể nối các hàng vào bảng đơn hàng Chicago. Trong bảng đơn hàng Chicago, trường ID sản phẩm Hiển thị ID sản phẩm số. Để giúp dữ liệu hữu ích hơn trong báo cáo, bạn có thể thay thế ID sản phẩm với tên sản phẩm, sử dụng quy trình sau đây:

  1. Mở bảng đơn hàng Chicago trong dạng xem thiết kế.

  2. Trong hàng ID sản phẩm, thay đổi kiểu dữ liệu từ số thành văn bản.

  3. Lưu và đóng bảng đơn hàng Chicago.

  4. Trên tab tạo , trong nhóm truy vấn , bấm thiết kế truy vấn.

  5. Bấm đúp vào đơn hàngsản phẩmcủa Chicago.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, bấm Cập nhật.

  7. Trong lưới thiết kế, sắp xếpHiển thị các hàng biến mất và hàng Cập Nhật sẽ xuất hiện.

  8. Trong bảng đơn hàng Chicago , bấm ĐÚP vào ID sản phẩm để thêm trường này vào lưới thiết kế.

  9. Trong lưới thiết kế, trong hàng Cập Nhật thành hàng của cột ID sản phẩm , hãy nhập hoặc dán các mục sau: [sản phẩm]. [ Tên sản phẩm]

    Mẹo:  Bạn có thể sử dụng truy vấn Cập Nhật để xóa các giá trị trường bằng cách sử dụng chuỗi trống ("") hoặc null trong hàng Cập Nhật thành .

  10. Trong hàng tiêu chí , hãy nhập hoặc dán như sau: [Mã sản phẩm] like ([sản phẩm]. [ ID])

  11. Bạn có thể xem lại các giá trị nào sẽ được thay đổi theo truy vấn Cập Nhật bằng cách xem truy vấn trong dạng xem biểu dữ liệu.

  12. Trên tab thiết kế , hãy bấm xem > dạng xem biểu dữliệu. Truy vấn trả về danh sách các ID sản phẩm sẽ được Cập Nhật.

  13. Trên tab thiết kế , bấm vào chạy.

    Khi bạn mở bảng đơn hàng Chicago, bạn sẽ thấy giá trị số trong trường ID sản phẩm đã được thay thế bằng tên sản phẩm từ bảng sản phẩm.

Để biết thêm thông tin về truy vấn cập nhật, hãy xem Tạo và chạy truy vấn cập nhật.

Đầu Trang

Tạo truy vấn xóa

Bạn có thể sử dụng truy vấn xóa để xóa dữ liệu khỏi bảng của bạn và bạn có thể sử dụng truy vấn xóa để nhập tiêu chí để xác định những hàng nào sẽ bị xóa. Truy vấn xóa cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại các hàng sẽ bị xóa trước khi bạn thực hiện việc xóa.

Lưu ý:  Tùy chọn truy vấn xóa không sẵn dùng trong ứng dụng Web Access.

Ví dụ: nói rằng trong khi bạn đang chuẩn bị gửi bảng đơn hàng Chicago từ ví dụ trước, đến Chicago Business Associate, bạn nhận thấy rằng một số hàng chứa một số trường trống. Bạn đã quyết định loại bỏ những hàng này trước khi bạn gửi bảng. Bạn chỉ có thể mở bảng và xóa các hàng theo cách thủ công, nhưng nếu bạn có nhiều hàng cần xóa và bạn có tiêu chí rõ ràng mà các hàng cần xóa, bạn có thể thấy nó hữu ích khi sử dụng truy vấn xóa.

Bạn có thể sử dụng truy vấn để xóa các hàng trong bảng đơn hàng Chicago không có giá trị cho ID đơn hàng bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

  1. Trên tab Tạo, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Bấm đúp vào đơn hàng Chicago.

  3. Trên tab thiết kế , trong nhóm loại truy vấn , bấm xóa bỏ. Trong lưới thiết kế, sắp xếpHiển thị các hàng biến mất và hàng xóa sẽ xuất hiện.

  4. Trong bảng đơn hàng Chicago , bấm ĐÚP vào ID đơn hàng để thêm vào lưới.

  5. Trong lưới thiết kế, trong hàng tiêu chí của cột ID đơn hàng, hãy nhập là NULL.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Để biết thêm thông tin về truy vấn xóa, hãy xem tạo và chạy truy vấn xóa.

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

×