Hướng dẫn tổ chức và định dạng dữ liệu trên trang tính

Microsoft Office Excel một số tính năng giúp bạn dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu. Để tận dụng đầy đủ lợi thế của các tính năng này, điều quan trọng là bạn phải tổ chức và định dạng dữ liệu trong một trang tính theo các hướng dẫn sau.

Trong bài viết này

Hướng dẫn tổ chức dữ liệu

Đặt các mục tương tự trong cùng một cột    Thiết kế dữ liệu để tất cả các hàng đều có các mục tương tự nhau trong cùng một cột.

Tách riêng một phạm vi dữ liệu    Để trống ít nhất một cột và một hàng trống giữa phạm vi dữ liệu liên quan và dữ liệu khác trên trang tính. Excel phát hiện và chọn phạm vi khi bạn sắp xếp, lọc hoặc chèn tổng phụ tự động dễ dàng hơn.

Định vị dữ liệu quan trọng ở trên hoặc dưới dải ô    Tránh đặt dữ liệu quan trọng vào bên trái hoặc bên phải của phạm vi vì dữ liệu có thể bị ẩn khi bạn lọc phạm vi.

Tránh các hàng và cột trống trong một phạm vi    Tránh đặt hàng và cột trống trong phạm vi dữ liệu. Hãy thực hiện điều này để đảm bảo Excel có thể dễ dàng phát hiện và chọn phạm vi dữ liệu liên quan.

Hiển thị tất cả các hàng và cột trong một dải ô    Hãy đảm bảo rằng mọi hàng hoặc cột ẩn đều được hiển thị trước khi bạn thực hiện thay đổi đối với một phạm vi dữ liệu. Khi các hàng và cột trong một phạm vi không được hiển thị, dữ liệu có thể bị xóa vô tình. Để biết thêm thông tin, hãy xem Ẩn hoặc hiển thị hàng và cột.

Đầu Trang

Hướng dẫn định dạng dữ liệu

Dùng nhãn cột để xác định dữ liệu    Tạo nhãn cột trong hàng đầu tiên của phạm vi dữ liệu bằng cách áp dụng định dạng khác cho dữ liệu. Excel có thể dùng các nhãn này để tạo báo cáo cũng như tìm và sắp xếp dữ liệu. Sử dụng phông chữ, căn chỉnh, định dạng, mẫu hình, viền hoặc kiểu viết hoa cho nhãn cột khác với định dạng mà bạn gán cho dữ liệu trong phạm vi. Định dạng ô dưới dạng văn bản trước khi bạn nhập nhãn cột. Để biết thêm thông tin, hãy xem Cách định dạng trang tính.

Dùng viền ô để phân biệt dữ liệu    Khi bạn muốn phân tách nhãn khỏi dữ liệu, hãy sử dụng viền ô — không phải hàng trống hoặc đường nét đứt — để chèn dòng bên dưới nhãn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Áp dụng hoặc loại bỏ các đường viền ô trên một trang tính.

Tránh khoảng trống ở đầu hoặc ở sau để tránh lỗi    Tránh chèn khoảng trắng ở đầu hoặc cuối ô để nhập dữ liệu trong khoảng trống. Những khoảng trắng thừa này có thể ảnh hưởng đến sắp xếp, tìm kiếm và định dạng được áp dụng cho một ô. Thay vì nhập dấu cách để thu nhỏ dữ liệu, bạn có thể sử dụng lệnh Tăng Thu nhỏ trong ô. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Đặt lại vị trí dữ liệu trong ô.

Mở rộng định dạng và công thức dữ liệu    Khi bạn thêm các hàng dữ liệu mới vào cuối phạm vi dữ liệu, điều này Excel rộng các định dạng và công thức nhất quán. Ba trong năm ô trước đó phải sử dụng cùng một định dạng để mở rộng định dạng đó. Tất cả các công thức trước đó phải nhất quán để một công thức được mở rộng. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Điền dữ liệu tự động vào các ô trong trang tính.

Dùng một định Excel để làm việc với dữ liệu liên quan    Bạn có thể chuyển một phạm vi ô liên tiếp trên trang tính của mình thành một Excel liên tiếp. Dữ liệu do bảng xác định có thể được tác động độc lập với dữ liệu bên ngoài bảng và bạn có thể sử dụng các tính năng bảng cụ thể để nhanh chóng sắp xếp, lọc, tính tổng hoặc tính toán dữ liệu trong bảng. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng bảng để ngăn xếp các tập hợp dữ liệu liên quan bằng cách sắp xếp dữ liệu đó trong nhiều bảng trên một trang tính. Để biết thêm thông tin, xem mục Tổng quan Excel bảng.

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×