Hợp nhất dữ liệu trong nhiều trang tính

Để tóm tắt và báo cáo kết quả từ các trang tính riêng biệt, bạn có thể hợp nhất dữ liệu từ từng trang tính vào một trang tính chính. Các trang tính có thể ở trong cùng sổ làm việc với trang tính chính hoặc trong các sổ làm việc khác. Khi hợp nhất dữ liệu, bạn tập hợp dữ liệu để có thể cập nhật và tổng hợp dễ dàng hơn nếu cần.

Ví dụ: nếu bạn có một trang tính chi phí cho từng văn phòng khu vực của mình, bạn có thể sử dụng tính năng hợp nhất để cuộn các số liệu này vào một trang tính chi phí chính của công ty. Trang tính chính này cũng có thể chứa tổng và giá trị trung bình bán hàng, mức tồn kho hiện tại và sản phẩm bán chạy nhất của toàn bộ doanh nghiệp.

Mẹo: Nếu bạn thường xuyên hợp nhất dữ liệu, việc tạo các trang tính mới từ mẫu trang tính có bố trí nhất quán có thể giúp ích. Để tìm hiểu thêm về Mẫu, hãy xem: Tạo mẫu. Đây cũng là thời điểm lý tưởng để thiết lập mẫu của bạn với Excel bảng.

Có hai cách để hợp nhất dữ liệu, theo vị trí hoặc thể loại.

Hợp nhất theo vịtrí: Dữ liệu trong vùng nguồn có cùng thứ tự và dùng cùng một nhãn. Dùng phương pháp này để hợp nhất dữ liệu từ một chuỗi trang tính, chẳng hạn như trang tính ngân sách bộ phận được tạo ra từ cùng một mẫu.

Hợp nhất theo thểloại: Khi dữ liệu trong vùng nguồn không được sắp xếp cùng thứ tự nhưng sử dụng nhãn giống nhau. Dùng phương pháp này để hợp nhất dữ liệu từ một chuỗi các trang tính có bố trí khác nhau nhưng có cùng một nhãn dữ liệu.

  • Việc hợp nhất dữ liệu theo thể loại cũng tương tự như việc tạo một PivotTable. Tuy nhiên, với PivotTable, bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các thể loại. Hãy cân nhắc việc tạo PivotTable nếu bạn cần hợp nhất linh hoạt hơn theo thể loại.

Lưu ý: Các ví dụ trong bài viết này được tạo bằng Excel 2016. Mặc dù dạng xem của bạn có thể khác nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel khác, các bước vẫn giống nhau.

Hãy làm theo các bước sau để hợp nhất một số trang tính vào một trang tính chính:

  1. Nếu bạn chưa thiết lập, hãy thiết lập dữ liệu trong từng trang tính thành phần bằng cách thực hiện như sau:

    • Đảm bảo rằng mỗi phạm vi dữ liệu có định dạng danh sách. Mỗi cột phải có một nhãn (tiêu đề) ở hàng đầu tiên và chứa dữ liệu tương tự. Không được để trống hàng hoặc cột ở bất kỳ đâu trong danh sách.

    • Đặt từng phạm vi vào một trang tính riêng, nhưng không nhập bất cứ thứ gì trong trang tính chính nơi bạn dự định hợp nhất dữ liệu. Excel sẽ thực hiện điều này cho bạn.

    • Hãy đảm bảo rằng mỗi phạm vi có cùng một bố trí.

  2. Trong trang tính chính, hãy bấm ô ở góc trên bên trái của vùng nơi bạn muốn hiển thị dữ liệu hợp nhất.

    Lưu ý: Để tránh ghi đè lên dữ liệu hiện có trong trang tính chính, hãy đảm bảo rằng bạn để đủ ô ở bên phải và ở bên dưới ô này cho dữ liệu hợp nhất.

  3. Bấm Dữ>Hợp nhất (trong nhóm Công cụ Dữ liệu).

    Nhóm Công cụ Dữ liệu trên tab dữ liệu

  4. Trong hộp Hàm, hãy bấm hàm tổng hợp bạn muốn Excel dùng để hợp nhất dữ liệu. Hàm mặc định là SUM.

    Đây là ví dụ trong đó ba phạm vi trang tính đã được chọn:

    Hộp thoại Hợp nhất Dữ liệu

  5. Chọn dữ liệu của bạn.

    Tiếp theo, trong hộp Tham chiếu, bấm nút Thu gọn để thu nhỏ pa-nen và chọn dữ liệu trong trang tính.

    Hộp thoại Thu gọn Hợp nhất Dữ liệu

    Bấm vào trang tính có chứa dữ liệu bạn muốn hợp nhất, chọn dữ liệu, rồi bấm nút Bung rộng Hộp thoại ở bên phải để trở về hộp thoại Hợp nhất.

    Nếu một trang tính có chứa dữ liệu bạn cần hợp nhất nằm trong một sổ làm việc khác, hãy bấm Duyệt để định vị sổ làm việc đó. Sau khi định vị và bấm OK,Excel sẽ nhập đường dẫn tệp trong hộp Tham chiếu và chắp thêm dấu chấm than vào đường dẫn đó. Sau đó, bạn có thể tiếp tục chọn dữ liệu khác.

    Đây là ví dụ trong đó ba phạm vi trang tính đã được chọn:

    Hộp thoại Hợp nhất Dữ liệu

  6. Trong cửa sổ bật lên Hợp nhất, bấm Thêm. Lặp lại bước này để thêm tất cả các phạm vi bạn hợp nhất.

  7. Tự động so với Cập nhật thủ công: Nếu bạn muốn Excel nhật bảng hợp nhất của mình một cách tự động khi dữ liệu nguồn thay đổi, chỉ cần chọn hộp Tạo nối kết đến dữ liệu nguồn. Nếu hộp này vẫn chưa được chọn, bạn có thể cập nhật hợp nhất một cách thủ công.

    Lưu ý: 

    • Bạn không thể tạo nối kết khi các vùng nguồn và đích nằm trên cùng một trang tính.

    • Nếu bạn cần thay đổi độ rộng của một phạm vi—hoặc thay thế một phạm vi—hãy bấm vào phạm vi trong cửa sổ bật lên Hợp nhất rồi cập nhật phạm vi đó theo các bước ở trên. Điều này sẽ tạo một tham chiếu phạm vi mới, vì vậy bạn sẽ cần xóa bỏ tham chiếu trước đó trước khi hợp nhất một lần nữa. Chỉ cần chọn tham chiếu cũ, rồi nhấn phím Delete.

  8. Bấm OK, rồi Excel sẽ tạo hợp nhất cho bạn. Hoặc bạn có thể áp dụng định dạng. Chỉ cần định dạng một lần, trừ khi bạn chạy lại hợp nhất.

    • Mọi nhãn không khớp với các nhãn trong các vùng nguồn khác tạo ra các cột hoặc các hàng riêng rẽ trong hợp nhất.

    • Hãy đảm bảo rằng mọi thể loại bạn không muốn hợp nhất có các nhãn duy nhất xuất hiện trong một phạm vi nguồn duy nhất.

Nếu dữ liệu để hợp nhất nằm trong các ô khác nhau trên các trang tính khác nhau:

Hãy nhập công thức có các tham chiếu ô đến các trang tính khác, một công thức cho mỗi trang tính riêng biệt. Ví dụ: để hợp nhất dữ liệu từ các trang tính có tên Doanh thu (trong ô B4), HR (trong ô F5) và Tiếp thị (trong ô B9), trong ô A2 của trang tính chính, bạn có thể nhập như sau:

Excel chiếu công thức nhiều trang
 

Mẹo: Để nhập tham chiếu ô—chẳng hạn như Doanh số! B4—trong công thức mà không cần nhập, hãy nhập công thức đến vị trí bạn cần tham chiếu, rồi bấm vào tab trang tính, rồi bấm vào ô đó. Excel sẽ hoàn tất tên trang tính và địa chỉ ô cho bạn. LƯU Ý: các công thức trong những trường hợp này có thể dễ bị lỗi vì việc chọn nhầm ô một cách rất dễ dàng. Cũng có thể khó phát hiện lỗi sau khi nhập công thức phức tạp.

Nếu dữ liệu để hợp nhất nằm trong cùng các ô trên các trang tính khác nhau:

Hãy nhập công thức có tham chiếu 3-D mà dùng tham chiếu đến một phạm vi tên trang tính. Ví dụ: để hợp nhất dữ liệu trong các ô A2 từ Doanh thu đến Tiếp thị, trong ô E5 của trang tính chính bạn có thể nhập như sau:

Excel tham chiếu trang tính 3D

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn luôn có thể nhờ chuyên gia trong Cộng đồng Kỹ thuật Excel, tìm sự hỗ trợ trongCộng đồng Giải pháp hoặc đề xuất tính năng hay cải tiến mới trên Excel User Voice.

Xem Thêm

Tổng quan về các công thức trong Excel

Cách tránh các công thức bị lỗi

Tìm và chỉnh sửa các lỗi trong công thức

Các lối tắt bàn phím và phím chức năng của Excel

Các hàm Excel (theo bảng chữ cái)

Các hàm Excel (theo danh mục)

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×