Làm mới kết nối dữ liệu ngoài trong Excel

Bạn có thể kết nối sổ làm việc Excel với một nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu SQL Server, khối OLAP hoặc thậm chí một sổ làm việc Excel khác. Kết nối này có thể xuất hiện trong sổ làm việc của bạn dưới dạng bảng, báo cáo PivotTable hoặc PivotChart.

Bạn có thể duy trì cập nhật cho dữ liệu trong sổ làm việc của bạn bằng cách "làm mới" nối kết với nguồn của nối kết đó. Mỗi lần bạn làm mới kết nối, bạn sẽ thấy dữ liệu mới nhất, bao gồm bất kỳ cái gì mới hoặc đã bị xóa.

Ghi chú Bảo mật: Các kết nối đến dữ liệu ngoài có thể bị vô hiệu hóa trên máy tính của bạn. Để làm mới dữ liệu khi bạn mở sổ làm việc, bạn phải bật các kết nối dữ liệu bằng cách sử dụng thanh trung tâm tin cậy, hoặc bạn phải đặt sổ làm việc ở một vị trí tin cậy. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thêm, loại bỏ hoặc sửa đổi vị trí tin cậy cho tệp của bạn, Thêm, loại bỏ hoặc xem một nhà phát hành tin cậyxem các tùy chọn và thiết đặt của tôi trong Trung tâm tin cậy.

Đối với hầu hết các kết nối, hãy bấm vào bất kỳ ô nào trong phạm vi hoặc bảng sử dụng kết nối, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Chỉ cập nhật dữ liệu đã chọn   Nhấn ALT + F5, hoặc trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối & truy vấn , bấm vào mũi tên bên dưới làm mới tất cả, rồi bấm làm mới.

    Chuột trỏ đến lệnh làm mới trên ruy-băng

  • Cập Nhật tất cả dữ liệu trong sổ làm việc   Nhấn CTRL + ALT + F5, hoặc trên tab dữ liệu , trong nhóm truy vấn & Connections , hãy bấm làm mới tất cả.

    Con trỏ chuột trên nút làm mới tất cả

  • Kiểm soát cách thức hoặc khi kết nối được làm mới   Trên tab dữ liệu , hãy bấm vào mũi tên bên dưới làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

    Chuột trỏ đến lệnh thuộc tính kết nối trên Ribbon

    Trong hộp thoại mở ra, hãy chọn tùy chọn bạn muốn trên tab sử dụng , dưới điều khiển làm mới.

Một số thao tác làm mới cần thêm các bước, càng chi tiết trong các phần sau đây. Nếu bạn thấy nguồn dữ liệu của mình được liệt kê, hãy xem lại phần tương ứng.

Bạn có thể làm mới một phạm vi dữ liệu ngoài tự động khi bạn mở sổ làm việc. Hoặc, bạn có thể lưu sổ làm việc mà không lưu dữ liệu ngoài để co kích cỡ của tệp.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối & truy vấn , hãy bấm vào mũi tên bên dưới làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

    Chuột trỏ đến lệnh thuộc tính kết nối trên Ribbon

  3. Trong hộp thoại thuộc tính kết nối, trên tab sử dụng , dưới điều khiển làm mới, hãy chọn hộp kiểm làm mới dữ liệu khi mở tệp .

  4. Nếu bạn muốn lưu sổ làm việc với định nghĩa truy vấn nhưng không có dữ liệu ngoài, hãy chọn hộp kiểm Xóa dữ liệu khỏi phạm vi dữ liệu ngoài trước khi lưu sổ làm việc.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối & truy vấn , hãy bấm vào mũi tên bên dưới làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

    Chuột trỏ đến lệnh thuộc tính kết nối trên Ribbon

  3. Bấm tab Sử dụng.

  4. Chọn hộp kiểm Làm mới mỗi, rồi nhập số phút giữa các thao tác làm mới.

Nếu sổ làm việc của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu lớn, làm mới sổ làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Để kiểm tra hoặc hủy bỏ việc làm mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau đây:

  • Kiểm tra trạng thái của truy vấn   Một thông báo sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái Excel để cho biết rằng truy vấn đang chạy. Bấm đúp vào thư để kiểm tra trạng thái của truy vấn.

  • Dừng làm mới chạy ngầm phía dưới   Để dừng một truy vấn đang chạy ngầm phía dưới, hãy bấm đúp vào thông báo trạng thái truy vấn trên thanh trạng thái để hiển thị hộp thoại Trạng thái Làm mới Dữ liệu Bên ngoài rồi bấm Dừng Làm mới.

  • Dừng truy vấn   Để dừng chạy truy vấn khi tùy chọn làm mới chạy ngầm phía dưới tắt, hãy nhấm phím Esc.

Việc làm mới một tệp khối ngoại tuyến để tái tạo lại tệp bằng cách sử dụng dữ liệu mới nhất từ khối máy chủ có thể tốn thời gian và yêu cầu nhiều dung lượng đĩa tạm thời. Bắt đầu quá trình cùng một lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác trong Excel và phải đảm bảo bạn có dung lượng đĩa thích hợp để lưu tệp lại.

  1. Bấm vào PivotTable được kết nối với tệp khối vuông ngoại tuyến.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm truy vấn & Connections , hãy bấm vào mũi tên bên dưới làm mới tất cả, rồi bấm làm mới.

    Con trỏ chuột trên nút làm mới tất cả

  1. Trên trang tính, bấm vào ô được ánh xạ để chọn bản đồ XML mà bạn muốn làm mới.

  2. Nếu tab Người phát triển không sẵn dùng, hãy làm như sau để hiển thị tab đó:

    1. Bấm Tệp, bấm Tùy chọn rồi bấm Tùy chỉnh Ribbon.

    2. Trong Tab Chính, hãy chọn hộp kiểm Người phát triển, rồi bấm OK.

  3. Trên tab Người phát triển, trong nhóm XML, bấm Làm mới Dữ liệu.

    Dữ liệu Làm mới XML

Khi bạn sử dụng phần bổ trợ Power Pivot để làm mới dữ liệu đã nhập trước đó, bạn có thể xem liệu làm mới thành công, không thành công hoặc bị hủy bỏ.

Trong Power Pivot, hãy bấm trang đầu > lấy dữ liệu bên ngoài > làm mới hoặc làm mới tất cả để nhập lại bảng hiện tại hoặc tất cả các bảng trong mô hình dữ liệu.

Trạng thái làm mới được chỉ định cho mỗi kết nối được dùng trong mô hình dữ liệu. Có ba kết quả có thể xảy ra.

Thông báo về trạng thái làm mới dữ liệu trong PowerPivot

Báo cáo "thành công" trên số hàng được nhập vào mỗi bảng.

"Lỗi" có thể xảy ra nếu cơ sở dữ liệu đang ngoại tuyến, bạn không còn có quyền hoặc một bảng hoặc cột bị xóa hoặc đổi tên trong nguồn. Xác nhận cơ sở dữ liệu sẵn dùng, có lẽ bằng cách tạo một kết nối mới trong một sổ làm việc khác.

"Đã hủy bỏ" nghĩa là Excel không phát hành yêu cầu làm mới, có thể là do việc làm mới bị vô hiệu hóa khi kết nối.

Mẹo:  Bạn đang chia sẻ sổ làm việc này với những người khác có thể muốn làm mới dữ liệu? Giúp đồng nghiệp của bạn tránh các lỗi làm mới dữ liệu bằng cách nhắc họ yêu cầu quyền trên nguồn dữ liệu, cung cấp dữ liệu.

Thuộc tính của bảng hiển thị các truy vấn được dùng trong làm mới dữ liệu

Làm mới dữ liệu chỉ đơn giản là chạy lại cùng một truy vấn đã được dùng để lấy dữ liệu ở vị trí đầu tiên. Bạn có thể xem và đôi khi sửa đổi, truy vấn bằng cách xem các thuộc tính bảng trong cửa sổ Power Pivot.

  1. Để xem truy vấn được dùng trong khi làm mới dữ liệu, hãy bấm Power Pivot > quản lý để mở cửa sổ Power Pivot.

  2. Bấm > thiết kếthuộc tính bảng.

  3. Chuyển sang trình soạn thảo truy vấn để xem truy vấn ẩn bên dưới.

Truy vấn không hiển thị cho mọi loại nguồn dữ liệu. Ví dụ, truy vấn sẽ không được hiển thị cho nhập liệu nguồn cấp dữ liệu.

Thuộc tính kết nối hủy bỏ làm mới dữ liệu

Trong Excel, bạn có thể đặt thuộc tính kết nối xác định tần suất làm mới dữ liệu. Nếu việc làm mới không được phép trên một kết nối cụ thể, bạn sẽ nhận được thông báo hủy bỏ khi bạn chạy làm mới tất cả hoặc cố gắng làm mới một bảng cụ thể sử dụng kết nối.

  1. Để xem thuộc tính kết nối, trong Excel, hãy bấm truy vấn > dữ liệu& kết nối để xem danh sách tất cả các kết nối được sử dụng trong sổ làm việc.

  2. Bấm chuột phải vào một kết nối, rồi bấm thuộc tính.

  3. Trong mục sử dụng, dưới điều khiển làm mới, nếu hộp kiểm được xóa để làm mới kết nối này khi làm mới tất cả, bạn sẽ nhận được hủy bỏ khi bạn cố gắng làm mới tất cả trong cửa sổ Power Pivot.

Làm mới dữ liệu trên SharePoint Server 2013

Trên SharePoint Server 2013, bạn có thể lên lịch làm mới dữ liệu không giám sát trên máy chủ, nhưng làm như vậy yêu cầu Power Pivot cho SharePoint 2013 được cài đặt và cấu hình trong môi trường SharePoint của bạn. Kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu xem liệu làm mới dữ liệu được lên lịch có sẵn.

Khi dữ liệu mà bạn sử dụng cho các thay đổi bản đồ, bạn có thể làm mới nó theo cách thủ công trong bản đồ 3D. Những thay đổi này sẽ được phản ánh trên bản đồ của bạn. Đây là cách thực hiện:

  • Trong bản đồ 3D, hãy bấm trang chủ > làm mới dữ liệu.

Làm mới Dữ liệu trên tab Nhà

Thêm dữ liệu vào Power Map

Để thêm dữ liệu mới vào bản đồ 3D của bạnPower Map:

  1. Trong bản đồ 3D, đi tới ánh xạ bạn muốn thêm dữ liệu vào đó.

  2. Để mở cửa sổ bản đồ 3D, hãy bấm trong Excel và chọn dữ liệu trang tính mà bạn muốn thêm.

  3. Trên ribbon Excel, hãy bấm Chèn > mũi tên Bản đồ > Thêm Dữ liệu được Chọn vào Power Map.

Lệnh Thêm Dữ liệu được Chọn vào Power Map

Bản đồ 3D của bạn sẽ tự động Cập Nhật để hiển thị dữ liệu bổ sung.

Dữ liệu trong sổ làm việc Microsoft Office Excel đã được hiển thị trong Excel Services có thể đến từ hai vị trí khác nhau. Dữ liệu có thể được lưu trữ trực tiếp trong sổ làm việc hoặc có thể được lưu trữ trong một nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như trong một cơ sở dữ liệu hoặc trong phạm vi xử lý phân tích trực tuyến (OLAP).

Nếu dữ liệu xuất phát từ nguồn dữ liệu ngoài, tác giả sổ làm việc hoặc người quản trị đã xác định thông tin kết nối, thường là trong tệp kết nối dữ liệu Office (. ODC), mô tả cách xác định vị trí, đăng nhập, truy vấn và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài.

Khi bạn được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài trong Excel Services, bạn có thể thực hiện thao tác làm mới để truy xuất dữ liệu được Cập Nhật. Mỗi lần bạn làm mới dữ liệu, bạn sẽ thấy phiên bản mới nhất của dữ liệu, bao gồm mọi thay đổi đã được thực hiện đối với dữ liệu kể từ khi nó được làm mới lần cuối.

Tìm hiểu về dữ liệu làm mới

Minh họa sau đây giải thích về quá trình cơ bản về những điều sẽ xảy ra khi bạn làm mới dữ liệu được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài.

Quy trình cơ bản về làm mới dữ liệu bên ngoài

  1. Một thao tác làm mới được cập nhật dữ liệu.

  2. Một kết nối, thường được lưu vào một tệp kết nối, xác định tất cả các thông tin cần thiết để truy nhập và truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu bên ngoài.

  3. Có nhiều nguồn dữ liệu mà bạn có thể truy nhập, chẳng hạn như OLAP, SQL Server, OLEDB nhà cung cấp và trình điều khiển ODBC.

  4. Dữ liệu up-to-date được thêm vào sổ làm việc hiện tại.

Tìm hiểu về các mối quan tâm bảo mật

Khi bạn được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài và bạn cố gắng làm mới dữ liệu, điều quan trọng là phải biết về các vấn đề về bảo mật tiềm ẩn và biết những gì bạn có thể thực hiện về bất kỳ vấn đề bảo mật nào.

Một tệp kết nối dữ liệu thường có chứa một hoặc nhiều truy vấn được dùng để làm mới dữ liệu ngoài. Bằng cách thay thế tệp này, người dùng có ý định độc hại có thể thiết kế truy vấn để truy nhập thông tin mật và phân phối nó cho những người dùng khác hoặc thực hiện các hành động khác gây hại. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng:

  • Tệp kết nối được tạo bởi một cá nhân đáng tin cậy.

  • Tệp kết nối được bảo mật và xuất phát từ thư viện kết nối dữ liệu đáng tin cậy (DCL).

Ghi chú Bảo mật: Truy nhập một nguồn dữ liệu ngoài thường yêu cầu thông tin xác thực (chẳng hạn như tên người dùng và mật khẩu) được dùng để xác thực người dùng. Hãy đảm bảo rằng những thông tin đăng nhập này được cung cấp cho bạn theo cách an toàn và an toàn, cũng như bạn không vô tình Hiển thị những thông tin đăng nhập này cho những người khác.

Điều khiển cách làm mới dữ liệu

Bạn có thể kiểm soát cách làm mới dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài bằng cách thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Làm mới khi mở   Trong Microsoft Office Excel 2007, một tác giả sổ làm việc có thể tạo một sổ làm việc tự động làm mới dữ liệu ngoài khi sổ làm việc được mở bằng cách chọn hộp kiểm làm mới dữ liệu khi mở tệp trong hộp thoại thuộc tính kết nối . (Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm kết nối, chọn kết nối, bấm thuộc tính, bấm vào tab sử dụng , rồi bấm làm mới dữ liệu khi mở tệp.) Trong trường hợp này, Excel Services luôn làm mới dữ liệu trước khi hiển thị sổ làm việc và tạo một phiên mới. Nếu tác giả sổ làm việc xóa dữ liệu làm mới khi mở tệp , thì dữ liệu được đệm ẩn với sổ làm việc được hiển thị, điều này nghĩa là khi người dùng làm mới dữ liệu theo cách thủ công, người dùng sẽ thấy làm mới, dữ liệu được Cập Nhật trong phiên hiện tại, nhưng dữ liệu không được lưu vào sổ làm việc. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng dữ liệu Cập Nhật luôn hiển thị khi bạn hiển thị sổ làm việc trong Excel Services, hãy chọn hộp kiểm làm mới dữ liệu khi mở tệp bằng cách sử dụng Office Excel.

    Nếu bạn đang sử dụng tệp kết nối dữ liệu Office (. ODC), hãy đảm bảo rằng bạn cũng đặt hộp kiểm luôn dùng kết nối tệp trong hộp thoại thuộc tính kết nối (trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm kết nối, chọn kết nối, bấm thuộc tính, bấm tab định nghĩa , rồi bấm vào luôn dùng tệp kết nối).

    Thiết đặt site vị trí tệp tin cậy, thời gian chờ phiên và thời gian chờ lưu trữ dữ liệu bên ngoài, cũng có thể có tác động đến hoạt động làm mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục người quản trị của bạn hoặc hệ thống trợ giúp quản trị Trung tâm của Microsoft Office SharePoint Server.

  • Làm mới thủ công   

    Lưu ý: Bạn chỉ có thể làm mới một báo cáo PivotTable theo cách thủ công.

    1. Chọn một ô trong báo cáo PivotTable.

    2. Trên thanh công cụ Excel Web Access, bên dưới menu Cập Nhật , hãy bấm làm mới kết nối đã chọn.

      Lưu ý: 

      • Bất kỳ thao tác tương tác nào gây ra truy vấn lại của nguồn dữ liệu OLAP sẽ khởi tạo một thao tác làm mới thủ công.

      • Nếu lệnh làm mới này không hiển thị, thì tác giả phần web đã xóa bỏ kết nối đã chọn làm mới, hãy làm mới tất cả thuộc tính kết nối . Để biết thêm thông tin, hãy xem mục các thuộc tính tùy chỉnh phần web Excel Web Access.

  • Làm mới tất cả kết nối   Trên thanh công cụ Excel Web Access, bên dưới menu Cập Nhật , hãy bấm làm mới tất cả kết nối.

  • Làm mới định kỳ   Bằng cách sử dụng Office Excel 2007, tác giả sổ làm việc có thể xác định rằng dữ liệu sẽ tự động làm mới tại một khoảng thời gian đã xác định sau khi sổ làm việc được mở cho mỗi kết nối trong sổ làm việc. Ví dụ, một cơ sở dữ liệu kiểm kê có thể được cập nhật mỗi giờ, và vì vậy tác giả sổ làm việc đã xác định sổ làm việc tự động làm mới mỗi 60 phút.

    Tác giả phần web có thể chọn hoặc xóa thuộc tính giúp làm mới dữ liệu định kỳ của Excel Web Access để bật hoặc tắt thao tác làm mới định kỳ này, nếu thuộc tính đã được tác giả sổ làm việc xác định. Khi khoảng thời gian elapses, theo mặc định, lời nhắc cảnh báo làm mới sau đây sẽ được hiển thị ở cuối phần web Excel Web Access:

    Làm mới dữ liệu cho danh sách kết nối <>? Thì Khi (Đừng hỏi lại tôi nữa)

    Tác giả phần web Excel Web Access cũng có thể đặt thuộc tính nhắc làm mới dữ liệu định kỳ để kiểm soát hành vi của thư được hiển thị khi Excel Services thực hiện làm mới dữ liệu định kỳ trong một phiên:

    • Khi     có nghĩa là thông báo được hiển thị với lời nhắc tại mỗi khoảng thời gian.

    • Tùy chọn     nghĩa là người dùng có thể chọn để tiếp tục làm mới theo định kỳ mà không hiển thị thư.

    • Mãi     nghĩa là Excel Web Access sẽ thực hiện một bản làm mới định kỳ mà không hiển thị thư hoặc lời nhắc.

    Để biết thêm thông tin, hãy xem mục các thuộc tính tùy chỉnh phần web Excel Web Access.

  • Hủy bỏ làm mới   Vì thao tác làm mới có thể mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi, bạn có thể hủy bỏ nó. Khi thao tác làm mới xảy ra, Excel Services sẽ hiển thị thư có lời nhắc. Bấm hủy bỏ để ngắt thao tác đó để bạn có thể hoàn tất thao tác làm mới tại thời điểm thuận tiện hơn. Dữ liệu được trả về bởi truy vấn trước khi bạn hủy bỏ thao tác làm mới sẽ hiển thị.

Mật khẩu được lưu không được mã hóa, do vậy chúng tôi khuyên bạn không nên dùng. Nếu nguồn dữ liệu yêu cầu một mật khẩu để kết nối tới nguồn dữ liệu đó, bạn có thể yêu cầu người dùng nhập mật khẩu trước khi họ có thể làm mới phạm vi dữ liệu ngoài. Quy trình sau đây không áp dụng đối với dữ liệu được truy xuất từ tệp văn bản (.txt) hoặc truy vấn Web (.iqy).

Hãy dùng những mật khẩu mạnh, có chứa cả chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Mật khẩu yếu không chứa tất cả những yếu tố này. Ví dụ, Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải có từ 8 ký tự trở lên. Mật khẩu ngữ có 14 ký tự trở lên sẽ tốt hơn.

Bạn phải nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu, Microsoft không thể lấy lại mật khẩu cho bạn. Hãy lưu mật khẩu ở một nơi an toàn, cách xa phần thông tin mà chúng giúp bảo vệ.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối & truy vấn , hãy bấm làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

  3. Bấm vào tab Định nghĩa và sau đó xóa chọn hộp kiểm Lưu mật khẩu.

Lưu ý: Excel nhắc bạn mật khẩu chỉ lần đầu tiên khi phạm vi dữ liệu ngoài được làm mới trong mỗi phiên Excel. Lần tiếp theo bạn khởi động Excel, bạn sẽ lại được nhắc nhập mật khẩu nếu bạn mở sổ làm việc có chứa truy vấn rồi thử thao tác làm mới.

Đối với các bộ dữ liệu cực lớn, hãy xem xét việc chạy làm mới chạy ngầm phía dưới. Tùy chọn này trả quyền điều khiển Excel cho bạn thay vì bắt bạn đợi vài phút hoặc lâu hơn để việc làm mới kết thúc.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối & truy vấn , hãy bấm làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

    Chuột trỏ đến lệnh thuộc tính kết nối trên Ribbon

    Lưu ý: Bạn không thể chạy một truy vấn OLAP ở nền.

    Lưu ý: Bạn không thể chạy truy vấn cho bất kỳ kiểu kết nối nào truy xuất dữ liệu cho Mô hình Dữ liệu.

  3. Bấm tab Sử dụng.

  4. Chọn hộp kiểm Cho phép làm mới nền để chạy truy vấn ở nền. Xóa hộp kiểm này để chạy truy vấn trong khi bạn chờ.

    Trong khi bạn ghi một macro có chứa một truy vấn, Excel sẽ không chạy truy vấn ở chế độ nền. Để thay đổi macro đã ghi sao cho truy vấn chạy được ở chế độ nền, hãy chỉnh sửa macro trong Trình soạn thảo Visual Basic. Thay đổi phương pháp làm mới đối với đối tượng QueryTable từ BackgroundQuery := False thành BackgroundQuery := True.

Đối với hầu hết các kết nối, hãy bấm vào bất kỳ ô nào trong phạm vi hoặc bảng sử dụng kết nối, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Chỉ cập nhật dữ liệu đã chọn   Nhấn ALT + F5, hoặc trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm vào mũi tên bên dưới làm mới tất cả, rồi bấm làm mới.

    Chuột trỏ đến lệnh làm mới trên ruy-băng

  • Cập Nhật tất cả dữ liệu trong sổ làm việc   Nhấn CTRL + ALT + F5, hoặc trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm làm mới tất cả.

    Con trỏ chuột trên nút làm mới tất cả

  • Kiểm soát cách thức hoặc khi kết nối được làm mới   Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm vào mũi tên bên dưới làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

    Chuột trỏ đến lệnh thuộc tính kết nối trên Ribbon

    Trong hộp thoại mở ra, hãy chọn tùy chọn bạn muốn trên tab sử dụng , dưới điều khiển làm mới.

Một số thao tác làm mới cần thêm các bước, càng chi tiết trong các phần sau đây. Nếu bạn thấy nguồn dữ liệu của mình được liệt kê, hãy xem lại phần tương ứng.

Bạn có thể làm mới một phạm vi dữ liệu ngoài tự động khi bạn mở sổ làm việc. Hoặc, bạn có thể lưu sổ làm việc mà không lưu dữ liệu ngoài để co kích cỡ của tệp.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Thuộc tính Kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

  1. Bấm tab Sử dụng.

  2. Dưới mục Làm mới Điều khiển, chọn hộp kiểm Làm mới dữ liệu khi mở tệp.

  3. Nếu bạn muốn lưu sổ làm việc với định nghĩa truy vấn nhưng không có dữ liệu ngoài, hãy chọn hộp kiểm Xóa dữ liệu khỏi phạm vi dữ liệu ngoài trước khi lưu sổ làm việc.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Thuộc tính Kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

  3. Bấm tab Sử dụng.

  4. Chọn hộp kiểm Làm mới mỗi, rồi nhập số phút giữa các thao tác làm mới.

Mật khẩu được lưu không được mã hóa, do vậy chúng tôi khuyên bạn không nên dùng. Nếu nguồn dữ liệu yêu cầu một mật khẩu để kết nối tới nguồn dữ liệu đó, bạn có thể yêu cầu người dùng nhập mật khẩu trước khi họ có thể làm mới phạm vi dữ liệu ngoài. Quy trình sau đây không áp dụng đối với dữ liệu được truy xuất từ tệp văn bản (.txt) hoặc truy vấn Web (.iqy).

Hãy dùng những mật khẩu mạnh, có chứa cả chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Mật khẩu yếu không chứa tất cả những yếu tố này. Ví dụ, Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải có từ 8 ký tự trở lên. Mật khẩu ngữ có 14 ký tự trở lên sẽ tốt hơn.

Bạn phải nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu, Microsoft không thể lấy lại mật khẩu cho bạn. Hãy lưu mật khẩu ở một nơi an toàn, cách xa phần thông tin mà chúng giúp bảo vệ.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Thuộc tính Kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

  3. Bấm vào tab Định nghĩa và sau đó xóa chọn hộp kiểm Lưu mật khẩu.

Lưu ý: Excel nhắc bạn mật khẩu chỉ lần đầu tiên khi phạm vi dữ liệu ngoài được làm mới trong mỗi phiên Excel. Lần tiếp theo bạn khởi động Excel, bạn sẽ lại được nhắc nhập mật khẩu nếu bạn mở sổ làm việc có chứa truy vấn rồi thử thao tác làm mới.

Đối với các bộ dữ liệu cực lớn, hãy xem xét việc chạy làm mới chạy ngầm phía dưới. Tùy chọn này trả quyền điều khiển Excel cho bạn thay vì bắt bạn đợi vài phút hoặc lâu hơn để việc làm mới kết thúc.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Thuộc tính Kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

    Lưu ý: Bạn không thể chạy một truy vấn OLAP ở nền.

    Lưu ý: Bạn không thể chạy truy vấn cho bất kỳ kiểu kết nối nào truy xuất dữ liệu cho Mô hình Dữ liệu.

  3. Bấm tab Sử dụng.

  4. Chọn hộp kiểm Cho phép làm mới nền để chạy truy vấn ở nền. Xóa hộp kiểm này để chạy truy vấn trong khi bạn chờ.

    Trong khi bạn ghi một macro có chứa một truy vấn, Excel sẽ không chạy truy vấn ở chế độ nền. Để thay đổi macro đã ghi sao cho truy vấn chạy được ở chế độ nền, hãy chỉnh sửa macro trong Trình soạn thảo Visual Basic. Thay đổi phương pháp làm mới đối với đối tượng QueryTable từ BackgroundQuery := False thành BackgroundQuery := True.

Nếu sổ làm việc của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu lớn, làm mới sổ làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Để kiểm tra hoặc hủy bỏ việc làm mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau đây:

  • Kiểm tra trạng thái của truy vấn    Một thông báo sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái Excel để cho biết rằng truy vấn đang chạy. Bấm đúp vào thông báo để kiểm tra trạng thái của truy vấn.

  • Dừng làm mới chạy ngầm phía dưới    Để dừng một truy vấn đang chạy ngầm phía dưới, hãy bấm đúp vào thông báo trạng thái truy vấn trên thanh trạng thái để hiển thị hộp thoại Trạng thái Làm mới Dữ liệu Bên ngoài rồi bấm Dừng Làm mới.

  • Dừng truy vấn    Để dừng chạy truy vấn khi tùy chọn làm mới chạy ngầm phía dưới tắt, hãy nhấm phím Esc.

Nếu bạn đã sử dụng & chuyển đổi sang truy vấn một tệp văn bản, bạn sẽ không cần phải thực hiện các bước sau. Nếu bạn đã nhập tệp văn bản, các bước để làm mới như sau:

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào trong phạm vi hoặc bảng có chứa nối kết với tệp văn bản được nhập.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, hãy bấm Làm mới Tất cả.

    Chuột trỏ đến lệnh làm mới trên ruy-băng

    Để chỉ cập nhật dữ liệu đã chọn, hãy bấm Làm mới.

    Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào một ô trong phạm vi hoặc bảng rồi bấm Làm mới.

  3. Trong hộp thoại Nhập Tệp Văn bản, hãy duyệt tới tệp văn bản của bạn rồi bấm Nhập.

Việc làm mới một tệp khối ngoại tuyến để tái tạo lại tệp bằng cách sử dụng dữ liệu mới nhất từ khối máy chủ có thể tốn thời gian và yêu cầu nhiều dung lượng đĩa tạm thời. Bắt đầu quá trình cùng một lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác trong Excel và phải đảm bảo bạn có dung lượng đĩa thích hợp để lưu tệp lại.

  1. Bấm vào PivotTable được kết nối với tệp khối vuông ngoại tuyến.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Làm mới.

    Chuột trỏ đến lệnh làm mới trên ruy-băng

  1. Trên trang tính, bấm vào ô được ánh xạ để chọn bản đồ XML mà bạn muốn làm mới.

  2. Nếu tab Người phát triển không sẵn dùng, hãy làm như sau để hiển thị tab đó:

    1. Bấm Tệp, bấm Tùy chọn rồi bấm Tùy chỉnh Ribbon.

    2. Trong Tab Chính, hãy chọn hộp kiểm Người phát triển, rồi bấm OK.

  3. Trên tab Người phát triển, trong nhóm XML, bấm Làm mới Dữ liệu.

    Dữ liệu Làm mới XML

  • Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm làm mới tất cả.

Nếu bạn có nhiều kết nối và bạn chỉ muốn cập nhật một nhất định, hãy chọn ô bất kỳ trong phạm vi dữ liệu đó, bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm làm mới.

Chuột trỏ đến lệnh làm mới trên ruy-băng

Kiểm soát cách thức hoặc khi kết nối được làm mới

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu được kết nối của bạn.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

  3. Trên tab sử dụng , hãy đặt bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn thay đổi.

    Đối với bộ dữ liệu rất lớn, hãy cân nhắc việc kiểm tra tùy chọn bật làm mới nền . Điều này trả về điều khiển Excel cho bạn ngay khi bắt đầu làm mới, thay vì làm cho bạn đợi để làm mới để kết thúc.

Hủy bỏ hoặc kiểm tra trạng thái làm mới

Nếu sổ làm việc của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu lớn, làm mới sổ làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Để kiểm tra hoặc hủy bỏ việc làm mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau đây:

  • Kiểm tra trạng thái của truy vấn    Một thông báo sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái Excel để cho biết rằng truy vấn đang chạy. Bấm đúp vào thư để kiểm tra trạng thái của truy vấn.

  • Dừng làm mới chạy ngầm phía dưới    Để dừng một truy vấn đang chạy ngầm phía dưới, hãy bấm đúp vào thông báo trạng thái truy vấn trên thanh trạng thái để hiển thị hộp thoại Trạng thái Làm mới Dữ liệu Bên ngoài rồi bấm Dừng Làm mới.

  • Dừng truy vấn    Để dừng chạy truy vấn khi tùy chọn làm mới chạy ngầm phía dưới tắt, hãy nhấm phím Esc.

Khi bạn sử dụng phần bổ trợ Power Pivot để làm mới dữ liệu đã nhập trước đó, bạn có thể xem liệu làm mới thành công, không thành công hoặc bị hủy bỏ.

Trong Power Pivot, hãy bấm trang đầu > lấy dữ liệu bên ngoài > làm mới hoặc làm mới tất cả để nhập lại bảng hiện tại hoặc tất cả các bảng trong mô hình dữ liệu.

Trạng thái làm mới được chỉ định cho mỗi kết nối được dùng trong mô hình dữ liệu. Có ba kết quả có thể xảy ra.

Thông báo về trạng thái làm mới dữ liệu trong PowerPivot

Báo cáo "thành công" trên số hàng được nhập vào mỗi bảng.

"Lỗi" có thể xảy ra nếu cơ sở dữ liệu đang ngoại tuyến, bạn không còn có quyền hoặc một bảng hoặc cột bị xóa hoặc đổi tên trong nguồn. Xác nhận cơ sở dữ liệu sẵn dùng, có lẽ bằng cách tạo một kết nối mới trong một sổ làm việc khác.

"Đã hủy bỏ" nghĩa là Excel không phát hành yêu cầu làm mới, có thể là do việc làm mới bị vô hiệu hóa khi kết nối.

Mẹo:  Bạn đang chia sẻ sổ làm việc này với những người khác có thể muốn làm mới dữ liệu? Giúp đồng nghiệp của bạn tránh các lỗi làm mới dữ liệu bằng cách nhắc họ yêu cầu quyền trên nguồn dữ liệu, cung cấp dữ liệu.

Thuộc tính của bảng hiển thị các truy vấn được dùng trong làm mới dữ liệu

Làm mới dữ liệu chỉ đơn giản là chạy lại cùng một truy vấn đã được dùng để lấy dữ liệu ở vị trí đầu tiên. Bạn có thể xem và đôi khi sửa đổi, truy vấn bằng cách xem các thuộc tính bảng trong cửa sổ Power Pivot.

  1. Để xem truy vấn được dùng trong khi làm mới dữ liệu, hãy bấm Power Pivot > quản lý để mở cửa sổ Power Pivot.

  2. Bấm > thiết kếthuộc tính bảng.

  3. Chuyển sang trình soạn thảo truy vấn để xem truy vấn ẩn bên dưới.

Truy vấn không hiển thị cho mọi loại nguồn dữ liệu. Ví dụ, truy vấn sẽ không được hiển thị cho nhập liệu nguồn cấp dữ liệu.

Thuộc tính kết nối hủy bỏ làm mới dữ liệu

Trong Excel, bạn có thể đặt thuộc tính kết nối xác định tần suất làm mới dữ liệu. Nếu việc làm mới không được phép trên một kết nối cụ thể, bạn sẽ nhận được thông báo hủy bỏ khi bạn chạy làm mới tất cả hoặc cố gắng làm mới một bảng cụ thể sử dụng kết nối.

  1. Để xem thuộc tính kết nối, trong Excel, hãy bấm kết nối > dữ liệu để xem danh sách tất cả các kết nối được dùng trong sổ làm việc.

  2. Chọn một kết nối và bấm thuộc tính.

  3. Trong mục sử dụng, dưới điều khiển làm mới, nếu hộp kiểm được xóa để làm mới kết nối này khi làm mới tất cả, bạn sẽ nhận được hủy bỏ khi bạn cố gắng làm mới tất cả trong cửa sổ Power Pivot.

Làm mới dữ liệu trên SharePoint Server 2013

Trên SharePoint Server 2013, bạn có thể lên lịch làm mới dữ liệu không giám sát trên máy chủ, nhưng làm như vậy yêu cầu Power Pivot cho SharePoint 2013 được cài đặt và cấu hình trong môi trường SharePoint của bạn. Kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu xem liệu làm mới dữ liệu được lên lịch có sẵn.

Lưu ý: Trình soạn thảo Power query là một phần của việc chuyển đổi &. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Get & Transform trong Excel 2016.

Với trình soạn thảo Power query, bạn có thể làm mới một truy vấn để nhập dữ liệu mới nhất vào bảng mà không cần phải tạo lại truy vấn.

Để làm mới một truy vấn:

  1. Bấm vào tải & biến đổi > Hiển thị truy vấn.

  2. Trong ngăn truy vấn sổ làm việc, hãy chọn truy vấn bạn muốn làm mới.

  3. Trong ruy-băng trình soạn thảo Power query , hãy bấm vào trang đầu > truy vấn > xem trước khi làm mới.

Ribbon Trình soạn thảo Truy vấn

Khi dữ liệu mà bạn sử dụng cho các thay đổi bản đồ, bạn có thể làm mới nó theo cách thủ công trong bản đồ 3D. Những thay đổi này sẽ được phản ánh trên bản đồ của bạn. Đây là cách thực hiện:

  • Trong bản đồ 3D, hãy bấm trang chủ > làm mới dữ liệu.

Làm mới Dữ liệu trên tab Nhà

Thêm dữ liệu vào Power Map

Để thêm dữ liệu mới vào bản đồ 3D của bạnPower Map:

  1. Trong bản đồ 3D, đi tới ánh xạ bạn muốn thêm dữ liệu vào đó.

  2. Để mở cửa sổ bản đồ 3D, hãy bấm trong Excel và chọn dữ liệu trang tính mà bạn muốn thêm.

  3. Trên ribbon Excel, hãy bấm Chèn > mũi tên Bản đồ > Thêm Dữ liệu được Chọn vào Power Map.

Lệnh Thêm Dữ liệu được Chọn vào Power Map

Bản đồ 3D của bạn sẽ tự động Cập Nhật để hiển thị dữ liệu bổ sung.

Dữ liệu trong sổ làm việc Microsoft Office Excel đã được hiển thị trong Excel Services có thể đến từ hai vị trí khác nhau. Dữ liệu có thể được lưu trữ trực tiếp trong sổ làm việc hoặc có thể được lưu trữ trong một nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như trong một cơ sở dữ liệu hoặc trong phạm vi xử lý phân tích trực tuyến (OLAP).

Nếu dữ liệu xuất phát từ nguồn dữ liệu ngoài, tác giả sổ làm việc hoặc người quản trị đã xác định thông tin kết nối, thường là trong tệp kết nối dữ liệu Office (. ODC), mô tả cách xác định vị trí, đăng nhập, truy vấn và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài.

Khi bạn được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài, bạn có thể thực hiện thao tác làm mới để truy xuất dữ liệu được Cập Nhật. Mỗi lần bạn làm mới dữ liệu, bạn sẽ thấy phiên bản mới nhất của dữ liệu, bao gồm mọi thay đổi đã được thực hiện đối với dữ liệu kể từ khi nó được làm mới lần cuối.

Tìm hiểu về dữ liệu làm mới

Minh họa sau đây giải thích về quá trình cơ bản về những điều sẽ xảy ra khi bạn làm mới dữ liệu được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài.

Quy trình cơ bản về làm mới dữ liệu bên ngoài

  1. Một thao tác làm mới được cập nhật dữ liệu.

  2. Một kết nối, thường được lưu vào một tệp kết nối, xác định tất cả các thông tin cần thiết để truy nhập và truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu bên ngoài.

  3. Có nhiều nguồn dữ liệu mà bạn có thể truy nhập, chẳng hạn như OLAP, SQL Server, OLEDB nhà cung cấp và trình điều khiển ODBC.

  4. Dữ liệu up-to-date được thêm vào sổ làm việc hiện tại.

Tìm hiểu về các mối quan tâm bảo mật

Khi bạn được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài và bạn cố gắng làm mới dữ liệu, điều quan trọng là phải biết về các vấn đề về bảo mật tiềm ẩn và biết những gì bạn có thể thực hiện về bất kỳ vấn đề bảo mật nào.

Một tệp kết nối dữ liệu thường có chứa một hoặc nhiều truy vấn được dùng để làm mới dữ liệu ngoài. Bằng cách thay thế tệp này, người dùng có ý định độc hại có thể thiết kế truy vấn để truy nhập thông tin mật và phân phối nó cho những người dùng khác hoặc thực hiện các hành động khác gây hại. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng:

  • Tệp kết nối được tạo bởi một cá nhân đáng tin cậy.

  • Tệp kết nối được bảo mật và xuất phát từ thư viện kết nối dữ liệu đáng tin cậy (DCL).

Để biết thêm thông tin về cách người quản trị có thể tác giả các tệp kết nối, tạo vị trí tin cậy và các tệp kết nối bảo mật, hãy xem trợ giúp quản trị trợ giúp và Office SharePoint Server của Microsoft Office Excel 2007.

Ghi chú Bảo mật: Truy nhập một nguồn dữ liệu ngoài thường yêu cầu thông tin xác thực (chẳng hạn như tên người dùng và mật khẩu) được dùng để xác thực người dùng. Hãy đảm bảo rằng những thông tin đăng nhập này được cung cấp cho bạn theo cách an toàn và an toàn, cũng như bạn không vô tình Hiển thị những thông tin đăng nhập này cho những người khác.

Điều khiển cách làm mới dữ liệu

Bạn có thể kiểm soát cách làm mới dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài bằng cách thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Làm mới khi mở   Trong Microsoft Office Excel 2007, một tác giả sổ làm việc có thể tạo một sổ làm việc tự động làm mới dữ liệu ngoài khi sổ làm việc được mở bằng cách chọn hộp kiểm làm mới dữ liệu khi mở tệp trong hộp thoại thuộc tính kết nối . (Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm kết nối, chọn kết nối, bấm thuộc tính, bấm vào tab sử dụng , rồi bấm làm mới dữ liệu khi mở tệp.) Trong trường hợp này, Excel Services luôn làm mới dữ liệu trước khi hiển thị sổ làm việc và tạo một phiên mới. Nếu tác giả sổ làm việc xóa dữ liệu làm mới khi mở tệp , thì dữ liệu được đệm ẩn với sổ làm việc được hiển thị, điều này nghĩa là khi người dùng làm mới dữ liệu theo cách thủ công, người dùng sẽ thấy làm mới, dữ liệu được Cập Nhật trong phiên hiện tại, nhưng dữ liệu không được lưu vào sổ làm việc. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng dữ liệu Cập Nhật luôn hiển thị khi bạn hiển thị sổ làm việc trong Excel Services, hãy chọn hộp kiểm làm mới dữ liệu khi mở tệp bằng cách sử dụng Office Excel.

    Nếu bạn đang sử dụng tệp kết nối dữ liệu Office (. ODC), hãy đảm bảo rằng bạn cũng đặt hộp kiểm luôn dùng kết nối tệp trong hộp thoại thuộc tính kết nối (trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm kết nối, chọn kết nối, bấm thuộc tính, bấm tab định nghĩa , rồi bấm vào luôn dùng tệp kết nối).

    Thiết đặt site vị trí tệp tin cậy, thời gian chờ phiên và thời gian chờ lưu trữ dữ liệu bên ngoài, cũng có thể có tác động đến hoạt động làm mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục người quản trị của bạn hoặc hệ thống trợ giúp quản trị Trung tâm của Microsoft Office SharePoint Server.

  • Làm mới thủ công   

    Lưu ý: Bạn chỉ có thể làm mới một báo cáo PivotTable theo cách thủ công.

    1. Chọn một ô trong báo cáo PivotTable.

    2. Trên thanh công cụ Excel Web Access, bên dưới menu Cập Nhật , hãy bấm làm mới kết nối đã chọn.

      Lưu ý: 

      • Bất kỳ thao tác tương tác nào gây ra truy vấn lại của nguồn dữ liệu OLAP sẽ khởi tạo một thao tác làm mới thủ công.

      • Nếu lệnh làm mới này không hiển thị, thì tác giả phần web đã xóa bỏ kết nối đã chọn làm mới, hãy làm mới tất cả thuộc tính kết nối . Để biết thêm thông tin, hãy xem mục các thuộc tính tùy chỉnh phần web Excel Web Access.

  • Làm mới tất cả kết nối   Trên thanh công cụ Excel Web Access, bên dưới menu Cập Nhật , hãy bấm làm mới tất cả kết nối.

  • Làm mới định kỳ   Bằng cách sử dụng Office Excel 2007, tác giả sổ làm việc có thể xác định rằng dữ liệu sẽ tự động làm mới tại một khoảng thời gian đã xác định sau khi sổ làm việc được mở cho mỗi kết nối trong sổ làm việc. Ví dụ, một cơ sở dữ liệu kiểm kê có thể được cập nhật mỗi giờ, và vì vậy tác giả sổ làm việc đã xác định sổ làm việc tự động làm mới mỗi 60 phút.

    Tác giả phần web có thể chọn hoặc xóa thuộc tính giúp làm mới dữ liệu định kỳ của Excel Web Access để bật hoặc tắt thao tác làm mới định kỳ này, nếu thuộc tính đã được tác giả sổ làm việc xác định. Khi khoảng thời gian elapses, theo mặc định, lời nhắc cảnh báo làm mới sau đây sẽ được hiển thị ở cuối phần web Excel Web Access:

    Làm mới dữ liệu cho danh sách kết nối <>? Thì Khi (Đừng hỏi lại tôi nữa)

    Tác giả phần web Excel Web Access cũng có thể đặt thuộc tính nhắc làm mới dữ liệu định kỳ để kiểm soát hành vi của thư được hiển thị khi Excel Services thực hiện làm mới dữ liệu định kỳ trong một phiên:

    • Khi     có nghĩa là thông báo được hiển thị với lời nhắc tại mỗi khoảng thời gian.

    • Tùy chọn     nghĩa là người dùng có thể chọn để tiếp tục làm mới theo định kỳ mà không hiển thị thư.

    • Mãi     nghĩa là Excel Web Access sẽ thực hiện một bản làm mới định kỳ mà không hiển thị thư hoặc lời nhắc.

    Để biết thêm thông tin, hãy xem mục các thuộc tính tùy chỉnh phần web Excel Web Access.

  • Hủy bỏ làm mới   Vì thao tác làm mới có thể mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi, bạn có thể hủy bỏ nó. Khi thao tác làm mới xảy ra, Excel Services sẽ hiển thị thư có lời nhắc. Bấm hủy bỏ để ngắt thao tác đó để bạn có thể hoàn tất thao tác làm mới tại thời điểm thuận tiện hơn. Dữ liệu được trả về bởi truy vấn trước khi bạn hủy bỏ thao tác làm mới sẽ hiển thị.

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào trong phạm vi hoặc bảng có chứa nối kết với dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm làm mới tất cả.

    Làm mới Kết nối Dữ liệu

    Để chỉ cập nhật dữ liệu đã chọn, hãy bấm Làm mới.

    Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào một ô trong phạm vi hoặc bảng rồi bấm Làm mới.

    Lưu ý: Nếu bạn có hơn một sổ làm việc được mở, bạn sẽ cần lặp lại thao tác trong mỗi sổ làm việc.

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào trong phạm vi hoặc bảng có chứa nối kết với tệp văn bản được nhập.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, hãy bấm Làm mới Tất cả.

    Làm mới Kết nối Dữ liệu

    Để chỉ cập nhật dữ liệu đã chọn, hãy bấm Làm mới.

    Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào một ô trong phạm vi hoặc bảng rồi bấm Làm mới.

  3. Trong hộp thoại Nhập Tệp Văn bản, hãy duyệt tới tệp văn bản của bạn rồi bấm Nhập.

Việc làm mới một tệp khối ngoại tuyến để tái tạo lại tệp bằng cách sử dụng dữ liệu mới nhất từ khối máy chủ có thể tốn thời gian và yêu cầu nhiều dung lượng đĩa tạm thời. Bắt đầu quá trình cùng một lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác trong Excel và phải đảm bảo bạn có dung lượng đĩa thích hợp để lưu tệp lại.

  1. Bấm vào PivotTable được kết nối với tệp khối vuông ngoại tuyến.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Làm mới.

    Làm mới Kết nối Dữ liệu

  1. Trên trang tính, bấm vào ô được ánh xạ để chọn bản đồ XML mà bạn muốn làm mới.

  2. Nếu tab Người phát triển không sẵn dùng, hãy làm như sau để hiển thị tab đó:

    1. Bấm Tệp, bấm Tùy chọn rồi bấm Tùy chỉnh Ribbon.

    2. Trong Tab Chính, hãy chọn hộp kiểm Người phát triển, rồi bấm OK.

  3. Trên tab Người phát triển, trong nhóm XML, bấm Làm mới Dữ liệu.

    Dữ liệu Làm mới XML

  • Trên tab dữ liệu , hãy bấm làm mới tất cả.

Nếu bạn có nhiều kết nối và bạn chỉ muốn cập nhật một nhất định, hãy chọn ô bất kỳ trong phạm vi dữ liệu đó, bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm làm mới.

Làm mới Kết nối Dữ liệu

Kiểm soát cách thức hoặc khi kết nối được làm mới

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu được kết nối của bạn.

  2. Trên tab dữ liệu , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

  3. Trên tab sử dụng , hãy đặt bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn thay đổi.

    Đối với bộ dữ liệu rất lớn, hãy cân nhắc việc kiểm tra tùy chọn bật làm mới nền . Điều này trả về điều khiển Excel cho bạn, thay vì làm cho bạn chờ đợi để làm mới để kết thúc.

Hủy bỏ hoặc kiểm tra trạng thái làm mới

Nếu sổ làm việc của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu lớn, làm mới sổ làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Để kiểm tra hoặc hủy bỏ việc làm mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau đây:

  • Kiểm tra trạng thái của truy vấn    Một thông báo sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái Excel để cho biết rằng truy vấn đang chạy. Bấm đúp vào thư để kiểm tra trạng thái của truy vấn.

  • Dừng làm mới chạy ngầm phía dưới    Để dừng một truy vấn đang chạy ngầm phía dưới, hãy bấm đúp vào thông báo trạng thái truy vấn trên thanh trạng thái để hiển thị hộp thoại Trạng thái Làm mới Dữ liệu Bên ngoài rồi bấm Dừng Làm mới.

  • Dừng truy vấn    Để dừng chạy truy vấn khi tùy chọn làm mới chạy ngầm phía dưới tắt, hãy nhấm phím Esc.

Khi bạn sử dụng phần bổ trợ Power Pivot để làm mới dữ liệu đã nhập trước đó, bạn có thể xem liệu làm mới thành công, không thành công hoặc bị hủy bỏ.

Trong Power Pivot, hãy bấm trang đầu > lấy dữ liệu bên ngoài > làm mới hoặc làm mới tất cả để nhập lại bảng hiện tại hoặc tất cả các bảng trong mô hình dữ liệu.

Trạng thái làm mới được chỉ định cho mỗi kết nối được dùng trong mô hình dữ liệu. Có ba kết quả có thể xảy ra.

Thông báo về trạng thái làm mới dữ liệu trong PowerPivot

Báo cáo "thành công" trên số hàng được nhập vào mỗi bảng.

"Lỗi" có thể xảy ra nếu cơ sở dữ liệu đang ngoại tuyến, bạn không còn có quyền hoặc một bảng hoặc cột bị xóa hoặc đổi tên trong nguồn. Xác nhận cơ sở dữ liệu sẵn dùng, có lẽ bằng cách tạo một kết nối mới trong một sổ làm việc khác.

"Đã hủy bỏ" nghĩa là Excel không phát hành yêu cầu làm mới, có thể là do việc làm mới bị vô hiệu hóa khi kết nối.

Mẹo:  Bạn đang chia sẻ sổ làm việc này với những người khác có thể muốn làm mới dữ liệu? Giúp đồng nghiệp của bạn tránh các lỗi làm mới dữ liệu bằng cách nhắc họ yêu cầu quyền trên nguồn dữ liệu, cung cấp dữ liệu.

Thuộc tính của bảng hiển thị các truy vấn được dùng trong làm mới dữ liệu

Làm mới dữ liệu chỉ đơn giản là chạy lại cùng một truy vấn đã được dùng để lấy dữ liệu ở vị trí đầu tiên. Bạn có thể xem và đôi khi sửa đổi, truy vấn bằng cách xem các thuộc tính bảng trong cửa sổ Power Pivot.

  1. Để xem truy vấn được dùng trong khi làm mới dữ liệu, hãy bấm Power Pivot > quản lý để mở cửa sổ Power Pivot.

  2. Bấm > thiết kếthuộc tính bảng.

  3. Chuyển sang trình soạn thảo truy vấn để xem truy vấn ẩn bên dưới.

Truy vấn không hiển thị cho mọi loại nguồn dữ liệu. Ví dụ, truy vấn sẽ không được hiển thị cho nhập liệu nguồn cấp dữ liệu.

Thuộc tính kết nối hủy bỏ làm mới dữ liệu

Trong Excel, bạn có thể đặt thuộc tính kết nối xác định tần suất làm mới dữ liệu. Nếu việc làm mới không được phép trên một kết nối cụ thể, bạn sẽ nhận được thông báo hủy bỏ khi bạn chạy làm mới tất cả hoặc cố gắng làm mới một bảng cụ thể sử dụng kết nối.

  1. Để xem thuộc tính kết nối, trong Excel, hãy bấm kết nối > dữ liệu để xem danh sách tất cả các kết nối được dùng trong sổ làm việc.

  2. Chọn một kết nối và bấm thuộc tính.

  3. Trong mục sử dụng, dưới điều khiển làm mới, nếu hộp kiểm được xóa để làm mới kết nối này khi làm mới tất cả, bạn sẽ nhận được hủy bỏ khi bạn cố gắng làm mới tất cả trong cửa sổ Power Pivot.

Làm mới dữ liệu trên SharePoint Server 2013

Trên SharePoint Server 2013, bạn có thể lên lịch làm mới dữ liệu không giám sát trên máy chủ, nhưng làm như vậy yêu cầu Power Pivot cho SharePoint 2013 được cài đặt và cấu hình trong môi trường SharePoint của bạn. Kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu xem liệu làm mới dữ liệu được lên lịch có sẵn.

Với Power query, bạn có thể làm mới một truy vấn để nhập dữ liệu mới nhất vào bảng mà không cần phải tạo lại truy vấn.

Quan trọng: 

  • Excel 2010   Power query không được bao gồm trong Excel 2010, nhưng bạn có thể tải xuống, cài đặt và kích hoạt bổ trợ Power query.

  • Để kích hoạt bổ trợ Power query , hãy bấm tùy chọn > tệp > phần bổtrợ. Trong mục Quản lý ở cuối, chọn tùy chọn Phần bổ trợ COM từ danh sách thả xuống, rồi bấm vào Đi. Bấm vào hộp kiểm Power Query, rồi chọn OK. Ribbon Power query sẽ tự động xuất hiện nhưng nếu không, hãy đóng và khởi động lại Excel.

Để làm mới một truy vấn:

  1. Trong ruy-băng trình soạn thảo truy vấn , hãy bấm làm mới bản xem trước.

Ribbon Trình soạn thảo Truy vấn

Lưu ý: Trình soạn thảo Truy vấn chỉ xuất hiện khi bạn tải, sửa hoặc tạo truy vấn mới bằng cách dùng Power Query. Video sau đây cho thấy cửa sổ Trình soạn thảo Truy vấn xuất hiện sau khi sửa một truy vấn từ sổ làm việc Excel. Để xem Trình soạn thảo Truy vấn mà không cần tải hoặc sửa truy vấn trong sổ làm việc hiện có, từ phần Lấy Dữ liệu Ngoài trong tab ribbon Power Query, hãy chọn Từ Nguồn Khác > Truy vấn Trống. Video sau đây cho thấy một cách để hiển thị Trình soạn thảo Truy vấn.

Cách xem Trình soạn thảo Truy vấn trong Excel

Nếu sổ làm việc Excel của bạn có kết nối với một bảng hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể đảm bảo rằng nó sẽ hiển thị thông tin Cập Nhật nhất. Sử dụng lệnh làm mới (trên tab dữ liệu ) để thực hiện điều này.

  1. Trên trang tính của bạn, hãy bấm vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu Access của bạn.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm làm mới.

Làm mới Kết nối Dữ liệu

Để kiểm soát cách thức làm mới kết nối và tần số:

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu Access của bạn.

  2. Trong nhóm kết nối , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

Đối với các bộ dữ liệu cực lớn, hãy xem xét việc chạy làm mới chạy ngầm phía dưới. Tùy chọn này trả quyền điều khiển Excel cho bạn thay vì bắt bạn đợi vài phút hoặc lâu hơn để việc làm mới kết thúc.

Thuộc tính Kết nối

  1. Trên tab sử dụng , hãy đặt bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn thay đổi.

Kiểm tra trạng thái hoặc hủy bỏ việc làm mới

Nếu sổ làm việc của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu lớn, làm mới sổ làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Để kiểm tra việc làm mới hoặc hủy bỏ, hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Kiểm tra trạng thái của truy vấn    Một thông báo sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái Excel để cho biết rằng truy vấn đang chạy. Bấm đúp vào thư để kiểm tra trạng thái của truy vấn.

  • Dừng làm mới chạy ngầm phía dưới    Để dừng một truy vấn đang chạy ngầm phía dưới, hãy bấm đúp vào thông báo trạng thái truy vấn trên thanh trạng thái để hiển thị hộp thoại Trạng thái Làm mới Dữ liệu Bên ngoài rồi bấm Dừng Làm mới.

  • Dừng truy vấn    Để dừng chạy truy vấn khi tùy chọn làm mới chạy ngầm phía dưới tắt, hãy nhấm phím Esc.

Nếu sổ làm việc Excel của bạn có một kết nối đến một bảng hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu SQL Server, bạn có thể đảm bảo rằng nó hiển thị thông tin cập nhật mới nhất. Sử dụng lệnh làm mới (trên tab dữ liệu ) để thực hiện điều này.

  1. Trên trang tính của bạn, hãy bấm vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu SQL Server của bạn.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm làm mới.

Làm mới Kết nối Dữ liệu

Để kiểm soát cách thức làm mới kết nối và tần số:

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu SQL Server của bạn.

  2. Trong nhóm kết nối , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

Đối với các bộ dữ liệu cực lớn, hãy xem xét việc chạy làm mới chạy ngầm phía dưới. Tùy chọn này trả quyền điều khiển Excel cho bạn thay vì bắt bạn đợi vài phút hoặc lâu hơn để việc làm mới kết thúc.

Thuộc tính Kết nối

  1. Trên tab sử dụng , hãy đặt bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn thay đổi, chẳng hạn như bật làm mới nền.

Hủy bỏ hoặc kiểm tra trạng thái làm mới

Nếu sổ làm việc của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu lớn, làm mới sổ làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Để kiểm tra hoặc hủy bỏ việc làm mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau đây:

  • Kiểm tra trạng thái của truy vấn    Một thông báo sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái Excel để cho biết rằng truy vấn đang chạy. Bấm đúp vào thư để kiểm tra trạng thái của truy vấn.

  • Dừng làm mới chạy ngầm phía dưới    Để dừng một truy vấn đang chạy ngầm phía dưới, hãy bấm đúp vào thông báo trạng thái truy vấn trên thanh trạng thái để hiển thị hộp thoại Trạng thái Làm mới Dữ liệu Bên ngoài rồi bấm Dừng Làm mới.

  • Dừng truy vấn    Để dừng chạy truy vấn khi tùy chọn làm mới chạy ngầm phía dưới tắt, hãy nhấm phím Esc.

Nếu sổ làm việc Excel của bạn có kết nối với một bảng hoặc truy vấn trong nguồn dữ liệu OLE DB, bạn có thể đảm bảo rằng nó sẽ hiển thị thông tin Cập Nhật nhất. Sử dụng lệnh làm mới (trên tab dữ liệu ) để thực hiện điều này.

  1. Trên trang tính của bạn, hãy bấm vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu OLE DB của bạn.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm làm mới.

Làm mới Kết nối Dữ liệu

Để kiểm soát cách thức làm mới kết nối và tần số:

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu OLE DB của bạn.

  2. Trong nhóm kết nối , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm thuộc tính kết nối.

Đối với các bộ dữ liệu cực lớn, hãy xem xét việc chạy làm mới chạy ngầm phía dưới. Tùy chọn này trả quyền điều khiển Excel cho bạn thay vì bắt bạn đợi vài phút hoặc lâu hơn để việc làm mới kết thúc.

Thuộc tính Kết nối

  1. Trên tab sử dụng , hãy đặt bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn thay đổi.

Kiểm tra hoặc hủy bỏ việc làm mới

Nếu sổ làm việc của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu lớn, làm mới sổ làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Để kiểm tra hoặc hủy bỏ làm mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Kiểm tra trạng thái của truy vấn    Một thông báo sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái Excel để cho biết rằng truy vấn đang chạy. Bấm đúp vào thông báo để kiểm tra trạng thái của truy vấn.

  • Dừng làm mới chạy ngầm phía dưới    Để dừng một truy vấn đang chạy ngầm phía dưới, hãy bấm đúp vào thông báo trạng thái truy vấn trên thanh trạng thái để hiển thị hộp thoại Trạng thái Làm mới Dữ liệu Bên ngoài rồi bấm Dừng Làm mới.

  • Dừng truy vấn    Để dừng chạy truy vấn khi tùy chọn làm mới chạy ngầm phía dưới tắt, hãy nhấm phím Esc.

Khi dữ liệu mà bạn sử dụng cho các thay đổi bản đồ, bạn có thể làm mới nó theo cách thủ công trong bản đồ 3D. Những thay đổi này sẽ được phản ánh trên bản đồ của bạn. Đây là cách thực hiện:

  • Trong bản đồ 3D, hãy bấm trang chủ > làm mới dữ liệu.

Làm mới Dữ liệu trên tab Nhà

Thêm dữ liệu vào Power Map

Để thêm dữ liệu mới vào bản đồ 3D của bạnPower Map:

  1. Trong bản đồ 3D, đi tới ánh xạ bạn muốn thêm dữ liệu vào đó.

  2. Để mở cửa sổ bản đồ 3D, hãy bấm trong Excel và chọn dữ liệu trang tính mà bạn muốn thêm.

  3. Trên ribbon Excel, hãy bấm Chèn > mũi tên Bản đồ > Thêm Dữ liệu được Chọn vào Power Map.

Lệnh Thêm Dữ liệu được Chọn vào Power Map

Bản đồ 3D của bạn sẽ tự động Cập Nhật để hiển thị dữ liệu bổ sung.

Dữ liệu trong sổ làm việc Microsoft Office Excel đã được hiển thị trong Excel Services có thể đến từ hai vị trí khác nhau. Dữ liệu có thể được lưu trữ trực tiếp trong sổ làm việc hoặc có thể được lưu trữ trong một nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như trong một cơ sở dữ liệu hoặc trong phạm vi xử lý phân tích trực tuyến (OLAP).

Nếu dữ liệu xuất phát từ nguồn dữ liệu ngoài, tác giả sổ làm việc hoặc người quản trị đã xác định thông tin kết nối, thường là trong tệp kết nối dữ liệu Office (. ODC), mô tả cách xác định vị trí, đăng nhập, truy vấn và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài.

Khi bạn được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài, bạn có thể thực hiện thao tác làm mới để truy xuất dữ liệu được Cập Nhật. Mỗi lần bạn làm mới dữ liệu, bạn sẽ thấy phiên bản mới nhất của dữ liệu, bao gồm mọi thay đổi đã được thực hiện đối với dữ liệu kể từ khi nó được làm mới lần cuối.

Tìm hiểu về dữ liệu làm mới

Minh họa sau đây giải thích về quá trình cơ bản về những điều sẽ xảy ra khi bạn làm mới dữ liệu được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài.

Quy trình cơ bản về làm mới dữ liệu bên ngoài

  1. Một thao tác làm mới được cập nhật dữ liệu.

  2. Một kết nối, thường được lưu vào một tệp kết nối, xác định tất cả các thông tin cần thiết để truy nhập và truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu bên ngoài.

  3. Có nhiều nguồn dữ liệu mà bạn có thể truy nhập, chẳng hạn như OLAP, SQL Server, OLEDB nhà cung cấp và trình điều khiển ODBC.

  4. Dữ liệu up-to-date được thêm vào sổ làm việc hiện tại.

Tìm hiểu về các mối quan tâm bảo mật

Khi bạn được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài và bạn cố gắng làm mới dữ liệu, điều quan trọng là phải biết về các vấn đề về bảo mật tiềm ẩn và biết những gì bạn có thể thực hiện về bất kỳ vấn đề bảo mật nào.

Một tệp kết nối dữ liệu thường có chứa một hoặc nhiều truy vấn được dùng để làm mới dữ liệu ngoài. Bằng cách thay thế tệp này, người dùng có ý định độc hại có thể thiết kế truy vấn để truy nhập thông tin mật và phân phối nó cho những người dùng khác hoặc thực hiện các hành động khác gây hại. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng:

  • Tệp kết nối được tạo bởi một cá nhân đáng tin cậy.

  • Tệp kết nối được bảo mật và xuất phát từ thư viện kết nối dữ liệu đáng tin cậy (DCL).

Để biết thêm thông tin về cách người quản trị có thể tác giả các tệp kết nối, tạo vị trí tin cậy và các tệp kết nối bảo mật, hãy xem trợ giúp quản trị trợ giúp và Office SharePoint Server của Microsoft Office Excel 2007.

Ghi chú Bảo mật: Truy nhập một nguồn dữ liệu ngoài thường yêu cầu thông tin xác thực (chẳng hạn như tên người dùng và mật khẩu) được dùng để xác thực người dùng. Hãy đảm bảo rằng những thông tin đăng nhập này được cung cấp cho bạn theo cách an toàn và an toàn, cũng như bạn không vô tình Hiển thị những thông tin đăng nhập này cho những người khác.

Điều khiển cách làm mới dữ liệu

Bạn có thể kiểm soát cách làm mới dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài bằng cách thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Làm mới khi mở   Trong Microsoft Office Excel 2007, một tác giả sổ làm việc có thể tạo một sổ làm việc tự động làm mới dữ liệu ngoài khi sổ làm việc được mở bằng cách chọn hộp kiểm làm mới dữ liệu khi mở tệp trong hộp thoại thuộc tính kết nối . (Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , hãy bấm kết nối, chọn kết nối, bấm thuộc tính, bấm vào tab sử dụng , rồi bấm làm mới dữ liệu khi mở tệp.) Trong trường hợp này, Excel Services luôn làm mới dữ liệu trước khi hiển thị sổ làm việc và tạo một phiên mới. Nếu tác giả sổ làm việc xóa dữ liệu làm mới khi mở tệp , thì dữ liệu được đệm ẩn với sổ làm việc được hiển thị, điều này nghĩa là khi người dùng làm mới dữ liệu theo cách thủ công, người dùng sẽ thấy làm mới, dữ liệu được Cập Nhật trong phiên hiện tại, nhưng dữ liệu không được lưu vào sổ làm việc. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng dữ liệu Cập Nhật luôn hiển thị khi bạn hiển thị sổ làm việc trong Excel Services, hãy chọn hộp kiểm làm mới dữ liệu khi mở tệp bằng cách sử dụng Office Excel.

    Nếu bạn đang sử dụng tệp kết nối dữ liệu Office (. ODC), hãy đảm bảo rằng bạn cũng đặt hộp kiểm luôn dùng kết nối tệp trong hộp thoại thuộc tính kết nối (trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm kết nối, chọn kết nối, bấm thuộc tính, bấm tab định nghĩa , rồi bấm vào luôn dùng tệp kết nối).

    Thiết đặt site vị trí tệp tin cậy, thời gian chờ phiên và thời gian chờ lưu trữ dữ liệu bên ngoài, cũng có thể có tác động đến hoạt động làm mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục người quản trị của bạn hoặc hệ thống trợ giúp quản trị Trung tâm của Microsoft Office SharePoint Server.

  • Làm mới thủ công   

    Lưu ý: Bạn chỉ có thể làm mới một báo cáo PivotTable theo cách thủ công.

    1. Chọn một ô trong báo cáo PivotTable.

    2. Trên thanh công cụ Excel Web Access, bên dưới menu Cập Nhật , hãy bấm làm mới kết nối đã chọn.

      Lưu ý: 

      • Bất kỳ thao tác tương tác nào gây ra truy vấn lại của nguồn dữ liệu OLAP sẽ khởi tạo một thao tác làm mới thủ công.

      • Nếu lệnh làm mới này không hiển thị, thì tác giả phần web đã xóa bỏ kết nối đã chọn làm mới, hãy làm mới tất cả thuộc tính kết nối . Để biết thêm thông tin, hãy xem mục các thuộc tính tùy chỉnh phần web Excel Web Access.

  • Làm mới tất cả kết nối   Trên thanh công cụ Excel Web Access, bên dưới menu Cập Nhật , hãy bấm làm mới tất cả kết nối.

  • Làm mới định kỳ   Bằng cách sử dụng Office Excel 2007, tác giả sổ làm việc có thể xác định rằng dữ liệu sẽ tự động làm mới tại một khoảng thời gian đã xác định sau khi sổ làm việc được mở cho mỗi kết nối trong sổ làm việc. Ví dụ, một cơ sở dữ liệu kiểm kê có thể được cập nhật mỗi giờ, và vì vậy tác giả sổ làm việc đã xác định sổ làm việc tự động làm mới mỗi 60 phút.

    Tác giả phần web có thể chọn hoặc xóa thuộc tính giúp làm mới dữ liệu định kỳ của Excel Web Access để bật hoặc tắt thao tác làm mới định kỳ này, nếu thuộc tính đã được tác giả sổ làm việc xác định. Khi khoảng thời gian elapses, theo mặc định, lời nhắc cảnh báo làm mới sau đây sẽ được hiển thị ở cuối phần web Excel Web Access:

    Làm mới dữ liệu cho danh sách kết nối <>? Thì Khi (Đừng hỏi lại tôi nữa)

    Tác giả phần web Excel Web Access cũng có thể đặt thuộc tính nhắc làm mới dữ liệu định kỳ để kiểm soát hành vi của thư được hiển thị khi Excel Services thực hiện làm mới dữ liệu định kỳ trong một phiên:

    • Khi     có nghĩa là thông báo được hiển thị với lời nhắc tại mỗi khoảng thời gian.

    • Tùy chọn     nghĩa là người dùng có thể chọn để tiếp tục làm mới theo định kỳ mà không hiển thị thư.

    • Mãi     nghĩa là Excel Web Access sẽ thực hiện một bản làm mới định kỳ mà không hiển thị thư hoặc lời nhắc.

    Để biết thêm thông tin, hãy xem mục các thuộc tính tùy chỉnh phần web Excel Web Access.

  • Hủy bỏ làm mới   Vì thao tác làm mới có thể mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi, bạn có thể hủy bỏ nó. Khi thao tác làm mới xảy ra, Excel Services sẽ hiển thị thư có lời nhắc. Bấm hủy bỏ để ngắt thao tác đó để bạn có thể hoàn tất thao tác làm mới tại thời điểm thuận tiện hơn. Dữ liệu được trả về bởi truy vấn trước khi bạn hủy bỏ thao tác làm mới sẽ hiển thị.

Bạn có thể làm mới một phạm vi dữ liệu ngoài tự động khi bạn mở sổ làm việc. Hoặc, bạn có thể lưu sổ làm việc mà không lưu dữ liệu ngoài để co kích cỡ của tệp.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Thuộc tính Kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

  1. Bấm tab Sử dụng.

  2. Dưới mục Làm mới Điều khiển, chọn hộp kiểm Làm mới dữ liệu khi mở tệp.

  3. Nếu bạn muốn lưu sổ làm việc với định nghĩa truy vấn nhưng không có dữ liệu ngoài, hãy chọn hộp kiểm Xóa dữ liệu khỏi phạm vi dữ liệu ngoài trước khi lưu sổ làm việc.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Thuộc tính Kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

  3. Bấm tab Sử dụng.

  4. Chọn hộp kiểm Làm mới mỗi, rồi nhập số phút giữa các thao tác làm mới.

Mật khẩu được lưu không được mã hóa, do vậy chúng tôi khuyên bạn không nên dùng. Nếu nguồn dữ liệu yêu cầu một mật khẩu để kết nối tới nguồn dữ liệu đó, bạn có thể yêu cầu người dùng nhập mật khẩu trước khi họ có thể làm mới phạm vi dữ liệu ngoài. Quy trình sau đây không áp dụng đối với dữ liệu được truy xuất từ tệp văn bản (.txt) hoặc truy vấn Web (.iqy).

Hãy dùng những mật khẩu mạnh, có chứa cả chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Mật khẩu yếu không chứa tất cả những yếu tố này. Ví dụ, Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải có từ 8 ký tự trở lên. Mật khẩu ngữ có 14 ký tự trở lên sẽ tốt hơn.

Bạn phải nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu, Microsoft không thể lấy lại mật khẩu cho bạn. Hãy lưu mật khẩu ở một nơi an toàn, cách xa phần thông tin mà chúng giúp bảo vệ.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Thuộc tính Kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

  3. Bấm vào tab Định nghĩa và sau đó xóa chọn hộp kiểm Lưu mật khẩu.

Lưu ý: Excel nhắc bạn mật khẩu chỉ lần đầu tiên khi phạm vi dữ liệu ngoài được làm mới trong mỗi phiên Excel. Lần tiếp theo bạn khởi động Excel, bạn sẽ lại được nhắc nhập mật khẩu nếu bạn mở sổ làm việc có chứa truy vấn rồi thử thao tác làm mới.

Đối với các bộ dữ liệu cực lớn, hãy xem xét việc chạy làm mới chạy ngầm phía dưới. Tùy chọn này trả quyền điều khiển Excel cho bạn thay vì bắt bạn đợi vài phút hoặc lâu hơn để việc làm mới kết thúc.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, bấm Làm mới Tất cả rồi sau đó bấm Thuộc tính Kết nối.

    Thuộc tính Kết nối

    Lưu ý: Bạn không thể chạy một truy vấn OLAP ở nền.

    Lưu ý: Bạn không thể chạy truy vấn cho bất kỳ kiểu kết nối nào truy xuất dữ liệu cho Mô hình Dữ liệu.

  3. Bấm tab Sử dụng.

  4. Chọn hộp kiểm Cho phép làm mới nền để chạy truy vấn ở nền. Xóa hộp kiểm này để chạy truy vấn trong khi bạn chờ.

    Trong khi bạn ghi một macro có chứa một truy vấn, Excel sẽ không chạy truy vấn ở chế độ nền. Để thay đổi macro đã ghi sao cho truy vấn chạy được ở chế độ nền, hãy chỉnh sửa macro trong Trình soạn thảo Visual Basic. Thay đổi phương pháp làm mới đối với đối tượng QueryTable từ BackgroundQuery := False thành BackgroundQuery := True.

Nếu sổ làm việc của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu lớn, làm mới sổ làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Để kiểm tra hoặc hủy bỏ việc làm mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau đây:

  • Kiểm tra trạng thái của truy vấn    Một thông báo sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái Excel để cho biết rằng truy vấn đang chạy. Bấm đúp vào thông báo để kiểm tra trạng thái của truy vấn.

  • Dừng làm mới chạy ngầm phía dưới    Để dừng một truy vấn đang chạy ngầm phía dưới, hãy bấm đúp vào thông báo trạng thái truy vấn trên thanh trạng thái để hiển thị hộp thoại Trạng thái Làm mới Dữ liệu Bên ngoài rồi bấm Dừng Làm mới.

  • Dừng truy vấn    Để dừng chạy truy vấn khi tùy chọn làm mới chạy ngầm phía dưới tắt, hãy nhấm phím Esc.

Nội dung liên quan

Gói đăng ký giúp tận dụng tối đa thời gian của bạn

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×