Lưu trữ ngày và thời gian khi bản ghi được sửa đổi

Bạn có thể theo dõi khi các bản ghi trong bảng Access được sửa đổi lần cuối, bằng cách sử dụng biểu mẫu với macro. Khi biểu mẫu được sử dụng để sửa đổi bản ghi, macro sẽ lưu trữ ngày và thời gian trong bảng. Chỉ có ngày và thời gian sửa đổi gần đây nhất được lưu trữ.

Lưu ý: Các quy trình trong bài viết này sẽ được sử dụng trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính.

Trong bài viết này

Tổng quan

Để ghi ngày tháng và thời gian mà các bản ghi trong một bảng được sửa đổi, bạn phải hoàn thành các bước sau đây:

Bước 1: thêm các trường vào bảng    Bạn cần một nơi để lưu trữ ngày và thời gian trước khi bạn có thể ghi lại. Bước đầu tiên là tạo các trường trong bảng có các bản ghi mà bạn muốn theo dõi. Để chụp ngày và thời gian, hãy tạo một trường cho ngày và một trường trong thời gian đó. Nếu bạn chỉ muốn chụp một hoặc một số khác, bạn chỉ có thể tạo trường mà bạn yêu cầu.

Bước 2: tạo macro ghi lại ngày và thời gian    Tùy thuộc vào việc bạn muốn ghi ngày tháng, thời gian hoặc cả hai, macro sẽ có một hoặc hai hành động. Khi bạn viết macro, hãy chỉ định các trường sẽ lưu trữ ngày và thời gian, chứ không phải bảng có chứa các trường đó. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng sử dụng lại macro với các bảng và biểu mẫu khác.

Bước 3: thêm macro vào biểu mẫu nhập dữ liệu    Bạn thêm macro vào thuộc tính trước khi Cập Nhật biểu mẫu của biểu mẫu mà bạn sử dụng để sửa bản ghi trong bảng. Nếu bạn sử dụng các biểu mẫu khác để sửa bản ghi trong bảng, bạn có thể thêm macro vào từng tệp đó. Bằng cách đó, bạn có thể nắm bắt ngày và thời gian bất kể biểu mẫu nào bạn sử dụng để sửa bản ghi.

Mẹo: Nếu bạn muốn theo dõi khi các bản ghi được tạo nhưng không quan tâm khi chúng được sửa đổi, chỉ cần tạo một trường trong bảng để theo dõi và sử dụng thuộc tính giá trị mặc định của trường để đánh dấu mỗi bản ghi khi nó được tạo ra.

Đầu Trang

Trước khi bạn bắt đầu

Trước khi bạn bắt đầu, hãy cân nhắc những điều sau đây:

  • Người dùng phải bật macro trong cơ sở dữ liệu. Nếu người dùng mở cơ sở dữ liệu và không bật macro, thì macro sẽ không được đóng dấu thời gian cho bản ghi. Nếu bạn lưu trữ cơ sở dữ liệu trong địa điểm tin cậy, macro sẽ được kích hoạt tự động.

  • Nếu người dùng chỉnh sửa bản ghi nhưng không sử dụng biểu mẫu nhập liệu có chứa macro bản ghi thời gian, bản ghi mà người dùng chỉnh sửa sẽ không được đóng dấu thời gian.

  • Vì ngày và thời gian được lưu trữ trong các trường bảng, các giá trị trong những trường đó sẽ ghi đè mỗi lần một bản ghi đã được sửa đổi. Nói cách khác, bạn chỉ có thể lưu trữ ngày và thời gian của các sửa đổi gần đây nhất.

  • Nếu bạn chỉ muốn chụp ngày và thời gian mà một bản ghi được tạo ra, chỉ cần thêm một trường vào bảng và đặt thuộc tính giá trị mặc định của trường đó thành hiện tại () hoặc Date ().

  • Nếu tệp cơ sở dữ liệu của bạn có định dạng tệp cũ hơn và sử dụng bảo mật mức người dùng, thì bạn phải có quyền thay đổi thiết kế của bảng và các biểu mẫu được dùng để chỉnh sửa các bản ghi của nó.

Đầu Trang

Bước 1: thêm các trường dấu thời gian vào bảng

Tạo trường để lưu trữ thông tin.

  1. Mở bảng trong dạng xem thiết kế.

  2. Thực hiện một hoặc hai thao tác sau đây:

    • Tạo một trường để lưu ngày.    Trong cột tên trường của cửa sổ thiết kế, hãy nhập ngày tháng đã sửa đổi trong một hàng mới, rồi chọn ngày/giờ trong cột kiểu dữ liệu .

    • Tạo một trường để lưu trữ thời gian.    Trong cột tên trường của cửa sổ thiết kế, nhập thời gian sửa đổi trong một hàng mới, rồi chọn ngày/giờ trong cột kiểu dữ liệu .

  3. Nhấn CTRL+S để lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Bước 2: tạo macro ghi lại ngày và thời gian

Sau khi bạn tạo các trường, hãy tạo macro để đóng dấu thời gian cho những trường đó. Để làm cho macro có thể sử dụng lại với các bảng khác, chỉ tham chiếu đến tên trường, chứ không phải tên bảng.

Lưu ý: Nếu bạn chỉ muốn ghi lại ngày hoặc thời gian, hãy bỏ qua hành động macro mà bạn không cần.

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Macro. Nếu lệnh này không khả dụng, bấm vào mũi tên dưới nút Mô-đun hoặc Mô-đun Lớp, rồi bấm Macro.

  2. Trên tab thiết kế , trong nhóm hiện/ẩn , bấm hiện tất cả các hành động.

  3. Trong cửa sổ macro, mở danh sách hành động macro và chọn Setvalue.

    Tab thiết kế macro Access 2010.

    1. trước tiên, hiện tất cả các hành động macro có sẵn. Hành động SetValue được coi là có khả năng không an toàn và bị ẩn theo mặc định, vì nó có thể thay đổi dữ liệu.

    2. sau đó, chọn hành động SetValue từ danh sách này.

  4. Trong hộp hành động Setvalue , trong hộp mục , hãy nhập hoặc dán [Date Modified].

  5. Trong hộp biểu thức , nhập ngày ().

  6. Mở danh sách hành động macro kế tiếp và chọn Setvalue.

  7. Trong hộp hành động Setvalue , trong hộp mục , hãy nhập hoặc dán [thời gian sửa đổi].

  8. Trong hộp biểu thức , nhập thời gian ().

  9. Nhấn CTRL + S, sau đó trong hộp thoại lưu dưới dạng , hãy nhập sửa đổi lần cuối.

Đầu Trang

Bước 3: thêm các trường và macro vào biểu mẫu nhập dữ liệu

Sau khi bạn tạo macro, hãy thêm nó vào từng biểu mẫu nhập dữ liệu mà người dùng sẽ sử dụng để nhập dữ liệu trong bảng liên quan.

  1. Mở biểu mẫu nhập dữ liệu trong dạng xem thiết kế.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.

  3. Trong danh sách trường, bên dưới trường sẵn dùng cho dạng xem này, hãy kéo ngày sửa đổithời gian sửa trường vào biểu mẫu. Điều chỉnh kích cỡ và vị trí của các trường trong biểu mẫu khi cần thiết.

  4. Nếu chưa hiển thị bảng thuộc tính, bấm F4 để hiển thị.

  5. Trên trang thuộc tính, hãy đảm bảo rằng kiểu chọn được đặt thành biểu mẫu.

    Mẹo: Để thay đổi kiểu chọn, hãy bấm vào kiểu chọn bạn muốn trong danh sách thả xuống.

  6. Trên bảng thuộc tính, bấm tab sự kiện .

  7. Trên tab sự kiện , hãy bấm vào mũi tên trong hộp trước khi Cập Nhật , sau đó bấm sửa đổi lần cuối.

  8. Nếu bạn sử dụng nhiều biểu mẫu để sửa bản ghi, hãy lặp lại quy trình này cho từng biểu mẫu đó.

  9. Để xác minh rằng macro đang hoạt động đúng cách, hãy mở biểu mẫu trong dạng xem biểu mẫu, sửa một bản ghi, rồi nhấn SHIFT + F9. Ngày và thời gian mà bạn chỉnh sửa bản ghi sẽ được hiển thị.

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×