Lưu và sử dụng lại các yếu tố thiết kế cơ sở dữ liệu

Trong bài viết này

• Tổng quan

• Lưu và chia sẻ các yếu tố thiết kế cơ sở dữ liệu để tái sử dụng

• Lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng mẫu cơ sở dữ liệu hoặc phần ứng dụng (*.accdt)

• Lưu trường dưới dạng mẫu kiểu dữ liệu (*.accft)

• Tái sử dụng thiết kế cơ sở dữ liệu từ bên thứ ba

Tổng quan

Đôi khi, bạn không muốn bắt đầu lại từ đầu. Khi bạn dành nhiều thời gian để hoàn thiện thiết kế của mình, bạn muốn tận dụng tối đa thiết kế, chẳng hạn như sử dụng lại thiết kế. Hoặc có thể bạn muốn tận dụng các công việc thiết kế mà người khác đã thực hiện. Access cung cấp ba cách chính để bạn sử dụng lại thiết kế cơ sở dữ liệu:

• Mẫu cơ sở dữ    liệu là các tệp (loại tệp *.accdt) mà bạn có thể sử dụng để tạo cơ sở dữ liệu mới. Thông thường, cơ sở dữ liệu được tạo từ mẫu đã sẵn sàng để sử dụng nhưng bạn có thể tùy chỉnh cơ sở dữ liệu để đáp ứng các nhu cầu cụ thể. Ví dụ: mẫu cơ sở dữ liệu web Tài nguyên cung cấp các chức năng quản lý tài nguyên cơ bản nhưng bạn có thể muốn mở rộng nó bằng cách thêm một số bộ phận hoặc thông tin ngân sách liên quan đến tổ chức của bạn. Access đi kèm với nhiều mẫu cơ sở dữ liệu khác nhau mà bạn có thể thấy trong dạng xem Backstage khi Access mở.

• Phần ứng dụng    là các tệp giống như mẫu cơ sở dữ liệu, nhưng bạn sử dụng chúng để thêm các thành phần thiết kế vào cơ sở dữ liệu hiện có, thay vì làm cơ sở cho cơ sở dữ liệu mới. Ví dụ: phần ứng dụng Chú thích cung cấp một bảng được thiết lập để chứa chú thích, bao gồm trường ngày/giờ. Một số phần ứng dụng khởi động trình hướng dẫn để giúp bạn tạo mối quan hệ nhằm xác định cách khớp phần ứng dụng với bảng hiện có của bạn. Access đi kèm với một số phần ứng dụng mà bạn có thể thấy trên tab Tạo.

• Mẫu kiểu dữ liệu là    các tệp mà bạn có thể sử dụng để tạo các trường và tổ hợp trường mới. Ví dụ: bạn có thể sử dụng mẫu kiểu dữ liệu Ngày Bắt đầu và Kết thúc để thêm một cặp trường ngày/giờ vào bảng chỉ với một thao tác bấm. Mẫu kiểu dữ liệu sử dụng loại tệp khác (*.accft) từ các mẫu cơ sở dữ liệu và các phần ứng dụng. Access đi kèm với nhiều mẫu kiểu dữ liệu khác nhau mà bạn có thể thấy trên tab Trường khi có một bảng mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng mẫu cơ sở dữ liệu hoặc phần ứng dụng (*.accdt)

Bạn lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng mẫu cơ sở dữ liệu hoặc phần ứng dụng bằng cách sử dụng các lệnh trên tab & Phát hành trong dạng xem Backstage.

1. Trên tab Tệp , bấm lưu tệp và & phát hành.

2. Bên dưới Lưu Cơ sở dữ liệu Dưới dạng, hãy bấm Mẫu.

3. Trong hộp thoại Tạo Mẫu Mới từ Cơ sở dữ liệu Này, hãy chỉ định các trường sau đây:

   • Tên   Bắt buộc. Nhập văn bản sẽ xác định mẫu hoặc phần ứng dụng. Access sẽ hiển thị tên này dọc theo mẫu hoặc phần ứng dụng.

   • Mô tả   Nhập văn bản mô tả nội dung hoặc mục đích của mẫu hoặc phần ứng dụng. Điều này sẽ xuất hiện trong mẹo công cụ cho mẫu hoặc phần ứng dụng.

   • Mục   Chọn Mẫu Người dùng để hiển thị phần ứng dụng bên dưới Mẫu Người dùng trên ribbon (mặc định). Bạn cũng có thể thêm một thể loại bằng cách nhập thể loại đó và sau đó bạn có thể gán phần ứng dụng này và tương lai cho thể loại đó. Thể loại mới sẽ hiển thị trong dải băng.

   • Biểu tượng   Xác định một biểu tượng để hiển thị cho mẫu hoặc phần ứng dụng. Đối với các phần ứng dụng, biểu tượng này sẽ hiển thị trong bộ sưu tập phần ứng dụng trên dải băng.

   • Xem trước   Xác định ảnh lớn hơn để hiển thị cho mẫu trong dạng xem Backstage. Khi bạn duyệt tìm một mẫu, hình ảnh này là những gì bạn sẽ thấy cho mẫu này.

   • Bảng Chính   Xác định bảng sẽ là bảng chính cho phần ứng dụng. Theo mặc định, bảng này sẽ được sử dụng để liên kết phần ứng dụng với các bảng khác trong cơ sở dữ liệu mà phần đó được thêm vào. Khi ai đó sử dụng phần ứng dụng, Access sẽ khởi động trình hướng dẫn để giúp tạo mối quan hệ. Mặc dù Bảng Chính được sử dụng theo mặc định nhưng bạn có thể chọn một bảng khác khi trình hướng dẫn chạy.

   • Biểu mẫu Khởi tạo   Xác định biểu mẫu sẽ mở theo mặc định khi mở cơ sở dữ liệu được tạo từ mẫu này lần đầu tiên. Biểu mẫu này theo mặc định chỉ mở một lần. Biểu mẫu có thể chứa mã mà nó chạy khi nó mở ra, nhưng sự hiện diện của mã sẽ tạo ra một cảnh báo bảo mật.

   • Phần Ứng dụng   Chọn hộp kiểm này để lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng một phần ứng dụng. Bỏ chọn hộp kiểm này để lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng mẫu cơ sở dữ liệu.

     Lưu ý: Bạn phải chọn hộp kiểm này trước khi có thể chỉ định giá trị cho Bảng Chính.

   • Bao gồm Dữ liệu trong Mẫu   Chọn hộp kiểm này để lưu dữ liệu trong cơ sở dữ liệu như một phần của mẫu. Khi cơ sở dữ liệu mới được tạo từ mẫu, chúng sẽ bao gồm dữ liệu này.

4. Bấm OK để lưu mẫu của bạn. Theo mặc định, Access sẽ lưu mẫu của bạn vào C:\Users\<người dùng hiện tại>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.

Lưu trường dưới dạng mẫu kiểu dữ liệu (*.accft)

Để tạo mẫu kiểu dữ liệu, bạn chọn một trường hoặc tổ hợp trường, rồi sử dụng lệnh trên dải băng để lưu chúng dưới dạng mẫu. Hãy đảm bảo rằng các trường được thiết lập theo cách bạn muốn trước khi bắt đầu – đặt bất kỳ thuộc tính nào mà bạn muốn được bảo toàn như một phần của mẫu kiểu dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo mẫu kiểu dữ liệu "euro", bạn có thể tạo trường tiền tệ, rồi đặt Định dạng của trường đó thành Euro.

1. Mở bảng có các trường hoặc trường mà bạn muốn lưu dưới dạng mẫu.

2. Chọn những trường bạn muốn lưu để tái sử dụng.

3. Trên tab Trường , trong nhóm Thêm trường & Xóa, bấm vào Xem thêm Trường, rồi bấm vào Lưu Lựa chọn dưới dạng Kiểu Dữ liệu Mới.

4. Trong hộp thoại Tạo Kiểu Dữ liệu Mới từ Trường , hãy xác định những điều sau đây:

   • Tên   Bắt buộc. Mẫu này xác định mẫu kiểu dữ liệu của bạn và được hiển thị trong danh sách các trường sẵn có khi bạn chọn một trường từ danh sách Xem thêm Trường.

   • Mô tả   Nhập văn bản mô tả nội dung hoặc mục đích của mẫu kiểu dữ liệu. Điều này sẽ xuất hiện trong mẹo công cụ được hiển thị khi bạn di chuột qua mẫu kiểu dữ liệu trong danh sách Xem thêm Trường.

   • Mục   Chọn một danh mục để liệt kê mẫu kiểu dữ liệu trong danh sách Xem thêm Trường. Theo mặc định, thể loại là Loại do Người dùng Xác định.

   • Biểu mẫu khởi tạo   Nếu muốn, hãy chỉ định biểu mẫu sẽ mở theo mặc định vào lần đầu tiên sử dụng mẫu kiểu dữ liệu.

5. Bấm OK để lưu mẫu kiểu dữ liệu của bạn.

Đầu Trang

Tái sử dụng thiết kế cơ sở dữ liệu từ bên thứ ba

Bạn có thể làm cho một mẫu cơ sở dữ liệu hoặc một phần ứng dụng từ một bên thứ ba sẵn dùng trên ribbon bằng cách đặt một bản sao của tệp .accdt vào thư mục thích hợp trên máy tính của bạn.

1. Lấy tệp mẫu (tệp phải có phần mở rộng tệp .accdt hoặc .accft).

2. Đặt một bản sao của tệp trong <Gốc Hệ thống>Users\<current user>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, trong đó:

   • <Gốc Hệ thống> là thư mục gốc của bản cài đặt Windows của bạn (thường là C:\) và

   • <người dùng hiện> là tên người dùng mà bạn đã sử dụng để đăng nhập vào Windows.

     Lưu ý: Nếu thư mục chưa tồn tại, hãy tạo thư mục đó.

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu, trên tab Tệp , bấm vào Mới, bấm vào Mẫu của Tôi, bấm vào mẫu bạn muốn, rồi bấm vào Tạo.

   • Để sử dụng một phần ứng dụng, hãy mở cơ sở dữ liệu mà bạn muốn thêm phần đó vào đó, rồi trên tab Tạo , bấm vào Phần Ứng dụng, rồi bấm vào phần mà bạn muốn.

   • Để sử dụng mẫu kiểu dữ liệu, hãy mở bảng bạn muốn tạo trường, rồi trên tab Trường , trong nhóm Thêm & Xóa , bấm vào Xem thêm Trường, rồi bấm vào mẫu kiểu dữ liệu bạn muốn.

Đầu Trang