Nối kết và theo dõi thư email trong Business Contact Manager

Giữ theo dõi thư email đến và từ những người liên kết với doanh nghiệp của bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn và khi bạn mất theo dõi thư, bạn có thể mất cơ hội bán hàng. Để giải quyết vấn đề này, Business Contact Manager cho Outlook sẽ chuyển một doanh nghiệp bản ghi vào hộp thư đến email ảo bằng cách cho phép bạn liên kết các thông điệp email đến nó.

Bài viết này mô tả cách nối kết các thư email riêng lẻ với Business Contact Manager cho Outlook bản ghi và cách thiết lập email liên kết và theo dõi để tự động liên kết thư đến bản ghi, bao gồm các dự án kinh doanh.

Quan trọng:  Nếu có nhiều người dùng trong cơ sở dữ liệu của bạn, bất kỳ người dùng nào có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu có thể thấy các thư email được liên kết.

Bạn muốn làm gì?

Nối kết các thư email riêng lẻ với các bản ghi

Tự động liên kết thông điệp email đến bản ghi

Vô hiệu hóa liên kết và theo dõi email

Hiểu về quyền riêng tư và sự cố về bảo mật bằng email liên kết và theo dõi trong cơ sở dữ liệu được chia sẻ

Xóa thư email khỏi bản ghi

Liên kết thư email tới bản ghi

Bạn có thể liên kết các thư email đến Tài khoản và Liên hệ Công việc các loại bản ghi và các dự án kinh doanh. Sau đó, với một vài lần bấm chuột, bạn có thể xem các thư được nối kết với bản ghi.

Khi bạn nối kết liên hệ công việc và dự án kinh doanh với tài khoản, bạn cũng có thể xem các thư email được nối kết với từng liên hệ công việc và dự án kinh doanh trong lịch sử giao tiếp của bản ghi tài khoản.

Tự động liên kết thông điệp email đến bản ghi

Tính năng nối kết và theo dõi email cho phép bạn tự động liên kết và theo dõi email từ các tài khoản của bạn và liên hệ công việc, hãy đọc những điều cũ, và thậm chí xem xét các tin nhắn mà bạn đã gửi cho họ. Bạn cũng có thể tự động liên kết thông điệp email theo chủ đề dự án kinh doanh.

Đầu trang

Nối kết các thư email riêng lẻ với các bản ghi

Thông điệp email mà bạn liên kết đến một tài khoản, liên hệ công việc hoặc bản ghi dự án kinh doanh ở lại trong Outlook. Thông điệp email cũng được liệt kê trong lịch sử giao tiếp của bản ghi và Thư mục Lịch sử Giao tiếpBusiness Contact Manager cho Outlook.

Bốn KB của thư được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Business Contact Manager, để bạn vẫn có quyền truy nhập vào tất cả hoặc một phần của thư, ngay cả khi nó bị xóa khỏi Outlook. Nếu thư gốc lớn hơn 4 KB, bạn sẽ chỉ có quyền truy nhập vào một phần của thư nếu nó bị xóa khỏi Outlook.

  1. Trong Outlook, hãy bấm hoặc mở thông điệp email mà bạn muốn liên kết đến bản ghi.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm kinh doanh , bấm nối kết đến bản ghi.

  3. Trong hộp thoại nối kết tới bản ghi Business Contact Manager , trong danh sách loại mục , bấm vào loại bản ghi mà bạn muốn tìm.

    Lưu ý:  Nếu bạn chọn một bản ghi cơ hội, thông điệp email thực sự được nối kết với tài khoản hoặc liên hệ công việc của bản ghi cơ hội.

  4. Trong danh sách các bản ghi, hãy bấm vào một bản ghi.

    Nếu bạn muốn nối kết mục với nhiều hơn một bản ghi, hãy chọn những bản ghi đó.

Làm thế nào để tôi chọn nhiều hồ sơ?

Để chọn hồ sơ liền kề nhau, hãy nhấn phím SHIFT, rồi bấm vào hồ sơ đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn thêm vào. Để chọn hồ sơ không liền kề, hãy nhấn phím CTRL, rồi bấm hồ sơ riêng lẻ. Để chọn tất cả các hồ sơ, bấm vào một hồ sơ, rồi nhấn CTRL+A.

  1. Bên dưới bản ghi được liên kết, hãy bấm nối kết đến.

    Các bản ghi mà bạn đã chọn sẽ được liệt kê trong hộp nối kết đến .

  2. Bấm OK.

Xem email được nối kết với bản ghi

Để xem email được nối kết với một bản ghi, hãy mở bản ghi, rồi bấm vào tab lịch sử .

Thông điệp email, cũng như bất kỳ mục lịch sử liên lạc nào khác được nối kết với bản ghi được liệt kê.

Để biết thêm thông tin về các mục lịch sử liên lạc khác, hãy xem theo dõi liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Tự động liên kết thông điệp email đến bản ghi

Từ khi bạn bật Theo dõi và Nối kết Email, mọi email mới đến hoặc từ các địa chỉ email được chọn đều được tự động nối kết với các bản ghi.

Bạn cũng có thể tìm kiếm các thư email trước đó và nối kết chúng với các bản ghi.

Các thông báo xuất hiện trong lịch sử giao tiếp của bản ghi có chứa địa chỉ email đã chọn.

Nếu bạn liên kết từ thư email và không có bản ghi Business Contact Manager cho Outlook hiện có khớp với địa chỉ email, tính năng nối kết và theo dõi sẽ tạo ra một bản ghi liên hệ công việc mới và liên kết thông điệp email đó.

Đầu trang

Trước khi nối kết và theo dõi

Trước khi bạn bật liên kết và theo dõi email, hãy làm như sau:

Xác nhận rằng bạn đã nhập địa chỉ email vào bản ghi Business Contact Manager cho Outlook của bạn.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm vào một trong các thư mục sau đây để hiển thị không gian làm việc:

    • Quản lý Liên hệ.

    • Doanh số.

    • Quản lý Dự án.

  2. Bấm vào tab có chứa bản ghi mà bạn muốn, rồi bấm đúp vào bản ghi để mở.

  3. Xác nhận rằng địa chỉ email được liệt kê trong trường địa chỉ email .

Xác nhận rằng Outlook được thiết lập để lưu thư đã gửi đến thư mục các mục đã gửi .

Để dễ dàng liên kết và theo dõi các thư gửi đi, lưu thư đã gửi đến thư mục mục đã gửi của bạn.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Bấm thư, rồi cuộn đến phần lưu thư .

  4. Xác nhận rằng hộp kiểm bên cạnh lưu các bản sao của thư trong thư mục mục đã gửi được chọn. Nếu bạn cũng muốn liên kết và theo dõi các thư đã chuyển tiếp, hãy xác nhận rằng bạn đã chọn hộp kiểm lưu thư đã chuyển tiếp .

  5. Bấm OK.

Để bảo vệ quyền riêng tư của bạn nếu bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager cho Outlook với những người dùng khác, các thư email được đánh dấu cá nhân, riêng tư hoặc bảo mật không được kết nối và theo dõi.

Đầu trang

Thiết lập liên kết và theo dõi email

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm vào tab Business Contact Manager , rồi bấm nút quản lý nối kết và theo dõi .

  3. Trong hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi , trên tab email , hãy chọn các hộp kiểm bên cạnh địa chỉ email mà bạn muốn liên kết và theo dõi.

    Nếu bản ghi có chứa nhiều hơn một địa chỉ email, thì tài khoản hoặc bản ghi liên hệ công việc sẽ được liệt kê nhiều lần.

    Hộp thoại Quản lý Nối kết và Theo dõi.

  4. Xóa các hộp kiểm bên cạnh bất kỳ địa chỉ email nào mà bạn không muốn liên kết và theo dõi.

  5. Bấm tab thư mục .

    Tất cả các thư mục được chọn theo mặc định.

    Lưu ý:  Nếu bạn có bất kỳ quy tắc Outlook nào được thiết lập để định tuyến email đến các thư mục khác nhau, hãy đảm bảo bạn chọn các thư mục này trên tab thư mục để nối kết và theo dõi các thư đó.

  6. Bấm OK.

    Tất cả các thư email tương lai đến và từ các địa chỉ đã chọn trong thư mục đã chọn sẽ được tự động theo dõi.

    Bạn cũng có thể thiết lập liên kết và theo dõi từ thư email. Trong hộp thư đến của bạn, hãy bấm hoặc mở thông điệp email. Trên ruy-băng, trong nhóm kinh doanh , bấm nối kết & theo dõi. Trong hộp thoại nối kết & theo dõi , hãy chọn địa chỉ email, rồi bấm OK. Nếu không có bản ghi Business Contact Manager cho Outlook hiện có khớp với địa chỉ email, hãy liên kết với địa chỉ email sẽ tạo một bản ghi liên hệ công việc.

Đầu trang

Liên kết qua các thư đến tài khoản của bạn và liên hệ công việc

Nếu bạn muốn liên kết các thư mà bạn đã nhận trước khi cho phép liên kết email và theo dõi, Business Contact Manager cho Outlook có thể tìm thấy thông báo cho bạn và liên kết chúng với tài khoản của bạn và liên hệ công việc.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm vào tab Business Contact Manager , rồi bấm nút quản lý nối kết và theo dõi .

  3. Trong hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi , hãy thực hiện các thao tác sau đây, nếu cần thiết:

    • Chọn các hộp kiểm cho bất kỳ tài khoản hoặc liên hệ công việc nào có thư mà bạn muốn tìm và liên kết.

    • Bỏ chọn các hộp kiểm bên cạnh bất kỳ tài khoản hoặc liên hệ công việc nào mà trước đó bạn không muốn liên kết.

      Nếu bản ghi có chứa nhiều hơn một địa chỉ email, thì tài khoản hoặc bản ghi liên hệ công việc sẽ được liệt kê nhiều lần.

  4. Nếu bạn muốn xác định vị trí Business Contact Manager cho Outlook tìm kiếm thư trước đó, trên tab thư mục , chọn hoặc xóa hộp kiểm bên cạnh tên thư mục.

  5. Bấm Tìm kiếm và liên kết.

    hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi với nút tìm kiếm và nối kết được viền ngoài.

  6. Trong hộp thoại nối kết email hiện có , nếu bạn muốn loại trừ thông điệp email cũ hơn một ngày nhất định, hãy chọn hộp kiểm bỏ qua email cũ hơn , rồi bấm vào một ngày từ lịch.

  7. Bấm Bắt đầu.

  8. Khi hoàn tất tìm kiếm và nối kết, hãy bấm đóng.

  9. Nếu cần thiết, trong hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi , hãy thay đổi lựa chọn của bạn cho các thư email trong tương lai.

    Quan trọng:  Nếu bạn bấm OK trong hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi mà không thay đổi địa chỉ email và thư mục được chọn, thông điệp email trong tương lai của bạn sẽ được liên kết và theo dõi dựa trên các lựa chọn mà bạn đã sử dụng để tìm kiếm và liên kết.

  10. Trong hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi , hãy bấm OK.

Đầu trang

Liên kết thư email theo chủ đề dự án kinh doanh

Bạn có thể nối kết thư email đến bản ghi dự án kinh doanh dựa trên chủ đề của thư email. Để biết thêm thông tin về các bản ghi dự án kinh doanh, hãy xem tổ chức các dự án kinh doanh trong Business Contact Manager.

Cảnh báo:  Nếu bạn liên kết thư đến một dự án kinh doanh, rồi muốn tắt nối kết và theo dõi, bạn phải vô hiệu hóa nó cho từng chủ đề email duy nhất.

Để biết thông tin, hãy xem mục vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi theo chủ đề ở phần sau trong bài viết này.

  1. Bấm hoặc mở thông điệp email mà bạn muốn liên kết đến bản ghi dự án kinh doanh của bạn.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm kinh doanh , bấm nối kết & theo dõi.

  3. Trong hộp thoại nối kết & theo dõi , hãy bấm vào tab chủ đề email .

    Hộp thoại Nối kết và Theo dõi trên tab Chủ đề Email, với một hộp kiểm bên cạnh Dự án Kinh doanh được chọn.

  4. Chọn hộp kiểm bên cạnh tên dự án mà bạn muốn liên kết với thông điệp email.

  5. Bấm vào OK.

Đầu Trang

Vô hiệu hóa liên kết và theo dõi email

Nếu bạn không còn muốn tự động liên kết các thư email vào bản ghi, bạn có thể vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi.

Bạn có thể muốn vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi nếu bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của mình với đồng nghiệp của bạn, vì họ có thể thấy tất cả các thư email được liên kết. Để ngăn không cho chúng chỉ nhìn thấy những thư đã được nối kết, hãy xem mục xóa thư email từ bản ghi sau trong bài viết này.

Đầu trang

Vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi cho các tài khoản và liên hệ công việc

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm vào tab Business Contact Manager , rồi bấm nút quản lý nối kết và theo dõi .

  3. Trong hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi , trên cả tab emailthư mục , hãy bấm vào nút xóa tất cả để xóa tất cả các hộp kiểm.

    Nếu bạn muốn vô hiệu hóa nối kết và theo dõi cho các bản ghi nhất định, hãy xóa những hộp kiểm đó.

  4. Bấm OK.

    Lưu ý:  Vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi ngừng kết nối với bất kỳ thông điệp email nào trong tương lai vào bản ghi của bạn. Nếu bạn muốn loại bỏ các thư email hiện đang được liên kết với các bản ghi của bạn, bạn sẽ cần phải xóa chúng sau khi bạn vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi. Để biết thông tin, hãy xem xóa thông điệp email từ bản ghi sau trong bài viết này.

Đầu trang

Vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi theo chủ đề

  1. Ở Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm vào Quản lý Dự án.

  2. Trên tab dự án kinh doanh , bấm đúp vào dự án mà bạn muốn.

  3. Trên Ribbon, trong nhóm Hiện, bấm Lịch sử.

  4. Bấm chuột phải vào thông điệp email với chủ đề mà bạn muốn ngừng liên kết và theo dõi, rồi bấm nối kết & theo dõi.

  5. Thực hiện các thao tác sau:

    • Vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi cho các tài khoản và liên hệ công việc     Nếu cần, trên tab địa chỉ email , hãy bấm xóa tất cả để ngừng kết nối và theo dõi thư cho các tài khoản và liên hệ công việc.

    • Vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi cho các dự án kinh doanh     Bấm vào tab chủ đề email , rồi bấm xóa tất cả.

      Bạn có thể vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi chỉ dành cho những người dự án kinh doanh, tài khoản và liên hệ công việc được nối kết với thư đã chọn. Để vô hiệu hóa liên kết và theo dõi cho các dự án kinh doanh, bạn phải vô hiệu hóa nó cho từng chủ đề email duy nhất.

  6. Bấm OK.

    Lưu ý:  Vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi ngừng kết nối với bất kỳ thông điệp email nào trong tương lai vào bản ghi của bạn. Nếu bạn muốn loại bỏ các thư email hiện đang được liên kết với các bản ghi của bạn, bạn sẽ cần phải xóa chúng sau khi bạn vô hiệu hóa liên kết email và theo dõi. Để biết thông tin, hãy xem xóa thông điệp email từ bản ghi sau trong bài viết này.

Đầu trang

Hiểu về quyền riêng tư và sự cố về bảo mật bằng email liên kết và theo dõi trong cơ sở dữ liệu được chia sẻ

Khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu, bạn chia sẻ tất cả thông tin trong cơ sở dữ liệu với tất cả những người có quyền truy nhập vào đó. Nếu bạn đã thiết lập liên kết tự động và theo dõi thư email, tất cả các thư email hiện có và trong tương lai và các mục lịch sử liên lạc khác được nối kết với các bản ghi của bạn sẵn dùng cho tất cả những người dùng truy nhập vào cơ sở dữ liệu. Để biết thông tin về việc chia sẻ cơ sở dữ liệu, hãy xem chia sẻ dữ liệu Business Contact Manager của bạn với những người dùng khác.

Nếu có nhiều người dùng trong cơ sở dữ liệu của bạn     Bất kỳ người dùng nào có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu có thể thấy các thư được liên kết và các mục lịch sử liên lạc khác.

  • Nếu bạn muốn ngăn đồng nghiệp của bạn truy nhập vào các thư email được liên kết nhưng vẫn muốn sử dụng liên kết email và theo dõi cho các thư trong tương lai, hãy xóa các thư hiện có từ các bản ghi trước khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem xóa thông điệp email từ bản ghi sau trong bài viết này.

  • Nếu bạn không muốn đồng nghiệp của bạn có quyền truy nhập vào các thư email trong tương lai, nhưng muốn họ có quyền truy nhập vào các thư trước đó, hãy tắt liên kết và theo dõi trước khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của mình. Xem phần vô hiệu hóa liên kết và theo dõi email trong bài viết này.

  • Nếu bạn muốn ngăn đồng nghiệp của bạn truy nhập vào tất cả các thư email hiện có và tương lai được nối kết với các bản ghi, hãy tắt liên kết và theo dõi email và xóa thư email khỏi tất cả các bản ghi trước khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của mình.

Nếu bạn là người duy nhất sử dụng cơ sở dữ liệu của mình, hoặc nếu bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu để tạo một bản sao của nó trên máy tính xách tay của bạn     Cân nhắc bảo mật là tối thiểu — chẳng hạn như giữ an toàn cho mật khẩu của bạn. Bạn có thể bật một cách an toàn bất kỳ địa chỉ email nào để nối kết và theo dõi vì không ai khác có thể nhìn thấy thư.

Lưu ý:  Để tạo bản sao cơ sở dữ liệu của bạn để sử dụng khi bạn vắng mặt, trước tiên bạn phải chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager của bạn — nhưng hiện tại vẫn chỉ có một người dùng của cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin về cách tạo một bản sao của cơ sở dữ liệu, hãy xem chia sẻ dữ liệu Business Contact Manager của bạn với những người dùng khác.

Đầu trang

Xóa thư email khỏi bản ghi

Một thư email có thể được nối kết với nhiều hơn một bản ghi. Khi bạn loại bỏ một thông điệp được liên kết từ một bản ghi, tài liệu đó sẽ bị xóa khỏi lịch sử giao tiếp của bản ghi đó. Nếu thông điệp email được nối kết với các bản ghi khác, chúng sẽ không bị ảnh hưởng. Ví dụ: nếu một thông điệp email được nối kết với cả một đầu mối và một tài khoản không liên quan, hãy xóa thông điệp email từ đầu trang không xóa thư khỏi bản ghi tài khoản.

Xóa thông điệp email từ bản ghi không xóa thông điệp email trong Outlook.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm vào một trong các thư mục sau đây để hiển thị không gian làm việc:

    • Quản lý Liên hệ.

    • Doanh số.

    • Quản lý Dự án.

  2. Bấm vào tab có chứa bản ghi mà bạn muốn, rồi bấm đúp vào bản ghi để mở.

  3. Trên Ribbon, trong nhóm Hiển thị , bấm vào nút lịch sử .

    Thông điệp email, cũng như bất kỳ mục lịch sử liên lạc nào khác được nối kết với bản ghi được liệt kê.

    Để chỉ hiển thị thư email trên trang lịch sử , trên ruy-băng, hãy bấm vào tab dạng xem . Bấm vào nút loại mục , rồi bấm vào email.

  4. Chọn thư email bạn muốn xóa bỏ.

    Để chọn các bản ghi được cạnh nhau, hãy nhấn phím SHIFT, rồi bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn xóa bỏ. Để chọn hồ sơ không liền kề, hãy nhấn phím CTRL, rồi bấm hồ sơ riêng lẻ.

  5. Bấm vào nút loại bỏ .

Để biết thêm thông tin về các bản ghi đã xóa, hãy xem mục xóa bản ghi Business Contact Manager.

Để biết thêm thông tin về cách khôi phục các mục đã xóa, hãy xem khôi phục bản ghi trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Xóa tất cả các thư email khỏi bản ghi

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm nút Business Contact Manager.

  2. Bên dưới bản ghi doanh nghiệp, hãy bấm lịch sử giao tiếp.

  3. Bấm vào tiêu đề cột kiểu mục để sắp xếp danh sách theo kiểu mục.

  4. Chọn tất cả các thư email, hoặc chọn tất cả các thư email bạn muốn xóa bỏ.

    Để chọn các bản ghi được cạnh nhau, hãy nhấn phím SHIFT, rồi bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn xóa bỏ. Để chọn hồ sơ không liền kề, hãy nhấn phím CTRL, rồi bấm hồ sơ riêng lẻ.

  5. Bấm chuột phải vào thư email đã chọn, rồi bấm xóa.

Để biết thêm thông tin về các mục lịch sử liên lạc khác, hãy xem theo dõi liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×