Khi bạn gửi email trong thư Outlook, người nhận của bạn có thể trả lời, trả lời tất cả, chuyển tiếp, in hoặc đính kèm thư đó vào một thư khác. Người nhận cũng có thể tải xuống, chỉnh sửa và truyền mọi tệp đính kèm theo bất kỳ cách nào họ thấy phù hợp. Nếu bạn muốn ngăn chặn một hoặc nhiều hành vi này, bạn có thể bảo mật thư của mình bằng cách dùng Quản lý Quyền Thông tin (IRM). IRM được bao gồm trong Outlook khi được sử dụng với tài khoản Exchange hoặc gói Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp của bạn.
Bạn có thể làm gì với IRM?
Người quản trị Exchange hoặc Microsoft 365 bạn kiểm soát những quyền nào sẵn có để sử dụng. Các quyền thông thường bao gồm những điều sau đây.
-
Tất cả các quyền
-
Tất cả các quyền ngoại trừ sao chép và in
-
Không chuyển tiếp
-
Không trả lời tất cả
-
Chỉ đọc
-
Chỉ đọc và in
IRM chỉ hoạt động trên thư bạn gửi cho người dùng khác trong tổ chức của bạn. Thư bạn gửi đến địa chỉ email bên ngoài sẽ không được bảo mật bằng IRM.
Bảo mật thư của bạn bằng IRM
-
Trong cửa sổ thư mới, chọn Quyền trên tab Tùy chọn.
Lưu ý: Nếu bạn không thấy Quyền, thì nghĩa là người quản trị của bạn chưa bật IRM cho tổ chức của bạn.
-
Chọn loại quyền bạn muốn liên kết với thư email của mình và gửi thư như bình thường.
Lưu ý:
-
Các quyền mà bạn áp dụng cho thư email của mình cũng áp dụng cho các tệp Microsoft Office được đính kèm vào thư email của bạn. Ví dụ: nếu bạn chọn Chỉ Đọc cho thư có chứa tài liệu Word, người nhận sẽ không thể sửa tài liệu đó.
-
Bạn không thể sử dụng Nút Bỏ phiếu trên các thư được bảo mật bằng IRM. Outlook sẽ cho phép bạn thiết lập các nút bỏ phiếu, nhưng người nhận sẽ không nhìn thấy chúng.
