Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong tệp văn bản

Trong bài viết này

• Về tệp văn bản và các định dạng được hỗ trợ

• Nhập dữ liệu từ tệp văn bản

• Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác nhập?

• Khắc phục sự cố các giá trị thiếu hoặc không chính xác trong bảng đã nhập

• Liên kết đến tệp văn bản

• Khắc phục sự cố giá trị #Num! và các giá trị không chính xác trong bảng đã liên kết

Về tệp văn bản và các định dạng được hỗ trợ

Một tệp văn bản có chứa các ký tự có thể đọc không được định dạng, như chữ cái và số cùng các ký tự đặc biệt như tab, ký tự xuống dòng và dấu xuống dòng. Access hỗ trợ những phần mở rộng tên tệp sau đây — .txt, .csv, .asc và .tab.

Để sử dụng tệp văn bản làm tệp nguồn nhằm nhập hoặc liên kết, nội dung của tệp phải được sắp xếp sao cho trình hướng dẫn nhập và liên kết có thể phân chia nội dung thành tập hợp các bản ghi (hàng) và từng bản ghi thành tuyển tập các trường (cột). Tệp văn bản được sắp xếp đúng cách là những tệp thuộc một trong hai loại sau đây:

• Tệp được phân tách    Trong tệp được phân tách, mỗi bản ghi xuất hiện trên một dòng riêng biệt, đồng thời, các trường được phân tách bằng một ký tự đơn, được gọi là dấu tách. Dấu tách có thể là bất cứ ký tự nào không xuất hiện trong giá trị trường, như tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách, v.v. Sau đây là một ví dụ về văn bản được phân cách bằng dấu phẩy.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Tệp có độ rộng cố định     Trong tệp có độ rộng cố định, mỗi bản ghi xuất hiện trên một dòng riêng biệt và độ rộng của mỗi trường vẫn không đổi qua các bản ghi. Ví dụ: trường thứ nhất của mỗi bản ghi luôn dài bảy ký tự, trường thứ hai của mỗi bản ghi luôn dài 12 ký tự, v.v.. Nếu độ dài thực tế của giá trị trong một trường khác nhau giữa các bản ghi thì những giá trị ngắn hơn độ rộng bắt buộc sẽ phải được đệm thêm các ký tự trống ở cuối. Sau đây là một ví dụ về văn bản có độ rộng cố định.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Đầu Trang

Nhập dữ liệu từ tệp văn bản

Nếu mục tiêu của bạn là lưu trữ một số hoặc mọi dữ liệu ở tệp văn bản trong cơ sở dữ liệu Access, bạn nên nhập nội dung tệp vào bảng mới hoặc chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có. Bạn có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu đã nhập, đồng thời, những thay đổi bạn tạo ra với dữ liệu sẽ không ảnh hưởng đến tệp văn bản nguồn.

Khi thực hiện thao tác nhập, bạn có thể xác định cách sắp xếp tệp nguồn và việc bạn muốn tạo bảng mới hay chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có.

Khi kết thúc thao tác nhập, bạn có thể chọn lưu chi tiết thao tác nhập dưới dạng đặc tả. Đặc tả nhập sẽ giúp bạn lặp lại thao tác sau đó mà không cần phải sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản mỗi lần.

Chuẩn bị tệp nguồn

1. Mở tệp văn bản nguồn trong trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad.

   Lưu ý: Bạn có thể chỉ nhập một tệp văn bản khi thực hiện thao tác nhập. Để nhập nhiều tệp, lặp lại thao tác nhập cho từng tệp.

2. Xem lại nội dung tệp văn bản nguồn, rồi thực hiện hành động như mô tả trong bảng này.

   Phần tử	Mô tả
   Độ rộng cố định hoặc phân tách	Đảm bảo rằng tệp tuân theo một trong các định dạng một cách nhất quán. Nếu tệp được phân tách, hãy xác định dấu tách. Nếu tệp có trường chứa độ rộng cố định, hãy đảm bảo từng trường có cùng độ rộng trong mỗi bản ghi.
   Hạn định văn bản	Một số tệp được phân tách có chứa giá trị trường được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc kép, như minh họa ở đây: "Pernille Halberg",25,4/5/2017,"New York" "Daniel Brunner",27,2018,"Chicago" Ký tự bao quanh giá trị trường được gọi là hạn định văn bản. Không bắt buộc sử dụng hạn định văn bản nhưng cần thiết nếu một trong những điều sau đây là đúng: Dấu phân tách trường xuất hiện như là một phần của giá trị trường. Ví dụ, nếu dùng dấu phẩy làm dấu phân tách, và New York, Chicago là một giá trị trường hợp lệ, thì bạn phải đặt giá trị này trong cặp dấu định tính, như thế này: "New York, Chicago" Bạn muốn Access coi các giá trị vốn không phải là văn bản, chẳng hạn như 0452934 và 0034539 là các giá trị văn bản và lưu giữ chúng trong trường Văn bản. Trong khi thực hiện thao tác nhập, bạn có thể xác định xem tệp có sử dụng hạn định hay không, đồng thời, nếu có, hãy xác định ký tự hoạt động dưới dạng hạn định. Đảm bảo rằng cùng một hạn định văn bản được dùng trong toàn bộ tệp và chỉ các giá trị văn bản được đặt trong hai hạn định.
   Số lượng trường	Số trường nguồn không được vượt quá 255 — Access không thể hỗ trợ trên 255 trường trong một bảng.
   Bỏ qua các bản ghi và giá trị	Nếu bạn chỉ quan tâm đến một phần tệp văn bản, hãy chỉnh sửa tệp nguồn trước khi bắt đầu thao tác nhập. Bạn không thể bỏ qua các bản ghi trong khi thực hiện thao tác nhập. Nếu bạn đang thêm dữ liệu vào bảng mới, bạn có thể bỏ qua một số trường nhất định, tuy nhiên, tùy chọn này không sẵn dùng nếu bạn chắp thêm nội dung vào bảng hiện có. Khi bạn chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, cấu trúc dữ liệu nguồn phải khớp với cấu trúc của bảng đích. Nói cách khác, dữ liệu nguồn phải có cùng số cột với bảng đích, đồng thời, các loại dữ liệu của dữ liệu nguồn phải khớp với các loại dữ liệu của bảng đích.
   Các trường và dòng trống	Xóa tất cả những dòng trống không cần thiết trong tệp. Nếu có trường trống, hãy cố gắng thêm dữ liệu còn thiếu. Nếu bạn dự định chắp thêm bản ghi vào bảng hiện có, hãy đảm bảo trường tương ứng trong bảng chấp nhận giá trị null. Một trường sẽ chấp nhận giá trị null nếu thuộc tính trường Bắt buộc của trường đó được đặt là Không và cài đặt thuộc tính Quy_tắc_Xác_thực của trường không ngăn chặn các giá trị null.
   Các ký tự ngoại lai	Bạn hãy xem lại và loại bỏ các ký tự thừa, chẳng hạn như ký tự tab, nhảy dòng và chuyển dòng.
   Kiểu dữ liệu	Để tránh lỗi trong khi thực hiện thao tác nhập, hãy đảm bảo từng trường nguồn có chứa cùng loại dữ liệu ở mỗi dòng. Access quét 25 hàng đầu tiên của tệp nhằm xác định loại dữ liệu của các trường trong bảng. Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên đảm bảo rằng 25 hàng nguồn đầu tiên không kết hợp giá trị của các loại dữ liệu khác nhau trong bất cứ trường nào ở những trường này. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các giá trị không phải là văn bản sẽ được coi là giá trị văn bản được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc kép. Nếu tệp nguồn có chứa các giá trị hỗn hợp trong các hàng sau hàng thứ 25, thao tác nhập có thể vẫn bỏ qua các giá trị đó hoặc chuyển đổi các giá trị đó một cách không chính xác. Để khắc phục sự cố thông tin, xem mục Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác trong bảng đã nhập, ở phần sau trong bài viết này.
   Tên trường	Đối với các tệp văn bản được phân tách, nếu tệp không bao gồm tên trường thì bạn nên đặt ở hàng đầu tiên. Trong khi thực hiện thao tác nhập, bạn có thể xác định rằng Access sẽ coi giá trị ở hàng đầu tiên là tên trường. Khi bạn nhập tệp văn bản có độ rộng cố định, Access sẽ không cung cấp cho bạn tùy chọn sử dụng các giá trị ở hàng đầu tiên làm tên trường. Lưu ý: Khi bạn chắp thêm tệp văn bản được phân tách vào bảng hiện có, hãy đảm bảo rằng tên của từng cột khớp chính xác với tên của trường tương ứng. Nếu tên cột khác với tên của trường tương ứng trong bảng, thao tác nhập sẽ không thành công. Để thấy tên trường, mở bảng đích ở cửa sổ Thiết kế.

3. Đóng tệp nguồn, nếu tệp nguồn mở. Việc để tệp nguồn luôn mở có thể gây ra lỗi chuyển đổi dữ liệu trong khi thực hiện thao tác nhập.

Bắt đầu thực hiện thao tác nhập trong Access

1. Mở cơ sở dữ liệu Access nơi dữ liệu đã nhập sẽ được lưu trữ. Nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong bất cứ cơ sở dữ liệu hiện có nào của mình, hãy tạo cơ sở dữ liệu trống.

2. Trước khi bạn bắt đầu thực hiện thao tác nhập, hãy quyết định xem liệu bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới hay hiện có.

   • Tạo bảng mới    Nếu bạn chọn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, Access sẽ tạo bảng và thêm dữ liệu được nhập vào bảng đó. Nếu bảng có tên được chỉ định đã tồn tại, Access sẽ ghi đè nội dung của bảng đó với dữ liệu được nhập.

   • Chắp thêm vào bảng hiện có    Nếu bạn đang thêm dữ liệu vào bảng hiện có, quá trình nhập sẽ chắp thêm dữ liệu vào bảng được chỉ định.

     Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng hầu hết các thao tác chắp thêm đều sẽ không thành công vì dữ liệu nguồn không khớp với cài đặt cấu trúc và trường của bảng đích. Để tránh điều này, hãy mở bảng trong cửa sổ Thiết kế, rồi xem lại những điều sau đây:

     • Hàng đầu tiên    Nếu hàng đầu tiên của tệp văn bản nguồn không chứa tên trường, hãy đảm bảo rằng vị trí và loại dữ liệu của từng cột khớp với vị trí và loại dữ liệu của trường tương ứng trong bảng. Đối với tệp văn bản được phân tách, nếu hàng đầu tiên có chứa đầu đề cột thì thứ tự cột và trường không cần khớp, tuy nhiên, tên và loại dữ liệu của mỗi cột phải khớp chính xác với tên và loại dữ liệu của trường tương ứng. Khi bạn nhập tệp văn bản có độ rộng cố định, Access sẽ không cung cấp cho bạn tùy chọn sử dụng các giá trị ở hàng đầu tiên làm tên trường.

     • Thiếu hoặc thừa trường    Nếu một hoặc nhiều trường không nằm trong bảng đích, hãy thêm các trường đó trước khi bạn bắt đầu thao tác nhập. Tuy nhiên, nếu bảng đích chứa trường không nằm trong tệp nguồn, bạn không cần xóa các trường đó khỏi bảng nếu các trường đó chấp nhận giá trị null.

       Mẹo: Một trường sẽ chấp nhập giá trị null nếu thuộc tính trường Bắt buộc của trường đó được đặt là Không, đồng thời, cài đặt thuộc tính Quy_tắc_Xác_thực không ngăn chặn giá trị null.

     • Khóa chính    Nếu bảng chứa trường khóa chính thì tệp nguồn phải có cột chứa các giá trị tương thích với trường khóa chính. Ngoài ra, giá trị khóa đã nhập phải là duy nhất. Nếu bản ghi được nhập chứa giá trị khóa chính đã tồn tại trong bảng đích, một thông báo lỗi sẽ hiển thị trong quá trình nhập. Bạn phải chỉnh sửa dữ liệu nguồn để dữ liệu nguồn đó chứa các giá trị khóa duy nhất, rồi bắt đầu thao tác nhập lại lần nữa.

     • Trường chỉ mục    Nếu thuộc tính Chỉ mục của một trường trong bảng được đặt là Có (Không Trùng lặp), cột tương ứng trong tệp văn bản nguồn phải chứa các giá trị duy nhất.

3. Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản của Access. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

   • Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Access hoặc Access 2019 trong đăng ký Microsoft 365, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập Liên kết & , bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Tệp > Tệp Văn bản.

   • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết , hãy bấm vào Tệp Văn bản.

4. Access sẽ mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Tệp Văn bản.

   

5. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Tệp Văn bản, ở hộp Tên tệp, nhập tên tệp nguồn.

6. Chỉ rõ cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu được nhập vào.

   • Để lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, hãy chọn Nhập dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn sẽ được nhắc đặt tên bảng này sau.

   • Để chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, chọn mục Chắp thêm bản sao các bản ghi vào bảng, rồi chọn một bảng từ danh sách thả xuống.

     Lưu ý: Để liên kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng được liên kết, xem mục Liên kết đến tệp văn bản, ở phần sau trong bài viết này.

7. Bấm OK.

   Access quét nội dung của tệp, đồng thời, đề xuất cách thức sắp xếp tệp. Nếu tệp sử dụng dấu tách để phân tách các trường, hãy đảm bảo rằng tùy chọn Phân tách được chọn. Nếu tệp chứa các trường có độ rộng cố định, hãy đảm bảo tùy chọn Độ rộng Cố định được chọn. Nếu bạn không rõ tệp của mình chứa trường có độ rộng cố định hay phân tách, xem mục trước, Chuẩn bị tệp nguồn.

   Lưu ý: Nếu tệp văn bản nguồn có chứa tab hoặc các ký tự đặc biệt khác thì tab hoặc các ký tự đó sẽ được trình bày trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản là các hộp nhỏ giữa các cột dữ liệu.

8. Bấm Tiếp theo.

   Thông tin trình hướng dẫn sẽ hiển thị tùy theo việc bạn chọn tùy chọn Phân tách hay tùy chọn Độ rộng Cố định.

   Phân tách

   Chọn hoặc xác định ký tự phân tách giá trị trường - Tab, Dấu chấm phẩy, Dấu phẩy, Dấu cách hoặc Khác. Nếu tệp sử dụng hạn định văn bản, trong hộp Hạn định Văn bản, chọn dấu ngoặc kép (") hoặc dấu ngoặc đơn ('). Nếu hàng đầu tiên của tệp nguồn có chứa tên trường, chọn hộp kiểm Hàng đầu tiên có chứa Tên Trường. Sau đó, bấm Tiếp theo.

   Độ rộng cố định

   Trình hướng dẫn sẽ hiển thị nội dung của tệp. Nếu Access phát hiện cấu trúc cột trong dữ liệu, Access sẽ đặt các đường dọc trong dữ liệu để phân tách trường. Xem lại cấu trúc được đề xuất bằng trình hướng dẫn, đồng thời, nếu cần thiết, làm theo hướng dẫn trên trang trình hướng dẫn để thêm, loại bỏ hoặc điều chỉnh các dòng. Sau đó, bấm Tiếp theo.

9. Nếu bạn chọn chắp thêm dữ liệu, hãy đi thẳng đến bước 13. Nếu bạn đang nhập dữ liệu vào bảng mới, hãy bấm Tiếp theo. Tại điểm này, bạn nên xem lại thuộc tính trường được hiển thị trong trình hướng dẫn.

   Lưu ý: Trang trình hướng dẫn mà bạn có thể xác định thông tin về trường bạn đang nhập không được hiển thị nếu bạn chắp thêm bản ghi vào bảng hiện có.

10. Bấm vào một cột trong nửa dưới của trang trình hướng dẫn để hiển thị các thuộc tính của trường tương ứng. Xem lại và thay đổi tên cũng như loại dữ liệu của trường đích, nếu bạn muốn.

    Access sẽ xem lại 25 hàng đầu tiên trong từng cột để đề xuất loại dữ liệu mặc định cho trường tương ứng. Nếu có các loại giá trị khác nhau, như giá trị văn bản và số ở 25 hàng đầu tiên trong một cột, trình hướng dẫn sẽ đề xuất loại dữ liệu tương thích với tất cả hoặc hầu hết các giá trị trong cột đó — thường là loại dữ liệu Văn bản. Mặc dù bạn có thể chọn loại dữ liệu khác nhưng hãy nhớ rằng các giá trị không tương thích với loại dữ liệu bạn chọn sẽ bị bỏ qua hoặc chuyển đổi không chính xác. Để biết thêm thông tin về cách sửa các giá trị thiếu hoặc không chính xác, xem mục Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác trong bảng đã nhập, ở phần sau trong bài viết này.

11. Để tạo chỉ mục trên trường, đặt Chỉ mục là Có. Để bỏ qua hoàn toàn cột nguồn, chọn hộp kiểm Không nhập trường (Bỏ qua). Sau đó, bấm Tiếp theo.

12. Nếu bản ghi đang được thêm vào bảng mới, trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn xác định khóa chính cho bảng đó. Nếu bạn chọn mục Cho phép Access thêm khóa chính, Access sẽ thêm trường Số Tự động làm trường đầu tiên trong bảng đích, đồng thời, tự động nhập với các giá trị ID duy nhất bắt đầu bằng 1. Bấm Tiếp theo.

    Lưu ý: Trang trình hướng dẫn mà bạn có thể xác định thông tin về trường bạn đang nhập không được hiển thị nếu bạn chắp thêm bản ghi vào bảng hiện có.

13. Access sẽ hiển thị trang cuối cùng của trình hướng dẫn. Nếu bạn đang nhập bản ghi vào bảng mới, hãy xác định tên của bảng đích. Trong hộp Nhập vào Bảng, nhập tên cho bảng. Nếu bảng đã tồn tại, sẽ có lời nhắc hỏi bạn có muốn ghi đè nội dung hiện có của bảng hay không. Bấm Có để tiếp tục hoặc Không để xác định tên khác cho bảng đích.

    Nút Nâng cao được dùng để làm gì?

    Nút Nâng cao trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản cho phép bạn tạo hoặc mở đặc tả nhập ở định dạng được các phiên bản trước đây của Access sử dụng. Trừ khi bạn có đặc tả nhập từ các phiên bản trước của Access (trước Access 2007), chúng tôi khuyên bạn không nên dùng nút Nâng cao. Thay vào đó, nếu bạn muốn lưu chi tiết của thao tác nhập này, bạn có thể tìm hiểu thêm về quy trình này trong mục tiếp theo.

14. Bấm Kết thúc để nhập dữ liệu.

    Access sẽ cố gắng nhập dữ liệu. Nếu có bất cứ dữ liệu nào được nhập, trình hướng dẫn sẽ hiển thị hộp thoại cho bạn biết trạng thái của thao tác nhập Ngược lại, nếu thao tác hoàn toàn không thành công, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi Đã xảy ra lỗi khi cố gắng nhập tệp.

15. Mở bảng đích trong dạng xem Biểu dữ liệu. So sánh dữ liệu trong bảng với tệp nguồn, đồng thời, đảm bảo rằng dữ liệu xuất hiện chính xác.

Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác nhập?

• Để biết thông tin về cách lưu chi tiết nhập vào đặc tả để sau này bạn có thể tái sử dụng, hãy xem bài viết Lưu chi tiết thao tác nhập hoặc xuất dưới dạng đặc tả.

• Để biết thông tin về cách chạy đặc tả nhập đã lưu, hãy xem bài viết Chạy thao tác nhập hoặc xuất đã lưu.

• Để biết thông tin về cách lên lịch chạy đặc tả vào thời điểm cụ thể, xem bài viết Lên lịch thao tác nhập hoặc xuất.

• Để biết thông tin về cách thay đổi tên đặc tả, xóa đặc tả hoặc cập nhật tên của tệp nguồn trong đặc tả, hãy xem bài viết Quản lý Tác vụ Dữ liệu.

Khắc phục sự cố các giá trị thiếu hoặc không chính xác trong bảng đã nhập

Nếu bạn thấy thông báo Đã xảy ra lỗi khi cố gắng nhập tệp thì thao tác nhập đã hoàn toàn không thành công. Ngược lại, nếu thao tác nhập hiển thị trang nhắc bạn lưu chi tiết của thao tác thì thao tác đó đã quản lý nhập toàn bộ hoặc một vài dữ liệu. Thông báo trạng thái cũng nêu tên bảng nhật ký lỗi có chứa mô tả về mọi lỗi xảy ra trong quá trình nhập.

Điều quan trọng cần lưu ý là ngay cả khi thông báo trạng thái cho biết thao tác thành công, bạn vẫn cần xem lại nội dung và các cấu trúc của bảng để đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác trước khi bắt đầu dùng bảng.

Mở bảng đích ở dạng xem Biểu dữ liệu để xem liệu tất cả dữ liệu đã được thêm vào bảng thành công hay chưa. Sau đó, bạn cần mở bảng ở cửa sổ Thiết kế để xem lại loại dữ liệu và cài đặt thuộc tính khác của trường.

Bảng sau đây mô tả các bước bạn có thể thực hiện để sửa chữa các giá trị thiếu hoặc không chính xác.

Ngoài ra, bạn có thể muốn xem lại bảng nhật ký lỗi từ trang cuối cùng của trình hướng dẫn trong dạng xem Biểu dữ liệu. Bảng có ba trường — Lỗi, Trường và Hàng. Mỗi hàng có chứa thông tin về lỗi cụ thể, đồng thời, nội dung của trường Lỗi sẽ giúp bạn khắc phục sự cố.

Hoàn thành danh sách chuỗi lỗi và gợi ý khắc phục sự cố

Đầu Trang

Liên kết đến tệp văn bản

Bạn sử dụng liên kết để kết nối với dữ liệu trong tệp khác mà không cần nhập dữ liệu — bằng cách làm như vậy, bạn có thể xem dữ liệu mới nhất trong cả chương trình gốc và trong tệp Access mà không cần tạo cũng như duy trì bản sao trong Access. Nếu bạn không muốn sao chép nội dung của tệp văn bản vào cơ sở dữ liệu Access nhưng lại muốn chạy truy vấn và tạo báo cáo dựa trên dữ liệu đó, bạn cần liên kết đến tệp văn bản, thay vì nhập.

Khi bạn liên kết đến tệp văn bản, Access sẽ tạo bảng mới liên kết với tệp nguồn. Mọi thay đổi bạn thực hiện với tệp nguồn sẽ được phản ánh trong bảng được liên kết, tuy nhiên, bạn sẽ không thể chỉnh sửa nội dung của bảng tương ứng trong Access. Nếu bạn muốn thay đổi nội dung hoặc cấu trúc dữ liệu, bạn nên mở tệp nguồn, rồi thực hiện các thay đổi trong đó.

Khắc phục giá trị #Num! và các giá trị không chính xác trong bảng đã liên kết

Ngay cả khi bạn thấy thông báo Liên kết bảng đã hoàn tất, bạn vẫn nên mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu để xác minh rằng toàn bộ hàng và cột hiển thị dữ liệu chính xác.

Nếu bạn thấy lỗi hoặc dữ liệu không chính xác ở bất cứ đâu trong bảng, hãy thực hiện thao tác khắc phục như mô tả trong bảng sau đây, rồi thử liên kết lại. Nhớ rằng bạn sẽ không thể thêm trực tiếp giá trị vào bảng được liên kết vì bảng đó có dạng chỉ đọc.

Đầu Trang