Outlook Cách tốt nhất: Viết email tuyệt vời

Trong bài viết này

• Việc cần làm

• Những điều không nên làm

• Cách sử dụng danh sách phân phối và nhóm liên hệ (DLs)

• Cách sử dụng chú thích tại chỗ

• Khi nào nên dùng Bcc

• Chuẩn bị cho kỳ nghỉ

Việc cần làm

Các quy tắc sau đây sẽ giúp email của bạn trông chuyên nghiệp và giúp thông điệp của bạn được bao gồm.

1. Đọc thư của bạn trước khi gửi đi.

2. Làm cho chủ đề có tính mô tả và hướng đến hành động. Ví dụ: "Người quản lý: Vui lòng gửi Ngày Họp Hội đồng của bạn" chứa cả tên nhóm và hành động để người nhận có thể nhanh chóng biết họ cần làm gì. Các tiền tố hữu ích khác bao gồm "Thông tin cho bạn:" và "Hành động Bắt buộc".

3. Nếu cần phải hành động, hãy nêu điều bạn muốn trên dòng Chủ đề.

4. Thay đổi chủ đề của thư nếu chủ đề của hội thoại thay đổi.

5. Giữ cho tất cả thư ngắn gọn và đúng trọng tâm.

6. Sắp xếp nội dung thư từ quan trọng nhất đến thấp nhất.

7. Cân nhắc việc in đậm thông tin quan trọng.

8. Đặt các mục hành động hoặc câu hỏi trên các dòng riêng biệt để chúng trở nên nổi bật và dễ nhận thấy.

9. In đậm tên của mọi người khi đặt câu hỏi. Ví dụ:"Ryan:Tình hình dự án thế nào?" Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2016 với Microsoft 365, hãy cân nhắc sử dụng @Mentions.

10. Giới hạn số người mà bạn gửi thư chỉ trong số những người cần đọc thư.

    • Đặt những người cần được thông báo trên dòng Cc.

    • Đặt những người cần phản hồi hoặc hành động trên dòng Tới.

11. Sử dụng chữ ký nếu thích hợp, nhưng giữ cho chữ ký của bạn đơn giản, ngắn gọn, chuyên nghiệp và nếu có thể thì không có đồ họa.

12. Nếu bạn muốn nhận phản hồi ngay lập tức, thì đừng gửi email. Điện thoại gửi tin nhắn tức thời.

13. Nếu bạn đang tham gia hội thoại email có hơn 10 thư mà không có giải pháp, hãy xem xét việc gọi điện hoặc thiết lập cuộc họp để thảo luận về vấn đề. Email không phải lúc nào cũng là phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề phức tạp.

14. Xác nhận những thư yêu cầu phản hồi chi tiết hơn. Nếu bạn đang quá bận nên không thể phản hồi đầy đủ ngay lập tức, hãy báo cho người gửi rằng bạn đang xem xét vấn đề và sẽ phản hồi vào một thời điểm hoặc ngày nhất định. Gắn cờ cho thưđể nhắc bạn trả lời sau.

15. Thận trọng khi sử dụng mức quan trọng cao ( ) một cách thận trọng.

    Lưu ý: Ngay cả khi bạn đã thiết lập một quy tắc gửi bị trì hoãn, việc đánh dấu thư bằng mức quan trọng cao sẽ khiến cho thư được gửi đi ngay lập tức.

16. Nếu bạn đang đặt câu hỏi và có một vài người có thể trả lời, hãy chọn chỉ một người thay vì gửi câu hỏi của bạn cho một nhóm.

Điểm mấu chốt để viết thư email tốt là đồng cảm với người nhận.

Theo dõi: Gắn cờ khi gửi

Khi bạn gửi thư cho ai đó mà bạn cần phản hồi từ họ, hãy làm như sau:

1. Gắn cờ chính bạn vào thư khi gửi.

2. Thay đổi tên của nhiệm vụ email được gắn cờ trong Thanh To-Do để bắt đầu với Theo dõi.

3. Đánh dấu thư bằng thể loại @Đang đợi.

Khi bạn thực hiện ba bước này, bạn biết rằng hành động tiếp theo của mình là gửi một thư khác hoặc tìm thư trả lời.

Mẹo    Việc tự nhắc mình gửi một thư khác thường sẽ hiệu quả hơn gắn cờ người nhận vào thư. Tương tự, khi bạn hứa làm điều gì đó trong thư, hãy gắn cờ chính bạn vào thư để bạn có một nhiệm vụ trong Thanh Việc Cần Làm để nhắc nhở mình.

Đầu trang

Những điều không nên làm

1. Không dùng mẫu nền thư.

2. Không bao gồm người quản lý của bạn trong mọi thư bạn gửi đi.

3. Không gửi thư khi tức giận. Tốt hơn nên viết thư, lưu thư vào thư mục thư nháp của bạn rồi xem lại sau.

4. Không mong chờ phản hồi nhanh khi gửi thư dài (hơn hai đoạn văn).

5. Không gửi thư theo dõi trong vòng không quá một ngày sau thư đầu tiên. Nếu bạn không nhận phản hồi kịp thời, hãy thử sử dụng điện thoại hoặc nhắn tin tức thời.

6. Không sử dụng thư báo đã đọc hoặc thư báo chuyển phát trên mọi thư bạn gửi. Chỉ sử dụng chúng nếu bạn không chắc chắn liệu người nhận có nhận được thư hay không.

7. Không đính kèm cờ hoặc mức độ quan trọng mỗi thư bạn gửi. Người nhận sẽ bỏ qua chúng.

8. Không sử dụng CAPS TOÀN BỘ.

9. Không gửi phần đính kèm — thay vào đó hãy gửi nối kết.

10. Không mở rộng danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ. Việc mở rộng danh sách phân phối khiến thư khó đọc hơn và đi vào các thư mục thư không đúng.

11. Không châmhâm. Sự hài hước của bạn có thể bị hiểu nhầm.

12. Không ghi nội dung mà bạn không muốn mọi người trong công ty đọc được. Bạn không bao giờ biết được thư email của mình sẽ đi đến đâu.

13. Không sử dụng phông chữ uốn cong hoặc có tính nghệ thuật cao khó đọc.

14. Không sử dụng phông màu đỏ, vì phông này có thể khó đọc và có thể được diễn giải là có tính chỉ trích.

15. Không gửi Trả lời Cho Tất cả cho một danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ yêu cầu được loại bỏ. Tuyệt đối.

Đầu trang

Quy tắc cho nhóm liên hệ và danh sách phân phối (DLs)

• Nếu bạn đang phản hồi cho một nhóm liên hệ lớn, hãy làm theo tất cả những việc nên làm của email và Không nên làm.

• Nếu bạn cần biết thêm thông tin từ một cá nhân hoặc đang điều tra vấn đề một cách riêng lẻ, hãy phản hồi cho toàn bộ danh sách phân phối để báo cho mọi người biết rằng bạn đang phản hồi rồi trả lời riêng biệt cho từng cá nhân. Hãy nhớ phản hồi danh sách phân phối sau khi vấn đề được giải quyết bằng giải pháp. Làm như vậy cho phép người khác tham chiếu đến giải pháp trong danh sách phân phối.

Cách chuyển hướng mọi người

Nếu ai đó gửi thư đến danh sách phân phối mà bạn là thành viên và người khác hoặc danh sách phân phối khác nên trả lời thư, hãy làm như sau:

1. Trả lời với danh sách gửi thư hoặc người chính xác trên dòng Tới.

2. Gửi thư trả lời đến đúng danh sách phân phối hoặc người.

3. Không đặt danh sách gửi thư gốc trên dòng Bcc vì thư của bạn sẽ không được quy tắc của người khác lọc. Thay vào đó, hãy đặt danh sách phân phối trên dòng Tới hoặc Cc.

Cách được loại bỏ khỏi DL

Nếu bạn nhận được thư từ một danh sách phân phối mà bạn không muốn có mặt, hãy gửi thư đến người quản trị mạng của bạn hoặc đến chủ sở hữu của danh sách phân phối và yêu cầu được loại bỏ. Không trả lời cho toàn bộ danh sách phân phối. Để tìm chủ sở hữu của danh sách DL, hãy bấm đúp vào tên danh sách phân phối.

Đầu trang

Cách sử dụng chú thích tại chỗ

Thêm chú thích tại cơ sở vào email mà bạn nhận là một cách thuận tiện để trả lời các câu hỏi và phản hồi trực tiếp về vấn đề. Cách thực hành tốt nhất được cho là nên làm như sau:

1. Trong thư của bạn, đề cập rằng bạn đang chú thích tại chỗ. Chẳng hạn, hãy ghi "Xem chú thích bổ sung bên dưới."

2. Phân biệt văn bản của bạn với thư gốc. Một số gợi ý bao gồm:

   • Thay đổi màu phông chữ

   • Tên hoặc tên viết tắt của bạn đang chờ xử lý trước trong dấu ngoặc vuông, ví dụ: [Melissa], [MM]

   • Thay đổi phông chữ thành in đậm, in đậm hoặc cả hai

3. Không xóa bất kỳ nội dung nào bạn không viết.

Đầu trang

Khi nào nên dùng Bcc

Dùng tính năng Bcc để loại bỏ mọi người khỏi hội thoại email khi bạn cho rằng họ không còn cần email bổ sung hoặc nếu chủ đề hội thoại đã thay đổi.

Ví dụ, nếu bạn là một trong năm người nhận câu hỏi và bạn muốn trả lời nó, hãy chuyển bốn người còn lại vào dòng Bcc và tuyên bố điều gì đó chẳng hạn như "Bcc Joe, Jeff, James và Jennifer. Đây là câu trả lời..." Sau đó các thư trong tương lai sẽ chỉ bao giờ giữa bạn và người gửi ban đầu.

Không dùng Bcc để cho bên thứ ba (chẳng hạn như người quản lý của bạn) biết về thư nhạy cảm. Người nhận Bcc có thể không nhận ra rằng họ đã nhận thư Bcc và có thể trả lời cho tất cả mọi người, tiết lộ rằng họ đã nhận được Bcc. Điều này có thể bị coi là hành vi lén lút về phía bạn.

Thay vì sử dụng Bcc để thông báo cho bên thứ ba về vấn đề, hãy chuyển tiếp thư sau khi bạn gửi đi.

Đầu trang

Chuẩn bị cho kỳ nghỉ

Nếu bạn đang sử dụng Outlook với tài khoản Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com hoặc Live.com hay tài khoản Microsoft Exchange thì bạn có thể thiết lập thông báo ngoài văn phòng để cho mọi người trong tổ chức biết rằng bạn đã biến mất.

Cách thực hành tốt nhất, hãy làm theo lời khuyên trong mục Thêm thời gian rời khỏi văn phòng vào lịch Outlook đồng nghiệp.

Nếu bạn hoặc người quản trị của bạn đã tạo lịch nghỉ phép chung, hãy đảm bảo đăng kỳ nghỉ của bạn ở đó. Nếu mọi người đều đang sử dụng lịch dùng chung, bạn không cần phải gửi yêu cầu họp riêng biệt để báo cho mọi người biết bạn đang đi nghỉ như bài viết đã đề cập trước đó, nhưng thông điệp email có thể đóng vai trò như một lời nhắc hay.

Về tác giả

Patricia Eddy là người viết nội dung khách hàng tiềm năng cho Outlook nền. Cô là đồng nghiệp của Outlook MVP và là tác giả của một số sách về phiên bản rất cũ của Outlook. Cô sống ở Seattle, nơi cô thích đọc và chơi ghi-ta.

Đầu trang