Phương pháp tốt nhất trong Outlook: viết email tuyệt vời

Phương pháp tốt nhất trong Outlook: viết email tuyệt vời

Trong bài viết này

Hệ điều hành DOS

Các quy tắc sau đây sẽ giúp các email của bạn trông chuyên nghiệp và nhận được thông báo của bạn qua.

  1. Đọc thư của bạn trước khi gửi đi.

  2. Làm cho chủ đề có tính mô tả và hướng đến hành động. Ví dụ: "người quản lý: xin vui lòng gửi ngày rút lui ban của bạn" chứa cả tên của nhóm và một hành động để người nhận có thể nhanh chóng biết những gì họ cần làm. Các tiền tố hữu ích khác bao gồm "FYI:" và "hành động bắt buộc".

  3. Nếu cần phải có hành động, hãy nêu rõ những điều bạn muốn trên dòng chủ đề.

  4. Thay đổi chủ đề của thư nếu chủ đề của hội thoại thay đổi.

  5. Giữ cho tất cả thư ngắn gọn và đúng trọng tâm.

  6. Sắp xếp nội dung thư của bạn từ quan trọng nhất đến tối thiểu.

  7. Hãy xem xét việc in đậm thông tin quan trọng.

  8. Đặt các mục hành động hoặc câu hỏi trên các đường riêng biệt để chúng nổi bật và nhận thấy.

  9. In đậm tên mọi người khi đặt câu hỏi. Ví dụ: "Ryan: trạng thái của dự án là gì?" Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2016 với Microsoft 365, hãy cân nhắc việc sử dụng @Mentions.

  10. Giới hạn số lượng người mà bạn gửi thư cho những người cần đọc.

    • Đặt những người cần được thông báo trên dòng CC .

    • Đặt những người cần trả lời hoặc thực hiện hành động trên dòng tới .

  11. Sử dụng chữ ký khi thích hợp, nhưng giữ cho chữ ký của bạn đơn giản, ngắn, chuyên nghiệp và nếu có thể, miễn phí đồ họa.

  12. Nếu bạn muốn phản hồi ngay lập tức, đừng gửi email. Điện thoại hoặc gửi tin nhắn tức thời.

  13. Nếu bạn đang ở trên một hội thoại email có hơn 10 thư mà không có giải pháp, hãy cân nhắc việc gọi hoặc thiết lập cuộc họp để thảo luận về vấn đề này. Email không phải luôn luôn là phương tiện hiệu quả để giải quyết các vấn đề phức tạp.

  14. Xác nhận những thư yêu cầu phản hồi chi tiết hơn. Nếu bạn đang quá bận nên không thể phản hồi đầy đủ ngay lập tức, hãy báo cho người gửi rằng bạn đang xem xét vấn đề và sẽ phản hồi vào một thời điểm hoặc ngày nhất định. Gắn cờ cho thưđể nhắc mình để trả lời sau.

  15. Sử dụng tầm quan trọng cao ( Biểu tượng Mức quan trọng Cao trong Outlook ) không ít.

    Lưu ý: Ngay cả khi bạn đã thiết lập quy tắc gửi chậm trễ, hãy đánh dấu thư có tầm quan trọng cao khiến nó được gửi ngay lập tức.

  16. Nếu bạn đang đặt câu hỏi và có một vài người có thể phản hồi, hãy chọn chỉ một người thay vì gửi câu hỏi của bạn đến một nhóm.

Chìa khóa để viết email tốt là để empathize với người nhận của bạn.

Theo dõi: Gắn cờ khi gửi

Khi bạn gửi thư cho ai đó mà bạn cần phản hồi từ họ, hãy làm như sau:

  1. Gắn cờ cho chính bạn khi gửi.

  2. Thay đổi tên của tác vụ email được gắn cờ trong thanh việc cần làm để bắt đầu theo dõi.

  3. Đánh dấu thư bằng thể loại @Đang đợi.

Khi bạn thực hiện ba bước này, bạn biết rằng hành động tiếp theo của bạn là gửi một thư khác hoặc tìm kiếm phản hồi.

Mẹo    Việc tự nhắc mình gửi một thư khác thường sẽ hiệu quả hơn gắn cờ người nhận vào thư. Tương tự, khi bạn hứa làm điều gì đó trong thư, hãy gắn cờ chính bạn vào thư để bạn có một nhiệm vụ trong Thanh Việc Cần Làm để nhắc nhở mình.

Đầu trang

Điều nên tránh

  1. Không sử dụng mẫu nền thư.

  2. Không bao gồm người quản lý của bạn trên mọi thư bạn gửi.

  3. Không gửi tin nhắn khi bạn đang tức giận. Tốt hơn nên viết thư, lưu thư vào thư mục thư nháp của bạn rồi xem lại sau.

  4. Đừng mong đợi phản hồi nhanh khi gửi tin nhắn dài (hơn hai đoạn văn).

  5. Không gửi thư theo dõi dưới một ngày sau khi thư đầu tiên. Nếu bạn không nghe thấy trở lại một cách kịp thời, hãy thử sử dụng điện thoại hoặc nhắn tin tức thời.

  6. Không sử dụng biên nhận đã đọc hoặc biên nhận chuyển phát trên mỗi thư bạn gửi. Chỉ sử dụng chúng nếu bạn không chắc chắn liệu người nhận có nhận được thư hay không.

  7. Không đính kèm cờ hoặc Biểu tượng Mức quan trọng Cao trong Outlook tầm quan trọng cao cho mọi thư bạn gửi. Người nhận sẽ bỏ qua chúng.

  8. Không sử dụng tất cả các mũ.

  9. Không gửi phần đính kèm — gửi liên kết thay vào đó.

  10. Không bung rộng danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ. Mở rộng danh sách phân phối giúp thư khó đọc hơn và khiến họ đi vào các thư mục thư không đúng.

  11. Không sử dụng mỉa mai. Hài hước của bạn có thể bị hiểu lầm.

  12. Bạn không nên viết nội dung nào mà bạn không muốn mọi người trong công ty của bạn đọc. Bạn không bao giờ biết thông điệp email của bạn có thể kết thúc.

  13. Không sử dụng các phông chữ nghệ thuật có tính kiềm chế hoặc rất khó đọc.

  14. Không sử dụng phông chữ màu đỏ, vì họ rất khó đọc và có thể được hiểu là quan trọng.

  15. Không gửi trả lời cho tất cả vào danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ yêu cầu loại bỏ. Tuyệt đối.

Đầu trang

Các quy tắc cho nhóm liên hệ và danh sách phân phối (các)

  • Nếu bạn đang trả lời một nhóm liên hệ lớn, hãy làm theo tất cả các hệ điều hành email và tránh điều này.

  • Nếu bạn cần thêm thông tin từ một cá nhân hoặc đang điều tra sự cố riêng biệt, hãy trả lời toàn bộ danh sách phân phối để cho mọi người biết rằng bạn đang phản hồi và sau đó trả lời riêng lẻ. Đảm bảo bạn trả lời danh sách phân phối sau khi giải quyết vấn đề này.Làm như vậy cho phép độ phân giải được người khác tham chiếu vào danh sách phân phối.

Cách chuyển hướng mọi người

Nếu ai đó gửi thư đến một danh sách phân phối mà bạn là thành viên và thư sẽ được trả lời tốt hơn bởi một người khác hoặc một danh sách phân phối khác, hãy thực hiện như sau:

  1. Trả lời cùng với danh sách phân phối chính xác hoặc người trên dòng tới .

  2. Có trả lời được gửi đến đúng danh sách phân phối hoặc cá nhân.

  3. Không đặt danh sách phân phối ban đầu trên dòng Bcc vì thư của bạn sẽ không được lọc theo quy tắc của người khác. Thay vào đó, hãy rời khỏi danh sách phân phối trên dòng đến hoặc CC .

Làm thế nào để loại bỏ khỏi DL

Nếu bạn nhận được thư từ danh sách phân phối mà bạn không muốn bật, hãy gửi thư đến người quản trị mạng của bạn hoặc đến chủ sở hữu danh sách phân phối và yêu cầu loại bỏ. Không trả lời toàn bộ danh sách phân phối. Để tìm chủ sở hữu danh sách DL, hãy bấm đúp vào tên danh sách phân phối.

Đầu trang

Cách sử dụng chú thích tại chỗ

Thêm chú thích nội tuyến vào email bạn nhận được là cách thuận tiện để trả lời các câu hỏi và phản hồi trực tiếp đến các vấn đề. Nó được xem là cách thực hành tốt nhất để thực hiện các thao tác sau:

  1. Trong thư của bạn, đề cập rằng bạn đang chú thích tại chỗ. Chẳng hạn, hãy ghi "Xem chú thích bổ sung bên dưới."

  2. Phân biệt văn bản của bạn với thư gốc. Một số gợi ý bao gồm:

    • Thay đổi màu phông chữ

    • Trước khi chờ tên hoặc tên tắt của bạn trong dấu ngoặc vuông, ví dụ: [Melissa], [MM]

    • Thay đổi phông chữ thành nghiêng hoặc đậm hoặc cả hai

  3. Không xóa bất kỳ điều gì bạn không viết.

Hình ảnh

Đầu trang

Khi nào nên dùng Bcc

Sử dụng tính năng Bcc để loại bỏ người khỏi cuộc hội thoại email khi bạn cho rằng họ không còn cần thêm email hoặc nếu chủ đề hội thoại đã thay đổi.

Ví dụ, nếu bạn là một trong năm người nhận được một câu hỏi và bạn muốn trả lời nó, hãy di chuyển bốn người kia vào dòng Bcc và nội dung giống như "Bcc'ing Joe, Jeff, James và Jennifer. Đây là câu trả lời... " Các thư trong tương lai sau đó sẽ chỉ nằm giữa bạn và người gửi ban đầu.

Không sử dụng Bcc để cho phép một bên thứ ba (chẳng hạn như người quản lý của bạn) biết về một thông điệp nhạy cảm. Người nhận Bcc có thể không nhận ra rằng họ đã nhận được Bcc và có thể phản hồi với mọi người, phơi bày rằng họ đã nhận được Bcc. Điều này có thể đi qua như hành vi lén lút trên phần của bạn.

Thay vì sử dụng Bcc để thông báo cho một bên thứ ba về sự cố, hãy chuyển tiếp thư sau khi bạn gửi đi.

Đầu trang

Chuẩn bị cho kỳ nghỉ

Nếu bạn đang dùng Outlook với Microsoft 365, tài khoản Outlook.com, Hotmail.com hoặc Live.com hoặc tài khoản Microsoft Exchange, bạn có thể thiết lập thông báo vắng mặt để cho phép mọi người trong tổ chức của bạn biết rằng bạn đã đi vắng.

Như một cách tốt nhất, hãy làm theo những lời khuyên trong phần thêm thời gian ra khỏi Office với lịch Outlook của đồng nghiệp.

Nếu bạn hoặc người quản trị đã tạo lịch kỳ nghỉ được chia sẻ, hãy đảm bảo bạn đã đăng nhập kỳ nghỉ ở đó. Nếu mọi người đang dùng lịch dùng chung, bạn không cần gửi một yêu cầu họp riêng biệt để cho mọi người biết bạn đang vắng mặt, khi bài viết được tham chiếu trước đó, nhưng một thông điệp email có thể hoạt động như lời nhắc tốt.

Về tác giả

Patricia Eddy là người viết nội dung dẫn hướng cho Outlook. Patricia Eddy là người viết nội dung đầu tiên cho Outlook trên máy tính. Cô ấy là một MVP cũ và là tác giả của một vài cuốn sách trên các phiên bản cũ của Outlook. Cô ấy sống tại Seattle, nơi cô thích đọc và chơi guitar.

Đầu trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×