Cho dù bạn bắt đầu từ mẫu Microsoft hay cập nhật một mẫu của riêng mình, các công cụ tích hợp sẵn của Word sẽ giúp bạn cập nhật mẫu cho phù hợp với nhu cầu của mình. Để cập nhật mẫu, hãy mở tệp, thực hiện những sửa đổi mà bạn muốn và sau đó lưu mẫu.
-
Trên tab Tệp , chọn Mở.
-
Bấm đúp vào PC này. (Trong Word 2013, bấm đúp vào Máy tính).
-
Duyệt đến thư mục Mẫu Office Tùy chỉnh bên dưới Tài liệu của Tôi.
-
Chọn mẫu của bạn, rồi chọn Mở.
-
Thực hiện thay đổi bạn muốn, rồi lưu và đóng mẫu.
Thêm các khối dựng vào một mẫu
Khối dựng là những mẩu nội dung tái sử dụng được hoặc một số bộ phận của tài liệu vốn được lưu giữ trong thư viện để có thể truy nhập và tái sử dụng bất kỳ lúc nào. Bạn cũng có thể lưu các khối dựng và phân bổ chúng kèm với các mẫu.
Ví dụ, bạn có thể tạo một mẫu báo cáo cung cấp cho người dùng mẫu hai loại thư giới thiệu để chọn khi họ tạo báo cáo cho riêng mình dựa trên mẫu của bạn.
Thêm các điều khiển nội dung vào một mẫu
Làm cho mẫu trở nên linh hoạt bằng cách thêm và cấu hình các điều khiển nội dung, chẳng hạn như điều khiển văn bản có định dạng, ảnh, danh sách thả xuống hoặc bộ chọn ngày.
Ví dụ, bạn có thể tạo một mẫu có bao gồm một danh sách thả xuống. Nếu bạn cho phép chỉnh sửa danh sách thả xuống, người khác có thể thay đổi tùy chọn danh sách để đáp ứng nhu cầu của họ.
Lưu ý: Nếu không sẵn dùng các điều khiển nội dung, có lẽ bạn đã mở tài liệu hay mẫu vốn được tạo ra từ phiên bản Word cũ hơn. Để sử dụng điều khiển nội dung, bạn phải chuyển đổi tài liệu sang định dạng tệp Word 2013, Để thực hiện điều đó, hãy đi tới tab Tệp, chọn Thông tin, rồi chọn Chuyển đổi. Chọn OK khi hoàn tất. Sau khi bạn chuyển đổi tài liệu hay mẫu đó, hãy lưu nó lại.
Để thêm điều khiển, bạn sử dụng tab Nhà phát triển trên dải băng. Nếu bạn cần thêm tab Nhà phát triển , đây là cách thực hiện.
-
Trên tab Tệp, chọn Tùy chọn, rồi chọn Tùy chỉnh Dải băng.
-
Trong phần Tùy chỉnh Ribbon, hãy chọn Tab Chính.
-
Trong danh sách, chọn hộp kiểm Nhà phát triển, rồi chọn OK.
Thêm các điều khiển nội dung
Trên tab Nhà phát triển, chọn 
Chèn một điều khiển văn bản vào chỗ người dùng có thể nhập văn bản
Trong điều khiển nội dung văn bản có định dạng, người dùng có thể định dạng văn bản là đậm hoặc nghiêng và họ có thể gõ nhiều đoạn văn. Nếu bạn muốn hạn chế những nội dung mà người dùng thêm vào, hãy chèn điều khiển nội dung văn bản thuần túy.
-
Trong tài liệu, hãy chọn vị trí bạn muốn chèn điều khiển.
-
Trên tab Nhà phát triển, chọn Điều
Chèn điều khiển hình ảnh
-
Chọn vị trí bạn muốn chèn điều khiển.
-
Trên tab Nhà phát triển, chọn
Chèn hộp tổ hợp hoặc danh sách thả xuống
Trong hộp tổ hợp, người dùng có thể chọn từ danh sách các lựa chọn do bạn cung cấp hoặc họ có thể gõ thông tin riêng của mình. Trong danh sách thả xuống, người dùng chỉ có thể chọn từ danh sách các lựa chọn.
-
Trên tab Nhà phát triển, chọn
-
Chọn điều khiển nội dung, rồi chọn Thuộc
-
Để tạo danh sách các lựa chọn, hãy chọn Thêm bên dưới Thuộc tính Hộp Tổ hợphoặc Thuộc tính Danh sách Thả xuống.
-
Nhập một lựa chọn vào hộp Tên Hiển thị, chẳng hạn như Có, Không hoặc Có thể. Hãy lặp lại bước này cho đến khi tất cả các lựa chọn đều có trong danh sách thả xuống.
-
Điền vào bất kỳ thuộc tính nào khác bạn muốn.
Lưu ý: Nếu bạn chọn hộp kiểm Không thể sửa nội dung , người dùng sẽ không thể chọn lựa chọn..
Chèn nút chọn ngày
-
Chọn vị trí bạn muốn chèn điều khiển bộ chọn ngày.
-
Trên tab Nhà phát triển, hãy chọn
Chèn hộp kiểm
-
Chọn vị trí bạn muốn chèn điều khiển hộp kiểm.
-
Trên tab Nhà phát triển, chọn nút Điều
Chèn điều khiển thư viện khối dựng
Bạn có thể dùng điều khiển khối dựng khi bạn muốn mọi người có thể chọn một khối văn bản cụ thể.
Ví dụ, điều khiển khối dựng sẽ hữu ích nếu bạn đang thiết lập mẫu hợp đồng và bạn cần thêm văn bản thảo sẵn khác tùy thuộc vào các yêu cầu cụ thể của hợp đồng. Bạn có thể tạo điều khiển nội dung văn bản có định dạng cho mỗi phiên bản văn bản thảo sẵn, sau đó bạn có thể dùng điều khiển khối dựng làm bộ chứa để quản lý nội dung văn bản có định dạng.
Bạn cũng có thể dùng điều khiển khối dựng trong biểu mẫu.
-
Chọn vị trí bạn muốn chèn điều khiển.
-
Trên tab Nhà phát triển, chọn Tùy
-
Chọn điều khiển nội dung để chọn.
-
Trên tab Nhà phát triển, chọn Thuộc tính trong nhóm Điều khiển.
-
Chọn Bộ sưu tập và Thể loại cho các khối dựng mà bạn muốn làm cho sẵn dùng trong điều khiển khối dựng.
Đặt hoặc thay đổi thuộc tính cho điều khiển nội dung
-
Chọn điều khiển nội dung, rồi chọn Thuộc tính trong nhóm Điều khiển.
-
Trong hộp thoại Thuộc tính Điều khiển Nội dung, hãy chọn xem điều khiển nội dung đó có thể xóa đi hay có thể chỉnh sửa được khi người khác dùng mẫu của bạn.
-
Để giữ một vài điều khiển nội dung hoặc thậm chí một vài đoạn văn bản với nhau, hãy chọn các điều khiển hoặc văn bản, rồi chọn
Ví dụ, có lẽ bạn có một tuyên bố miễn trừ trách nhiệm dài ba đoạn văn. Nếu bạn dùng lệnh Nhóm để nhóm lại ba đoạn văn này, thì phần miễn trừ dài ba đoạn văn này không thể chỉnh sửa được và chỉ có thể xóa được dưới dạng một nhóm.
Thêm văn bản hướng dẫn vào mẫu
Văn bản hướng dẫn có thể nâng cao tính khả dụng của mẫu mà bạn tạo ra. Bạn có thể thay đổi văn bản hướng dẫn mặc định trong điều khiển nội dung.
Để tùy chỉnh văn bản hướng dẫn mặc định cho những người dùng mẫu, bạn hãy làm như sau:
-
Trên tab Nhà phát triển, chọn
-
Chọn điều khiển nội dung mà bạn muốn sửa đổi văn bản hướng dẫn chỗ dành sẵn.
-
Sửa văn bản chỗ dành sẵn và định dạng văn bản đó theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
-
Trên tab Nhà phát triển, chọn
Thêm bảo vệ vào mẫu
Bạn có thể thêm bảo vệ vào từng điều khiển nội dung trong một mẫu nhằm giúp ngăn chặn người khác xóa hay chỉnh sửa một điều khiển nội dung cụ thể hay một nhóm điều khiển, hoặc bạn có thể giúp bảo vệ toàn bộ nội dung mẫu bằng mật khẩu.
Thêm bảo vệ vào các phần trong mẫu
-
Mở mẫu mà bạn muốn thêm chức năng bảo vệ.
-
Chọn điều khiển nội dung mà bạn muốn hạn chế thay đổi.
Mẹo: Chọn nhiều điều khiển bằng cách nhấn và giữ phím CTRL trong khi bạn chọn các điều khiển.
-
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển , chọn Nhóm trong nhóm Điều khiển, rồi chọn Lại nhóm .
-
Trên tab Nhà phát triển, chọn Thuộc tính trong nhóm Điều khiển.
-
Trong hộp thoại Thuộc tính Điều khiển Nhóm, bên dưới Khóa, hãy thực hiện một trong những việc sau:
-
Chọn hộp kiểm Không thể xóa điều khiển nội dung, cho phép chỉnh sửa nội dung của điều khiển nhưng không thể xóa chính điều khiển đó ra khỏi mẫu hay tài liệu dựa trên mẫu đó.
-
Chọn hộp kiểm Không thể sửa điều khiển nội dung, cho phép bạn xóa được điều khiển nhưng không cho phép bạn sửa nội dung trong điều khiển.
-
Dùng thiết đặt này khi bạn muốn bảo vệ văn bản nếu có bao gồm văn bản này. Ví dụ, nếu bạn thường đưa vào một tuyên bố miễn trừ trách nhiệm, bạn có thể giúp đảm bảo cho văn bản luôn không đổi, và bạn có thể xóa phần tuyên bố này đối với những tài liệu không cần đến.
Gán mật khẩu cho mẫu
Để gán mật khẩu cho tài liệu sao cho chỉ người xem lại vốn đã biết mật khẩu mới có thể loại bỏ được phần bảo vệ này, hãy làm như sau:
-
Mở mẫu mà bạn muốn gán mật khẩu.
-
Trên tab Xem lại , chọn Tùy
-
Trong Bắt đầu thực thi, chọn Có, Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ.
-
Nhập một mật khẩu trong hộp Nhập mật khẩu mới (tùy chọn), và sau đó xác nhận mật khẩu.
Quan trọng: Nếu bạn chọn không dùng mật khẩu, bất kỳ ai cũng có thể thay đổi các hạn chế chỉnh sửa của bạn.
Hãy dùng mật khẩu mạnh bao gồm chữ viết thường hoặc viết hoa, số và biểu tượng. Mật khẩu yếu không phối hợp các yếu tố này. Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải dài ít nhất 8 ký tự. Nói chung, mật khẩu càng dài thì càng bảo mật.
Cảnh báo: Điều quan trọng là bạn cần nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu của mình, Microsoft không thể truy xuất lại mật khẩu đó. Hãy lưu giữ mật khẩu mà bạn viết ra ở một nơi an toàn, cách xa thông tin mà mật khẩu đó bảo vệ.
