Sử dụng bộ đọc màn hình để xây dựng biểu thức trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Trong chủ đề này

• Tạo trường được tính toán trong truy vấn

• Đặt giá trị mặc định cho trường bảng

• Thêm quy tắc xác thực vào trường bảng hoặc bản ghi

• Thêm thông báo xác thực vào trường bảng hoặc bản ghi

Tạo trường được tính toán trong truy vấn

Bằng cách thêm trường được tính toán vào truy vấn, bạn có thể hiển thị kết quả của một phép tính sử dụng các trường khác trong truy vấn.

Để thêm trường được tính toán:

1. Mở truy vấn bạn muốn thêm trường được tính toán vào ngăn Dẫn hướng.

2. Nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Status bar" (Thanh trạng thái), theo sau là dạng xem hiện hoạt.

3. Nhấn phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Design view" (Dạng xem thiết kế), rồi nhấn Enter. Tiêu điểm sẽ trở về ô trống đầu tiên trên hàng Trường của truy vấn trong dạng xem Thiết kế.

4. Trong ô trống, viết phương trình bạn muốn hiển thị trong trường tính toán. Trước tiên, hãy nhập tên cho trường, theo sau là dấu hai chấm, sau đó nhập biểu thức có kết quả bạn muốn hiển thị trong trường đó. Ví dụ: để tạo một trường có tên là "Tổng" hiển thị tổng các trường có tên là "Giá" và "Thuế", hãy viết : Tổng: [Giá] + [Thuế].

Đặt giá trị mặc định cho trường bảng

Bạn có thể sử dụng biểu thức để chỉ định giá trị mặc định cho trường trong bảng – giá trị mà Access sử dụng cho bản ghi mới trừ khi cung cấp giá trị khác.

1. Mở bảng bạn muốn trong ngăn Dẫn hướng.

2. Nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Status bar" (Thanh trạng thái), theo sau là dạng xem hiện hoạt.

3. Nhấn phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Datashwet view" (Dạng xem dữ liệu), rồi nhấn Enter. Tiêu điểm sẽ trở về bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu.

4. Để dẫn hướng đến trường bạn muốn thêm giá trị mặc định, nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy "Column" (Cột), theo sau là tên trường bạn muốn.

5. Để mở Bộ dựng Biểu thức cho giá trị mặc định của trường, nhấn Alt+J, B, V, D.

6. Nhập biểu thức cho giá trị mặc định. Ví dụ: để thêm giá trị mặc định là 4 cho một trường, hãy nhập =4.

   Lưu ý: Bạn phải bắt đầu biểu thức bằng dấu bằng (=).

7. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.

Thêm quy tắc hợp lệ vào trường bảng hoặc bản ghi

Trong bảng, có hai loại quy tắc xác thực: quy tắc xác thực trường (ngăn không cho người dùng nhập dữ liệu xấu vào một trường đơn) và quy tắc hợp lệ bản ghi (ngăn không cho người dùng tạo bản ghi không đáp ứng quy tắc hợp lệ). Bạn sử dụng biểu thức cho cả hai loại quy tắc hợp lệ.

Để thêm quy tắc hợp lệ:

1. Mở bảng bạn muốn trong ngăn Dẫn hướng.

2. Nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Status bar" (Thanh trạng thái), theo sau là dạng xem hiện hoạt.

3. Nhấn phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Dataset view" (Dạng xem tập dữ liệu), rồi nhấn Enter. Tiêu điểm sẽ trở về bảng trong dạng xem Tập dữ liệu.

4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

   • Để mở bộ dựng biểu thức cho quy tắc hợp lệ trường, dẫn hướng đến trường bạn muốn bằng cách nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy "Column" (Cột), theo sau là tên trường. Sau đó, nhấn Alt+J, B, V, A, F.

   • Để mở bộ dựng biểu thức cho quy tắc xác thực bản ghi, nhấn Alt+J, B, V, A, R.

5. Nhập tiêu chí bạn muốn. Ví dụ: để đảm bảo rằng giá trị của trường là 10 trở lên, hãy nhập tiêu chí> 9 vào bộ dựng biểu thức.

   Lưu ý: Biểu thức quy tắc xác thực là Boolean, có nghĩa là các biểu thức cho ra kết quả True hoặc False đối với mọi giá trị đầu vào được cung cấp. Quy tắc xác thực phải là True đối với giá trị hoặc Access không lưu đầu vào và hiển thị thông báo xác thực cho biết lỗi.

6. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.

Thêm thông báo xác thực vào trường bảng hoặc bản ghi

Để giúp cho cơ sở dữ liệu dễ sử dụng hơn, bạn có thể nhập thông báo xác thực tùy chỉnh. Những thông báo này thay thế thông báo chung Access hiển thị khi dữ liệu không khớp với quy tắc xác thực. Bạn có thể sử dụng thông báo xác thực tùy chỉnh để cung cấp thông tin cụ thể giúp người dùng nhập dữ liệu chính xác.

1. Mở bảng bạn muốn trong ngăn Dẫn hướng.

2. Nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Status bar" (Thanh trạng thái), theo sau là dạng xem hiện hoạt.

3. Nhấn phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Datasheet view" (Dạng xem biểu dữ liệu), rồi nhấn Enter. Tiêu điểm sẽ trở về bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu.

4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để thêm thông báo xác thực trường, dẫn hướng đến trường bạn muốn bằng cách nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy "Column" (Cột), theo sau là tên trường. Sau đó, nhấn Alt+J, B, V, A, V.

   • Để thêm thông báo xác thực bản ghi, nhấn Alt+J, B, V, A, M.

5. Nhập thông báo xác thực, rồi nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter. Ví dụ, để thông báo cho người dùng rằng giá trị của một trường phải là 10 trở lên, hãy nhập thông báo xác thực sau đây: Giá trị của trường phải bằng 10 trở lên.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để khởi động Access

Phím tắt cho Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo bảng trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo truy vấn trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tải xuống và sử dụng mẫu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Hỗ trợ Kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.