Để giữ cho nhóm hoặc dự án liên quan đến email đã tổ chức, bạn có thể thêm hộp thư của site vào site SharePoint. Mọi người chỉ cần gửi email đến địa chỉ email hộp thư của site. Sau đó, các thành viên nhóm có quyền chính xác có thể xem, sắp xếp và trả lời email từ hộp thư của trang trong SharePoint bằng cách sử dụng cùng các công cụ mà chúng quen thuộc với Outlook trên web.
Quan trọng: Tính năng hộp thư của trang trong SharePoint đang bị ngừng bắt đầu trong tháng ba, 2017. Tính năng này sẽ được loại bỏ hoàn toàn trong bản phát hành tương lai. Các tổ chức mới SharePoint không còn có quyền truy nhập vào tính năng hộp thư của trang. Các tổ chức SharePoint hiện có không còn có thể tạo hộp thư của site mới. Bất kỳ hộp thư site nào đã được thiết lập và triển khai trước tháng ba, 2017 sẽ tiếp tục hoạt động.
Chúng tôi sẽ cung cấp một quy trình để giúp chuyển tiếp site hộp thư site hiện có của bạn vào một nhómMicrosoft 365 trong tháng chín, 2017. Nếu bạn hiện đang sử dụng tính năng hộp thư của trang trong SharePoint, bạn nên cân nhắc việc thay đổi Nhóm sản phẩm Microsoft 365 thay vì hỗ trợ các kịch bản cộng tác trong email của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem sử dụng nhóm Microsoft 365 thay vì hộp thư của trang.
Lưu ý: Tính năng hộp thư của trang sẽ vẫn được hỗ trợ, nhưng bị trả về trong SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 và SharePoint 2010 sản phẩm. Khách hàng được đề xuất để khám phá các hộp thư được chia sẻ như một thay thế cho hộp thư của trang.
Bạn có thể:
-
Sử dụng hộp thư của trang để cộng tác và phối hợp email nhóm
-
Thêm hộp thư của trang (bạn phải là chủ sở hữu trang để thực hiện điều này.)
Bất kỳ ai cũng có thể gửi email đến địa chỉ email hộp thư của site.
Dưới đây là các tiêu chí để đọc, sắp xếp, trả lời hoặc xóa thư trong hộp thư của trang:
-
Mỗi người phải có một giấy phép cho cả SharePoint và Exchange trong cùng gói đăng ký Microsoft 365.
-
Mỗi người phải là trong nhóm thành viên mặc định hoặc trong nhóm người sở hữu mặc định cho trang, hoặc có các quyền đóng góp. Khi bạn thiết lập trang web, hãy đảm bảo bạn cấp quyền truy nhập vào các thành viên nhóm cần.
Lưu ý: Các thành viên nhóm bên ngoài không thể sử dụng hộp thư của trang.
Nếu bạn quyết định không muốn một hộp thư của site sau khi bạn đã tạo, bạn có thể ngăn không cho hiển thị hộp thưcủa site.
Các câu hỏi thường gặp về việc quản lý hộp thư của site
Dưới đây là những câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến có thể gặp khi bạn bắt đầu dùng hộp thư của site trong tổ chức của mình.
Các câu hỏi về cách sử dụng hộp thư của trang
Làm thế nào thành viên của site có thể tìm ra người có thể nhìn thấy hộp thư của site?
Trong Outlook trên web, ở góc trên cùng bên phải, hãy bấm thiết đặt 
Điều gì sẽ xảy ra nếu có hai người đồng thời sửa một bản thảo email trong hộp thư của site bằng cách dùng Ứng dụng Hộp thư của Site của site SharePoint?
Các chỉnh sửa của người thứ hai sẽ ghi đè lên những thay đổi của người thứ nhất.
Các câu hỏi về cách tạo và loại bỏ hộp thư của trang
Tôi có cần phải gán giấy phép vào địa chỉ email hộp thư của site không?
Không. Địa chỉ email của site không yêu cầu cấp phép Exchange.
Có những tình huống yêu cầu không nên sử dụng hộp thư của site không?
Có những lúc hộp thư của site có thể không thích hợp:
-
Cân nhắc bảo mật - bất kỳ thành viên nào của site đều có thể đọc hoặc chuyển tiếp bất kỳ email nào trong một hộp thư của site.
-
Bởi vì hộp thư của site là một không gian làm việc được chia sẻ, bất kỳ người dùng hộp thư của site nào đều có thể sắp xếp lại và xóa email.
Tôi có thể đổi tên hộp thư của site không?
Tên hiển thị của một hộp thư của site là tên hiển thị của site nhóm SharePoint. Nếu bạn thay đổi tên hiển thị của site trong SharePoint, thì tên hiển thị cũng thay đổi trong Outlook. Tuy nhiên, địa chỉ email của site sẽ không bị thay đổi.
Tôi có thể thay đổi địa chỉ email hộp thư của trang không?
Không. Địa chỉ email cho một trang không thể thay đổi sau khi nó được tạo. Địa chỉ email được tạo ra từ tên hiển thị cho site khi hộp thư của site được tạo.
Nếu tên site Hiển thị sử dụng các ký tự từ một bảng chữ cái không phải tiếng Anh hoặc có ba ký tự hoặc ít hơn từ bảng chữ cái tiếng Anh, tên hiển thị không được dùng cho địa chỉ email. Thay vào đó, để đảm bảo rằng địa chỉ email hợp lệ, địa chỉ email sẽ được tạo tự động. Những địa chỉ email này bắt đầu bằng tiền tố SM, tiếp theo là hai chữ số năm, ngày ba chữ số của năm và bốn chữ cái ngẫu nhiên.
