Có thể có những lúc bạn muốn sắp xếp các bản ghi trong Access chỉ dựa vào phần tháng của giá trị ngày và bỏ qua ngày và năm. Hoặc, bạn có thể muốn sắp xếp các bản ghi chỉ dựa vào một vài ký tự đầu tiên của trường văn bản. Chủ đề này hướng dẫn bạn cách thực hiện những tìm kiếm này bằng cách tạo biểu thức đơn giản.
Bạn muốn làm gì?
Sắp xếp các giá trị ngày một phần
Khi bạn sắp xếp các bản ghi bằng cách sử dụng một trong các lệnh sắp xếp , toàn bộ giá trị ngày — ngày, tháng và năm — được dùng để xác định vị trí của từng bản ghi. Nhưng giả sử bạn muốn sắp xếp ngày sinh nhật chỉ dựa vào những tháng mà chúng xảy ra và bỏ qua phần ngày và năm của các giá trị.
Sắp xếp chỉ trên một phần của giá trị ngày yêu cầu viết một biểu thức. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong bảng hoặc kết quả của một truy vấn — nhưng trước tiên bạn phải ở dạng xem biểu dữ liệu. Bạn viết biểu thức trong khu vực truy vấn của tab bộ lọc . Biểu thức mà bạn tạo ra chỉ trích dữ liệu mà bạn muốn và sau đó dùng nó làm cơ sở cho việc sắp xếp.
Hiển thị tab bộ lọc
-
Chuyển bảng hoặc truy vấn của bạn sang dạng xem biểu dữ liệu.
Nếu bạn đang làm việc với một truy vấn, hãy chạy truy vấn để hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.
-
Trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , hãy bấm nâng cao , rồi bấm vào lọc nâng cao/sắp xếp trên menu lối tắt.
Access sẽ hiển thị tab đối tượng mới với bộ lọc trong tên.
Tạo biểu thức
-
Trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , hãy bấm nâng cao , rồi bấm vào lọc nâng cao/sắp xếp trên menu lối tắt.
-
Nhập một biểu thức trong hàng trường trong cột đầu tiên. Ví dụ, để sắp xếp theo tháng bất kể trong năm, hãy nhập biểu thức Expr1: DatePart ("m", [BirthDate]) trong hàng trường trong cột đầu tiên.
-
Để sắp xếp các bản ghi theo ngày trong mỗi tháng, hãy nhập expr2 đều: DatePart ("d", [BirthDate]) trong hàng trường trong cột thứ hai.
Hàm datePart trong cột đầu tiên sắp xếp các bản ghi theo tháng và hàm datePart trong cột thứ hai, sắp xếp các bản ghi theo ngày trong mỗi tháng.
-
Trong hàng sắp xếp , chọn tăng dần hoặc giảm dần cho mỗi biểu thức.
Sắp xếp tăng dần trong cột đầu tiên Hiển thị tháng một ở trên cùng và tháng mười hai ở phía dưới. Sắp xếp tăng dần trong cột thứ hai Hiển thị 1 ở trên cùng và 31 ở phía dưới. Thứ tự sắp xếp giảm dần có các đối diện.
-
Trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , bấm vào bộ lọc chuyển đổi.
Sắp xếp các giá trị văn bản một phần
Sắp xếp các giá trị văn bản một phần rất tương tự như sắp xếp trên các giá trị ngày một phần. Bạn cần viết một biểu thức trong cửa sổ lọc/sắp xếp nâng cao để trích xuất các ký tự biểu thị cơ sở để sắp xếp.
Giả định rằng trường thành phố có chứa các giá trị chẳng hạn như North Seattle, South Seattle, North Tacoma, hoặc South Tacoma. Giả sử bạn muốn bỏ qua từ đầu tiên và sắp xếp các bản ghi ở từ thứ hai một mình.
-
Trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , hãy bấm nâng cao , rồi bấm vào lọc nâng cao/sắp xếp trên menu lối tắt.
-
Nhập một biểu thức trong hàng trường trong cột đầu tiên. Ví dụ: nhập = Mid ([thành phố], 7) để bỏ qua sáu ký tự đầu tiên trong trường thành phố.
Hàm Mid trả về một chuỗi phụ chứa trong một chuỗi hoặc trường đã xác định. Trong trường hợp này, cho mỗi bản ghi, hàm trả về giá trị bắt đầu từ ký tự thứ bảy (tức là sau dấu cách) trong trường thành phố.
-
Trong ô sắp xếp , chọn tăng dần hoặc giảm dần.
-
Trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , bấm vào bộ lọc chuyển đổi.
