Sử dụng bảng hoặc truy vấn dưới dạng nguồn dữ liệu phối thư

Bạn có thể tạo thao tác phối thư bằng cách sử dụng trình hướng dẫn phối thư trong Microsoft Word. Trình hướng dẫn này cũng sẵn dùng từ Access và cho phép bạn thiết lập quy trình phối thư sử dụng một bảng hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu Access làm nguồn dữ liệu cho các chữ cái, thông điệp email, nhãn thư, phong bì hoặc thư mục.

Chủ đề này giải thích cách bắt đầu trình hướng dẫn phối thư từ Access và tạo một nối kết trực tiếp giữa một bảng hoặc truy vấn và tài liệu Microsoft Word. Chủ đề này bao gồm quy trình viết thư. Để biết thông tin từng bước về cách thiết lập quy trình phối thư, hãy xem trợ giúp Microsoft Word.

Sử dụng bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu

  1. Mở cơ sở dữ liệu nguồn và trong ngăn dẫn hướng, chọn bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu phối thư.

  2. Trên tab dữ liệu bên ngoài , trong nhóm xuất , bấm vào phối từ

    Trình hướng dẫn phối thư trong Microsoft Word sẽ khởi động.

  3. Chọn xem bạn có muốn tạo liên kết trong tài liệu hiện có hay trong tài liệu mới hay không, rồi bấm OK.

  4. Nếu bạn đã chọn liên kết đến một tài liệu hiện có, trong hộp thoại chọn tài liệu Microsoft Word, hãy định vị và chọn tệp, rồi bấm mở.

    Word bắt đầu. Tùy theo lựa chọn của bạn, Word sẽ mở tài liệu mà bạn đã xác định hoặc tài liệu mới.

  5. Trong ngăn phối thư , bên dưới chọn loại tài liệu, bấm vào chữ cái rồi bấm tiếp: bắt đầu tài liệu để tiếp tục bước 2.

  6. Trong bước 2, hãy bấm tiếp: chọn người nhận.

    Trong bước 3, bạn tạo liên kết giữa nguồn dữ liệu trong Access và tài liệu Word. Vì bạn đã bắt đầu trình hướng dẫn từ Access, liên kết này được tạo tự động. Bên dưới chọn người nhận, lưu ý rằng sử dụng danh sách hiện có được chọn và tên nguồn dữ liệu của bạn sẽ được hiển thị bên dưới sử dụng danh sách hiện có.

    Nguồn dữ liệu phối thư

  7. Bấm vào chỉnh sửa danh sách người nhận nếu bạn muốn tùy chỉnh nội dung của bảng hoặc truy vấn.

    Sửa danh sách người nhận

    Bạn có thể lọc, sắp xếp và xác thực dữ liệu. Bấm OK để tiếp tục.

  8. Bấm tiếp: viết thư của bạn để tiếp tục. Làm theo các hướng dẫn còn lại trong ngăn phối thư và trong bước 5, bấm tiếp: hoàn thành phối.

Các cách khác để sử dụng bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu

Bạn có thể xác định bảng hoặc truy vấn dưới dạng nguồn dữ liệu trong các cách bổ sung. Ví dụ, bạn có thể xuất bảng hoặc truy vấn từ Access đến cơ sở dữ liệu ODBC, tệp Microsoft Excel, tệp văn bản hoặc bất kỳ định dạng tệp nào khác tương thích với Word, sau đó liên kết đến tệp được kết quả bằng cách sử dụng trình hướng dẫn phối thư từ.

  1. Nếu bạn chưa xuất bảng hoặc truy vấn, hãy làm như vậy. Trong Access, trong ngăn dẫn hướng, chọn bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng và trên tab dữ liệu bên ngoài , trong nhóm xuất , bấm vào định dạng mà bạn muốn xuất sang, rồi làm theo hướng dẫn.

  2. Trong Word, nếu ngăn phối thư không được hiển thị, trên tab gửi thư, trong nhóm bắt đầu phối thư , hãy bấm vào mũi tên bên dưới mục bắt đầu phối thư, rồi bấm vào trình hướng dẫn phối thư bước bằng bước. Ngăn phối thư xuất hiện.

  3. Trong bước 3 của ngăn phối thư , bên dưới sử dụng danh sách hiện có, hãy bấm duyệt hoặc sửa danh sách người nhận.

  4. Trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu, hãy xác định tệp dữ liệu mà bạn đã tạo trong Access, rồi bấm mở.

  5. Làm theo các hướng dẫn trong bất kỳ hộp thoại nào theo dõi. Trong hộp thoại người nhận phối thư , hãy xem lại và tùy chỉnh nội dung tệp. Bạn có thể lọc, sắp xếp và xác thực nội dung trước khi tiếp tục.

  6. Bấm OK, rồi bấm vào tiếp theo: viết thư của bạn trong ngăn phối thư . Để biết thêm hướng dẫn về việc tùy chỉnh phối thư, hãy xem trợ giúp về Word.

Đầu trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×