Tài liệu thông minh là các tệp, chẳng hạn Excel sổ làm việc, được lập trình để cung cấp cho bạn trợ giúp khi bạn làm việc với chúng. Một số kiểu tệp Excel, chẳng hạn như biểu mẫu và mẫu, cũng có thể hoạt động như tài liệu thông minh.

Tìm hiểu thêm về tài liệu thông minh

Tài liệu thông minh cung cấp giải pháp cho hai vấn đề doanh nghiệp thường gặp: kiểm soát dòng công việc quy trình kinh doanh và tái sử dụng và chia sẻ thông tin. Bạn thêm gói mở rộng XML vào sổ làm Excel của mình để tạo các giải pháp tài liệu thông minh này. Các giải pháp này có thể được tải xuống hoặc chúng có thể được phát triển bằng cách sử dụng Bộ công cụ Phát triển Phần mềm Tài liệu Thông minh.

Lưu ý: Không thể mở tài liệu thông minh trong Excel cho web.

Tài liệu thông minh hoạt động đặc biệt tốt đối với các sổ làm việc là một phần của dòng công việc. Dòng công việc là chuyển động tự động của các tài liệu hoặc mục thông qua một chuỗi hành động hoặc nhiệm vụ cụ thể liên quan đến quy trình kinh doanh. Dòng công việc có thể được sử dụng để quản lý nhất quán các quy trình kinh doanh thông thường, chẳng hạn như phê duyệt hoặc xem xét tài liệu. Ví dụ: công ty của bạn có thể có quy trình điền vào biểu mẫu chi phí hàng năm của nhân viên và bạn có thể đã sử dụng mẫu Excel cho mục đích này. Nếu mẫu đó được chuyển đổi thành tài liệu thông minh, nó có thể được kết nối với cơ sở dữ liệu để tự động hoàn thành một số thông tin bắt buộc, chẳng hạn như tên nhân viên, số nhân viên và tên người quản lý. Khi bạn hoàn thành báo cáo chi phí, tài liệu thông minh có thể hiển thị một nút cho phép bạn gửi nó đến bước tiếp theo trong dòng công việc. Vì tài liệu thông minh "biết" người quản lý của bạn là ai, nó có thể tự động định tuyến chính nó đến người đó. Và, cho dù ai có tài liệu, tài liệu thông minh cũng biết tài liệu nằm ở đâu trong dòng công việc xem lại chi phí và bước tiếp theo cần xảy ra.

Bạn có thể sử dụng tài liệu thông minh để giúp bạn chia sẻ và tái sử dụng nội dung hiện có. For example, attorneys can use existing boilerplate when they write contracts, and Tài liệu thông minh cũng có thể giúp dễ dàng chia sẻ thông tin hơn và thậm chí có thể tương tác với các chương Microsoft Office khác. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tài liệu thông minh để gửi thư email thông qua Outlook, thực hiện tất cả điều này mà không cần rời khỏi tài liệu hoặc bắt Outlook mình.

Khi bạn thêm giải pháp tài liệu thông minh, giải pháp này sẽ xuất hiện trong danh sách các giải pháp sẵn dùng bất cứ khi nào bạn mở tài liệu thông minh mới. Để sử dụng giải pháp, trước tiên bạn phải đính kèm các gói mở rộng XML vào tài liệu, giúp chuyển đổi sổ làm việc Excel của bạn thành tài liệu thông minh. Gói mở rộng XML chứa nhiều cấu phần, bao gồm các tệp XML và tệp kê khai tham chiếu đến các cấu phần đó. Khi bạn mở một tài liệu được đính kèm với một gói mở rộng, Excel sẽ mở ngăn tác vụ Hành động Tài liệu. Ngăn tác vụ đó có thể bao gồm các công cụ để hoàn thành tác vụ và trợ giúp sử dụng tài liệu thông minh. Các tính năng cụ thể mà một tài liệu thông minh cung cấp phụ thuộc vào thiết kế mà người tạo ra tài liệu đó — nhà phát triển hoặc chuyên gia IT — triển khai. Nếu cần, hãy liên hệ với chuyên gia Công nghệ Thông tin ( IT) của bạn để biết vị trí và chi tiết về giải pháp tài liệu thông minh của bạn.

Lưu ý: Khi lần đầu bạn sử dụng tài liệu thông minh, bạn có thể thấy một thông báo cho biết bạn cần cài đặt các cấu phần thời gian chạy ngôn ngữ phổ biến hoặc bạn cần một phiên bản khác của các cấu phần. Nếu bạn thấy kiểu thông báo đó, hãy liên hệ với người quản trị hệ thống của bạn.

Nếu bạn không có sẵn các tài nguyên phát triển hoặc IT, bạn có thể tải xuống các tài liệu thông minh do bên thứ ba tạo. Nếu bạn là nhà phát triển và muốn biết thêm về cách tạo tài liệu thông minh, hãy xem Bộ công cụ Phát triển Phần mềm Tài liệu Thông minh trên Website Mạng lưới Nhà phát triển Microsoft (MSDN).

Đầu trang

Thêm và đính kèm giải pháp tài liệu thông minh

  1. Nếu tab Nhà phát triển không hiển thị, hãy làm như sau để hiển thị tab đó:

    1. Trên tab Tệp, bấm vào Tùy chọn >chỉnh Dải băng.

    2. Ở bên phải hộp thoại Tùy chỉnh Ribbon, hãy chọn Tab Chính từ danh sách thả xuống Tùy chỉnh Ribbon, rồi chọn hộp Nhà phát triển.

    3. Bấm OK.

      Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007, bấm vào nút Microsoft Office , Hình ảnh nút Office, rồi bấm vào Tùy Excel chọn. Trong thể loại Phổ biến, dưới Tùy chọn hàng đầu để làm việc với Excel,hãy chọn hộp kiểm Hiển thị tab Nhà phát triển trong Ribbon, rồi bấm OK

  2. Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm XML, bấm Gói Mở rộng.

    Gói Mở rộng

  3. Bấm vào Thêm.

  4. Trong hộp thoại Cài đặt Gói Mở rộng XML, tìm vị trí tệp kê khai cho giải pháp mà bạn muốn thêm.

  5. Bấm vào Mở.

  6. Trong danh sách Các gói mở rộng XML có sẵn, bấm vào giải pháp mà bạn muốn đính kèm vào tài liệu của mình, rồi bấm vào Đính kèm.

Đầu trang

Thay đổi gói mở rộng XML đính kèm với tài liệu thông minh

  1. Nếu tab Nhà phát triển không sẵn dùng, hãy làm như sau để hiển thị nó:

    1. Trên tab Tệp, bấm vào Tùy chọn >chỉnh Dải băng.

    2. Ở bên phải hộp thoại Tùy chỉnh Ribbon, hãy chọn Tab Chính từ danh sách thả xuống Tùy chỉnh Ribbon, rồi chọn hộp Nhà phát triển.

    3. Bấm OK.

      Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007, bấm vào nút Microsoft Office , Hình ảnh nút Office, rồi bấm vào Tùy Excel chọn. Trong thể loại Phổ biến, dưới Tùy chọn hàng đầu để làm việc với Excel,hãy chọn hộp kiểm Hiển thị tab Nhà phát triển trong Ribbon, rồi bấm OK

  2. Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm XML, bấm Gói Mở rộng.

    Gói Mở rộng

  3. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    1. Để loại bỏ tên và thuộc tính URL của gói mở rộng XML khỏi tài liệu, bấm vào Xóa. Gói mở rộng XML sẽ vẫn sẵn dùng trong danh sách Các gói mở rộng XML sẵn có.

    2. Để thay thế gói mở rộng XML hiện tại bằng gói mở rộng XML mới, trong danh sách Các gói mở rộng XML sẵn có, hãy chọn một gói mở rộng XML khác, rồi bấm vào Đính kèm.

    3. Các gói mở rộng XML có thể được cấu hình để cập nhật tự động theo khoảng đã đặt. Để kiểm tra cập nhật bên ngoài các khoảng thời gian đó, hãy bấm Cập nhật. Nếu có sẵn gói mở rộng XML cập nhật thì các cấu phần mới sẽ được tải xuống.

Đầu trang

Xóa giải pháp tài liệu thông minh

  1. Nếu tab Nhà phát triển không sẵn dùng, hãy làm như sau để hiển thị nó:

    1. Trên tab Tệp, bấm vào Tùy chọn >chỉnh Dải băng.

    2. Ở bên phải hộp thoại Tùy chỉnh Ribbon, hãy chọn Tab Chính từ danh sách thả xuống Tùy chỉnh Ribbon, rồi chọn hộp Nhà phát triển.

    3. Bấm OK.

      Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007, bấm vào nút Microsoft Office , Hình ảnh nút Office, rồi bấm vào Tùy Excel chọn. Trong thể loại Phổ biến, dưới Tùy chọn hàng đầu để làm việc với Excel,hãy chọn hộp kiểm Hiển thị tab Nhà phát triển trong Ribbon, rồi bấm OK

  2. Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm XML, bấm Gói Mở rộng.

    Gói Mở rộng

  3. Trong danh sách Các gói mở rộng XML sẵn có, bấm vào giải pháp mà bạn muốn xóa, rồi bấm vào Xóa.

Lưu ý: Việc xóa giải pháp tài liệu thông minh sẽ loại bỏ thông tin sổ đăng ký cho giải pháp đó. Việc xóa giải pháp không loại bỏ bất kỳ tệp nào đã được cài đặt trên máy tính của bạn bằng gói mở rộng XML vì một tài liệu thông minh khác có thể sử dụng các tệp đó.

Đầu trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×