Sử dụng liên hệ công việc trong Business Contact Manager

Bạn có thể sử dụng các bản ghi liên hệ công việc để tổ chức và lưu trữ nhiều thông tin về những người mà bạn làm việc kinh doanh.

Bài viết này mô tả cách tạo bản ghi mới và hoàn thành biểu mẫu liên hệ công việc.

Bạn muốn làm gì?

Tạo bản ghi liên hệ công việc mới

Chỉnh sửa bản ghi liên hệ công việc

Lọc danh sách các liên hệ công việc của bạn

Bạn có thể thực hiện các bản ghi sau đây với liên hệ công việc:

  • Thêm chúng bằng cách sử dụng nhiều phương pháp.

  • Gán hồ sơ cho nhân viên hoặc đồng nghiệp.

  • Liên kết tài khoản với họ.
    Bằng cách nối kết bản ghi liên hệ công việc với các bản ghi tài khoản, bạn có thể kết nối thông tin về liên hệ công việc của bạn với thông tin về các công ty mà họ làm việc. Ví dụ: khi bạn liên kết một hoặc nhiều liên hệ công việc với một bản ghi tài khoản, lịch sử liên lạc của bản ghi tài khoản bao gồm các mục lịch sử liên lạc cho mỗi liên hệ công việc được nối kết với tài khoản đó.

  • Nối kết các mục lịch sử liên lạc với các liên hệ công việc, theo dõi thư email và lọc danh sách các mục lịch sử liên lạc.
    Bạn có thể theo dõi nhiều hoạt động của mình (bao gồm các cuộc gọi điện thoại, thư email, thư hoặc tệp) liên quan đến liên hệ công việc của bạn trên trang lịch sử trong bản ghi liên hệ công việc.

    Bạn có thể tự động liên kết thông điệp email cho các bản ghi liên hệ công việc. Để biết thêm thông tin, hãy xem liên kết và theo dõi thư email trong Business Contact Manager.

  • Chuyển đổi liên hệ công việc thành đầu mối hoặc bản ghi khác dựa trên loại bản ghi liên hệ công việc.

  • Chỉnh sửa thông tin trong công việc liên hệ với bản ghi.

  • Tùy chỉnh biểu mẫu liên hệ công việc bằng cách thêm hoặc loại bỏ trường và mục trong danh sách trường.
     

Đầu trang

Tạo bản ghi liên hệ công việc mới

Các bản ghi liên hệ công việc có thể giúp bạn theo dõi thông tin bạn có về những người mà bạn làm việc kinh doanh.

Trong phần này

Thêm bản ghi liên hệ công việc theo cách thủ công

Nhập liên hệ công việc từ một chương trình khác

Di chuyển hoặc sao chép liên hệ Outlook vào Business Contact Manager

Tạo bản ghi liên hệ công việc từ thông điệp email

Chuyển đổi bản ghi đầu mối vào một bản ghi liên hệ công việc

Có một số cách để lấy thông tin vào bản ghi liên hệ công việc. Bạn có thể nhập thông tin vào bản ghi, nhập dữ liệu từ Outlook hoặc các chương trình khác và sao chép một liên hệ Outlook.

Thông tin có thể bao gồm:

  • Thông tin doanh nghiệp, chẳng hạn như công ty hoặc tổ chức liên hệ công việc.

  • Thông tin cá nhân chẳng hạn như ngày sinh.

  • Các mục lịch sử liên lạc, chẳng hạn như thông điệp email và cuộc hẹn.

  • Bất kỳ chi tiết nào bạn ghi trong các trường tùy chỉnh mà bạn thêm vào biểu mẫu.

    Mẹo: Bạn có thể tùy chỉnh các biểu mẫu liên hệ công việc bằng cách thêm các trường cụ thể cho doanh nghiệp của bạn, hoặc di chuyển các phần để nhấn mạnh những thông tin quan trọng nhất đối với bạn. Ví dụ: người bán hoa có thể tạo một trường có tên là "hoa yêu thích" và một chuyên gia sưởi ấm có thể tạo một trường có tên là "mô hình lò". 

Đầu trang

Thêm bản ghi liên hệ công việc theo cách thủ công

Chỉ mất vài phút để mở một biểu mẫu liên hệ công việc trống và nhập một vài phần quan trọng của dữ liệu. Lưu biểu mẫu sẽ tạo bản ghi liên hệ công việc mới. Sau đó, khi bạn phát triển mối quan hệ của bạn với người đó, bạn có thể mở lại bản ghi và thêm chi tiết hơn.

art

Bạn sẽ nhận thấy nhiều điểm tương tự giữa biểu mẫu liên hệ công việc và biểu mẫu liên hệ Outlook.

Mở biểu mẫu liên hệ công việc

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm trình quản lý liên hệ.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm mới , hãy bấm liên hệ công việc mới.

Đầu trang

Hoàn thành biểu mẫu liên hệ công việc

Giống như hầu hết các biểu mẫu khác, biểu mẫu liên hệ công việc có chứa thông tin chung, chi tiếtvà trang lịch sử .

Bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu bằng cách di chuyển các phần và trường, đổi tên trường và thêm mục vào danh sách. 

Trang Chung

        Phần Business contact

  1. Nhập tên đầy đủ và tiêu đề công việc của liên hệ công việc. Chọn tệp như tên, như bạn sẽ có trong biểu mẫu liên hệ Outlook.

    Tên đầy đủ là trường bắt buộc duy nhất. Thêm thông tin vào các trường khác là tùy chọn.

  1. Gán liên hệ công việc     Để gán liên hệ công việc cho một nhân viên khác, trong trường được gán cho , hãy bấm vào tên nhân viên.

    Lưu ý: Các tên trong danh sách được gán cho là nhân viên mà bạn đã chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager của bạn. Để biết thêm thông tin về chia sẻ, hãy xem chia sẻ dữ liệu Business Contact Manager của bạn với những người dùng khác.

    Phần thông tin Công ty

    Bạn có thể sử dụng trường công ty hoặc trường tài khoản để lưu trữ tên của công ty liên hệ công việc. Sử dụng trường công ty nếu bạn không sử dụng bản ghi tài khoản.

    Phần tài khoản được liên kết

    art

  1. Nối kết liên hệ công việc với tài khoản     Bấm vào tài khoản để nối kết liên hệ công việc với Tài khoản.

  2. Trong hộp thoại chọn một tài khoản để nối kết đến liên hệ công việc này , hãy bấm vào tài khoản, rồi bấm nối kết đến.
    Giá trị của liên hệ công việc nối kết với tài khoản là lịch sử giao tiếp của liên hệ công việc cũng được liệt kê trong lịch sử giao tiếp của bản ghi tài khoản. Nếu có nhiều liên hệ công việc được nối kết với cùng một tài khoản, lịch sử liên lạc của mỗi liên hệ công việc được nối kết cũng được liệt kê trong lịch sử liên lạc của tài khoản đó. Điều này cho phép bạn xem tất cả lịch sử giao tiếp và tất cả các liên hệ công việc được liên kết với một tổ chức ở một nơi. Để biết thêm thông tin về cách chọn bản ghi để nối kết, hãy xem nối kết các bản ghi trong Business Contact Manager.

    Internet, số điện thoại, địa chỉ và các phần danh thiếp

  3. Nhập email và địa chỉ trang web, số điện thoại, địa chỉ doanh nghiệp và nhà riêng. Nhập thông tin để hoàn tất danh thiếp, giống như khi bạn có trong biểu mẫu liên hệ Outlook.
    Mũi tên bên cạnh tên trường (chẳng hạn như email) cho biết bạn có thể thực hiện nhiều mục nhập trong trường.

    Mẹo: Nếu bạn nhập nhiều hơn một địa chỉ cho một liên hệ công việc, hãy chọn hộp kiểm đây là địa chỉ gửi thư để thiết lập địa chỉ nào được sử dụng trong quá trình phối thư.

    Phần thông tin Nguồn

    art

  4. Trong phần Thông tin Nguồn, hãy nhập thông tin trong các trường sau đây:

    • Nguồn     Bấm vào phương pháp hoặc hành động, nhờ đó liên hệ công việc này đã tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, một quảng cáo hoặc Word-of-Mouth.

    • Được khởi đầu bởi     Bấm vào nút này để chọn hoạt động tiếp thị hoặc bản ghi doanh nghiệp khác (chẳng hạn như liên hệ công việc khác) đã đưa liên hệ công việc này đến doanh nghiệp của bạn.

      Mẹo: Việc nhập tên của một hoạt động tiếp thị sẽ cho phép Business Contact Manager cho Outlook theo dõi loại và số lượng hồ sơ bắt nguồn từ hoạt động đó. Nó cũng nối kết bản ghi hoạt động tiếp thị vào liên hệ công việc. Để biết thêm thông tin về các hoạt động tiếp thị, hãy xem thị trường sản phẩm và dịch vụ của bạn trong Business Contact Manager.

      Phần Chú thích

  5. Trong phần chú thích, nhập ghi chú, dán chú thích từ các tệp khác, hoặc đính kèm tệp, mục Outlook hoặc danh thiếp.

    art

    Mẹo: Nếu nhiều hơn một đồng nghiệp hoạt động với một liên hệ công việc, có thể sẽ hữu ích khi bạn nhập một chú thích. Bấm Thêm dấu thời gian để ghi lại ngày giờ của mỗi mục nhập.

  6. Khi bạn đã nhập xong thông tin, hãy bấm lưu & đóng.

Đầu Trang

Trang Chi tiết

  1. Trên ruy-băng, trong nhóm hiện , bấm chi tiết để hiển thị trang chi tiết .

  2. Nhập thêm thông tin về công việc của người đó và dữ liệu, chẳng hạn như ngày sinh, trạng thái thanh toán, cho dù bản ghi này đang hoạt động và chọn phương thức liên lạc được ưu tiên.

Trang Lịch sử

  1. Trên Ribbon, trong nhóm Hiển thị, bấm Lịch sử để hiển thị trang Lịch sử.

  2. Thêm hoặc xem các mục lịch sử liên lạc như thông điệp email, ghi chú công việc hoặc cuộc hẹn.

    Làm thế nào để tôi thêm mục lịch sử liên lạc?

    1. Dưới Lịch sử Liên lạc, bấm vào Mới, rồi bấm vào kiểu mục mà bạn muốn thêm.

    2. Nhập thông tin trên biểu mẫu, rồi bấm Lưu & Đóng.

      Để biết thêm thông tin về mục lịch sử liên lạc, hãy xem Theo dõi thông tin liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager.

  3. Nếu bạn muốn tìm kiếm một mục cụ thể, bạn có thể tìm kiếm hoặc lọc danh sách các mục lịch sử liên lạc.

    1. Làm thế nào để tôi tìm kiếm danh sách các mục lịch sử liên lạc?

      • Trong hộp Tìm kiếm , nhập thông tin mà bạn đang tìm kiếm, rồi bấm vào nút Tìm kiếm Biểu tượng Tìm kiếm .

        Lưu ý: Chỉ trường Chủ đề và Được nối kết với được tìm kiếm. Để liệt kê tất cả các mục của một kiểu nhất định, chẳng hạn như thông điệp email, hãy sử dụng một bộ lọc.

    2. Làm thế nào để tôi lọc danh sách các mục lịch sử liên lạc?

      • Trong Ribbon, bấm tab Xem.

      • Trong nhóm Lọc, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

        • Bấm vào kiểu bộ lọc, chẳng hạn như Kiểu Mục mà bạn muốn áp dụng, rồi bấm bộ lọc.

        • Bấm Bộ lọc, sau đó chọn tiêu chí cho bộ lọc.

          Để biết thêm thông tin về bộ lọc, hãy xem Lọc hồ sơ trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Nhập liên hệ công việc từ một chương trình khác

Bạn có thể nhập liên hệ công việc và các loại bản ghi khác từ các chương trình chẳng hạn như ACT! và Microsoft Excel.

Để biết thêm thông tin về cách nhập dữ liệu từ các chương trình khác, hoặc thư mục liên hệ Outlook của bạn, hãy xem nhập dữ liệu của bạn vào Business Contact Manager.

Đầu trang

Di chuyển hoặc sao chép liên hệ Outlook vào Business Contact Manager

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm nút Liên hệ.

  2. Trong danh sách liên hệ, hãy bấm vào liên hệ mà bạn muốn di chuyển đến Business Contact Manager cho Outlook.
    Làm thế nào để tôi chọn nhiều bản ghi?

    Để chọn hồ sơ liền kề nhau, hãy nhấn phím SHIFT, rồi bấm vào hồ sơ đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn thêm vào. Để chọn hồ sơ không liền kề, hãy nhấn phím CTRL, rồi bấm hồ sơ riêng lẻ. Để chọn tất cả các hồ sơ, bấm vào một hồ sơ, rồi nhấn CTRL+A.

    Để sao chép toàn bộ nội dung của thư mục liên hệ Outlook của bạn vào Business Contact Manager, nhập thư mục liên hệ Outlook của bạn vào các liên hệ công việc. Để biết thêm thông tin về cách nhập, hãy xem nhập dữ liệu của bạn vào Business Contact Manager.

  3. Trên Ribbon, trong nhóm kinh doanh , hãy thực hiện một trong các thao tác sau.

    • Di chuyển liên hệ    

      1. Bấm tạo bản ghi.

      2. Trỏ tới di chuyển đến Business Contact Manager, rồi bấm vào liên hệ công việc hoặc loại bản ghi mà bạn muốn.

    • Sao chép liên hệ    

      1. Bấm tạo bản ghi.

      2. Trỏ tới sao chép vào Business Contact Manager, rồi bấm vào liên hệ công việc hoặc loại bản ghi mà bạn muốn.

Nếu bạn muốn truy nhập liên hệ công việc của bạn trên điện thoại di động của bạn cũng giống như các liên hệ Outlook của bạn, bạn có thể sử dụng tính năng đồng bộ hóa liên hệ công việc để bao gồm các liên hệ công việc trong thư mục liên hệ Outlook của bạn. Để biết thông tin về đồng bộ hóa liên hệ công việc, hãy xem truy nhập liên hệ công việc của bạn từ xa: sử dụng đồng bộ trong Business Contact Manager.

Quan trọng: Bạn có thể kết thúc với các bản ghi trùng lặp trong thư mục liên hệ của bạn nếu tính năng đồng bộ liên hệ công việc được bật. Tính năng đồng bộ hóa liên hệ công việc tự động bao gồm các bản ghi liên hệ công việc trong thư mục liên hệ Outlook của bạn. Khi các liên hệ được di chuyển hoặc sao chép vào thư mục liên hệ công việc, chúng sẽ được hiển thị trong thư mục liên hệ của bạn với tư cách là các liên hệ công việc.

Đầu trang

Tạo bản ghi liên hệ công việc từ thông điệp email

Bạn có thể tạo một bản ghi liên hệ công việc từ một thông điệp email từ một khách hàng mới.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm hộp thư đến.

  2. Bấm đúp vào một thông điệp email để mở.

  3. Trên Ribbon, trong nhóm Công việc, bấm Tạo Bản ghi.

  4. Bấm liên hệ công việchoặc loại bản ghi liên hệ công việc mà bạn muốn tạo bằng cách sử dụng địa chỉ email trên dòng từ của thư.

Bạn có thể tạo các liên hệ công việc từ các địa chỉ email khác trong thư bằng cách bấm chuột phải vào tên, chỉ để tạo trong Business Contact Manager, rồi bấm liên hệ công việc.

Đầu trang

Chuyển đổi bản ghi đầu mối vào một bản ghi liên hệ công việc hoặc chuyển đổi một đầu mối vào một liên hệ công việc

Thông thường, thông tin về một khách hàng tiềm năng được lưu trữ trong một bản ghi đầu mối. Khi người đó trở thành một khách hàng thực tế, bạn có thể chuyển đổi bản ghi đầu mối vào một bản ghi liên hệ công việc.

Bạn cũng có thể chuyển đổi một liên hệ công việc thành đầu mối hoặc loại bản ghi khác dựa trên loại bản ghi liên hệ công việc.

Bạn có thể tạo các loại bản ghi mới chẳng hạn như nhân viên hoặc nhà cung cấp bằng cách bắt đầu với biểu mẫu liên hệ công việc. 

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Quản lý Liên hệ.

  2. Trong không gian làm việc, hãy bấm vào tab đầu trang.

  3. Bấm đúp vào bản ghi mà bạn muốn chuyển đổi.

  4. Trên Ribbon, trong nhóm sửa , bấm chuyển đổi thành, rồi bấm liên hệ công việc.

  5. Chỉnh sửa bản ghi mới khi cần thiết.

  6. Khi bạn hoàn tất, hãy bấm Lưu & Đóng.

Đầu Trang

Chỉnh sửa bản ghi liên hệ công việc

Khi bạn thực hiện việc kinh doanh với các liên hệ công việc của mình, bạn sẽ tìm hiểu thêm về họ, có thể bao gồm cách thức liên lạc với họ, các tên trợ lý của họ, số điện thoại mới, v.v. Giữ nguyên dòng thông tin này là một nhiệm vụ hàng ngày mà bạn có thể đơn giản hóa bằng cách tiếp tục Cập Nhật và lưu bản ghi liên hệ công việc của bạn. Bạn có thể mở một bản ghi liên hệ công việc để thêm hoặc sửa thông tin hoặc xem các mục lịch sử liên lạc chẳng hạn như thư email được nối kết với liên hệ công việc.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Quản lý Liên hệ.

  2. Trong không gian làm việc, hãy bấm vào tab liên hệ công việc, sau đó:

    • Cuộn đến liên hệ công việc mà bạn muốn mở, rồi bấm đúp vào đó.

      —hoặc—

    • Sử dụng hộp tìm kiếm để nhập thông tin về liên hệ công việc mà bạn đang tìm kiếm, rồi bấm đúp vào bản ghi.

  3. Thêm hoặc sửa thông tin theo nhu cầu.

    Mẹo: Nếu bạn có một địa chỉ email cho Tài khoản, bạn có thể đảm bảo rằng các thông điệp email tới và từ Tài khoản đó được tự động bao gồm trong Lịch sử liên lạc của hồ sơ đó. Trong nhóm Sửa, hãy bấm Theo dõi Email rồi bấm Quản lý Nối kết và Theo dõi. Chọn hộp kiểm cho địa chỉ email của Tài khoản, rồi bấm OK. Để biết thêm thông tin về cách tự động liên kết các thư email đến bản ghi, hãy xem liên kết và theo dõi các thư email trong Business Contact Manager.

  4. Khi bạn đã thực hiện xong, hãy bấm lưu & đóng.

Mẹo: Với một tính năng có tên là chỉnh sửa hàng loạt, bạn có thể chỉnh sửa nội dung của một trường trong nhiều bản ghi liên hệ công việc. Đây là tiện lợi, ví dụ, nếu bạn muốn nhập một địa chỉ web cho một chục liên hệ công việc mà tất cả đều hoạt động tại cùng một công ty. Để biết thêm thông tin về cách đồng thời chỉnh sửa nhiều bản ghi, hãy xem sửa nhiều bản ghi đồng thời trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Lọc danh sách các liên hệ công việc của bạn

Bạn không cần phải cuộn qua tất cả các liên hệ công việc của bạn để tìm thấy những gì bạn muốn. Thay vào đó, bạn có thể lọc bất kỳ danh sách liên hệ công việc nào để bạn chỉ thấy các bản ghi bạn quan tâm.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Quản lý Liên hệ.

  2. Trong không gian làm việc, hãy bấm chuột phải vào tab liên hệ công việc, rồi bấm sửa đổi.

  3. Trong hộp thoại sửa đổi tab , bấm bộ lọc.

  4. Trong hộp thoại bộ lọc liên hệ công việc , bạn có thể sử dụng một hoặc cả hai thao tác sau:

    • Bộ lọc đơn giản     Chọn hoặc xóa các thể loại đã cài sẵn.

    • Bộ lọc Nâng cao     Tạo nhiều bộ lọc để tinh chỉnh lựa chọn của bạn.

Danh sách đã lọc này có thể được dùng để tạo tab tùy chỉnh, danh sách cuộc gọi hoặc danh sách gửi thư. Nó cũng có thể được sử dụng làm cơ sở của báo cáo hoặc một tiện ích.

Để biết thêm thông tin về bộ lọc, hãy xem Lọc hồ sơ trong Business Contact Manager. Để biết thêm thông tin về báo cáo, hãy xem sử dụng báo cáo và biểu đồ trong Business Contact Manager. Để biết thêm thông tin về các tiện ích, hãy xem mục sử dụng tiện ích trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×