Sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu Access quản lý nhiệm vụ

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu để sử dụng

• Khi lần đầu tiên bạn mở cơ sở dữ liệu, Access sẽ hiển thị biểu mẫu chào mừng. Để ngăn biểu mẫu này hiển thị lần sau khi bạn mở cơ sở dữ liệu, hãy xóa hộp kiểm Hiển thị chào mừng khi mở cơ sở dữ liệu này .

  Đóng biểu mẫu chào mừng để bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu.

• Để đảm bảo rằng tất cả nội dung cơ sở dữ liệu được bật, trong thanh thông báo, hãy bấm cho phép nội dung này.

  Để biết thêm thông tin về việc bật nội dung cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết quyết định có tin cậy vào cơ sở dữ liệu haykhông.

Tìm kiếm một nhiệm vụ hoặc liên hệ

Hộp Tìm kiếm nhanh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy một nhiệm vụ trên biểu mẫu danh sách nhiệm vụ hoặc liên hệ trên biểu mẫu danh sách liên hệ .

• Nhập văn bản bạn muốn tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm nhanh , rồi nhấn Enter.

  Access sẽ lọc danh sách để chỉ hiển thị những bản ghi có chứa văn bản bạn đã tìm kiếm. Để trở về danh sách đầy đủ, hãy bấm xóa tìm kiếm hiện tại. (Đó là dấu X bên trong hộp tìm kiếm.)

Lọc danh sách nhiệm vụ

Trên biểu mẫu danh sách nhiệm vụ , bạn có thể lọc danh sách nhiệm vụ và lưu các bộ lọc yêu thích của bạn để sử dụng trong tương lai.

1. Áp dụng bộ lọc bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu và chọn bộ lọc bạn muốn.

2. Bấm lưu bộ lọc.

3. Trên biểu mẫu chi tiết bộ lọc , hãy nhập tên bộ lọc và mô tả, rồi bấm đóng.

4. Sử dụng hộp yêu thích bộ lọc để áp dụng bộ lọc đã lưu hoặc bấm (xóa bộ lọc) để loại bỏ bộ lọc.

Hiện hoặc ẩn cột

Trên biểu mẫu danh sách nhiệm vụ và biểu mẫu danh sách liên hệ , một số trường (cột) sẽ bị ẩn theo mặc định. Để thay đổi các trường được hiển thị:

1. Bấm hiện/ẩn trường.

2. Trong hộp thoại bỏ ẩn cột , hãy chọn nút hộp kiểm bên cạnh mỗi cột bạn muốn hiển thị. Bỏ chọn hộp kiểm để ẩn cột.

Hiển thị các chi tiết nhiệm vụ hoặc liên hệ

Biểu mẫu chi tiết nhiệm vụ và biểu mẫu chi tiết liên hệ cho phép bạn xem và nhập thêm thông tin về một mục. Để hiển thị biểu mẫu chi tiết nhiệm vụ hoặc biểu mẫu chi tiết liên hệ :

• Trên biểu mẫu chi tiết nhiệm vụ hoặc biểu mẫu chi tiết liên hệ , hãy bấm mở kế bên mục bạn muốn xem.

Thêm tệp đính kèm

Trên biểu mẫu chi tiết nhiệm vụ và biểu mẫu chi tiết liên hệ , bạn có thể thêm ảnh và các tệp đính kèm khác.

• Bên dưới khung ảnh trên biểu mẫu chi tiết nhiệm vụ , hãy bấm Thêm hoặc loại bỏ phần đính kèm.

  Bên dưới khung ảnh trên biểu mẫu chi tiết liên hệ , hãy bấm sửa ảnh.

• Trong hộp thoại phần đính kèm , hãy bấm Thêm.

• Trong hộp thoại chọn tệp , duyệt đến thư mục có chứa tệp.

• Chọn tệp bạn muốn thêm, rồi bấm mở.

• Trong hộp thoại phần đính kèm , hãy bấm OK.

Thêm liên hệ từ Microsoft Outlook

Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn có thể thêm các liên hệ hoặc chủ sở hữu nhiệm vụ từ chương trình đó mà không cần phải nhập lại thông tin.

1. Trên biểu mẫu danh sách liên hệ , hãy bấm Thêm từ Outlook.

2. Trong hộp thoại chọn tên để thêm , chọn tên mà bạn muốn thêm vào cơ sở dữ liệu.

3. Bấm Thêm, rồi bấm OK.

Hiển thị bản đồ địa chỉ của một liên hệ

Trên biểu mẫu chi tiết liên hệ , nếu bạn đã nhập địa chỉ đường phố cho liên hệ, bạn có thể hiển thị bản đồ của vị trí đó:

• Bấm vào bấm để ánh xạ.

Hiển thị báo cáo

Cơ sở dữ liệu nhiệm vụ bao gồm một số báo cáo, bao gồm các tác vụ hiện hoạt, chi tiết tác vụ, sổ địa chỉ liên hệvà nhiều hơn nữa. Để hiển thị báo cáo:

• Trong ngăn dẫn hướng, bên dưới báo cáo, bấm đúp vào báo cáo mà bạn muốn hiển thị.

Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh của riêng mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết tạo báo cáo đơn giản.

Thêm một trường vào bảng nhiệm vụ

1. Đóng tất cả các tab đang mở.

2. Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào bảng nhiệm vụ .

3. Cuộn sang phải cho đến khi bạn thấy cột có tên Thêm trường mới. Bấm đúp vào đầu đề cột, rồi nhập tên trường.

Lần đầu tiên bạn nhập dữ liệu vào cột, Access tập hợp kiểu dữ liệu cho bạn.

Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo

Sau khi một trường đã được thêm vào bảng, bạn có thể thêm nó vào một biểu mẫu hoặc báo cáo.

1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm dạng xem bố trí.

2. Ở tab Định dạng, trong nhóm Điều khiển, bấm Thêm Trường Hiện có.

3. Kéo trường bạn muốn từ danh sách trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo.