Sử dụng mẫu site quản lý dự án SharePoint

Trước tiên, hãy làm theo hướng dẫn về cách Thêm mẫu vào một site mới hoặc hiện có.

Khám phá nội dung site trước khi dân cư, phần web và các trang và quyết định những tùy chỉnh của trang sẽ cần thiết để căn chỉnh với thương hiệu, giọng nói và mục tiêu kinh doanh chung của tổ chức của bạn. 

Nội dung trang mẫu, danh sách và đăng tin tức trước khi dân cư:

• Trang chủ -cung cấp một nơi hạ cánh cho các nhóm dễ dàng chia sẻ nội dung, cộng tác và nhận các bản Cập Nhật cho dự án

• Lịch -Hiển thị lịch Outlook nhóm

• Danh sách dự án tracker-theo dõi tất cả các tiến độ công việc liên quan đến dự án sắp tới. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách sửa trường văn bản danh sách.

• Phát hành theo dõi danh sách -theo dõi bất kỳ vấn đề nào có thể nhận được theo cách của dự án. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách sửa trường văn bản danh sách.

• Thư viện tài liệu -dễ dàng và bảo mật truy nhập vào các tệp dự án

• Thùng rác -cung cấp quyền truy nhập vào nội dung liên quan đến dự án bị loại bỏ gần đây 

• Mẫu báo cáo trạng thái- Sử dụng mẫu được tạo sẵn để dễ dàng phát hành báo cáo trạng thái dự án cho nhóm của bạn. Tùy chỉnh mẫu bài đăng tin tức này bằng cách chỉnh sửa văn bản danh sách và phần web hình ảnh.

Sau khi bạn đã thêm mẫu site quản lý dự án, đã đến lúc tùy chỉnh và tự làm cho nó. 

Kiểm tra tình trạng dự án và theo dõi danh sách vấn đề -sử dụng phần web Hero để giữ lại các thành viên nhóm được Cập Nhật trên trạng thái của dự án. Đếm ngược đến dự án khởi động -dùng phần web Timer Countdown để cho phép các thành viên nhóm biết có bao nhiêu thời gian còn lại để chuẩn bị cho dự án khởi động. Tô sáng các tài nguyên được sử dụng thường xuyên -sử dụng phần web thư viện tài liệu để cung cấp truy nhập nhanh vào tài nguyên và tệp của nhóm.  Xem lại hoạt động của site nhóm gần đây -dùng phần web hoạt động trang để xem nội dung đã xem gần đây của các thành viên nhóm khác. Hiển thị danh sách lịch biểu dự án và thời hạn -sử dụng phần web sự kiện để tạo danh sách các hạn chót nhóm quan trọng. Chia sẻ tin tức và thông báo của nhóm -sử dụng phần web tin tức để phát hành thông báo nhóm và cơ hội sự kiện. Cung cấp một danh sách các công cụ thường xuyên sử dụng -sử dụng phần web liên kết nhanh để làm cho việc cộng tác đơn giản bằng cách biên soạn một danh sách các công cụ thường dùng cho dự án.  Cung cấp quyền truy nhập vào các liên hệ khóa -sử dụng phần web người để liệt kê các điểm liên hệ chính cho quản lý dự án.

Tùy chỉnh diện mạocủa site, dẫn hướngsite, phần webvà nội dung để phù hợp với nhu cầu của người xem của bạn và của tổ chức. Khi thực hiện các tùy chỉnh, hãy đảm bảo rằng trang có trong chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn sửa ở phía trên bên phải của trang. Khi bạn làm việc, Hãy lưu dưới dạng bản nháp, hoặc phát hành lại thay đổi để thực hiện các chỉnh sửa được hiển thị cho người xem.

1. sử dụng phần web Hero để tô sáng trạng thái dự án

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Hero, rồi chọn chỉnh sửa .

2. Sau đó, chọn các tùy chọn Layer và lát phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức.

Xem các bố trí khác nhau và tìm hiểu thêm về việc chỉnh sửaphần web Hero.

2. dùng phần web Timer Countdown để cho phép các thành viên nhóm biết có bao nhiêu thời gian còn lại

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Timer Countdown, rồi chọn chỉnh sửa .

2. Thêm ngày và thời gian của sự kiện. 

3. Chọn định dạng cho màn hình hẹn giờ.

4. Thêm cuộc gọi vào hành động bằng cách thay đổi văn bản nhô ra và thêm liên kết để biết thêm thông tin.

5. Tùy chỉnh hình nền phần web bằng cách chọn thay đổi, chọn một nguồn ảnh và chọn chèn.  

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Timer Countdown.

3. sử dụng phần web thư viện tài liệu để cung cấp truy nhập nhanh vào tài nguyên

1. Để thay đổi chế độ xem hoặc nguồn thư mục cho phần web thư viện tài liệu, hãy chọn sửa .

2. Để sửa thư mục thư viện tài liệu, nhãn và nội dung, hãy dẫn hướng đến thư viện trong nội dung trang. Thực hiện các chỉnh sửa của bạn và nội dung của bạn sẽ Cập Nhật trong phần web.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web thư viện tài liệu.

4. sử dụng phần web hoạt động trang để luôn Cập Nhật trên hoạt động của nhóm

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Timer Countdown, rồi chọn chỉnh sửa .

2. Nhập một số vào hộp công cụ bên dưới Hiển thị nhiều mục này mỗi lần. Sau đó chọn áp dụng.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web hoạt động trang.

5. dùng phần web sự kiện để theo dõi ngày tháng và thời hạn

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web sự kiện và chọn chỉnh sửa .

2. Chọn nguồn.

3. Sau đó, chọn phạm vi ngày sẽ được hiển thị trên trang. 

4. Tiếp theo, chọn bố trí.

5. Chọn số lượng mục tối đa cần được liệt kê trong phần web này. 

Tìm hiểu thêm vềphần web sự kiện.

6. dùng phần web tin tức để nhấn mạnh các thông báo nhóm dự án và cơ hội sự kiện.

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web tin tức và chọn chỉnh sửa .

2. Sau đó, chọn nguồn tin tức có chứa thông tin mà bạn muốn hiển thị.

3. Chọn bố trí, xem tùy chọnvà bộ lọc Hiển thị tốt nhất các thành viên trong nhóm của tổ chức.

4. Trong phần tổ chức , xác định thứ tự mà tin tức sẽ được hiển thị.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web tin tức.

7. sử dụng phần web liên kết nhanh để biên dịch một danh sách các công cụ thường được sử dụng cho dự án.

1. Dẫn hướng phần web liên kết nhanh và chọn liên kết, rồi chỉnh sửa .

2. Chỉnh sửa liên kết, tiêu đề, biểu tượng và mô tả nếu cần thiết..

3. Để thêm liên kết, chọn + Thêm liên kết.

Xem các kiểu bố trí và tùy chọn chỉnh sửa khác nhau cho phần web liên kết nhanh.

8. sử dụng phần web người để liệt kê các điểm liên hệ chính cho dự án

1. Bắt đầu bằng cách xóa hình ảnh của phần web mọi người.

2. Sau đó, hãy thêm phần web mọi người vào vị trí bằng cách chọn dòng với khoanh +, như thế này:

   

3. Chọn chỉnh sửa trên phần web của mọi người.

4. Nhập tên của một người hoặc nhóm, rồi chọn lưu.

Tìm hiểu thêm về phần web người.

Tùy chỉnh các trang sau đây trong site: 

• Danh sách dự án tracker-theo dõi tất cả các tiến độ công việc liên quan đến dự án sắp tới. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách sửa trường văn bản danh sách.

• Phát hành theo dõi danh sách -theo dõi bất kỳ vấn đề nào có thể nhận được theo cách của dự án. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách sửa trường văn bản danh sách.

• Mẫu báo cáo trạng thái- Truy nhập mẫu này trong thiết đặt và sau đó nội dung trang. Sử dụng mẫu được tạo sẵn để dễ dàng phát hành báo cáo trạng thái dự án cho nhóm của bạn. Tùy chỉnh mẫu bài đăng tin tức này bằng cách chỉnh sửa văn bản danh sách và phần web hình ảnh .

Tùy chỉnh dẫn hướng diện mạo và site

Trước khi bạn chia sẻ site của mình với người khác, hãy đặt chạm vào trang web của bạn bằng cách đảm bảo người dùng có thể tìm thấy site đó, dẫn hướng qua các liên kết và trang dễ dàng và truy nhập nhanh nội dung trên trang web.

• Sửa thư viện tài liệu bằng cách Cập Nhật tên thư mục và tải lên tài nguyên.

• Chỉnh sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.

• Thay đổi diện mạo trang của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, bố trí đầu trang và diện mạo site của bạn.

• Thêm hoặc loại bỏ trang vào site này hoặc dẫn hướng site để phù hợp với nội dung hiện có.

• Chọn liên kết site này với site Hub trong tổ chức của bạn hoặc Thêm site này vào dẫn hướng site Hub hiện có nếu cần.

Chia sẻ site của bạn với những người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh site của mình, xem lại và phát hành bản thảo cuối cùng. 

1. Chọn thiết đặt , sau đó đến  quyền trang.

2. Sau đó, chọn mời mọi người rồi chọn thêm thành viên vào nhóm và sau đó Thêm để cấp quyền truy nhập đầy đủ vào nội dung site nhóm, tài nguyên chia sẻ như lịch Outlook nhóm và chỉnh sửa các quyền đối với site.

3. Sau đó, chọn mời mọi người , rồi chỉ chia sẻ site và sau đó lưu để chia sẻ site nhưng không có quyền chỉnh sửa tài nguyên hoặc trang web chia sẻ.

Tìm hiểu thêm về quản lý thiết đặt site nhóm, thông tin về site và quyền.

Sau khi bạn tạo và khởi động site của bạn, giai đoạn quan trọng tiếp theo vẫn duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch giữ nội dung và các phần web được Cập Nhật. 

Thực hành tốt nhất trong trang bảo trì:

• Lập kế hoạch cho việc thiết lập một lịch biểu trong site để xem lại nội dung trang thường xuyên khi cần thiết để đảm bảo nội dung vẫn còn chính xác và có liên quan.

• Gửi tin tức -phân phối thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất trong toàn tổ chức.  Tìm hiểu cách thêm bài đăng tin tức trên site nhóm hoặc site liên lạc và hiển thị những người khác sẽ đăng thông báo về cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.

• Kiểm tra các nối kết và phần web -giữ liên kết và phần web được Cập Nhật để đảm bảo bạn đang tận dụng giá trị đầy đủ của site của bạn.

• Sử dụng phân tích để cải thiện việc sử dụng site tham gia bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu sửdụng tích hợp sẵn để có được thông tin về nội dung phổ biến, các truy nhập site, và nhiều hơn nữa.

• Xem lại định kỳ thiết đặt trang của bạn -sau khi bạn đã tạo một site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với thiết đặt, thông tin về site và quyền đối với site.