Sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để nhập dữ liệu vào Publisher

Có một thế giới dữ liệu bên ngoài chương trình Publisher mà bạn có thể sử dụng với chương trình Publisher của mình, nhưng làm thế nào để bạn nhập dữ liệu và bảo mật cho nó? Câu trả lời là tất cả về việc thực hiện các kết nối phải.

Sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để nhập dữ liệu bên ngoài

Trong Publisher, bạn nhập dữ liệu bên ngoài bằng cách dùng phối thư. Sử dụng tính năng phối thư để tạo một số lượng lớn các tài liệu mà hầu như không giống nhau nhưng bao gồm một số thông tin duy nhất, chẳng hạn như một thông báo sản phẩm mà bạn đang gửi đến khách hàng 100 hàng đầu của bạn. Bạn cũng có thể nhập tệp văn bản, trang tính Excel và bảng Access hoặc truy vấn trực tiếp, mà không cần sử dụng một tệp kết nối. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo thư hoặc phối email trong Publisher.

  • Bạn muốn làm gì?
  • Sử dụng nhà cung cấp OLE DB để nhập tệp văn bản
  • Sử dụng trình điều khiển ODBC để nhập tệp văn bản
  • Sử dụng nhà cung cấp OLE DB để nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server
  • Sử dụng trình điều khiển ODBC để nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server

Việc nhập tệp văn bản (CSV) giá trị phân tách bằng dấu phẩy (. CSV) rất đơn giản. Nếu tệp văn bản của bạn là tệp. CSV không sử dụng ký tự dấu tách danh sách được xác định trên máy tính của bạn hoặc nếu tệp văn bản của bạn không phải là tệp. CSV, bạn có thể sử dụng tệp Schema. ini để xác định định dạng tệp chính xác.

Nhập tệp

  1. Bấm gửi thư > chọn người nhận > sử dụng danh sách hiện có.

  2. Trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sử dụng tệp hiện có. ODC, hãy bấm đúp vào tệp. ODC. Dữ liệu được nhập và bạn đã hoàn tất.

    • Để tạo một tệp. ODC mới, hãy bấm nguồn mới, rồi làm theo từng bước trong quy trình.

      Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện.

  3. Trong trang chào mừng bạn đến với trình hướng dẫn kết nối dữ liệu , hãy bấm vào mục khác/nâng cao.

    Hộp thoại thuộc tính liên kết dữ liệu xuất hiện.

    Để biết thêm thông tin về các tùy chọn khác nhau trong các hộp thoại khác nhau, hãy bấm Trợ giúp.

  4. Trên tab nhà cung cấp , chọn nhà cung cấp dịch vụ Microsoft Jet 4,0 Ole DB, rồi bấm vào tiếp theo.

  5. Trên tab kết nối , trong hộp chọn hoặc nhập tên cơ sở dữ liệu , hãy nhập đường dẫn đầy đủ đến thư mục có chứa tệp văn bản.

    Để giúp bạn xác định thư mục, hãy bấm vào nút duyệt bên cạnh hộp.

  6. Bấm vào tab tất cả , chọn thuộc tính mở rộng, rồi bấm vào chỉnh sửa giá trị.

  7. Trong hộp giá trị thuộc tính , hãy nhập một trong những thao tác sau đây:

    • Nếu tệp văn bản có tiêu đề cột, hãy nhập văn bản; HDR = có.

    • Nếu tệp văn bản không có tiêu đề cột, hãy nhập văn bản; HDR = không.

  8. Bấm vào OK.

  9. Để đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng thông tin, hãy bấm vào tab kết nối , rồi bấm kiểm tra kết nối.

  10. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn nhận được thông báo lỗi, hãy kiểm tra lại các giá trị mà bạn đã nhập vào các bước trước đó.

    • Nếu bạn nhận được thông báo "kết nối kiểm tra đã thành công", hãy bấm OK.

  11. Bấm vào OK.

    Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện lại.

  12. Trong trang chọn cơ sở dữ liệu và bảng , bên dưới cột tên , hãy chọn tệp văn bản mà bạn muốn nhập, rồi bấm vào tiếp theo.

  13. Trong phần lưu tệp kết nối dữ liệu và trang kết thúc , hãy nhập tên cho tệp. ODC trong hộp tên tệp , rồi bấm kết thúc.

    Để thay đổi vị trí thư mục, là thư mục nguồn dữ liệu của tôi theo mặc định, hãy bấm duyệt.

  14. Tùy ý, để tạo tệp kết nối được thêm vào, bạn có thể nhập thông tin bổ sung trong phần mô tả, tên thân thiệnvà hộp từ khóa tìm kiếm .

Sử dụng tệp Schema. ini để xác định một ký tự dấu tách danh sách khác nhau hoặc định dạng tệp văn bản

Tệp Schema. ini là một tệp văn bản có chứa các mục nhập vào các thiết đặt trình điều khiển văn bản mặc định trong sổ đăng ký Windows. Nói chung, để sử dụng tệp Schema. ini, bạn phải thực hiện các thao tác sau:

  • Lưu trữ tệp Schema. ini trong cùng thư mục với tệp văn bản mà bạn đang nhập.

  • Đặt tên cho sơ đồ tệp . ini.

  • Trên dòng đầu tiên của tệp Schema. ini, hãy nhập tên của tệp văn bản mà bạn đang nối kết đến, được bao quanh bởi dấu ngoặc vuông.

  • Thêm thông tin bổ sung để xác định định dạng tệp văn bản khác.

Các phần sau đây trình bày các ví dụ thường gặp về cách sử dụng tệp Schema. ini.

Ví dụ: xác định ký tự dấu chấm phẩy (;) khi dấu tách

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Ví dụ: xác định một ký tự tab là dấu tách

[Products.txt] Format=TabDelimited

Ví dụ: xác định tệp có độ rộng cố định

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

Đầu trang phần đầu trang

Việc nhập tệp văn bản bằng trình điều khiển ODBC là tối thiểu, quy trình hai bước. Trước tiên, nếu cần thiết, hãy xác định một DSN người dùng trên máy tính của bạn cho trình điều khiển văn bản ODBC. Thứ hai, nhập tệp văn bản bằng cách sử dụng DSN của người dùng. Nếu tệp văn bản của bạn là một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) mà không sử dụng ký tự dấu tách danh sách được xác định trên máy tính của bạn hoặc nếu tệp văn bản của bạn không phải là tệp. CSV, bạn có thể sử dụng tệp Schema. ini để xác định định dạng tệp chính xác.

Xác định một DSN của người dùng

  1. Mở Pa-nen điều khiển, rồi bấm vào hệ thống và bảo mật > công cụ quản trị > nguồn dữ liệu ODBC (32 bit) hoặc nguồn dữ liệu ODBC (64 bit).

  2. Trong hộp thoại người quản trị nguồn dữ liệu ODBC , trên tab DSN người dùng , hãy bấm Thêm.

  3. Trong hộp thoại tạo nguồn dữ liệu mới , hãy chọn trình điều khiển Microsoft Text (*. txt; *. CSV), rồi bấm kết thúc.

    Hộp thoại thiết lập văn bản ODBC xuất hiện.

  4. Nhập tên trong tên nguồn dữ liệu.

  5. Xóa hộp kiểm sử dụng thư mục hiện tại .

  6. Bấm chọn thư mục.

  7. Trong hộp thoại chọn thư mục , định vị thư mục chứa tệp văn bản mà bạn muốn nhập, hãy đảm bảo rằng tệp văn bản sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới hộp tên tệp , rồi bấm OK.

  8. Bấm OK hai lần.

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn khác nhau trong các hộp thoại khác nhau, hãy bấm Trợ giúp.

Nhập tệp

  1. Bấm gửi thư > chọn người nhận > sử dụng danh sách hiện có.

  2. Trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sử dụng tệp hiện có. ODC, hãy bấm đúp vào tệp. ODC. Dữ liệu được nhập và bạn đã hoàn tất.

    • Để tạo một tệp. ODC mới, hãy bấm nguồn mới, rồi làm theo từng bước trong quy trình.

      Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện.

  3. Trong trang chào mừng bạn đến với trình hướng dẫn kết nối dữ liệu , hãy bấm vào ODBC DSN.

  4. Trong trang kết nối đến nguồn dữ liệu ODBC , chọn DSN người dùng mà bạn vừa tạo, rồi bấm vào tiếp theo.

  5. Trong trang chọn cơ sở dữ liệu và bảng , hãy chọn tệp văn bản bên dưới cột tên , rồi bấm vào tiếp theo.

  6. Trong phần lưu tệp kết nối dữ liệu và trang kết thúc , hãy nhập tên cho tệp. ODC trong hộp tên tệp , rồi bấm kết thúc.

    Để thay đổi vị trí thư mục, là thư mục nguồn dữ liệu của tôi theo mặc định, hãy bấm duyệt.

  7. Tùy ý, để tạo tệp kết nối được thêm vào, bạn có thể nhập thông tin bổ sung trong phần mô tả, tên thân thiệnvà hộp từ khóa tìm kiếm .

Sử dụng tệp Schema. ini để xác định một ký tự dấu tách danh sách khác nhau hoặc định dạng tệp văn bản

Tệp Schema. ini là một tệp văn bản có chứa các mục nhập vào các thiết đặt trình điều khiển văn bản mặc định trong sổ đăng ký Windows. Nói chung, để sử dụng tệp Schema. ini, bạn phải thực hiện các thao tác sau:

  • Lưu trữ tệp Schema. ini trong cùng thư mục với tệp văn bản mà bạn đang nhập.

  • Đặt tên cho sơ đồ tệp . ini.

  • Trên dòng đầu tiên của tệp Schema. ini, hãy nhập tên của tệp văn bản mà bạn đang nối kết đến, được bao quanh bởi dấu ngoặc vuông.

  • Thêm thông tin bổ sung để xác định định dạng tệp văn bản khác.

Các phần sau đây trình bày các ví dụ thường gặp về cách sử dụng tệp Schema. ini.

Ví dụ: xác định tiêu đề cột

[Categories.txt] ColNameHeader=True

Ví dụ: xác định ký tự dấu chấm phẩy (;) khi dấu tách

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Ví dụ: xác định một ký tự tab là dấu tách

[Products.txt] Format=TabDelimited

Ví dụ: xác định tệp có độ rộng cố định

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

Đầu trang phần đầu trang

  1. Bấm gửi thư > chọn người nhận > sử dụng danh sách hiện có.

  2. Trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sử dụng tệp hiện có. ODC, hãy bấm đúp vào tệp. ODC. Dữ liệu được nhập và bạn đã hoàn tất.

    • Để tạo một tệp. ODC mới, hãy bấm nguồn mới, rồi làm theo từng bước trong quy trình.

      Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện.

  3. Trong trang chào mừng bạn đến với trình hướng dẫn kết nối dữ liệu , hãy bấm Microsoft SQL Server.

  4. Trong trang kết nối với máy chủ cơ sở dữ liệu , hãy làm như sau:

    • Nhập tên máy chủ cơ sở dữ liệu trong hộp tên máy chủ .

      Nếu cơ sở dữ liệu nằm trên máy tính của bạn, hãy nhập (cục bộ).

    • Bên dưới chứng danh đăng nhập, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

      • Để dùng tên và mật khẩu người dùng Windows của bạn, hãy bấm dùng xác thực Windows.

      • Để sử dụng tên người dùng và mật khẩu cơ sở dữ liệu, hãy bấm sử dụng tên người dùng và mật khẩu sau đây, rồi nhập tên người dùng và mật khẩu cơ sở dữ liệu trong các hộp thích hợp.

  5. Bấm Tiếp theo.

  6. Trong trang chọn cơ sở dữ liệu và bảng , hãy chọn cơ sở dữ liệu trong hộp cơ sở dữ liệu , chọn bảng, dạng xem hoặc hàm do người dùng xác định dưới cột tên , rồi bấm vào tiếp theo.

  7. Trong phần lưu tệp kết nối dữ liệu và trang kết thúc , hãy nhập tên cho tệp. ODC trong hộp tên tệp , rồi bấm kết thúc.

    Để thay đổi vị trí thư mục, là thư mục nguồn dữ liệu của tôi theo mặc định, hãy bấm duyệt.

  8. Tùy ý, để tạo tệp kết nối được thêm vào, bạn có thể nhập thông tin bổ sung trong phần mô tả, tên thân thiệnvà hộp từ khóa tìm kiếm .

Đầu trang phần đầu trang

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server bằng trình điều khiển ODBC là quy trình hai bước. Trước tiên, nếu cần thiết, hãy xác định một DSN người dùng trên máy tính của bạn cho trình điều khiển ODBC. Thứ hai, nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server.

Xác định một DSN của người dùng

  1. Mở Pa-nen điều khiển, rồi bấm vào hệ thống và bảo mật > công cụ quản trị > nguồn dữ liệu ODBC (32 bit) hoặc nguồn dữ liệu ODBC (64 bit).

  2. Trong hộp thoại người quản trị nguồn dữ liệu ODBC , hãy chọn tab người dùng DSN , rồi bấm Thêm.

  3. Trong hộp thoại tạo nguồn dữ liệu mới , hãy chọn SQL Server, rồi bấm kết thúc.

    Hộp thoại tạo nguồn dữ liệu mới cho SQL Server sẽ xuất hiện.

  4. Nhập tên nguồn dữ liệu vào hộp tên .

  5. Tùy chọn, nhập mô tả của nguồn dữ liệu trong hộp mô tả .

  6. Nhập tên máy chủ cơ sở dữ liệu trong hộp máy chủ .

    Nếu cơ sở dữ liệu nằm trên máy tính của bạn, hãy nhập (cục bộ).

  7. Bấm Tiếp theo.

  8. Bên dưới cách xác nhận SQL Server xác thực của ID đăng nhập?, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để dùng tên và mật khẩu người dùng Windows của bạn, hãy bấm bằng xác thực Windows NT bằng ID đăng nhập mạng.

    • Để dùng tên người dùng và mật khẩu cơ sở dữ liệu, hãy bấm với xác thực SQL Server bằng cách sử dụng ID đăng nhập và mật khẩu được nhập bởi người dùng, rồi nhập ID đăng nhập và mật khẩu của cơ sở dữ liệu trong các hộp thích hợp.

  9. Bấm vào tiếp theo hai lần, rồi bấm vào kết thúc.

  10. Để đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng thông tin, hãy bấm kiểm tra nguồn dữ liệu .

  11. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn nhận được thông báo lỗi, hãy kiểm tra lại các giá trị mà bạn đã nhập vào các bước trước đó.

    • Nếu bạn nhận được thông báo "kiểm tra đã hoàn thành thành công!", hãy bấm OK.

  12. Bấm OK hai lần.

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn khác nhau trong các hộp thoại khác nhau, hãy bấm Trợ giúp.

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server

  1. Bấm gửi thư > chọn người nhận > sử dụng danh sách hiện có.

  2. Trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sử dụng tệp hiện có. ODC, hãy bấm đúp vào tệp. ODC. Dữ liệu được nhập và bạn đã hoàn tất.

    • Để tạo một tệp. ODC mới, hãy bấm nguồn mới, rồi làm theo từng bước trong quy trình.

      Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện.

  3. Trong trang chào mừng bạn đến với trình hướng dẫn kết nối dữ liệu , hãy bấm vào ODBC DSN.

  4. Trong trang kết nối đến nguồn dữ liệu ODBC , hãy chọn tên nguồn dữ liệu mà bạn đã xác định trong phần trước đó, rồi bấm vào tiếp theo.

  5. Trong trang chọn cơ sở dữ liệu và bảng , hãy chọn cơ sở dữ liệu trong hộp cơ sở dữ liệu , chọn bảng, dạng xem hoặc hàm dưới cột tên , rồi bấm vào tiếp theo.

  6. Trong phần lưu tệp kết nối dữ liệu và trang kết thúc , hãy nhập tên cho tệp. ODC trong hộp tên tệp , rồi bấm kết thúc.

    Để thay đổi vị trí thư mục, là thư mục nguồn dữ liệu của tôi theo mặc định, hãy bấm duyệt.

  7. Tùy ý, để tạo tệp kết nối được thêm vào, bạn có thể nhập thông tin bổ sung trong phần mô tả, tên thân thiệnvà hộp từ khóa tìm kiếm .

Đầu trang phần đầu trang

Đầu Trang

Xem thêm

Tổng quan về kết nối dữ liệu Office

Sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để nhập dữ liệu vào Word

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×